Выполнение расчетов и оформление технической документации с использованием MS-Office

Министерство образования Российской Федерации Кафедра «Информационные технологии»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовому проекту по теме:

Выполнение расчетов и оформление технической документации с использованием MS-Office

ПГУ 2.75 600.001 ПЗ Дисциплина: Информатика

РЕФЕРАТ

Пояснительная записка 30 с., 8 рис., 3 табл., 3 источника, 1 прил.

ячейка, электронная таблица, формула, диаграмма, макрос, шаблон, стиль Объект исследования курсового проектирования — электронная таблица, созданная средствами программы Excel из интегрированного пакета MS_Office.

Цель работы: создание электронной таблицы, содержащей данные об учете посещения поликлиники; написание макроса, который позволяет путем нажатия комбинации клавиш выводить на экран график, отображающий полученные в таблице зависимости; а так же создание шаблона для оформления технической документации.

В процессе работы были разработаны и описаны алгоритмы создания электронной таблицы, создана электронная таблица, содержащая сведения об учете посещаемости поликлиники, созданы макросы, автоматизирующие вывод диаграмм. Для оформления технической документации был создан шаблон, при помощи которого оформлена пояснительная записка.

В результате работы была произведена оценка вычислительных возможностей табличного процессора Excel, целесообразности применения данной программы для практических расчетов. А так же был создан специальный шаблон для оформления технической документации.

• Реферат
• Задание
• Введение
• 1. Разработка алгоритмов
• 2. Описание работы алгоритмов
• 2.1 Описание алгоритма создания электронной таблицы
• 2.2 Описание алгоритма ввода исходных данных
• 2.3 Описание алгоритма расчета количества посещений для врача на текущую дату
• 2.4 Описание алгоритма расчета частоты встречаемости диагнозов
• 2.5 Описание алгоритма создания макроса
• 3. Создание электронной таблицы
• 4. Создание шаблона
• 5. Оформление пояснительной записки с помощью шаблона
• Заключение
• Список используемой литературы
• Приложение А. Обязательное. Алгоритмы создания электронной таблицы

Интегрированные пакеты прикладных программ — набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга, поддерживающих единые информационные технологии, реализующиеся на общей вычислительной и информационной платформе. Компоненты интегрированных пакетов могут работать независимо друг от друга. Одним из наиболее распространенных и широко используемых интегрированных пакетов является MS_Office.

В курсовом проекте с использованием MS_Office были выполнены следующие задачи:

ѕ разработка алгоритма;

ѕ создание электронной таблицы;

ѕ описание работы алгоритма;

ѕ создание шаблона;

ѕ оформление пояснительной записки с помощью шаблона.

Основными компонентами интегрированного пакета MS-Office являются текстовый редактор Word и табличный процессор Excel.

Текстовый редактор используется для создания, редактирования и просмотра профессионально оформленных печатных и электронных текстовых документов различной сложности, а так же автоматизирует набор текста, облегчает и ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем.

Табличный процессор — это программа, предназначенная для работы с электронной таблицы, которая широко используется для упорядоченного хранения, анализа и обработки данных при выполнении финансовых, технико-экономических и инженерных расчетов для статистической обработки информации.

Курсовой проект направлен на получение практических навыков работы с текстовым редактором и электронной таблицей, а так же на ознакомление с правилами и нормами оформления технической документации.

1. РАЗРАБОТКА АЛГОРИТМОВ

Алгоритм — это точно определенная последовательность действий, которые необходимо выполнить над исходной информацией, чтобы получить решение задачи.

В курсовом проекте были разработаны следующие алгоритмы:

ѕ алгоритм создания электронной таблицы;

ѕ алгоритм ввода исходных данных;

ѕ алгоритмы обработки исходных данных;

ѕ алгоритм создания макроса.

Данные алгоритмы организованы в виде структурных схем, которые состоят из блоков разных типов. При составлении алгоритмов были использованы блоки ввода, процедуры, условия, команды, а так же блоки начала и конца алгоритма. Блоки соединяются прямыми линиями, внутри блоков записываются выполняемые действия. Последовательность чтения алгоритма сверху вниз и слева направо. В том случае если необходимо отразить иное направление, соединяющие линии следует снабдить стрелками. Блоки на схеме нумеруются арабскими цифрами, которые ставятся в разрыве верхней горизонтальной линии слева. Алгоритмы приведены в приложении А.

2. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ АЛГОРИТМОВ

2.1 Описание алгоритма создания электронной таблицы

Алгоритм создания электронной таблицы основан на последовательном выполнении четырех процедур:

ѕ процедура ввода исходных данных;

ѕ процедура расчета количества посещений для каждого врача на текущую дату;

ѕ процедура расчета частоты встречаемости диагнозов;

ѕ процедура создания макроса.

Каждая процедура выполнена в виде отдельных алгоритмов. Алгоритм создания электронной таблице приведен на рисунке А.1.

2.2 Описание алгоритма ввода исходных данных

Данный алгоритм определяет последовательность ввода исходных данных и присваивает конкретным значениям переменные. В блоке 1 определена операция ввода заголовков электронной таблицы. В блоке 2 — операция ввода ФИО больных. Далее выполняется последовательный ввод данных, а так же присвоенных им переменных, таких как:

ѕ Ai — ФИО врачей;

ѕ Bi — специальности врачей;

ѕ Ci — даты посещений;

ѕ Di — диагнозы;

ѕ Ei — текущая дата.

Алгоритм приведен на рисунке А.2.

2.3 Описание алгоритма расчета количества посещений для врача на текущую дату

Алгоритм приведен на рисунке А.3. В первом блоке алгоритма определяются переменные I (количество строк в таблице исходных данных) и J (количество врачей). Во втором и третьем блоках инициализируются переменные счетчики. То есть переменной S (сумма количества посещений для каждого врача) присваивается значение ноль в третьем блоке алгоритма, переменной j и i присваиваются значения, равные единице во втором и третьем блоках соответственно. Следующим шагом проверяется составное условие, которое является истинным только в том случае, когда истинны обе его части. Во-первых,

Ai=Fj,

где Ai — ФИО всех врачей, содержащиеся в таблице исходных данных;

Fj — ФИО врачей, для которых необходимо рассчитать количество посещений.

Во-вторых,

Ci=E,

где Ci — все даты посещений;

E — текущая дата.

Если оба условия выполняются, то количество посещений увеличивается на единицу, в противном случае остается неизменным. Алгоритм выполняется по циклу, начиная с пятого блока до тех пор, пока значение i не станет больше I, при этом счетчик каждый раз обновляется, значение i увеличивается на единицу, если же условие выполняется, выводится результирующее значение количества посещений для врача, то есть Sj. После окончания цикла проверяется еще одно условие в блоке седьмом. Если j меньше J, то значение j увеличивается на единицу и алгоритм выполняется, начиная с блока третьего, до тех пор пока условие, отраженное в седьмом блоке не станет ложным.

2.4 Описание алгоритма расчета частоты встречаемости диагнозов

Алгоритм расчета частоты встречаемости диагнозов приведен на рисунке А.4.

В первом блоке алгоритма определяются переменные K (количество диагнозов) и I (количество строк в таблице исходных данных). Во втором и третьем блоках инициализируются переменные счетчики. То есть переменной S (сумма количества посещений для каждого врача) присваивается значение ноль в третьем блоке алгоритма, переменной k и i присваиваются значения, равные единице во втором и третьем блоках соответственно. Следующим шагом следует проверка условия:

Di=Gk,

где Di — все диагноза, содержащиеся в исходных данных;

Gk — диагнозы, для которых необходимо определить частоту встречаемости.

Если условие выполняется, то частота встречаемости увеличивается на единицу, в противном случае остается неизменной. Алгоритм выполняется по циклу, начиная с пятого блока до тех пор, пока значение i не станет больше I, при этом счетчик каждый раз обновляется, значение i увеличивается на единицу, если же условие выполняется, выводится результирующее значение частоты встречаемости диагноза, то есть Sk. После окончания цикла проверяется еще одно условие в блоке седьмом. Если k меньше K, то значение k увеличивается на единицу и алгоритм выполняется, начиная с блока третьего, до тех пор пока условие, отраженное в седьмом блоке не станет ложным.

2.5 Описание алгоритма создания макроса

Алгоритм написания макроса выполнен в виде последовательного выполнения следующих операций:

ѕ запуск макрорекордера, то есть начало записи макроса;

ѕ задание параметров, то есть имени макроса и сочетания клавиш, по средствам которых осуществляется запуск макроса на выполнение;

ѕ выделение ячеек, значение которых необходимы для построения диаграммы;

ѕ построение диаграммы, при помощи «Мастера диаграмм»;

ѕ остановка макрорекордера, то есть остановка записи макроса.

Алгоритм приведен на рисунке А.5.

3. СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

В соответствии с заданием на курсовое проектирование необходимо создать электронную таблицу, содержащую данные об учете посещаемости поликлиники.

Создание электронной таблицы следует начать с определения заголовков таблицы, которые вводятся в первую строку таблицы исходных данных в ячейки B4-G4. Эта строка является неизменным элементом таблицы. Строка заголовков приведена в таблиице 1.

Таблица 1

Строка заголовков

В соответствии с заголовком таблицы пользователь вводит следующие данные:

ѕ ФИО больных;

ѕ ФИО врачей;

ѕ специальности врачей;

ѕ даты посещений;

ѕ диагнозы;

ѕ текущая дата.

Вид таблицы исходных данных приведен в таблице 2.

На основе введенных исходных данных необходимо произвести расчет частоты встречаемости каждого диагноза. Для этого производится ввод названий диагнозов в ячейки I5-I11. Затем напротив каждого диагноза в соседние ячейки вводятся расчетные формулы для определения частоты встречаемости каждого диагноза вида:

Таблица 2

Исходные данные

ЕСЛИ (I5=F$ 5;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 6;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 7;1;0) +

+ЕСЛИ (I5=F$ 8;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 9;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 10;1;0) +

+ЕСЛИ (I5=F$ 11;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 12;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 13;1;0) +

+ЕСЛИ (I5=F$ 14;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 15;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 16;1;0) +

+ЕСЛИ (I5=F$ 17;1;0) + ЕСЛИ (I5=F$ 18;1;0)

Данная формула копируется в ячейки K6-K11, при этом значения ячеек с абсолютной ссылкой останутся неизменными. Таблица 3 содержит сведения о частоте встречаемости диагнозов.

Таблица 3

Частота встречаемости диагнозов

Для расчета количества посещений на текущую дату для каждого врача производится ввод в ячейки L5-L9 ФИО врачей. В ячейку N5 (напротив ФИО первого врача) вводится формула:

ЕСЛИ (И (L5=C$ 5;G$ 5=E$ 5);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 6;G$ 5=E$ 6);1;0) +

ЕСЛИ (И (L5=C$ 7;G$ 5=E$ 7);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 8;G$ 5=E$ 8);1;0) +

ЕСЛИ (И (L5=C$ 9;G$ 5=E$ 9);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 10;G$ 5=E$ 10);1;0) +

ЕСЛИ (И (L5=C$ 11;G$ 5=E$ 11);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 12;G$ 5=E$ 12);1;0)

+ ЕСЛИ (И (L5=C$ 13;G$ 5=E$ 13);1;0) +

ЕСЛИ (И (L5=C$ 14;G$ 5=E$ 14);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 15;G$ 5=E$ 15);1;0)

+ ЕСЛИ (И (L5=C$ 16;G$ 5=E$ 16);1;0) +

ЕСЛИ (И (L5=C$ 17;G$ 5=E$ 17);1;0) + ЕСЛИ (И (L5=C$ 18;G$ 5=E$ 18);1;0)

Данная формула копируется в ячейки N6-N9 с учетом абсолютной ссылки. Таблица 4 содержит данные о количестве посещений для каждого врача на текущую дату.

Таблица 4

Количество посещений для каждого врача на текущую дату

Все ячейки электронной таблицы, созданной в процессе выполнения курсового проекта, подразделяются на несколько типов: ячейки общего типа, используемые для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа, и ячейки формата дата, служащих для отображения дат и времени, которые представлены числами, в виде дат. В таблице ячейки формата дата содержат сведения о дате посещения и о текущей дате.

Для отображения полученных в таблице зависимостей необходимо построить график. Для автоматизации этой операции, необходимо использовать макросы.

В курсовом проекте были созданы макросы при помощи макрорекордера для построения диаграмм, отображающих частоту встречаемости диагнозов и количество посещений для каждого врача на текущую дату. Запись первого макроса следует начать с задания параметров. Для этого нужно выбрать пункт меню «Сервис», «Макрос», «Начать запись», в появившемся диалоговом окне производится ввод имени макроса, а так же комбинации клавиш CTRL_Е. Далее производится выделение ячеек K5_K11, содержащих данные о частоте встречаемости диагнозов, после чего следует выбрать пункт меню «Вставка», «Диаграмма». В диалоговом окне «Мастер диаграмм» необходимо выбрать вид диаграммы (обычная гистограмма), а так же задать ее название и определить место расположения. Созданный график размещен на отдельном листе. Сразу после появления диаграммы производится остановка записи макроса (пункт меню «Сервис», «Макрос», «Остановить запись»). Примерный вид диаграммы приведен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Диаграмма 1

Второй макрос выводит на отдельный лист таблицы гистограмму обычную, отображающую количество посещений для каждого врача на текущую дату. Диаграмма отражает зависимости по данным, содержащимся в ячейках N5-N9. Диаграмма появляется при нажатии сочетания клавиш CTRL_И. В остальном запись второго макроса была произведена аналогично записи первого. Вид диаграммы, отображающей количество посещений для каждого врача на текущую дату, приведен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Диаграмма 2

Таким образом, создана электронная таблица, содержащая данные об учете посещаемости поликлиники, и при помощи макрорекордера записаны два макроса для построения графиков.

электронный таблица макрос шаблон

4. СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА

Для оформления технической документации в курсовом проекте необходимо создать шаблон.

Создание шаблона следует начать с определения параметров страницы, то есть размеров всех полей, отступов первой строки и ориентации листа. В соответствии с требованиями на оформление технической документации размер левого, верхнего и нижнего поля должен быть 20 мм, а правого — 10 мм. Эта операция осуществляется в диалоговом окне «Параметры страницы», которое содержится в меню «Файл».

Так же необходимо определить все стили и параметры форматирования для будущего документа. Диалоговое окно «Стили и форматирование» позволяет создавать и изменять стили. В курсовом проекте были созданы стили для обычного текста, заголовков всех уровней, подрисуночных надписей, названий таблиц, а так же стили нумерованного и маркированного списков, стили для оформления ключевых слов и приложений.

В созданном шаблоне стиль для основного текста создан на основе стиля обычного. Для него определены следующие параметры форматирования: 14 кегль, абзацный отступ 15 мм, выравнивание по ширине, межстрочный интервал полуторный.

Стиль заголовка первого уровня определен как заголовок, расположенный по центру, с начала новой страницы. Шрифт полужирный и размер его 16.

Стиль для нумерованных заголовков первого уровня создан на основе стиля заголовка первого уровня, при этом установлено выравнивание по левому краю, отступ первой строки 15 мм, так же задана нумерация (1, 2, 3…). Положение на странице — с начала новой страницы.

Для стиля нумерованного заголовка второго уровня определена многоуровневая нумерация (1.1, 2.1, 3.1…) и 14 кегль.

Для стиля подрисуночных надписей определены следующие параметры: 14 кегль, выравнивание по центру, полужирный шрифт. Рисунки автоматически нумеруются арабскими цифрами.

Стиль названий таблиц отличается от стиля подрисуночных надписей только выравниванием по левому краю и отсутствием абзацного отступа.

Стиль для оформления ключевых слов имеет следующие параметры: 18 кегль, буквы все прописные, выравнивание по левому краю, отсутствие абзацного отступа.

Таким образом, созданы основные стили, используемые при оформлении пояснительной записки.

В шаблоне определена нумерация страниц при помощи колонтитулов. В диалоговом окне «Колонтитулы» устанавливается формат нумерации страниц. Для того чтобы было возможным не нумеровать, но учитывать некоторые страницы (титульный лист, реферат, приложения), весь документ был разбит на разделы, для которых и определялись параметры нумерации.

Для листа реферата была создана рамка при помощи диалогового окна «Вставка таблицы».

Автоматическое оглавление устанавливается в диалоговом окне «Оглавление и указатели», где задаются все необходимые параметры.

Шаблон так же содержит все неизменные части текста и поля для ввода текста документа.

После установки всех необходимых критериев документ Microsoft Word следует сохранить как шаблон.

5. ОФОРМЛЕНИЕ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ С ПОМОЩЬЮ ШАБЛОНА

К каждому документу Word всегда присоединен какой-либо шаблон. Пояснительную записку следует оформить при помощи созданного шаблона. Для этого нужно в полях для ввода набрать текст пояснительной записки, применив к отдельным его частям нужные созданные стили. Готовая пояснительная записка есть отредактированный документ Microsoft Word.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовом проекте разработаны и описаны алгоритмы создания электронной таблицы, создана электронная таблица, содержащая сведения об учете посещаемости поликлиники, созданы макросы, автоматизирующие вывод диаграмм. Для оформления технической документации был создан шаблон, при помощи которого оформлена пояснительная записка. Таким образом, задание на курсовое проектирование было выполнено в полном объеме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Левин А. Самоучитель работы на компьютере.- М.: Нолидж, 1998. — 624с.

2. Долженков В., Колесников Ю. Microsoft Excel 2000. СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2000. 1088 с.

3. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом.- СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2000. 728 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ, А (обязательное)

Алгоритмы создания электронной таблицы

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А. 1 Алгоритм создания электронной таблицы

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А. 2, лист 1 — Алгоритм ввода исходных данных

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А. 2, лист 2

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А.3, лист 1 - Алгоритм расчета количества посещений для врача на текущую дату

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А.3, лист 2

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А.4, лист 1 - Алгоритм расчета частоты встречаемости диагнозов

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А.4, лист 2

Размещено на /

Размещено на /

Рисунок А.5 - Алгоритм создания макроса

Размещено на