Протокольные аспекты внешнеторговых переговоров

На этапе подготовки к переговорам электронная почта как средство коммуникации — не всегда лучший выбор. Проще в этой ситуации было бы договориться устно, вместо того чтобы посылать друг другу массу сообщений.

То же самое касается так называемых пинг-понгсообщений. Часто на какую-либо тему ведется долгая переписка, которая, вероятно, может быть неправильно понята. Часто сообщения пишут слишком быстро, вместо того чтобы сразу решить все вопросы.

Многие прячутся за этим анонимным средством и, кажется, прямо-таки боятся прямого контакта с другими людьми. При этом самый простой вариант — позвонить по телефону и устранить все сомнения и недоразумения^[1]. Этикет электронной почты.

• • Электронные сообщения должны быть краткими, емкими и выражать суть дела. Всегда ли возможно выбрать верный тон? Достаточно сомнительно. Поэтому тем более важно следить за вежливыми формулировками. Если вы получили сообщение, которое кажется вам резким, не принимайте это близко к сердцу. Как правило, на самом деле все обстоит не так, как кажется.
• • Электронные сообщения служат для оперативного обмена информацией. Но углубления деловых отношений они не подразумевают. Для поддержки отношений целесообразнее общаться по телефону или проводить деловые обеды, на что вам придется потратить время.
• • Чтобы ограничить поток сообщений, откажитесь от ненужных спасибо-сообщений, а заранее сформулируйте их в своей почте.
• • Избегайте в ваших сообщениях риторических вопросов. Вопросы о самочувствии вашего партнера по переписке перезагружают сообщение. Ведь если он станет отвечать на заданный вопрос, то может так случиться, что вы получите подробный ответ, на который вы, в свою очередь, ради вежливости, должны будете отреагировать^[2].

Совещания, конференции

Многим деловым людям совещания кажутся пустой тратой времени. Подобное мнение может иметь несколько причин. Часто это недостатки в организационной работе, в распорядке дня, который предусматривает фиксированные сроки, в пунктуальности или соответствующей подготовке участников. Поэтому проведению эффективного мероприятия должна предшествовать квалифицированная организаторская работа^[3].

Подготовка:

• — согласовать время начала и продолжительность совещания;
• — составить список участников (приглашайте, пожалуйста, только тех сотрудников, которые в состоянии внести лепту в успешное проведение совещания);
• — подготовить зал совещаний, техническое оборудование и продукты;
• — составить график и повестку дня;
• — выслать участникам приглашения с документацией.

Проведение:

• — проверить список присутствующих;
• — придерживаться графика работы и при превышении лимита отсрочить рассмотрение некоторых тем;
• — избегать нарушения графика совещания, запланировать перерывы;
• — вести протокол с To-Do-списком (список задач).

Заключительная стадия подготовки:

• — составить протокол и получить одобрение руководителя совещания;
• — следить за выполнением задач To-Do-списка.

• [1] Квитшау А., Таберниг X. 100 важнейших правил бизнес-этикета. С. 128.
• [2] Каитшау А., Таберниг X. 100 важнейших правил бизнес-этикета. С. 151.
• [3] Там же. С. 143.