Автоматизированная программная система управления работой гостиницы
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость использования вычислительной техники, что позволит на-дежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудо-емкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации. Хранилища данных представляют собой собственно данные, к кото-рым осуществляется доступ, эти данные могут быть… Читать ещё >
Автоматизированная программная система управления работой гостиницы (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Содержание
- ВВЕДЕНИЕ
- 1. АНАЛИЗ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩЕЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
- 1. 1. Описание предметной области
- 1. 1. 1. Описание предприятия
- 1. 1. 2. Организационная структура управления гостиницей
- 1. 1. 3. Служба приема и размещения
- 1. 1. 4. Должностные обязанности администратора гостиницы
- 1. 2. Автоматизация процессов
- 1. 3. Необходимость автоматизированного решения задачи
- 1. 1. Описание предметной области
- 2. ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРУЕМОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
- 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
- 3. 1. Информационная модель и ее описание
- 3. 2. Характеристика первичных документов с нормативно — справочной и входной оперативной информацией
- 3. 3. Концептуальная модель базы данных
- 3. 4. Разработка структуры базы данных
- 3. 5. Результатная информация
- 4. КОМПЛЕКС ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ
- 4. 1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
- 4. 2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
- 5. СТРУКТУРНАЯ И ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
- 5. 1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
- 5. 2. Описание программных модулей
- 5. 3. Технологическое обеспечение задачи
- 5. 3. 1. Установка и настройка программы
- 5. 3. 2. Руководство пользователя
Наверное, каждый владелец отеля мечтает о том, чтобы минимизировать потери прибыли на всех этапах, эффективно контролировать работу персона-ла, повышать качество обслуживания, предвосхищая желания своих гостей, и одновременно иметь защиту от недобросовестных клиентов. Добиться этого позволяет комплексная автоматизированная система управления (АСУ), объ-единяющая в единый цикл учета все жизненно важные элементы гостинич-ного бизнеса.
Развитие гостиничного бизнеса требует качественно новых инструмен-тов управления, и современные информационные технологии, в частности системы автоматизации, предоставляют отельерам такие возможности.
Система автоматизации начинается с front-офиса стойки администра-тора и вспомогательных служб. Здесь важно создать интерфейс, который по-зволит персоналу максимально быстро и незаметно для гостя произвести все стандартные операции по бронированию и заселению.
Следующий этап работа с постоянными клиентами. Какие инстру-менты существуют в АСУ для этого? Сегодня все отели имеют базы данных постоянных клиентов, среди которых можно выделить определенные катего-рии. Например, всем известная категория «черный
список": если клиенты часто бронируют номера, а потом отменяют бронь или уезжают, не распла-тившись, то при поселении такого гостя система извлечет из архива его досье с указанием причин «неблагонадежности». При встрече VIP-гостя система также включает идентификатор. Например, приезжает клиент, который лю-бит определенную марку вина. Система сама автоматически подскажет, что требуется данному гостю.
Стоимость запуска автоматизированной системы зависит от потребно-стей конкретного гостиничного комплекса. На первом этапе строительства АСУ создаются и структурируются все вспомогательные системы, поставля-ется оборудование. Самый длительный этап в процессе внедрения обуче-ние персонала и настройка комплекса.
Проблема заключается в том, что поставщики гостиничных АСУ долж-ны быть не только хорошими IT-специалистами, но и досконально знать спе-цифику отельного бизнеса. Сегодня любой процесс внедрения автоматизиро-ванной системы становится не просто установкой программного обеспече-ния, а полноценным бизнес-консалтингом.
Существуют три основных критерия оценки целесообразности инвести-ций в гостиничные системы управления:
1) достижение конкурентного преимущества;
2) повышение производительности работы
3) максимальное использование имеющихся ресурсов гостиницы.
Повышение производительности достигается благодаря оптимизации использования ресурсов гостиницы, экономии затрат на обработку данных и более эффективному осуществлению основных производственных операций.
Создание интегрированной гостиничной информационной сети, в центре которой находится современная система управления, позволяет свести к ми-нимуму необходимость дублирования информации и соответственно избе-жать ошибок, возникающих при ручном вводе данных. Экономия труда даже одного работника в день позволит за год сэкономить существенную сумму денег, не говоря уже об избежании дорогостоящих ошибок.
Основным ресурсом гостиницы является её номерной фонд, и правиль-ное управление процессом бронирования позволит его использовать наибо-лее эффективно.
Целью проекта является разработка автоматизированной системы гости-ницы «Фронт-офис гостиницы».
1. АНАЛИЗ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩЕЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
1.1. Описание предметной области
1.1.1. Описание предприятия
Гостиничный комплекс «Орбита» — это современная гостиница с ком-фортными номерами и широким спектром предлагаемых услуг.
Свою деятельность гостиница «Орбита» начала с 1991 года. Ее строи-тельство было обусловлено необходимостью обслуживания больших турист-ских групп, прибывающих по линии внутреннего и въездного туризма.
С течением времени многое изменилось: уменьшилось количество тури-стов, прибывающих в Беларусь, изменились цели приезда гостей, но гости-ница «Орбита» сумела сохранить лучшее, накопленное за годы своей работы, и смогла не потерять своих клиентов.
Ежегодно гостиницу посещают десятки тысяч гостей более чем из 80 стран мира. В ней останавливаются граждане стран СНГ, США, Канады, Южной Африки, Австралии, ряда европейских и восточных стран.
Гостиница имеет свой неповторимый стиль, сочетающий в себе изящ-ную простоту и модную современность.
Состав гостиничного комплекса:
1) Здание и прилегающая к нему территория.
Здание трёхэтажное, однокорпусное, имеет светящуюся вывеску без эмблемы.
Вход для гостей отдельный от служебного входа. Вход в ресторан и бар из гостиницы и с улицы.
Имеется охраняемая автостоянка.
2) Техническое оборудование.
Гостиница оборудована аварийным освещением и энергоснабжением.
Горячее водоснабжение осуществляется предприятием тепловых се-тей и котельных по договору. На время аварии, профилактическх работ водоснабжение осуществляется от резервной системы ГВС, уста-новлено два дополнительных бойлера.
Гостиница оснащена системой лифтового хозяйства, имеется 1 пассажирский лифт и 1 грузовой.
Имеющиеся средства защиты от поражения электрическим то-ком.
Предоставляется городская и междугородняя телефонные связи по автоматической связи и по заказной системе.
3) Номерной фонд.
Вместимость гостиницы 50 мест.
Количество номеров — 25: люкс 5 номера;
полу люкс — 10 номеров;
двухместных 10 номеров;
Санузлы в номерах оборудованы умывальником, унитазом и ванной.
4) Техническое оснащение.
Двери в номерах оборудованы замком с внутренним предохранителем.
Уровень шума не превышает 32дБа, что отвечает требованиям ГОСТ Р 5 064 594.
Все номера оснащены потолочными, прикроватными светильниками, на-стольными лампами. Санузлы в номерах оборудованы светильниками над умывальниками.
Электроразетки с указанием напряжения.
Все номера имеют радиоприемники, цветные телевизоры с экраном не менее 37 мм (по диагонали), холодильники, будильники, теле-фоны (в апартаментах телефоны есть в каждой комнате). В каждом номере есть мини бары.
5) Оснащение мебелью и инвентарем.
Все номера оснащены гарнитурной мебелью, комплектом по-стельных принадлежностей, плотными занавесями, зеркалами и другим твердым и мягким инвентарем. В шкафах вешалки для верхней одежды и головных уборов.
Во всех номерах ковровое покрытие пола.
Все номера оснащены рекламно информационными материа-лами:
— информационный справочник;
— телефонный справочник;
— перечень предоставляемых гостиницей услуг;
— рекламные материалы с историей окрестностей и с главны-ми достопримечательностями;
— противопожарная инструкция.
6) Инвентарь и предметы санитарно-гигиенического оснащения номера.
Санузлы индивидуального пользования оснащены зеркалами с полка-ми для туалетных принадлежностей, полотенцами (не менее трех, в том числе банное полотенце). Санузлы оснащаются туалетными принадлежно-стями на каждого гостя (туалетное мыло, шампунь). Их замена происходит по мере потребления.
7) Санитарные объекты общего пользоваия.
Общественные туалеты оборудованы и оснащены в соответствии с тре-бованиями ГОСТ Р 50 645−94.
8) Общественные помещения.
Общественные помещения имеют мебель и оборудование, соответст-вующее функциональному назначению.
Служба приема оснащена зоной для отдыха и зоной для ожидания. Зоны оборудованы креслами, диваном, журнальным столиком. Зоны озе-лены и художественно оформлены. В службе приема имеется сейф для хранения ценностей гостя.
Предоставляются услуги факсимильной связи, копировальной техники.
Спортивно-оздоровительный центр со спортзалом, сауной и бассейном.
В гостинице имеются парикмахерская, швейная мастерская, магазин с сувенирами, киоск с газетами и журналами, аптека и бильярдная.
На каждом этаже гостиницы есть мини-бар по продаже напитков и продовольственных товаров.
9) Помещение для предоставления услуг питания.
В гостинице есть ресторан с баром.
10) Услуги.
Служба приема в гостинице работает круглосуточно.
Швейцары обеспечивают поднос багажа из машины в номер и из но-мера в машину.
Обслуживающий персонал производит побудку по просьбе гостей.
Уборка номера горничной производится ежедневно. Смена постельного белья производится 1 раз в 3 дня. Смена полотенец происходит ежедневно. Дежурный ведет график по смене полотенец и постельного белья.
Служба сервиса примет заказы на ремонт, химчистку, стирку и утюжку одежды, вызов такси, ремонт обуви, часов. Осуществляется прокат посуды и белья, доставка в номер продуктов питания, чая, кофе.
Производится бронирование билетов на различные виды транспорта, продажа билетов в театры, на спортивные и зрелищные мероприятия.
11) Услуги питания.
В ресторане предоставляется возможность выбора любого из вари-антов предоставляемого питания (завтрак, двухразовое, трехразовое пи-тание).
Ресторан работает круглосуточно.
12) Требования к персоналу и его подготовке.
В гостинице есть письменные стандарты (инструкции) для персона-ла, фиксирующие функциональные обязанности и установленные правила работы.
Постоянно проводится занятия по повышению квалификации и по профессиональной подготовке.
Каждый служащий читает реферат по гостиничной темаике.
Персонал гостиницы носит форменную одежду, вид которой зависит от дифференцирования по должностям.
Персонал гостиницы проходит периодическое медицинское освидетельствование, запись которого производится в санитарной книжке и санитарном журнале.
1.1.2. Организационная структура управления гостиницей
Организационная структура гостиницы определяется ее назначени-ем, месторасположением, спецификой гостей, вместимостью. Структура является отражением полномочий и обязанностей каждого работника.
Генеральному директору гостиницы подчиняются:
1. Директор гостиницы;
2. Административная служба;
3. Главный инженер.
Директору гостиницы и административной службе подчиняются:
1) Служба номерного фонда:
Служба занимается решением вопросов связанных с бронировани-ем и размещением по номерам туристов, а так же отправка их домой. Обеспечивает обслуживание туристов в номерах, поддерживает необхо-димое санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровень комфорта жилых помещений, занимается оказанием бытовых услуг.
Состав службы: заведующий хозяйственной частью, швея, уборщица, прачка, швейцар.
2) Служба приема.
От службы приема и размещения зависит первое впечатление гостя, старший администратор в процесс общения с гостями, должен обсуждать та-кие вопросы:
— цены за номер;
— сроки размещения;
— порядок оплаты.
Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостя.
Состав службы: старший администратор, дежурная по этажу, горничная.
3) Финансовая служба.
Решает вопросы финансового обеспечения гостей, получает отчеты от кассиров с каждой торговой точки, включая службу питания, сувенирные киоски и спортивно-оздоровительный центр, и состав дополнительной служ-бы.
Финансовая служба ведет единый финансовый учет предприятия (доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени и др.).
Состав службы: старший бухгалтер, менеджер по услугам. Дополни-тельная службы: парикмахер, маникюрный мастер, магазины, киоски.
4) Служба безопасности.
Выполняет функцию поддержания порядка и безопасности в гостини-це. При этом в гостинице выполняют эти обязанности сторонняя организа-ция.
5) Служба питания.
Служба питания включает в себя ресторан, бар, подразделения по обслуживанию банкетов, а так же пищеблок (кухню). Обеспечивает гос-тей услугами питания.
Руководитель службы питания составляет меню. Обеспечивает дос-тавку необходимых продуктов по участкам обслуживающий персонал. Ка-ждый отдел в службе имеет своего руководителя. Обслуживание гостей осуществляется согласно меню, барное обслуживание заключается в ос-новном в обеспечении клиентов спиртными напитками. Кухня является производственным центром.
Заказы на производство конкретной продукции поступают от офи-циантов ресторана (на основе составленного и предлагаемого клиентам меню из банкетного зала). Повар готовит блюдо, а руководитель контроли-рует качество и цену конкретного продукта.
Состав службы: шеф-повар, повар, официанты.
Административная служба.
Отвечает за организацию правления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для пер-сонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм, правил по охране труда, по технике безопасности, по противопожарной и экологи-ческой безопасности.
Главному инженеру подчиняется Инженерно — техническая служба.
Создает условия для функционирования систем кондиционирова-ния, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротех-нических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевиденья и связи.
Состав службы: лифтер, сантехник, электрик, телемеханик, связной мастер по ремонту холодильного оборудования, водитель, слесарь, маляр, дворник.
Организационная структура гостиницы представлена в
приложении 1.
1.2. Автоматизация процессов
На данный момент в гостинице «Орбита» используются компьютеры только в бухгалтерии. Бронирование номеров и регистрация клиентов проис-ходит вручную.
Таким образом, к наиболее характерным недостаткам существующей технологии ручной обработки относятся:
— значительный объем обрабатываемой человеком информации, обу-словленный использованием большого количества документов различной номенклатуры;
— высокая трудоемкость обработки информации;
— недостатчно глубокий анализ полученных отчетов из-за отсутствия группировочного учета;
— большие затраты внимания работников на выполнение рутинных опе-раций и составление ведомостей и отчетов;
— неполное и неэффективное использование технических средств, имею-щихся в наличии;
— низкая оперативность, снижающая качество работы;
— дублирование потоков информации;
— несовершенство организации сбора и регистрации исходной информа-ции;
— несовершенство процесса обработки информации — для получения ка-кой-либо справки или отчета необходимо полностью обрабатывать докумен-ты, относящиеся к данной теме, которые могут находиться в различных группировочных папках;
— несовершенство процессов передачи, хранения, защиты целостности информации и выдачи результатов обработки конечному пользователю.
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость использования вычислительной техники, что позволит на-дежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудо-емкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.
1.3. Необходимость автоматизированного решения задачи
В гостиничном менеджменте наступает эра автоматизации. Hi-tech но-винки в управлении зданием и бизнесом используются на благо повышения доходности, так как способны сэкономить немало ресурсов.
Необходимость автоматизированного решения задачи включает:
1) Сама специфика работы отеля располагает к тому, чтобы менеджеры подключали к бизнес-процессам искусственный интеллект, например единая система бронирования номеров для сетей уже не только оправдала себя, но стала незаменимой.
2) Технологии позволяют более гибко и своевременно реагировать на изменяющиеся условия рынка и быстрее формировать новые, пользующиеся спросом предложения.
3) Наибольшей отдачи можно ожидать от повышения правильности при-нятия управленческих решений, что достигается благодаря оптимизации ин-формации, используемой в управленческом процессе. Так, АИС содержит множество управленческих отчетов, представляющих данные в обработан-ном для принятия решений виде. С получаемыми отчетами управляющий гостиницей может более точно определить позиционирование гостинцы, динамику изменения спроса и особенности предпочтений гостей, выявить наиболее важных клиентов и подготовить для них персонифицированные предложения.
Выше описаны лишь некоторые возможности получения отдачи от инве-стиций в современные информационные технологии управления гостиница-ми. Востребованность этих возможностей среди российских гостиниц растет по мере того, как растет конкуренция и повышается профессионализм гости-ничных управляющих. Очевидно, что использование современных техноло-гий позволяет достичь повышения продаж, приверженности гостей и эффек-тивности работы персонала. Гостиница превращается в управляемое пред-приятие, способное гибко реагировать на изменения в рыночной ситуации, что делает вложение средств в технологии полностью окупаемым.
2. ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРУЕМОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Целью автоматизированного варианта решения комплекса задач являет-ся с точки зрения руководства является повышение качества управления процессом бронирования и размещения гостей, а с точки зрения це-ли администратора и службы фронт-офиса сокращение времени обработки оперативных данных, повышение степени достоверности обработки инфор-мации, а также повышение оперативности получения выходных данных, с точки зрения качества обработки информации целью является улучшение значений показателей качества обработки информации.
Для достижения выделенных целей автоматизации комплекса задач, не-обходимо выполнение соответствующих задач:
1. Ведение настраиваемой системы номеров;
2. Ведение системы бронирования и проживания с учетом выезда, «незаеда» и потерей гостиницы от неиспользования номерного фонда;
3. Регистрация клиентов и ведение списков: черный список, постоян-ные клиенты;
4. Поиск данных по свободным номерам, по брони и т. д.
5. Формирование отчетности.
В приложении 2 приведена диаграмма вариантов использования систе-мы, выполненная в Rational Rose.
Диаграммы последовательности бронирования номеров и проживания гостей приведены в приложении 3.
3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.1. Информационная модель и ее описание
Информационная модель задачи представляет собой движение докумен-тов с момента составления системы номерного фонда до внесения данных о выезде клиента и выдачи выходных форм и отчетов.
Информационная модель включает в себя совокупность входных и вы-ходных документов, файлов входной, оперативной постоянной и результат-ной информации.
Информационная модель представлена в методологии DFD c помощью программы BP Win 4.1.
Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagram-) используются для до-кументирования механизмов передачи и обработки информации в модели-руемой системе. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного отобра-жения текущей работы системы документооборота организации. Чаще всего диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.
DFD использует четыре основных элемента:
— работы в DFD обозначают функции или процессы, которые обраба-тывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в ви-де прямоугольников со скругленными углами;
— стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота;
— внешние сущности указывают на место, организацию или человека за рамками этой диаграммы;
— хранилища данных представляют собой собственно данные, к кото-рым осуществляется доступ, эти данные могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может быть представлено несколько копий одного и того же хранилища данных.
В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, дающую четкое представление о том, какие данные ис-пользуются и какие функции выполняются системой документооборота. При этом часто выясняется, что существующие потоки информации, важные для деятельности компании, реализованы ненадежно и нуждаются в реорганиза-ции.
Построенные модели потоков данных организации могут быть исполь-зованы при решении следующих задач:
— определение существующих хранилищ данных (текстовые документы, файлы, система управления базой данных СУБД);
— определение и анализ данных, необходимых для выполнения каждой функции процесса;
— подготовка к созданию модели структуры данных организации, так на-зываемой ERD-модели (IDEF1X);
— выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов организа-ции.
Список литературы
- Проектирование экономических информационных систем: Учеб-ник / Смирнова Г. Н., Сорокин А. А., Тельнов Ю. Ф; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. — Москва: Финансы и Статистика, 2001.
- «Объектно-ориентированный анализ программирование"/ Патри-кеев Ю.Н., Москва, Московский государственный университет экономики, статистики и информации, 2002.
- РД 50−34.698−90 Автоматизированные системы. Требования к со-держанию документов.
- ГОСТ 7.32−2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.
- ГОСТ 34.601−90 Автоматизированные системы. Стадии создания
- ГОСТ 34.602−89 Техническое задание на создание автоматизиро-ванной системы.
- Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения эко-номических информационных систем. М: «Финансы и статистика», 2000.
- Проектирование информационных систем. М: «Компьютер-Пресс», № 9, 2001.
- Смирнова Г. Н., Сорокин А. А., Тельнов Ю. Ф. Проектирование экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2002
- Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modelling Suite М.: Диалог-МИФИ, 2003
- Елиферов В.Г., Репин В. В. Бизнес-процессы: регламентация и управление. М.: ИНФРА-М, 2004.
- Калянов Г. Н. Структурный системный анализ. М.: Лори, 1997
- Черемных С.В., Ручкин В. С., Семенов И. О. Структурный анализ систем. IDEF-технологии. М.: Финансы и статистика, 2001.
- Комплекс общеотраслевых руководящих методических материа-лов по созданию АСУ и САПР — М.: Статистика, 1980.
- Горсиа-Молина Г., Ульман Д., Уилом Д. Системы баз данных. Полный курс 2003.
- Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 2000.
- Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация 2001.
- Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация сопровождение. Теория и практика, 2000.
- Дунаев В.В. Базы данных. Язык SQL, 2006.
- Рудникова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. 2006
- Дантеманн Джефф, Мишел Джим, Тейлор Дон. Программирова-ние в среде Delphi: Пер. с англ., К.: НИПФ «ДиаСофт Лтд», 1995.
- Фаронов В. В. Паскаль и Windows. М., Учебно-инженерный центр «МВТУ-ФЕСТО ДИДАКТИК», 1995.
- Федоров А. Г. Создание Windows-приложений в среде Delphi: -М., ТОО фирма «КомпьютерПресс», 1995.
- www.orbita-hotel.com