Деятельность Управления по делам архивов Правительства Саратовской области

Введение

Я проходил ознакомительную практику в течение двух недель, в двух организациях по неделе в каждой. Первая организация это Управление по делам архивов Правительства Саратовской области. Вторым местом прохождения ознакомительной практики являлась приемная комиссия поволжской академии государственной службы им. П. А. Столыпина. Ежедневно с 9:00 до 16:00 являлся на место прохождения практики для ознакомления, различного вида работы и выполнения поручений руководителя практики.

Цели и задачи практики Целями прохождения практики в Управлении по делам архивов Правительства Саратовской области являлись: ознакомление со структурой организаций отвечающих за сохранность различного рода документов, фиксирующих процессы, затраты, различного рода обязательства между людьми закрепленные в соответствующих договорах, документах, отчетах и балансах. Так же это было ознакомление со структурой организации, с её методами работы, знакомство с персоналом. Обучение приемам работы с картотеками, базами данных, видами документов и способами их сортировки.

Второе место практики: Приемная комиссия Поволжской академии государственной службы им. П. А. Столыпина. Там целями прохождения практики являлись получение навыков работы с людьми, офисной техникой, информационное обеспечение людей то есть обеспечение их необходимой информацией. Также помощь сотрудникам в обеспечении канцелярскими принадлежностями.

Краткая характеристика организации: ее история, организационная структура, цели, задачи и функции, выполняемые подразделениями Управление по делам архивов Правительства Саратовской области имеет много филиалов и достаточно богатую историю восходящую ещё ко временам ГУАКа (Губернских ученых архивных комиссий).

Губернские ученые архивные комиссии (ГУАК) — общественные организации дореволюционной России, в задачи которых входили комплексное изучение и охрана историко-культурного наследия прошлого. Они сумели осуществить широкие научные исследования и выполнить значительную по объему просветительскую работу. Комиссии собрали и сберегли для нас огромное количество исторических источников, издали немало научных и научно-популярных трудов, создали архивы, библиотеки, музеи, и тем самым, заложили прочный фундамент в развитие современного научного краеведения. Более чем 30-летний период деятельности этих учреждений (1884−1918) является свидетельством высокого творческого потенциала русской провинции.

Саратовская ученая архивная комиссия (СУАК) замечательна тем, что она относилась к числу первых комиссий России, деятельность которых была наиболее продолжительной по времени. Она существовала на протяжении 35 лет, и трудилась очень плодотворно.

СУАК — выдающееся явление в культурной жизни Поволжья. Со дня ее основания ведут отсчет своей истории государственный архив Саратовской области и областной музей краеведения. Книги и рукописи, собранные комиссией, украсили фонды саратовской областной научной библиотеки и зональной научной библиотеки Саратовского государственного университета. Труды её членов основательно продвинули археологические и этнографические исследования в нашем крае, послужили развитию археографии и источниковедческого изучения письменных источников Нижнего Поволжья. Саратовская ученая архивная комиссия, а затем ее правопреемник ИСТАРХЭТ оказали весомую поддержку историческому факультету СГУ в начале его становления.

Потребность в создании ГУАК возникла задолго до их открытия, и главным образом, была связана с процессом бесконтрольного уничтожения ненужных для текущего делопроизводства документов в архивах губернских и уездных учреждений. Массовая гибель архивных материалов обеспокоила научную общественность, которая выступила в защиту сохранения комплекса исторических источников, как в столичных, так и в провинциальных городах, поставив вопрос о реорганизации архивного дела в стране. Выразителем взглядов этой части общественности стал Николай Васильевич Калачов (1819−1885) — известный российский археограф и источниковед.

Он выступил с идеей открытия Археологического института, который должен был заниматься подготовкой квалифицированных специалистов в области архивного дела. 15 января 1878 года состоялась открытие института. Однако для обеспечения архивистами учреждений в губерниях этого было недостаточно, и Н. В. Калачов решил привлечь к спасению памятников старины провинциальную интеллигенцию. Он справедливо полагал, что в ее среде можно найти немало любителей истории. Им был составлен проект положения о губернских ученых архивных комиссиях. Указом от 13 апреля 1884 года министру внутренних дел было разрешено открыть комиссии «в виде опыта» в четырех губернских городах — Твери, Тамбове, Рязани и Орле. В дальнейшем, «в случае необходимости и имеющихся средств», эти учреждения могли открываться и в других городах России.

В обязанности ученых архивных комиссий входило:

— просматривание дел, предназначенных к уничтожению местными учреждениями, и выделение из их числа документов, которые представляют интерес в научном отношении и подлежат передаче для хранения в архив;

— составление описей и указателей на документы и дела, систематизация их в таком порядке, чтобы они были доступны для изучения;

— разыскание, описание и изучение различных памятников старины.

12(24 по новому стилю) декабря 1886 года на квартире губернатора А. А. Зубова состоялось первое заседание Саратовской ученой архивной комиссии. Помимо губернатора на заседании присутствовали вице-губернатор А. А. Тилло, председатель окружного суда Н. И. Непорожнев, директор Мариинской женской гимназии А. И. Соколов, председатель съезда мировых судей Н. Н. Минх, саратовские землевладельцы А. И. Шахматов, М. В. Готовицкий и секретарь Саратовского статистического комитета Н. С. Соколов.

Сегодня Управление по делам архивов Правительства Саратовской области обладает очень богатым архивным фондом.

Архивный фонд РФ — это совокупность документов,

— отражающих материальную и духовную жизнь народов России,

— имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение,

— являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России.

Архивный фонд РФ необходимо разделять на государственную и негосударственную части.

Государственная часть — это архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Негосударственная часть — архивные фонды и архивные документы представляют собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и находящиеся:

— в собственности общественных объединений и организаций,

— с момента отделения церкви от государства, действующих на территории РФ,

— в частной собственности.

Государственные архивы создавались Правительством и, соответственно, сохраняли документы исходящие только от государства. Именно поэтому, негосударственные архивы представляют больший интерес для обсуждения.

Характеристика видов работ, выполнявшихся в ходе прохождения практики, анализ и особенности работы с документами архив картотека документация В Управлении по делам архивов Правительства Саратовской области я занимался сортировкой документации (сводных отчетов, годовых бухгалтерских балансов, трудовых договоров) по годам, по алфавиту. Занимались заменой старых папок, сверяя правильность расположения находящейся в них документации. Важным моментом в работе была упаковка документов:

Роль упаковки во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газои влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для изготовления упаковок документов применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в горизонтальном положении стопками по 5−6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фотодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изготовить, прочны водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время разработаны новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием.

После упаковки документы необходимо было нумеровать. Этим я занимался в последние дни практики в данной организации.

В приемной комиссии Поволжской академии государственной службы им П. А. Столыпина я занимался подготовкой информационного стенда, консультациями обращающихся абитуриентов и обеспечение их необходимой информацией, изучением нормативных документов. Изучением материалов необходимых для работы с абитуриентами, оформление документов и выполнял различные поручения руководителя по практике.

Заключение

Выявленные несовершенства в работе организации, расхождения с уже изученной теорией либо с положениями, закрепленными в нормативно-правовых документах организации и пути их устранения В работе организаций несовершенств, на мой взгляд, не было. Практика проходила в хорошем коллективе и оптимальных для работы условиях. За время практики я многому научился, что в дальнейшем я думаю, поможет мне в жизни. В современной жизни я считаю, каждому человеку необходимо знание о том, что он может обратиться не только к существующим законам и кодексам, но и к прошлым документам, которые могут явиться основными источниками ныне существующих. Документы с которыми работал я были следующими: годовые бухгалтерские балансы различных домов-интернатов находящихся на государственном обеспечении за 1994;19 следующими: годовые бухгалтерские балансы различных домов-интернатов находящихся на государственном обеспечении за 1994;1995 года, трудовые договоры сотрудников за 1996;1997 года и сводные отчеты различных организаций, занимающихся социальным обеспечением за 1994 год.