Внедрение СЭД Alfresco на базе Alvex

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.

• Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.
• 1. Общий раздел.

1.1 Цель разработки

Целью данного проекта является внедрение системы электронного документооборота, работающего на базе системы СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинского горно-металлургический техникум.

1.2 Анализ средств автоматизации

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Мы будем рассматривать систему электронного документооборота Alfresco.

1.3 Аналитический обзор

Alfresco Share предлагает пользователю набор инструментов для управления документооборотом внутри предприятия. Система характеризуется простотой и одновременно богатой функциональностью, обеспечивающей ее пользователям тесное и плодотворное сотрудничество. Инструменты Alfresco Share централизуют документооборот предприятия, стандартизируют процессы обработки документов, повышая степень взаимодействия между сотрудниками. В результате значительно сокращается рабочее время необходимое для обработки документов, прохождения их по инстанциям, архивирования документов и их поиска.

Система также дает участникам совершенно новые возможности. Такие как версионирование, централизованный поиск, гипертекстовость документации и другие. Неоспоримые преимущества системы перед обычным (неинтрегрированным) документооборотом позволяют достичь намного более высокой производительности труда. Интегрируя документооборот система экономит рабочее время, сокращает временные затраты, таким образом заметно повышая степень экономической эффективности предприятия.

Описание системы Alfresco — свободная среда управления контентом предприятия ECM (Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам.

Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL.

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как «отцом» и основным проектировщиком системы Alfresco и по сегодняшний день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum — мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба компаний.

С системой успешно работают подобные компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может трудиться почти на любых платформах и с любыми БД. Ряд систем Alfresco легко справляются с нагрузкой миллиона хранимых документов и десятков тысяч пользователей.

Малая известность системы в РФ является следствие того, что до последнего времени не было фирм способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

2. Похожие платформы

1) DIRECTUM — система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) вашего предприятия.

Архитектура DIRECTUM основана на собственной надежной предметно-ориентированной платформе. Инструмент разработки IS-Builder открывает возможности для быстрой настройки, высокой масштабируемости, легкой адаптации системы под нужды конкретного клиента, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.

2) Система DocsVision — система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Разработкой системы занимается компания DocsVision. DocsVision исторически образовалась на базе подразделения компании Digital Design. Все продажи и внедрения системы DocsVision осуществляются только независимыми предприятиями — сертифицированными партнерами DocsVision.

3) Globus Professional — система электронного документооборота, разработанная ОАО «Промышленные информационные системы».

Система Globus Professional является зарегистрированным товарным знаком производителя — Компании «Промышленные информационные системы».

Система Globus Professional относится к классу корпоративных информационных систем (ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. Globus Professional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

4) PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

5) 1С: Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей.

6) БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.

7) ДЕЛО — зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности — выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.

8) «Е1 ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов.

В качестве платформы используется собственная разработка компании — Cognitive Nexus, используемые СУБД (в том числе и бесплатные) — MS SQL Server, MySQL, Oracle, возможна реализация проектов и на других СУБД. Система может быть настроена для удовлетворения потребностей отдельных пользователей. Для этого реализован скриптовый язык, а также API для внешних плагинов и приложений. Возможна работа с удалёнными или распределёнными серверами.

9) МОТИВ — система оперативного управления компанией, относящаяся к Web-ориентированным приложениям и являющаяся инструментом для любых предприятий (без привязки к конкретной отрасли). Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников (англ. workflow) и управления электронными документами. Администрирование электронного документооборота предприятия (создание маршрутных схем, дизайн карточек документов и прочее) выполняется в простом и понятном интерфейсе. Для настройки не требуется специальных навыков программирования.

Важной особенностью системы является возможность эффективной работы с большим количеством информации — у каждого пользователя системы могут быть тысячи задач.

10) Documentum — мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это — полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

SharePoint, или Microsoft SharePoint Products and Technologies — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

— Набор веб-приложений для организации совместной работы

— Функциональность для создания веб-порталов

— Модуль поиска информации в документах и информационных системах

— Функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия

— Модуль создания форм для ввода информации

— Функциональность для бизнес-анализа

SharePoint может быть использован для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе SharePoint сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов используя элементы управления, называемые веб-части (SharePoint WebParts).

3. Что такое Alvex?

Alvex — ведущее решение на базе Alfresco для управления документами, бизнес-процессами и кейсами. Изначально Alvex — готовое решение, которое можно загрузить и начать использовать, но для разработчиков и системных интеграторов продукт предоставляет API и возможности для расширения функционала.

В первую очередь Alvex предназначен для людей, далёких от понятий «СЭД» и «Канцелярия». Реальные бизнес-процессы и проекты организаций часто сложны, изменчивы и плохо укладываются в рамки классических СЭД. Кроме того, люди уже привыкли использовать Dropbox, Basecamp, Facebook для организации совместной работы, решать вопросы по телефону, в Skype или Jabber. В традиционные СЭД такой стиль работы не укладывается. Alvex помогает сотрудникам работать над проектами, ставить задачи, запускать бизнес-процессы, совместно редактировать документы, обсуждать рабочие вопросы и поддерживать связь с коллегами в том виде, как они привыкли, общаясь в Интернете. А руководителям Alvex даёт возможность контролировать выполнение задач и статус бизнес-процессов и проектов, не позволяя рабочему процессу «утекать» в социальные сети и хаотичные телефонные звонки.

Alvex распространяется в двух редакциях: свободная и открытая (Community) и корпоративная (Enterprise). Обе редакции доступны для загрузки, установки и использования.

Редакция Alvex Community — абсолютна бесплатна. Возможностей этой редакции хватает для работы с документами и бизнес-процессами в небольшой организации, но она не включает некоторых корпоративных возможностей и на нее не распространяется наша поддержка.

Редакция Alvex Enterprise предназначена для крупных организаций с большим количеством требований к системам подобного класса. Эта редакция обладает дополнительными возможностями, такими как делегирование задач и автоматическое замещение сотрудников, создание отчетов о выполнении задач сотрудниками. На эту редакцию Alvex можно приобрести подписку, которая предоставляет доступ к обновлениям и технической поддержке разработчика системы.

3.1 Управление бизнес-процессами

В жизни бывают разные типы процессов. Иногда бизнес-процессы жёстко фиксированы корпоративными регламентами или жизненными реалями. В таком случае последовательность этапов фиксируется при проектировании. А бывают нестандартные случаи, например процесс выполнения многолетнего проекта. Такие нестандартные процессы стоятся непосредственно в ходе работы над ними.

Alvex позволяет создавать и обрабатывать бизнес-процессы разной сложности в формате BPMN. К возможностям Alvex относится:

— создание связей между бизнес-процессами

— использование оргструктуры в процессах: назначение задач по роли сотрудника

— отчеты для руководителей

— стандартные бизнес-процессы постановки задачи, регистрации, согласования и рассылки документов

— автоматическое переназначение задач при отсутствии человека на месте и многое другое.

3.2 Управление проектами

Alvex предоставляет гибкие, динамичные инструменты для работы над непрогнозируемыми процессами и сложными проектами.

Часто бывает недостаточно иметь общий архив данных по проекту, а диаграмму Ганта нельзя нарисовать точной и подробной для трехлетнего проекта. Alvex поможет участникам проектной команды взаимодействовать между собой и с внешними людьми, всегда быть в курсе текущих задач и хранить всю информацию по проекту в одном месте.

Реальные примеры таких проектов:

— разработка и вывод продукта на рынок

— открытие нового филиала

— строительство торгового центра

— долгосрочные проекты внедрения новых технологий Используя Alvex, сотрудники, отвечающие за проект, могут создать рабочую область, в рамках которой хранятся все данные, и к которой можно подключать любые бизнес-процессы и задачи тогда, когда это требуется. Здесь же можно вести календарь встреч, ключевых дат для проекта и крайние сроки выполнения задач, хранить контакты внешних людей, информацию о встречах и переписку.

3.3 Управление документами

Alvex включает несколько компонентов для организации документооборота в компании:

- Регистрация документов. Наравне с черновиками документов и простыми файлами, Alvex позволяет регистрировать официальные документы с занесением в реестры.

- Хранение документов, ведение реестров. Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней нужные файлы. Формат карточки для конкретного типа документов настраивается системным администратором.

- Обработка документов. В Alvex входит несколько стандартных процессов обработки документов: согласование, рассылка, постановка задачи и контролем исполнения. Любые специфичные бизнес-процессы, требуемые для организации жизненного цикла документа, могут быть разработаны администраторами или разработчиками.

- Интеграция. Для заполнения полей карточки документа могут использоваться справочники из внешних систем, таких как 1C и SAP. Также администраторы могут настроить автоматическую регистрацию документов, приходящих по электронной почте, из программного обеспечения сканера и других внешних систем.

4. Возможности Alvex

Средства управления проектами

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

Бизнес-процессы с фиксированными и гибкими стадиями

Стройте процессы, соответствующие реальным бизнес-процессам на лету из предопределенных шаблонов. Если ваш коллега нуждается в дополнительной информации от трех отделов для согласования договора, он может запустить связанные процессы для этого вместо того, чтобы звонить или писать письмо им.

Организационная структура компании

Создайте в системе организационную структуру, указав подразделения, сотрудников, руководителей и подчиненных, роли людей в рамках отделов. Структура компании используется при выборе пользователя для назначения задачи, указании менеджера документа и для автоматического назначения задач по роли.

Регистрация документов и ведение реестров

Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней все нужные файлы. Для документов в реестрах автоматически формируются номера, поля поиска и фильтрации. К полям карточек документов можно подключать справочники из 1С и других внешних систем.

Документооборот коллегиальных органов

Документооборот коллегиальных органов позволяет управлять заседаниями комитетов и правлений от этапа формирования повестки до этапа согласования протокола и рассылки выписок. Этот компонент включает большое количество тесно интегрированных бизнес-процессов.

Рабочие области позволяют собрать всю информацию о проекте в одном месте

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия правильных решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

Бизнес-процессы в рамках проекта

При запуске бизнес-процесса указывайте, к какому проекту они относятся. Для каждого проекта доступен список процессов, их исполнителей и крайних сроков для выполнения.

Контроль текущей ситуации в проекте

Контролируйте все происходящее в проекте: контрольные сроки выполнения задач, ответственных исполнителей за просроченные задания, даты и время запланированных встреч.

Хранение документов и файлов проекта

Библиотека документов проекта позволит хранить файлы, относящиеся к проекту, в том же месте вместо использования Dropbox или сетевого диска. Участники проекта могут комментировать документы и загружать новые версии файлов при необходимости.

Контрольные списки

Контрольные списки — формируемые руководителем проекта списки основных этапов проекта. Когда менеджер занимается одновременно несколькими проектами, контрольные списки — самый простой способ следить за тем, на каком этапе сейчас находится проект.

Взаимодействия участников проекта друг с другом и с внешними людьми

Храните в системе информацию о прошедших встречах, звонках и переписке, относящейся к проекту. Возможна интеграция с почтовым сервером для автоматического сохранения в системе переписки с заказчиком или субподрядчиками.

Команда проекта и внешние контакты

Все участники проекта должны иметь доступ к сайту. Создайте произвольные роли для сотрудников, ограничив доступ к сайту для каждой роли, насколько это требуется. Ведите список внешних контактов по проекту, чтобы все участники проекта могли легко найти адрес или номер телефона нужного человека.

5. Специальный раздел

5.1 Постановка и описание выполненых задач

электронный документооборот платформа Целью работы является внедрение СЭД Alfresco и Alvex для ГАОУ СПО УГМТ, на котором в дальнейшем могут работать преподаватели и студенты, так как согласно статистике в последнее время все больше предприятий осуществляют переход на электронный документооборот. Причем это касается не только крупных предприятий с большим количеством сотрудников и филиалами по всей стране, но небольших компаний со штатом до 100 человек. Почему это происходит? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Электронный документооборот представляет собой систему, сопровождающую процесс ведения и учета документации организации, при которой весь объем формируемых, передаваемых и хранимых данных осуществляется при помощи программного обеспечения. Его установка производится на компьютеры, объединенные в локальную сеть. Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией. Для реализации поставленной задачи пришлось изучить существующие СЭД. Выбор был сделан в пользу СЭД Alfesco который широко использоваться на западе для автоматизации документооборота.

Для развертывание данной системы нам необходимо было изучить стандартные его возможности, существующие дополнительные расширения (плагины), подобрать необходимые, походящие по версии и внедрить их.

Итак, внедрив у себя систему электронного документооборота, Учалинский горно-металлургический техникум получает следующие преимущества:

- Увеличение производительности труда. В первую очередь, это дает так называемая «автоматизация документов», существенно сокращающая время на поиск необходимых документов и информации. Система электронного документооборота (СЭД) позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале.

- Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Что, в случае несоблюдения сроков или иной нештатной ситуации, позволит решить ее с минимальными временными потерями.

- Коллективная работа и улучшение взаимодействия между отделами. Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между департаментами и отделами внутри компании. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

- Уменьшение влияния «человеческого фактора». Грамотно выстроенная система управления электронным документооборотом позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой т.н. «человеческий фактор». Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд.

- Снижение материальных затрат. Помимо увеличения производительности труда, о котором уже было сказано, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).

- Уменьшение необходимости в дополнительном персонале. Внедрение системы электронного документооборота позволяет так организовать работу компании, что увеличение объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

- Развитие «командного духа». Как ни удивительно, но внедрение системы документооборота, повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя комплекс мероприятий:

— анализ бизнес-процессов и требований организации;

— подготовка технического задания, проектирование системы электронного документооборота;

— разработка программного обеспечения и его тестирование;

— ввод готовой системы электронного документооборота в эксплуатацию.

— Специалисты рекомендуют внедрять автоматизацию документооборота на предприятиях со штатом сотрудников более 50 человек. Внедрение производится для следующих подразделений компании в зависимости от ее организационной структуры:

— руководство предприятия,

— канцелярия,

— отдел финансового контроля,

— бухгалтерия,

— проектно-сметный отдел,

— административно-хозяйственная служба,

— отдел кадров,

— отдел продаж и т. д.

5.2 Требования к составу и параметрам технических средств:

Для нормального функционирования СЭД Alfresco необходим сервер с нижеследующими минимальными техническими характеристиками Таблица 2 — Минимальные технические характеристики сервера

Для просмотра страницы с клиентской стороны необходим персональный компьютер с установленным Web — браузером например таких как Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Гугл хром, Safari, Avant, Comodo Dragon, CoolNovo.

6. Создание бизнес процессов для УГМТ.

6.1 Создание сайта

Для создания нового сайта нажмите на кнопку Создать сайт в выпадающем меню Мои Сайты в верхнем блоке страницы или в дашлете Мои сайты. Появится окно создания сайта. Введите имя, URL и описание нового сайта. Выберите режим видимости сайта (по умолчанию сайт создается публичным). Нажмите OK. Новый сайт создан.

Основное назначение этой страницы — отобразить полную оргструктуру компании и дать пользователям представление о структуре компании.

Доступно два варианта просмотра этой страницы: раскрывающийся список и дерево. Для навигации по оргструктуре при ее просмотре в режиме раскрывающегося списка используйте иконки «+"/ «-». При навигации по оргструктуре при ее просмотре в режиме дерева нажмите на подразделение для его выбора.

Для просмотра всех сотрудников подразделения выберите имя подразделения. Появится всплывающее окно. В левой части окна вы можете отсортировать список по имени сотрудника или по его роли. В правой части окна отображается профиль выбранного сотрудника

6.2 Управление реестрами документов

В первую очередь требуется создать реестр, в котором будут регистрироваться документы. Для этого выберите сайт и перейдите в раздел Реестры документов в верхнем меню. На открывшейся странице нажмите кнопку Новый реестр. Появится окно создания нового реестра. Выберите тип реестра, который вы хотите создать, введите его название и описание, выберите формат нумерации документов и нажмите Сохранить. Новый реестр появится в левой части экрана раздела Реестры документов.

По умолчанию в Alvex входят восемь стандартных типов реестров документов. Администратор может добавлять новые типы реестров в систему.

Стандартные типы реестров Alvex:

1) Распорядительные документы

2) Договоры

3) Приложения

4) Информационно-справочные документы

5) Счета

6) Доверенности

7) Входящие документы

8) Исходящие документы

6.3 Регистрация документов и дальнейшая работа с ними

Для добавления нового документа в реестр выберите реестр и нажмите кнопку Зарегистрировать новый документ на верхней панели. Появится форма добавления в реестр нового документа. Заполните ее, прикрепите к документу файлы и нажмите кнопку Сохранить.

7. Запуск бизнес-процесса. Постановка произвольной задачи

Для постановки задачи вам надо открыть браузер. После написать в строке http://app.tex.ugmt.ru:8080/share. Введите свой логин и пароль.

После того как зашли на свою учетную запись выбираем сайт на котором будем создавать наш бизнес процесс.

Во вкладке Начать бизнес-процесс выбираем пункт новая задача на вашей домашней странице.

Откроется окно запуска бизнес-процесса. Вы можете заполнить следующие поля:

1) Задача

2) Срок выполнения

3) Ответственный исполнитель

4) Соисполнители, если требуются Во вкладке Бизнес-процесс: выбираем поставить задачу и заполняем все поля.

Вы можете прикрепить файлы к задаче при необходимости. Это делается одним из двух способов:

— загрузите файл с вашего компьютера (кнопка Загрузить файл). Новый файл будет загружен в репозиторий Alfresco и прикреплен к задаче.

— выберите файл из репозитория Alfresco (кнопка Прикрепить существующий).

Исполнители увидят новую задачу в списке текущих задач в дашлете Мои задачи или на странице Мои задачи. Тип: Выполнить задачу.

Поставьте галочку «Прислать результат мне на проверку», если хотите проверить результат выполнения задачи.

Соисполнители также увидят новое поручение в своих списках задач.

Проверка результата выполнения задачи

Если при создании бизнес-процесса инициатор обозначил свое намерение проверить результат выполнения задачи, то после завершения выполнения задачи исполнителем ему будет поставлена задача проверки результата. Другой пользователь должен также открыть свою учетную запись в (СЭД) Alfresco. Здесь пользователь на главной странице он увидит задачу которую мы отправляли ему. Нажимаем на него и выйдет новое окно.

Далее вы открываете сам документ, изменяете в нем все что нужно.

После изменения документа вам надо одобрить документ, нажатием на кнопку задача выполнена Стандартные бизнес-процессы: Рассылка документов для ознакомления Для рассылки документов сотрудникам для ознакомления используется бизнес-процесс рассылки документов.

Для запуска бизнес-процесса выберите Рассылка для ознакомления в дашлете. Начать бизнес-процесс на вашей домашней страницы.

Откроется страница запуска бизнес-процесса. Введите следующую информацию:

— тема документа

— получатели (исполнители) из оргструктуры

— комментарий, если он нужен После того, как вы нажмете на кнопку Начать бизнес-процесс, исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач на странице Мои задачи и в дашлете Мои задачи.

После ознакомления с документом для завершения задачи исполнитель нажимает на кнопку Документ прочитан. По итогам ознакомления сотрудников с документом вам не придет уведомлений о завершении выполнения задач. Вы можете увидеть статус поставленных задач на странице Подробности бизнес-процесса.

8. Бизнес-процессы: Согласование документа

Для согласования документа одним или несколькими сотрудниками используется бизнес-процесс согласования документа. Он позволяет отправить документ на согласование, а в случае его отклонения переработать документ и отправить на второй круг согласования.

Запуск бизнес-процесса

Для запуска бизнес-процессы выберите Согласование документа в дашлете Начать бизнес-процесс на вашей домашней странице.

Откроется страница запуска бизнес-процесса. Введите следующую информацию:

— задача

— комментарий, если он нужен

— выберите согласователей из оргструктуры

— срок выполнения Вы можете прикрепить к бизнес-процессу любое количество файлов. Это делается одним из двух способов:

— загрузите новый файл с вашего компьютера (кнопка Загрузить файл). Новый файл будет загружен в репозиторий Alfresco и прикреплен к задаче.

После того, как вы нажмете на кнопку Начать бизнес-процесс, исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач на странице Мои задачи и в дашлете Мои задачи.

Получив задачу согласования документа, вы можете просмотреть основную информацию о задаче на страницах подробной информации о задаче и на странице Изменить задачу. Основная информация включает:

— срок выполнения

— имя составителя документа (инициатора бизнес-процесса)

— комментарий от инициатора Прикрепленные файлы. Нажмите кнопку Просмотреть для просмотра файлов. Страница с документом откроется в новой вкладке браузера.

После изучения документа вы можете согласовать документ (кнопка Согласовать) или отправить его на доработку (кнопка На доработку).

Если вы решили отправить документы на доработку, вы можете ввести комментарий для составителя документа или прикрепить к задаче новую версию документа с правками. Вы не можете удалить исходный документ на этой стадии бизнес-процесса.

Если ваш документ был отклонен хотя бы одним из согласователей, он будет возвращен на доработку. При этом вам будет поставлена задача типа Внести правки в проект документа. При открытии задачи вы увидите следующую информацию:

— кто из согласователей отклонил документ;

— комментарии согласователей;

— полный список участников бизнес-процесса;

— полный список прикрепленных файлов с учетом файлов, загруженных другими участниками процесса.

После внесения правок в документ вы можете обновить исходный документ до новой версии или загрузить новый документ и удалить старый.

Также вы можете отставить комментарий для согласователей с пояснениями относительно внесенных правок.

Нажмите на кнопку Отправить на согласование для отправки документа на повторное согласование.

При успешном согласовании документа всеми участниками процесса документ возвращается к составителю. На этой стадии инициатор согласования завершает бизнес-процесс или начинает новый при необходимости.

9. Экономический раздел

Экономическая часть проекта представляет собой технико-экономическое обоснование, основной задачей которого является определение величины затрат на разработку и изготовление программного продукта, себестоимость для определения экономического эффекта от основных и сопутствующих результатов, получаемых при решении поставленной задачи в данном дипломном проекте. Оценка эффективности принятого научно-технического решения должна быть комплексной, для этого требуется провести ряд необходимых расчетов по определенной схеме. Перечень вопросов технико-экономического обоснования, отражаемых в дипломном проекте, зависит от содержания технического задания на дипломный проект и характера решаемых научно-технических задач.

Смета затрат:

1) Материальные затраты.

2) Зарплата.

Сырье и материалы, покупные изделия и полуфабрикаты (с учетом транспортно-заготовительных расходов, которые берутся в% от стоимости сырья и материалов). По этой статье расходов включена стоимость материалов, израсходованных в процессе непосредственной работы по теме (таблица 5).

Расчет расхода покупных изделии

Электроэнергия.

Расходы на силовую электроэнергию для проведения экспериментальных работ.

Стоимость электроэнергии С_э, руб. подсчитаем по формуле где — потребляемая мощность, кВТ;

— количество часов работы оборудования, час;

С_кВТ*ч — тариф электропотребления в час.

Расходы на силовую энергию сведены в таблицу.

Расчет стоимости электроэнергии

Интернет.

Стоимость интернета тарифа «Оптимальный» составляет 280 рублей/мец.

Заработная плата

125 руб./час.

Руководство дипломным проектированием оценивается наставнику в 8 ч и 1 ч преподаватель по экономике. Получим основную заработную плату производственного персонала в размере

125 * 8= 1000 (рублей) Отчисления на социальное страхование. Отчисления на социальное страхование составляют 30% от заработной платы. Сумма расходов составляет

1000 *0,3 = 300 (рублей)

Так как данный программный продукт предназначен для использования внутри техникума время окупаемости не рассчитывалось

Заключение

После исследования и внедрения СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинский горно металлургический техникум я понял что эта программа нужна для предприятия. Научился работать с реестрами таких как (входящие, исходящие, приказы по контингенту), создавать сайты внутри портала, введению оргструктуры и заполнению их персоналом. Так же хорошо работать с Бизнес процессами. В дальнейшем мне пригодится эта программа.

1) http://docs.alvexcore.com/ru-RU/

2) http://ru.wikipedia.org/wiki/Alfresco

3) http://www.alfresco.com

4) http://www.ecm-alfresco.ru/