Доработка системы электронного документооборота ТГТУ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы и оптимизации внутренних процессов. Автоматизация документооборота позволяет организациям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм и включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных различных продуктов.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Целью данного дипломного проекта является доработка системы электронного документооборота ТГТУ.

1. Общесистемный раздел

1.1 Основы документооборота

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

1.2 Основные принципы систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

· однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

· возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

· непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

· единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

· эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

· развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

· сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

· эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

· интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

· создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

· оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций Задачи СЭД:

· обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

· поддержка системы контроля качества;

· накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

· формализация деятельности каждого сотрудника;

· оптимизация бизнес-процессов;

· экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы — документы только в «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

1.3 Enterprise Content Management

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой канцелярского документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т. е. системы управления корпоративным контентом (любым). Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы.

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией В данном контексте информация предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.

Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:

· управление документами — экспорт / импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

· управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;

· управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

· управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;

· управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

· управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;

· управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;

· документно-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

1.4 СЭД и ERP

Enterprise Resource Planning System (ERP-система) — корпоративная информационная система (КИС) планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия.

Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп (Groupware), они ориентированы на крупные компании. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся». Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т. е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

· ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

· использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

1.5 Комплексный подход к созданию СЭД

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Данный подход называется созданием комплексной системы автоматизации документооборота.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

· удешевление разработки и внедрения конечных приложений;

· обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;

· сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;

· обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;

· обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;

· обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов;

· обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество, к примеру:

· регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

· электронный архив документов;

· согласование и утверждение ОРД;

· контроль исполнения документов и поручений;

· автоматизация договорного процесса;

· управление библиотекой книг;

· библиотека регламентов управленческих процедур;

· оформление командировок;

· организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

· система контроля выполнения должностных инструкций;

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.

1.6 Платформа автоматизации IBM Lotus Notes/Domino

программный электронный документооборот

Lotus Notes является платформой для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware) т. е. для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов.

Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. Компания IBM использует следующую терминологию: Notes — приложение с графическим интерфейсом для клиентской рабочей станции, Domino — консольное приложение сервера.

В отличие от других систем, позиционирующихся в той же нише, в основе Notes не лежит почтовая служба. Базовым механизмом является система доступа к данным, хранимым в БД. Между собой клиент и сервер Lotus Notes общаются по протоколу NotesRPC.

Использование данной платформы обеспечивает следующие преимущества:

· возможность создания территориально-распределенных систем;

· открытая архитектура, механизм для разработки приложений;

· возможность работы мобильных и оффлайн пользователей;

· поддержка современной технологии репликации с минимизированным трафиком, позволяющая пользователям эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети;

· встроенные средства обмена мгновенными сообщениями;

· интегрируемость с другими информационными системами (совместимость с типами данных IBMDB2, Oracle, Sybase, MS SQL, ODBC);

· документно-ориентированные базы данных — возможность работы с любыми типами электронных документов, включая неструктурированные данные;

· безопасность IT инфраструктуры — многоуровневая модель защиты, настраиваемая от уровня сервера до уровня индивидуального поля в документе;

· платформенная независимость — сервер Domino работает под управлением различных операционных систем.

Сервер Lotus Domino

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino:

· среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности;

· криптозащита (шифрование и электронная подпись);

· клиент электронной почты;

· сервер приложений;

· почтовый сервер;

· групповой календарь, планировщик задач;

· клиент среды обмена мгновенными сообщениями;

· веб-сервер — для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер;

· LDAP сервер — сетевой протокол для доступа к службе каталогов X.500;

· репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных;

· службы интеграции данных Domino Enterprise connection services.

Сервер Lotus Domino позволяет работать с помощью сторонних программ в качестве клиентов:

а) стандартные веб-браузеры (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator и другие) позволяют работать с приложениями Domino наряду с клиентами Lotus Notes без потери функциональности;

б) почтовые программы, работающие по протоколам SMTP, POP3, IMAP (Microsoft Outlook Express, Netscape Messenger, The Bat и другие) могут соединяться с сервером Lotus Domino для получения и отправки почты;

в) через протокол LDAP можно осуществлять взаимодействие между адресной книгой Domino и любыми другими директориями, поддерживающими стандарт X.500;

г) при помощи технологий OLE и COM любые приложения могут работать с данными, хранящимися на сервере Lotus Domino.

Клиентская часть платформы Lotus

Платформа Lotus содержит 3 вида клиента:

а) Notes Client — рабочее место пользователя;

б) Domino Administrator — рабочее место системного администратора Lotus Notes;

в) Domino Designer — рабочее место разработчика приложений Lotus Notes (программиста).

Notes Client — единая точка доступа пользователей к часто используемым ресурсам, таким как электронная почта, календари, приложения для мгновенного обмена сообщениями и коллективной работы, базам данных Domino.

Клиент Notes действительно нельзя назвать «тонким», но его основное достоинство в том, что для работы не только с почтой, но и со всеми приложениями Notes вовсе не обязательно подключаться к серверу. Клиент, по сути, представляет собой сильно облегченный сервер Notes и имеет в своем составе набор инструментов, необходимых для полноценной оффлайновой работы.

Функции Domino Administrator:

· управление серверами Lotus Domino;

· изменение конфигурации серверов Lotus Domino;

· запуск и остановка задач на серверах Lotus Domino;

· просмотр и сбор статистики об управляемых серверах Lotus Domino;

· управление пользователями сети Lotus Notes/Domino;

· управление учётными записями пользователей Lotus Notes/Domino;

· управление сеансами работы пользователей на серверах Lotus Domino.

При разработке в среде Lotus Domino Designer могут использоваться следующие средства:

· среда визуальной разработки. Позволяет формировать объекты графического интерфейса пользователя;

· средства интеграции;

· языки программирования;

· Lotus Script — объектно-ориентированный язык программирования, спроектированный IBM Lotus Software. Частично совместим по синтаксису с языком Visual Basic. Встроенные классы Lotus Script предоставляют доступ к элементам интерфейса пользователя, данным и служебным объектам Lotus Notes/Domino;

· язык @-формул — «язык эт-формул». Напоминает язык макрокоманд MS Excel;

· Java;

· JavaScript — используется для управления объектами и данными на уровне интерфейса пользователя в клиенте Lotus Notes и при доступе по HTTP;

· Простые действия — упрощённая «блочная» форма описания операций, выполняемых системой. Применяется для задания несложных операций и групп операций над данными. Рекомендована и во многих случаях доступна для использования конечными пользователями системы.

Особенности платформы Lotus

1. Кроссплатформенность

Значимой особенностью является кроссплатформенность Lotus Notes. Текущая версия сертифицирована IBM для работы со следующими операционными системами:

· сервер Lotus Domino — Windows NT (32 и 64 бит), GNU/Linux (Red Hat, SuSE), Solaris, i5/OS (OS/400), AIX, z/OS (OS/390);

· клиент Lotus Notes — Windows NT (32 бит), Mac OS X, GNU/Linux;

2. Репликация Благодаря качеству и гибкости настроек система репликации Lotus Notes является крайне нетребовательной к ресурсам. Используется она в первую очередь для того, чтобы удаленные друг от друга компьютеры (как клиенты, так и серверы Notes) могли синхронизировать общие данные. При репликации соблюдаются все правила политики безопасности, причем наравне с данными реплицируется и код.

3. Быстрая разработка (RAD) и развёртывание приложений Среда разработки приложений Domino Designer предоставляет разработчикам развитые базовые сервисы для разработки документно-ориентированных приложений.

Программный код и визуальные формы приложений физически хранятся в базах данных, в которых они используются и выполняются. При внесении изменений в программный код или форму изменения становятся доступны всем пользователям и серверам, получающим доступ к базе данных, в которой хранятся изменённые код или форма. На другие сервера изменения поступают посредством репликации при первом же сеансе.

4. Автономное выполнение приложений Клиент Lotus Notes позволяет локально (на компьютере пользователя) хранить базы данных Lotus Notes, реплицировать их с сервером Domino, работать с локальными базами данных при отсутствии подключения к серверу Domino, исполнять программный код сервера в локальных базах данных.

Данная функциональность поддерживает полнофункциональную работу пользователя в отключенном от сервера состоянии (например, на ноутбуке). Изменения на локальном (для пользователя) компьютере и на сервере взаимно синхронизируются посредством репликации.

5. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI)

Криптофункции с использованием открытых ключей — шифрование и электронная цифровая подпись — являются базовыми сервисами ядра Lotus Notes.

Объектно-ориентированные базы данных

Объектно-ориентированная база данных (ООБД) — база данных, в которой данные оформлены в виде моделей объектов, включающих прикладные программы, которые управляются внешними событиями. Результатом совмещения возможностей (особенностей) баз данных и возможностей объектно-ориентированных языков программирования являются Объектно-ориентированные системы управления базами данных (ООСУБД). ООСУБД позволяет работать с объектами баз данных также, как с объектами в программировании в ООЯП. ООСУБД расширяет языки программирования, прозрачно вводя долговременные данные, управление параллелизмом, восстановление данных, ассоциированные запросы и другие возможности.

Некоторые объектно-ориентированные базы данных разработаны для плотного взаимодействия с такими объектно-ориентированными языками программирования как Python, Java, C#, Visual Basic.NET, C++, Objective-C и Smalltalk; другие имеют свои собственные языки программирования. ООСУБД используют точно такую же модель, что и объектно-ориентированные языки программирования.

Объектно-ориентированные базы данных обычно рекомендованы для тех случаев, когда требуется высокопроизводительная обработка данных, имеющих сложную структуру.

В манифесте ООБД (Atkinson, 1989) предлагаются обязательные характеристики, которым должна отвечать любая ООБД. Их выбор основан на 2 критериях: система должна быть объектно-ориентированной и представлять собой БД.

СУБД характеристики:

· долговременное хранение;

· использование внешней памяти;

· параллелизм;

· восстановление;

· нерегламентированные запросы.

Объектно-ориентированные характеристики:

1. Поддержка сложных объектов. В системе должна быть предусмотрена возможность создания составных объектов за счет применения конструкторов составных объектов. Необходимо, чтобы конструкторы объектов были ортогональны, то есть любой конструктор можно было применять к любому объекту.

2. Поддержка индивидуальности объектов. Все объекты должны иметь уникальный идентификатор, который не зависит от значений их атрибутов.

3. Поддержка инкапсуляции. Корректная инкапсуляция достигается за счет того, что программисты обладают правом доступа только к спецификации интерфейса методов, а данные и реализация методов скрыты внутри объектов.

4. Поддержка типов и классов. Требуется, чтобы в ООБД поддерживалась хотя бы одна концепция различия между типами и классами. Термин «тип» более соответствует понятию абстрактного типа данных. В языках программирования переменная объявляется с указанием ее типа. Компилятор может использовать эту информацию для проверки выполняемых с переменной операций на совместимость с ее типом, что позволяет гарантировать корректность программного обеспечения. С другой стороны класс является неким шаблоном для создания объектов и предоставляет методы, которые могут применяться к этим объектам. Таким образом, понятие «класс» в большей степени относится ко времени исполнения, чем ко времени компиляции.

5. Поддержка наследования типов и классов от их предков. Подтип, или подкласс, должен наследовать атрибуты и методы от его супертипа, или суперкласса, соответственно.

6. Перегрузка в сочетании с полным связыванием. Методы должны применяться к объектам разных типов. Реализация метода должна зависеть от типа объектов, к которым данный метод применяется. Для обеспечения этой функциональности связывание имен методов в системе не должно выполняться до времени выполнения программы.

7. Вычислительная полнота. Язык манипулирования данными должен быть языком программирования общего назначения.

8. Набор типов данных должен быть расширяемым. Пользователь должен иметь средства создания новых типов данных на основе набора предопределенных системных типов. Более того, между способами использования системных и пользовательских типов данных не должно быть никаких различий.

Средства защиты информации в Lotus Notes

Notes использует концепцию ID-файлов, которая, в свою очередь, базируется на криптографии публичных ключей и сертификатов. ID-файлы пользователя или сервера могут содержать один или более сертификатов Notes.

При проверке прав пользователя, сначала проверяются права на доступ к данному серверу, потом — права на доступ к конкретной БД, и далее — права на работу с отдельной записью в этой БД.

Рисунок 1.1 — Схема безопасности Lotus Notes

Аутентификация в системе основывается на инфраструктуре открытых ключей — Public Key Infrastructure (PKI). PKI оперирует в работе сертификатами. Сертификат — это электронный документ, который содержит электронный ключ пользователя, информацию о пользователе, удостоверяющую подпись центра выдачи сертификатов (УЦ) и информацию о сроке действия сертификата.

Для того чтобы клиент мог работать с удостоверяющим центром, необходимо включить центр в список доверенных. После включения в этот список, любой сертификат, выданный доверенным центром, считается достоверным, а его владелец — достойным доверия.

Ключевая пара — это набор, состоящий из двух ключей: закрытого ключа (private key) и открытого ключа (public key). Эти ключи создаются вместе, являются комплементарными по отношению друг к другу. Открытый ключ хранится в общей адресной книге и доступен пользователям с сервера, а закрытый ключ хранится в идентификационном файле пользователя локально. То, что зашифровано с помощью открытого ключа, можно расшифровать, только имея закрытый ключ, и наоборот.

Авторизация в системе основывается на использовании списка контроля доступа — Access Control List (ACL).

Список контроля доступа определяет, кто может получать доступ к конкретному объекту, и какие именно операции разрешено или запрещено этому субъекту проводить над объектом. Каждая база в Lotus имеет свой ACL.

Так же в Lotus используется управление доступом на основе ролей — развитие политики избирательного управления доступом, при этом права доступа субъектов системы на объекты группируются с учетом специфики их применения, образуя роли.

Список доступа на исполнение (Execution Control List, ECL) дает возможность пользователям защитить свои данные от таких угроз как почтовые бомбы, вирусы, трояны и другого вредоносного кода. ECL предоставляет механизм управления тем, какие программы разрешено выполнять, и какой уровень допуска будет им предоставлен. Он настраивается на уровне отдельных пользователей, причем весьма детально. Например, пользователь может предусмотреть, что в документах, подписанных его коллегами (которым он доверяет), может содержаться исполняемый программный код. Этому коду разрешен доступ к документам и другим базам, но запрещен запуск внешних программ и доступ к файловой системе.

Шифрование применяется для почтовых сообщений, целиком баз данных, отдельных документов (записей в БД), отдельных полей и сетевого трафика между двумя серверами Lotus Domino, а также между сервером и клиентом Lotus Notes.

Все проверки производятся на сервере, поэтому взламывать клиента Notes бесполезно. Отношения между серверами строятся по той же схеме: каждый из серверов Notes рассматривает другого, как еще одного клиента.

Репликация

Реплика представляет собой дубликат базы данных с тем же кодом репликации, что и исходная база данных. Реплики, в отличие от копий баз данных, объединяет возможность обмениваться изменениями, происшедшими в документах, или появившимися / удаленными документами. Такое распределение позволяет пользователям обращаться к данным сервера Domino, который им более близок. Процесс поиска изменений и обмена ими именуется репликацией.

В Notes можно создавать локальные реплики любой используемой базы данных. Репликация позволяет обеспечить идентичность локальной реплики и базы данных на сервере, чтобы внесенные изменения отображались в обеих версиях базы данных. Благодаря простоте и надежности репликационного механизма возможна эффективная организация работы с ресурсами для больших сообществ территориально удалённых друг от друга пользователей.

Репликацию удобно использовать, находясь вне сети организации, поскольку работа в локальной реплике происходит намного быстрее, чем при внесении тех же изменений при удаленном подключении по телефонной линии. Репликация также позволяет пользователям, работающим в различных сетях и различных местах вызова, иметь общий доступ к последней версии сведений в базе данных. Можно создать расписания репликации для каждого места вызова Notes или выполнить его вручную.

При каждой репликации, например, почтовой базы данных локальная реплика получает в Notes новую почту и отправляет на сервер исходящую почту, а также все внесенные недавно изменения почтового файла, такие как документы в папках. В течение нескольких секунд локальный почтовый файл обновляется до текущего состояния почтовой базы данных на сервере.

1.7 Система автоматизации документооборота Office Media

Система предназначена для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов. OfficeMedia построена по модульному принципу, каждый ее модуль решает локальную задачу.

Возможности системы

Система решает следующие задачи:

· координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

· быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

· предоставление средств для деловой переписки;

· регистрация документов, циркулирующих в организации;

· возможность оперативной раздачи поручений;

· анализ и контроль исполнительской дисциплины;

· согласование, ознакомление, исполнение документов.

Учитывая широкие возможности системы в области управления бизнес процессами, назначение использования системы возможно в любом виде бизнеса или организации. В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели и сократить издержки.

Ключевые возможности, которые предоставляют системы OfficeMedia:

· регистрация документов, циркулирующих в организации;

· согласование, ознакомление, исполнение документов;

· постановка на контроль документов и резолюций руководства;

· возможность оперативной раздачи поручений;

· статистический анализ исполнительской дисциплины;

· ведение архива документов организации;

· подготовка и проведение заседаний;

· планирование и ведение проектов;

· поддержка менеджеров по работе с клиентами;

· предоставление средств для деловой переписки (рассылка сообщений, удобный доступ к информации об отправке писем, т.д.);

· координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

· работа с телефонными звонками;

· оперативный доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними.

Система OfficeMedia является не просто готовым продуктом, но и своего рода учебным конструктором, на базе которого можно создавать собственные системы.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

· «Делопроизводство»;

· «Внешние контакты»;

· «Управление и планирование»;

· «Учет материальных ценностей».

Комплект «Делопроизводство»

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов — это лишь неполный перечень функций, выполняемых при помощи комплекта «Делопроизводство».

Комплект предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с внутренними распорядительными документами или отправить на согласование свои проекты.

Комплект «Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

· «Регистрация документов» — предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т. п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления;

· «Библиотека документов» — служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.;

· «Согласование» — предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования;

· «Ознакомление» — предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления;

· «Обращения граждан» — предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

· «Организационно-распорядительные документы» — предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

Комплект «Внешние контакты»

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т. д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

· информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;

· фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;

· планировать мероприятия и встречи;

· заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

· фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

· «Внешние контакты» — предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т. п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений;

· «Проекты» — предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации;

· «Рассылка» — позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т. д.;

· «Секретарь» — позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

Комплект «Управление и планирование»

Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля поручений и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

· подробно отслеживать все стадии работ по договорам;

· работать с поручениями;

· автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.

Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:

· «Поручения» — предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам;

· «HelpDesk» — предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы;

· «Договоры» — подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.

Комплект «Учет материальных ценностей»

Комплект решает следующие задачи:

· учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;

· автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;

· автоматизация процесса приема — передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т. д.;

· контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Комплект состоит из следующих баз данных:

· «Справочник УМЦ»;

· «Архив УМЦ»;

· «Учет оборудования».

1.8 Выявление недостатков электронного документооборота в ТГТУ

В ТГТУ система электронного документооборота основана на платформе автоматизации совместной деятельности рабочих групп IBM Lotus Notes/Domino

Конечным приложением автоматизации документооборота в ТГТУ является система OfficeMedia компании Intertrust.

При обзоре системы электронного документооборота ТГТУ стоит отметить, что некоторые отделы используют другие программные средства хранения данных.

Данная ситуация имеет следующие недостатки:

· разнородность баз данных и программных средств для работы с ними;

· проблемы синхронизации, поддержания актуальности и сохранности информации в разнородных системах;

· дополнительное затраты на обслуживание и поддержание безопасности разнородных систем;

· нарушение концепции единого электронного документооборота.

Для дальнейшего развития и совершенствования электронного документооборота ТГТУ целесообразно по возможности сводить все к одной универсальной системе.

Отдел кадров ТГТУ не использует основную систему электронного документооборота на основе Lotus Notes/Domino и OfficeMedia. Еще до создания единой СЭД ТГТУ документы отдела кадров велись при помощи системы ПАРУС 4.

В настоящее время эта система ПАРУС 4 не удовлетворяет запросам пользователей по следующим причинам:

· не поддерживается производителем и является морально устаревшей;

· не имеет средств взаимодействия с остальным электронным документооборотом;

· является локальной, что затрудняет быстрое получение актуальных данных другими отделами университета;

· имеет примитивный и мало функциональный DOS интерфейс.

В итоге очевидна необходимость обновления информационной системы ведения кадров.

Существуют несколько различных вариантов обновления, таких как приобретение более новой версии ПАРУС или современных систем от других производителей. Но подобные варианты не решают проблем разнородности электронного документооборота в ТГТУ, а так же требуют не малых финансовых затрат на приобретения и внедрения программных продуктов.

Значительно лучшим решением является построение информационной системы отдела кадров на основе платформы Lotus Notes/Domino и объединение ее с основной системой электронного документооборота ТГТУ.

1.9 Постановка задачи на дипломный проект

В общем смысле задачей дипломного проекта является перевод информационной системы отдела кадров ТГТУ с ПАРУС 4 на платформу Lotus Notes/Domino

Для этого необходимо решить следующие задачи:

· создать базу данных на платформе Lotus отвечающую требованиям пользователей отдела кадров;

· обеспечить отдел кадров возможностью доступа к СЭД на основе Lotus;

· создать программу конвертации имеющихся данных из базы ПАРУС в базу на основе Lotus.

В пакете OfficeMedia имеется база данных для работы с кадрами, но она содержит только самые базовые функции, и не отвечает необходимым требованиям. Тем не менее, базу данных пакета OfficeMedia можно использовать как образец для основы проектируемой БД.

Для решения поставленных задач следует последовательно выполнить следующие этапы

· анализ предметной области;

· составление плана разработки;

· написание программного продукта;

· анализ существующей системы хранения информации и основных требований, предъявляемых к новой системе;

· выбор алгоритма переноса существующей информации;

· написание программы переноса имеющихся данных.

Результатом дипломной работы должен стать полный перевод отдела кадров ТГТУ на новую БД в системе электронного документооборота на основе Lotus.

2. Специальный раздел

2.1 Описание предметной области

Перед проектированием базы данных важно изучить предметную область и определить основные требования к продукту. Далее на основе этой информации необходимо выделить более конкретные параметры базы. Т. к разрабатываемая БД является объектно-ориентированной, необходимо сформировать список объектов, хранящихся в базе, и описание необходимого прикладного функционала.

Отдел кадров предъявляет определенные требования к возможностям базы данных. Они определяют список документов, которые необходимо хранить в базе.

Описание объектов

Каждый из объектов обладает множеством сложных атрибутов и свойств, поэтому пока дается их общее описание.

Личная карточка сотрудника

Личная карточка (форма T-2) — основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в организацию по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка Т-2 закрывается, но продолжает храниться в организации. Личная карточка состоит из одиннадцати разделов.

Запись о назначении

Второй по значимости документ. Заполняется при приеме сотрудника на работу, после создания личной карточки. Содержит различную информацию о должности сотрудника и о подразделении, в которое он назначен.

У одного сотрудника может быть несколько назначений, но только одно назначение типа «Основной работник». При смене должности сотрудника текущее назначение помечается закрытым, и заводится новый документ. При увольнении сотрудника закрывается и продолжает храниться.

Договор

Договор создается после заполнения записи о назначении. Одна запись может иметь несколько договоров, но только один является актуальным. В договоре указывается даты его заключения и окончания и тип договора. Пока действует договор, действует и назначение. После окончания срока договора должен быть оформлен новый, иначе назначение будет недействительным.

Договор о почасовой нагрузке

В договоре о почасовой нагрузке храниться информация о должности работника, подразделении, количестве часов и т. д. Почасовой договор может создаваться при имеющейся личной карточке сотрудника. Почасовой договор заключается на один учебный год. У каждого сотрудника может быть несколько почасовых договоров.

Запись о трудовом периоде

Запись о трудовом периоде может создаваться при наличии личной карточки сотрудника. Она содержит информацию о месте и должности предыдущей работы сотрудника, а так же о датах начала и окончания трудового периода. У каждого работника может быть несколько записей о трудовом периоде, но текущий трудовой период может быть только один.

Больничный лист

Больничный лист это многофункциональный документ, необходимый для освобождения от работы в случае временной нетрудоспособности и начисления пособия по временной нетрудоспособности.

Больничный лист может быть создан при наличии личной карточки сотрудника. В нем хранится дата его предоставления и общий стаж на эту дату. У каждого сотрудника может быть множество больничных листов.

Запись об отпуске

Запись об отпуске содержит информацию о типе отпуска, дате его начала и продолжительности. Она может быть создана при наличии личной карточки. У каждого сотрудника может быть несколько записей об отпусках.

Связи между объектами

В основе базы лежит понятие личной карточки сотрудника, к ней привязаны остальные документы, с нее начинается оформление нового сотрудника и поиск уже имеющихся документов.

Основываясь на описании объектов, приведенном в предыдущем пункте, можно составить схему связей между объектами.

Рисунок 2.1 — Связи между объектами Помимо схемы необходимо отметить, что в группах объектов Почасовой договор, Трудовой период, Назначение и Договор может быть только по одному главному документу.

Все документы жестко привязаны к личной карточке и не могут существовать отдельно. Если личная карточка удаляется, то должны быть удалены и все связанные документы. Если сотрудник увольняется, то личная карточка и все связанные документы специально помечаются.

Личная карточка, тем не менее, может существовать без связанных с ней документов, в данной ситуации человек уже зарегистрирован в базе, но еще не закончено его оформление на должность.

Описание функций

Кроме хранения данных, база на платформе Lotus так же может обладать определенным функционалом.

Во-первых, в каждом объекте могут содержаться подпрограммы, обрабатывающие действия с ним. Многие поля объектов требуют дополнительных проверок, к примеру, выбор отделов осуществляется из строго заданного списка. Так же требуется автоматическое заполнение некоторых полей, основываясь на других данных документа. В договоре о почасовой нагрузке требуется вычисление доли ставки по сложной формуле, основываясь на количестве указанных часов.

Во-вторых, требуется автоматическое построение определенных выборок документов по основным критериям. Заранее спроектированный функционал по выборке документов является основным способом доступа к документам базы. Так же должны реализоваться меню просмотра уволенных сотрудников и удаленных документов.

В-третьих, необходим дополнительный функционал для создания отчетов по имеющимся документам. В отличие от предыдущего пункта это не просто выборка документов, а вычисление определенной информации, основываясь на совокупности имеющихся в базе документов. К тому же отчеты формируются в зависимости от входных параметров. Для универсальности работы результаты отчетов должны выводиться и храниться в виде электронных таблиц Excel.

Так же база содержит в себе механизмы разграничения доступа, архивации и шифрования, но этот функционал реализуется платформой Lotus и требует только настройки.

2.2 Описание особенностей среды разработки

Разработка базы данных будет вестись с помощью интегрированной среды разработки Lotus Domino Designer. Работа в Domino Designer обладает множеством особенностей.

При разработке в среде могут использоваться следующие средства:

· среда визуальной разработки, позволяет формировать объекты графического интерфейса пользователя;

· средства интеграции;

· различные языки программирования.

Эти средства взаимосвязаны и взаимодополняемы. Код пишется для каждого объекта в отдельности, на разных языках программирования и рассредоточен по всей базе. В связи с этим необходимо более подробно описать особенности среды разработки. К тому же разработка баз ведется с помощью системы шаблонов, которая так же требует описания.

Основные типы объектов в Domino Designer

База данных на платформе Lotus состоит из объектов, которые можно поделить на несколько основных типов. В зависимости от типа, объект имеет различные свойства и стандартные функциональные возможности. Тип объекта определяется в зависимости от его назначения.