Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы

1. Бухгалтерские информационные системы

Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

На российском рынке средняя цена персонального компьютера, с помощью которого можно автоматизировать учет на малом предприятии, составляет 500−700 долларов США, что делает компьютеризацию бухгалтерского учета доступной для большинства предприятий малого бизнеса. Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

— сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов, рабочего времени и неявок сотрудников);

— ведения учетных регистров хозяйственных операций;

— организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

— расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием. К такой информации, в частности, относится: состояние расчетного и валютного счета; дебиторская и кредиторская задолженность; состояние кредитных линий и т. п.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия. Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое можно использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования. Однако недостаточно приобрести компьютер, чтобы поднять технику ведения учета на предприятии до современных стандартов. Чтобы научить компьютер вести бухгалтерский учет, необходим специализированный программный продукт.

Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

— информационной базы объекта управления;

— программного обеспечения;

— вычислительной системы;

— пользователей.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий и чаще используются для целей управления на уровне отдельного предприятия. К задачам БИС относятся:

— обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

— получение оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе управленческих решений;

— интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

— получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

— автоматизация обработки на всех стадиях процесса.

В настоящее время в условиях рынка, БИС рассматривается как основной компонент управления деятельностью предприятия и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (Приложение 1).

Характеристика основных программ автоматизации бухгалтерского учета, предлагаемые на российском рынке представлена в Приложении 2.

2. Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы для среднего бизнеса

Все бухгалтерские программы могут быть разделены на следующие категории: для малых, средних и крупных предприятий. Но, при выборе БИС свой отпечаток накладывают не только размер организации, а также специфика бухгалтерского учета. Каждая компания имеет свои, характерные только для нее особенности ведения учета. Поэтому, чтобы максимально выиграть от введения новой программы, фирма должна убедиться, что БИС будет полностью отвечать ее запросам.

На малых и средних предприятиях, в отличие от крупных, основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БИС. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

Класс мини-бухгалтерий: автоматизация только финансового учета. На небольших предприятиях с простой и слаборазвитой структурой, как правило, не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком — бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации. Ведение учета производится по отдельным участкам:

— учет труда и заработной платы,

— учет готовой продукции и ее реализации,

— учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др.

Специалистами конструируется единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Работа бухгалтера становится более аналитической: правильное оформление хозяйственных операций, принятию решений, анализ и контролю правильности формирования отчетной документации; компьютер превращается в главный инструмент его деятельности.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БИС представляют широкие возможности для ведения бухгалтерского учета:

— возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

— расширение аналитического учета путем добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана счетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

— регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

— несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

— на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

— вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

— путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

— путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

— формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, в том числе специфические для данного предприятия;

— формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;

— сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

— масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;

— формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

— надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бухгалтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

— ведение многовалютного бухгалтерского учета;

— ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Для автоматизации бухгалтерского учета на небольших предприятиях обычно используют БИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет частично или полностью. Подобные БИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия. Он охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей — управленческий и финансовый учет.

Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким как учет расчетов по заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков).

Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему). Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций. Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов.

Таким образом, выбор из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке, должен быть обусловлен теми целями, которые ставит перед собой организация, автоматизируя учет.

Если на предприятии руководитель и главный бухгалтер представлены в одном лице и важна не всесторонняя автоматизация учета и гибкость программных средств, а вопросы простого соблюдения формальной отчетности перед налоговыми органами, банком и т. д., то нужен относительно простой и недорогой программный продукт. Этот продукт должен помогать в решении формальных вопросов без перегрузки дополнительными функциями и возможностями, которые не нужны.

Необходимая программа должна иметь готовую настройку и жесткую схему работы, т. е. не требовать дополнительной настройки со стороны пользователя. Продавец программы должен обеспечить обновление по мере изменений в законодательстве и правилах бухгалтерского учета.

Если же необходимо автоматизировать учет как можно полнее и воспользоваться всеми преимуществами такой автоматизации, то необходим программный продукт, который может быть адаптирован к специфике деятельности, индивидуальным особенностям предприятия. Такой продукт должен иметь настройку не только на план счетов, используемый предприятием, его учетную политику и автоматическое формирование бухгалтерских проводок, но и на структуру бухгалтерии с выделением необходимых участков и операций на них.

Для примера, проведем сравнительный анализ БИС на примере программ «1С» и «БухСофт».

«1С» — это не только программы, но и среда разработки (программирования) с большими возможностями в части настройки и доработки программ самими пользователями. Возможности «1С» широкие, есть решения, адаптированные к различным сферам бизнеса.

«БухСофт» — это бухгалтерская программа готовая к использованию. Новые возможности, настройки и доработки в ней также возможны, но осуществляются они только разработчиком. Т. е. если необходимо предусмотреть индивидуальные особенности учета, то больше подойдут программы «1С». Если учет является типовым, то больше аргументов в пользу программ «БухСофт». Таким образом, конкуренция программ «1C» и «Бухсофт» имеется в той нише рынка, в которой присутствуют базовые (типовые) конфигурации.

Для ознакомления с программами серии «1C» на сайте разработчика можно скачать только «деморолики» или вызвать демонстрацию в офис. Таким образом, не предоставляется возможность поработать с программой самостоятельно и оценить ее функции и удобство. Пользователь сначала приобретает программу, потом начинает оценивать ее возможности и сравнивать с другими программами.

У «Бухсофт» программы являются условно бесплатными. То есть имеется возможность изучить все возможности программы на реальных данных бухгалтерии бесплатно. Все введенные данные будут сохранены после приобретения программы. Все первичные документы и бухгалтерские отчеты в программах «БухСофт» предоставлены бесплатно.

Программы «1С» распространяются через сеть партнерских организаций, входящих в сеть «1С: Франчайзинг». Обновленные версии программ и отчетности можно получить по предъявлении регистрационной анкеты непосредственно в фирме, либо у ее партнеров. Для того чтобы стать пользователем программ «Бухсофт», достаточно скачать необходимую программу с сайта компании в интернете или ее представителей. Там же можно скачать и обновления, которые являются бесплатными.

Установка и обновление конфигурации «1С» могут быть выполнены путем запуска инсталляционного файла. Обновление конфигурации рекомендуется производить с привлечением специалиста для сохранения всех настроек программы и корректного сохранения всех введенных данных. Часто, при смене требований законодательства и при большом количестве отличий от типовой конфигурации «1С» данная задача становится весьма затратной и проблематичной.

Установка программы «БухСофт» осуществляется путем запуска инсталляционного файла, который скачивается с сайта. Обновление программы осуществляется путем запуска инсталляционного файла с последней версией программы. Обновления программы производится путем установки новой версии программы «поверх» старой. Т. е. даже для начинающего пользователя установка и обновление программы не составят труда. Никаких дополнительных настроек при этом производить не требуется.

В программе «1С» применяется «1С-ключ» аппаратной защиты (HASP), что делает программу менее мобильной, т. е. затрудняет ее использование на разных компьютерах. «БухСофт». Благодаря использованию электронного файла регистрации нет никаких ограничений в работе с базой данных на разных компьютерах.

Настройки в работе с программами «1С» позволяют учесть особенности практически любой деятельности, поэтому настройка программы достаточно сложна и длительна. То есть «1С» — это конструктор, язык программирования, который позволяет с помощью программиста предусмотреть множество дополнительных возможностей в программе. Однако эта особенность программ имеет и отрицательные стороны — высокая стоимость разработки и обслуживания (на условиях индивидуального заказа) и проблемы при дальнейших обновлениях конфигураций.

Программа «БухСофт» практически не нуждается в настройках. Все настройки предусмотрены самим разработчиком в строгом соответствии с действующим законодательством. Все, что необходимо сделать пользователю для начала работы — это ввести данные о своей учетной политике. При изменении законодательства разработчик предусматривает их в новых версиях программы.

«1С» программа достаточно сложна в освоении. Она не подходит для начинающего пользователя, для эффективной работы желательны консультации специалистов или посещение специализируемых курсов.

«БухСофт» имеет понятный интерфейс, минимум пользовательских настроек позволяют сразу приступить к работе с программой и освоение не вызывает проблем даже у начинающих пользователей.

Стоимость «1С» в пределах 450−500 $. В программе не предусмотрены ограничения по количеству операций и сотрудников, но для обслуживания этой программы необходима работа специалиста, которая потребует дополнительных затрат. Стоимость информационно-технологического сопровождения составляет от 25 $ в месяц.

Ценовая политика фирмы «Бухсофт» предусматривает градацию цен на программы в зависимости от объективных факторов деятельности, таких как количество сотрудников, объем деятельности (количество сделок в учете покупок или продаж и т. п.). Соответственно цена программы для небольшой фирмы с небольшим оборотом и не очень большим штатом будет равняться 250 $ за первый год и 125 $ при обновлении на следующие года.

Следовательно, «1С» в качестве программы бухгалтерского учета имеет смысл выбирать крупной организации, «БухСофт» — идеальное решение для малого бизнеса.

Таким образом, в зависимости от функциональных возможностей современные БИС делят на бухгалтерские комплексы, мини-бухгалтерии, комплексные бухгалтерские системы и интегрированные БИС.

При создании БИС на средних предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. Основное внимание уделяется финансовому учету. Главным учетным регистром подобных БИС является Журнал хозяйственных операций.

Заключение

бухсофт бухгалтерский отчетность программа Таким образом, поставленные во введении задачи, о изучении теоретических аспектов по автоматизации бухгалтерского учета и выявление особенностей выбора БИС для среднего бизнеса решены.

Мы познакомились с преимуществами ведения бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем; выбором вариантов автоматизации учета; критериями выбора программных продуктов для бухгалтерии; общие принципы работы бухгалтерской программы.

Бухгалтерский учет имеет сложную информационную систему, состоящую из комплекса задач, имеющих сложные внутренние и внешние связи, реализуемые в машинных программах.

БИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя, должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля, и анализа в системе управления предприятием.

Технология обработки учетных задач имеет свои особенности на малых, средних и крупных предприятиях.

На средних предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, где важна не всесторонняя автоматизация учета и гибкость программных средств, а вопросы соблюдения формальной отчетности перед налоговыми органами, банком и т. д., то нужен относительно простой и недорогой программный продукт, позволяющий вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность.

Список источников

1. Голкина Г. Е. Бухгалтерские информационные системы (БИС): Учебное пособие / Г. Е. Голкина. — М.: МГУЭСИ, 2004. — 78 с.

2. Информационные системы в экономике: учебник / Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: Юнити-Дана, 2008. — 463 с.

3. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. / Под ред. В. И. Лойко. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 416 с.

4. Корнюшин В. И. Бухгалтерские информационные системы. Учебный курс / В. И. Корнюшин. — М.: МИЭМП, 2011. — 112 с.