Инструментальные средства пользователя среде MS Office

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

на тему: Инструментальные средства пользователя среде MS Office

ВВЕДЕНИЕ

По своей популярности пакет офисных приложений Microsoft Office может сравниться, пожалуй, лишь с операционной системой Windows. Его активно используют школьники и студенты, бухгалтеры и топ-менеджеры, ИТспециалисты и писатели, руководители и офисные сотрудники. Сегодня почти невозможно представить себе компьютер, на котором не установлена хотя бы пара программ пакета Office. Такая популярность обусловлена множеством факторов, среди которых простота и надежность в использовании, широкая функциональность, удобный пользовательский интерфейс и универсальность. Даже малоопытный пользователь может практически сразу успешно работать с любым приложением Office. [2, C. 7]

Для раскрытия данной темы необходимо описать основные составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MSOutlook, MS Access.

Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение экономической задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется выполнить расчет отклонения фактических показателей от плановых в абсолютной и относительной форме, подвести итоги за месяц, представить результаты в графическом виде.

Для выполнения курсовой работы использовался следующий состав ТО и ПО: процессор — Intel® Pentium ® 4 CPU 2.80 GHz; ОЗУ- 2.50 Гб, жесткий диск — 160 Гб, принтер — HP Photosmart B109a-m, ОС Windows 7 Максимальная, Microsoft Office 2003: MS Word, MS Excel, MS Power Point, браузер Opera .

I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE

Офисный пакет (office suite) — набор взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов принадлежит корпорации Microsoft. Сегодня MS Office — основной офисный пакет, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный процессор». Microsoft Office совершенствуется уже более 10 лет. Первая версия пакета под номером 3.0 вышла еще в 1992 г. Дальнейшая история развития пакета выглядит следующим образом:

· 1993 г.- Office 4.0.

· 1994 г.- Office for NT 4.2

· 1994 г.- Office 4.3

· 1995 г.- Office 95

· 1997 г.- Office 97

· 1999 г.- Office 2000

· 2001 г.- Office XP

· 2007 г.- Office 2007. [1, C.215]

Благодаря таким качествам, как функциональная эластичность, адаптированность к требованиям конкретного пользователя, простота в работе, возможность тонкой настройки, пакет приложений Office 2007 завоевывает все больше и больше пользователей. Кстати, на рынке труда наиболее востребованы специалисты, свободно владеющие навыками работы с программами данного пакета, поэтому знакомство с ним — одно из важных условий успешной профессиональной деятельности.

1.1 СОСТАВ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MICROSOFT OFFICE

Основными приложения Microsoft Office являются:

1. Word — текстовый редактор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

2. Excel — табличный редактор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;

3. Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;

4. PowerPoint — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;

5. Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

6. FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;

7. Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

8. Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;

9. Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

Ш MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;

Ш MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул;

Ш MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;

Ш MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;

Ш MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;

Ш MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

Ш MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Самые распространенные в использовании из приложений Microsoft Office являются Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook.

1.2 ВАРИАНТЫ КОМПЛЕКТАЦИИ MICROSOFT OFFICE 2007

Пакет приложений Office 2007 имеет несколько различных вариантов комплектации. Каждый пользователь может выбрать наиболее подходящую, исключив из нее те программы, с которыми он работать, не планирует.

Рассмотрим возможные варианты:

ь Microsoft Office Basic — наиболее «скромный» вариант. Он включает в себя только три приложения: Word 2007(текстовый редактор), Excel 2007(табличный редактор) и Outlook 2007 (органайзер);

ь Microsoft Office Standart — этот вариант намного шире. Помимо приложений, входящих в состав Microsoft Office Basic, он включает в себя также PowerPoint 2007(средство подготовки и обработки презентаций);

ь Microsoft Office Home & Student — данный пакет отличается от Microsoft Office Standart тем, что вместо Outlook 2007 в нем присутствует приложение OneNote 2007;

ь Microsoft Office Business — этот пакет содержит Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007(средство разработки рекламных материалов) и Outlook 2007 с диспетчером контактов;

ь Microsoft Office Professional — данный вариант комплектации включает в себя Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Access 2007(программа для работы с базами данных) и Outlook 2007;

ь Microsoft Office Professional Plus, помимо программ пакета Microsoft Office Professional, содержит также приложения InfoPath 2007 и Communicator 2007; [2, C. 13−14]

1.3.ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТОВ MICROSOFT OFFICE

1.3.1 Microsoft Word 2007

Среди всех программ пакета Microsoft Office текстовый редактор Word — самый популярный продукт. Это объясняется широкими функциональными возможностями текстового редактора и вместе с тем — простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Задачи, решаемые с помощью текстового редактора Word 2007:

ь создание и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста;

ь оформление текстовых документов;

ь вставка в текст требуемых элементов (специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.);

ь работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста);

ь представление некоторых фрагментов текстового документа в виде таблицы;

ь автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативного их устранения;

ь вывод на печать готового текстового документа (при необходимости — предварительный просмотр документа перед его распечаткой); [2, C. 19−20]

Возможно, самым главным нововведением в Office Word 2007 является то же, что и в других приложениях продукта: новый внешний вид окна программы (рис.1).

Рис 1. Рабочее окно Word 2007

Основу среды Word 2007 составляют визуальные средства (команды в виде кнопок, полей для ввода информации или меню), расположенные на Ленте, для управления содержимым документа в процессе его создания и обработки. Среда Word 2007 разработана с учетом всех этапов процесса создания документа: ввода текста, редактирования, форматирования и так далее, что обеспечивает эффективную работу с приложением. [5]

Среди основных элементов интерфейса выделим следующие:

* кнопка «Office» — имеет круглую форму и расположена в левом верхнем углу окна;

* панель быстрого доступа — находится правее Кнопки «Office»;

* лента (рис.2) — размещена между Панелью быстрого доступа и рабочей областью интерфейса;

Рис 2. Лента Word 2007

* контекстное меню — чтобы его вызвать, нужно в рабочей области щелкнуть правой кнопкой мыши;

* рабочая область — основной и самый большой элемент интерфейса, где выполняется работа с текущим документом;

* строка состояния — находится внизу окна и включает в себя как информационные, так и практические функции. [2, C. 22]

Лента состоит из вкладок, которые содержат такие элементы управления пользовательским интерфейсом как группы и команды. Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них:

· Вкладка (Главная) содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца, стилями и правкой;

· Вкладка (Вставка) содержит инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, ссылок, заголовков, колонтитулов, текстовых объектов и символов в документ;

· Вкладка (Разметка страницы) содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице;

· Вкладка (Ссылки) содержит специальные элементы, используемые при создании больших документов, статей, научных работ и т. п.: оглавление, сноски, цитаты и библиографии, заголовки, предметный указатель и перечень правообладателей;

· Вкладка (Рассылки) — нововведение в интерфейсе Office Word 2007. Здесь можно найти все, что необходимо при создании, предварительном просмотре и реализации проекта слияния почты;

· Вкладка (Рецензирование) содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т. д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа;

· Вкладка (Вид) содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документами в нескольких окнах. [3, C. 64]

По умолчанию все документы в Word создаются на основе шаблона Обычный (Normal.dotm). В Word 2007 существуют два типа основных видов шаблонов:

· общие или глобальные шаблоны (global templates);

· шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.

Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Экспресс-стили — это наборы различных вариантов форматирования, которые отображаются в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. Стили в Word 2007 можно:

· переименовать, т. е. изменить имя существующего стиля;

· применять, т. е. применять другие стили к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей);

· изменять существующие стили;

· создавать новые.

Для создания документа можно использовать следующие типы шаблонов:

· Пустые и последние;

· Установленные шаблоны;

· Мои шаблоны;

· Из существующего документа;

· Microsoft Office Online (шаблоны из Интернет).

Для создания документа на основе шаблона необходимо щелкнуть мышью на кнопке «Office» и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога, в котором надо выбрать требуемый шаблон и щелкнуть на кнопке Создать. В Word 2007 можно создать пользовательские шаблоны, которые отображаются в окне диалога «Создать» на вкладке «Мои шаблоны». [5]

Содержимое контекстного меню Word 2007, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши, определяется текущим режимом работы. В частности, при работе с текстом оно содержит одни команды, с графическими объектами — совсем другие, с диаграммами — третьи и т. д. Первые три команды — Вырезать, Копировать и Вставить — необходимы для работы с текстовыми фрагментами (блоками). С помощью команд Шрифт и Абзац переходят в режим настройки соответственно шрифта и текущего абзаца (выделенного фрагмента текста), а команд подменю Маркеры и Нумерация — создают соответственно маркированные и нумерованные списки. Команду Стили используют для просмотра и изменения стилей, применяемых для оформления текста. Команда Поиск включает режим поиска информации.

Работая в программах офиса, будь то Word или Excel — пользователи постоянно используют горячие клавиши (Hot-Keys). Горячие кнопки позволяют получить доступ к основным функциями офиса, в буквальном смысле «без отрыва» от клавиатуры. Для начала рассмотрим основные горячие клавиши, которые значительно упрощают работу во многих приложениях MS Office:

Во-первых, огромное количество времени можно сэкономить, если не забывать сохранять свои документы. Сохранение по кнопке мышкой — пользователь может забыть это сделать. Поэтому можно сохраняться по Ctrl+S. Это быстро, доступно и всегда под рукой.

Далее — абсолютно необходимо использовать быстрый доступ к буферу обмена. То есть вместо кнопок контекстного меню «копировать» и «вставить» нужно использовать Ctrl+C и Ctrl+V соответственно.

Форматирование. Необходимо выделить текст, нажать пару кнопок, и он уже выделен жирным, подчеркнут или стал курсивом. Подчеркивание Ctrl+U, выделение жирным шрифтом Ctrl+B, курсив Ctrl+I. Далее — вспомогательные горячие кнопки:

Создать новый документ Ctrl+N;

Форматирование текста Ctrl+D;

Поиск Ctrl+F;

Поиск и замена Ctrl+G;

Открыть файл Ctrl+O;

Вывод документа на печать Ctrl+P;

Закрыть документ Ctrl+W;

Центрирование по левому краю, по центру, по правому краю +l +e +r соответственно;

Выделение всего текста Ctrl+A. Эти и другие сочетания клавиш можно найти в главном меню любой из программ офиса (кнопка «Office"—параметры Word—Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш), а также в справке.

1.3.2 Microsoft Excel 2007

Табличный редактор Excel по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. Excel 2007 позволяет формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных и др.

Функциональные возможности Excel 2007:

ь создание, редактирование и оформление разнообразных табличных документов;

ь выполнение расчетов на основании исходных данных с применением специально предназначенного инструментария;

ь ввод и обработка табличных данных с помощью встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.;

ь анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, их структуризация и консолидация, использование сводных таблиц и отчетов и др.);

ь вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.);

ь доступ к данным других программ (например, Word, PowerPoint, Access и др.);

ь выполнение стандартных функций Microsoft Office — печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др; [2, C. 50−51]

Особенности пользовательского интерфейса и инструментария

Принципиально структура интерфейса Excel 2007 мало отличается от Word 2007. Окно приложения Microsoft Excel 2003 состоит из основных областей:

1. кнопки Office;

2. панели быстрого запуска;

3. ленты (рис. 3);

Рис 3. Лента Excel 2007

4. строки формул;

5. рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами);

6. строки состояния [5]

Меню Кнопки «Office» включает в себя почти те же команды, что и Кнопка «Office» в Word 2007, которые предназначены для создания нового документа, открытия существующего, сохранения изменений в документе либо сохранения его под другим именем, печати документа и др.

Рассмотрим командные вкладки, присутствующие в Office Excel 2007:

· Вкладка (Главная) содержит команды, необходимые для работы с буфером обмена, выбора и изменения шрифтов, управления выравниванием содержимого ячеек, выбора численных форматов, а также правки, сортировки и поиска;

· Вкладка (Вставка) содержит команды для добавления в рабочие листы объектов, например, таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок и различных текстовых элементов, например, названий столбцов или строк;

· Вкладка (Разметка страницы) содержит все необходимое для настройки рабочего листа, включая выбор тем, параметров структуры страницы, управление размером отдельных объектов, выбор параметров рабочего листа и опции упорядочивания элементов листа;

· Вкладка (Формулы) содержит Мастер функций, библиотеку функций, команды, необходимые для создания и обработки именованных ячеек, команды аудита формул и параметры вычисления;

· Вкладка (Данные) содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки и консолидации данных, а также группирования и разгруппирования ячеек;

· Вкладка (Рецензирование) содержит все необходимое для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа;

· Вкладка (Вид) содержит команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т. д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа. [3, C. 86]

Контекстное меню Excel 2007 в общем случае включает в себя следующие команды: Вырезать, Копировать, Вставить <�из буфера обмена>, Вставить <�объект>, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка. Команда Вставить <�объект> предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. Команда Удалить работает с точностью до наоборот — в окне Удаление ячеек необходимо указать, какой элемент следует удалить. Командой Очистить содержимое можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек. С помощью команды Формат ячеек переходят в режим форматирования ячеек, где можно настроить шрифт ячейки, задать выравнивание в ней текста, а также множество иных параметров.

Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют именно в рабочей области. Одним из главных структурных элементов рабочей области (Рис 4) является ячейка (Рис 5).

Рис 4. Рабочее окно Excel 2007

Рис 5. Ячейка с координатами С4

В данном случае ячейка — это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон. Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области.

Рабочая книга Excel 2007 — это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel 2007. По умолчанию в состав каждой книги Excel 2007 включено три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3.

Рис 6. Строка формул

Строкой формул (рис 6) называется специальная строка, расположенная над заголовками столбцов и предназначенная для ввода и редактирования формул и иной информации. Она состоит из двух основных частей: адресной строки, которая расположена слева, и строки ввода и отображения информации. Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: вначале ввести в ячейку знак =, затем — число, после этого — арифметический знак (плюс, минус, умножить либо разделить) и т. д., по мере необходимости. Чтобы завершить процесс ввода формулы необходимо нажать клавишу Enter, — в ячейке будет результат ее вычисления. Если выделить эту ячейку, то в строке формул отобразится введенная формула.

Функция (рис. 7) — это изначально созданная и заложенная в программу формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке. В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо неск. аргументов). [2, C. 52−66]

Рис 7. Мастер функций

Быстрый доступ к новым шаблонам

При создании нового рабочего листа в Office Excel 2007 посредством команды Создать в меню Файл открывается окно Создание книги, содержащая перечень категорий шаблонов, из которых можно выбрать нужное. Пользователю необходимо щелкнуть на категории шаблонов, с которой он хочет ознакомиться (например, Business), и если категория содержит вложенные категории, выбрать одну из них (например, Аccounting). Office Excel 2007 подключится в Microsoft Office Online и отобразит набор шаблонов, доступных в этой категории. Выбранный шаблон отобразится на панели предварительного просмотра в правой части окна. Если это нужный шаблон, необходимо нажать Загрузить, чтобы загрузить его на компьютер. 3, C. 90]

1.3.3 Microsoft Access 2007

Одним из самых мощных современных программных средств, предназначенных для работы с базами данных, является приложение Microsoft Access 2007, входящее в состав пакета Microsoft Office 2007. Office Аccess 2007 можно использовать для создания простых или очень сложных приложений баз данных, и в новой версии программы появились превосходные функции, помогающие в обоих случаях.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), строка заголовка и кнопки изменения размеров окна. [5]

Ниже расположена Лента (Рис 8), которая состоит из вкладок:

Рис. 8. Лента Microsoft Access 2007

ь Главная содержит наборы команд, предназначенных для смены представлений, а также для добавления, форматирования, фильтрации и поиска записей в базе данных;

ь Создание содержит инструменты, необходимые для разработки и добавления таблиц, а также списков, форм, отчетов, запросов и макросов;

ь Внешние данные содержит инструменты для импорта и экспорта информации в Office Аccess 2007, Office Excel 2007, текстовые файлы, файлы XML и др.;

ь Работа с базами данных содержит более сложные инструменты для работы с макросами, отображения отношений и зависимостей, а также анализа, управления и синхронизации информации. [3, C. 175]

Базу данных в Access 2007 можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Шаблоны не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными. При запуске Прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007». При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый шаблон на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» в Категории шаблонов или шаблоны из Интернета. При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные шаблоны, справа в окне приложения появится описание БД, текстовое поле в котором указано имя файла: Факультет. accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы). Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме Новая база данных в Разделе пустая база данных, справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1. accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла и имя каталога, в котором будет сохранен файл. Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т. д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра. [5]

1.3.4 Microsoft Outlook Express 2007

Microsoft Outlook — один из самых популярных органайзеров и почтовых клиентов. Это во многом обусловлено не только его широкими функциональными возможностями и наличием авторитетного разработчика (компания Microsoft), но и тем, что эта программа является бесплатной.

В Office Outlook 2007 не используется новый интерфейс, общий для Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 и Microsoft Office Access 2007. На первый взгляд, Office Outlook 2007 выглядит аналогично Office Outlook 2003: те же меню Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка, та же навигационная панель слева (рис.. Однако при более детальном рассмотрении выясняется, что в программе появился ряд новых возможностей, в частности, поле Поиск вверху столбца Входящие, Почтовые папки, а также новая панель Список дел вдоль правой стороны окна. [ 3, C. 194−195]

Рис. 9

Функциональные возможности

Программа Microsoft Outlook 2007 обладает широкими функциональными возможностями, которые кратко можно сформулировать следующим образом:

* выполнение функций персонального органайзера;

* работа с электронной почтой;

* систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий;

* ведение адресной книги с возможностью группировки контактов в тематические группы и отражения всей необходимой информации по каждому контакту;

* возможность автоматического напоминания о предстоящих делах и мероприятиях;

* ведение любых необходимых заметок. 2, C.90−91]

В верхней части окна находится главное меню программы, включающее в себя следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка. Под главным меню находится панель инструментов Стандартная; кроме нее в программе предусмотрено использование еще двух инструментальных панелей: Веб-узел и Дополнительно. В левой части интерфейса отображается область переходов. Ее удобно использовать для перехода в разные режимы работы приложения.

Центральную часть интерфейса занимает рабочая область программы, содержимое которой зависит от выбранного режима работы. Внизу окна программы находится Строка состояния.

Окно Outlook разделено на две области. В левой области отображается структура системных папок, в правой — содержимое той папки, на которой расположен курсор. [2, C. 91]

Outlook включает в себя следующие основные средства управления электронной почтовой и коммуникабельными возможностями:

· Почта. Помогает обмениваться сообщения. Перед открытием сообщений есть возможность просмотреть их, отметить, если они требуют дополнительного внимания (цветом, флажком);

· Календарь. Контролирует личное расписание и планирует встречи. С помощью него можно быстро найти запланированное событие и отобразить его на экране;

· Контакты. Папка для хранения сведений личных контактов (имя, адрес, телефон, и др.);

· Задачи. Папка, содержащая список личных и служебных дел. С назначением для них приоритетов. [4, C.98].

Папки почтового клиента:

· Входящие — сообщения, полученные по почте с других компьютеров или от уделенного почтового сервера;

· Исходящие — сообщения, предназначенные для отправки. Данные в эту папку попадают из окна создания нового сообщения в результате выполнения команды «отправить»;

· Отправленные — копии отправленных сообщений;

· Удаленные — сообщения, удаленные из всех папок;

· Черновики — сообщения, находящиеся в стадии подготовки.

1.3.5 Microsoft PowerPoint 2007

В MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффектный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

Программа Microsoft PowerPoint — наиболее распространенное средство создания электронных презентаций. Вверху окна, как и в большинстве других приложений пакета Microsoft Office 2007, находится лента с вкладками (рис.9) (лента PowerPoint 2007), с помощью которой осуществляется доступ к функциям и режимам работы.

Рис. 10. Лента Microsoft PowerPoint 2007

Команды и подменю, содержащиеся в предыдущих версиях в меню Файл (Создать, Открыть, Сохранить и др.), в Word 2007 включены в меню Кнопки «Office», которая находится слева вверху окна программы.

Над лентой расположена Панель быстрого доступа, а слева от нее — Кнопка «Office». В левой части интерфейса расположена область, состоящая из вкладок Слайды и Структура (рис. 11).

Рис. 11. Рабочее окно MS PowerPoint

Командные вкладки пользовательского интерфейса соответствуют обычным этапам работы над презентацией:

ь Вкладка (Главная) содержит команды, которые чаще всего используются при создании и работе со слайдами, например, команды для добавления и удаления слайдов, выбора структуры слайдов, выбора шрифтов и параметров абзаца.

ь Вкладка (Вставка) позволяет добавлять в слайды ряд элементов — таблиц, изображений, диаграмм, графиков, фигур Office, ссылок, текстовых объектов и роликов.

ь Вкладка (Дизайн) содержит все необходимое для настройки внешнего вида презентации. Команды на этой вкладке предназначены для выбора ориентации страницы, темы презентации, оформления фона слайда и упорядочивания объектов слайда.

ь Вкладка (Анимация) содержит инструменты для добавления анимационных объектов и звуков, эффектов перехода и выбора временных интервалов.

ь Вкладка (Показ слайдов) содержит команды для настройки, репетиции и показа слайдшоу.

ь Вкладка (Рецензирование) содержит инструменты для проверки орфографии, а также средства перевода и исследования. Кроме того, здесь вы найдете команды для добавления, просмотра и обработки комментариев в документе.

ь Вкладка (Вид) содержит набор различных опций представления презентации. С их помощью можно выбирать традиционные представления PowerPoint, применять сетку и линейку, настраивать цвета и оттенки серого, а также работать с окнами презентации. [3, C. 106−107]

Расширение файла Презентация PowerPoint 2007 «.pptx» .

На вкладке Слайды содержится перечень всех имеющихся слайдов, причем каждый слайд показан в том виде, в каком он будет представлен на экране. На вкладке Структура отражена структура презентации в виде нумерованного списка слайдов с их заголовками.

Слайд — отдельный кадр презентации, который обычно включает заголовок, текст, графику, диаграммы и т. д. Презентация позволяет сохранить последовательность изложения. Существует возможность использовать мультимедийные эффекты. Слайды могут содержать элементы анимации, аудиои видеофрагменты. 1, C. 406]

Каждый слайд презентации Microsoft PowerPoint обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

· размер слайда;

· разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

· шаблон оформления (дизайн слайда);

· эффект перехода от слайда к слайду. 5]

Анимация — добавление к тексту или объекту специального эффекта. Например, можно создать элементы текстового списка, влетающие на страницу слева по одному слову, или добавить звук аплодисментов при открытии рисунка.

В центральной части интерфейса расположена рабочая область, в которой формируют слайды, а также редактируют созданные ранее. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в рабочей области окна программы, то можно вызвать контекстное меню, команды которого дублируют некоторые команды главного меню, а также кнопки инструментальных панелей. Презентации можно создавать как вручную, так и на основе шаблонов, заложенных разработчиками в программу.

В программе Microsoft PowerPoint реализованы широкие функциональные возможности, чтобы быстро и красиво оформить презентацию. В частности, с помощью соответствующих инструментов, расположенных на ленте PowerPoint 2007, можно перейти в режим настройки параметров шрифта, изменения цвета фона, выбора и настройки темы оформления и т. д.

В Microsoft PowerPoint 2007 в окне Создание презентации можно создать новую презентацию несколькими способами:

1. На основе Шаблонов:

· Пустые (для создания новой презентацию с нуля) и последние использовавшиеся шаблоны;

· Установленные шаблоны;

· Установленные темы

· Мои шаблоны;

· Из существующего документа.

2. На основе Microsoft Office Online:

· Готовые презентации;

· Шаблоны оформления и слайды;

· Диаграммы, календари и т. д. [5]

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций — во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. С помощью программного пакета Microsoft Office можно достичь всего вышеперечисленного, в частности несколько из его программ, которые наиболее чаще используются.

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАДАЧИ

Предприятие ООО «Красный Октябрь» осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Для повышения эффективности функционирования предприятия ежемесячно производится анализ плановых и фактических показателей выпуска продукции. Данные плановых и фактических показателей выпуска продукции приведены на рис. 1, 2, 3, 4.

1) Построить таблицы по приведенным ниже данным.

2) Выполнить расчет отклонения фактических показателей от плановых в абсолютной и относительной форме, подвести итоги за месяц.

3) Результаты вычислений представить в виде консолидированной таблицы, содержащей данные о выпущенной продукции.

4) Сформировать и заполнить форму сводной ведомости по учету выпущенной продукции за квартал (рис. 5)

5) Результаты плановых и фактических показателей выпуска продукции за квартал по каждой бригаде представить в графическом виде.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

2.2 ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

excel office табличный процессор

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу с именем «ООО Красный Октябрь».

3. Лист 1 переименовать в лист с названием «Ведомость за январь».

4. На листе «Ведомость за январь» разработать таблицу «Ведомость учёта выпущенной продукции за январь 2006 г.» (рис. 1).

5. Лист 2 переименовать в лист с названием «Ведомость за февраль».

6. На листе «Ведомость за февраль» разработать таблицу «Ведомость учёта выпущенной продукции за февраль 2006 г.» (рис 2).

7. Лист 3 переименовать в лист с названием «Ведомость за март».

8. На листе «Ведомость за март» разработать таблицу «Ведомость учёта выпущенной продукции за март 2006 г.» (рис 3).

9. Лист 4 переименовать в лист с названием «Плановые показатели».

10. На рабочем листе «Плановые показатели выпуска продукции» создать таблицу с данными о плановых показателях выпуска продукции трёх бригад за три месяца.

11.Заполнить таблицу «Плановые показатели выпуска продукции» исходными данными (рис. 4).

12. Заполнить графу «По плану» таблицы «Ведомость учёта выпущенной продукции за январь 2006 г.» на листе «Ведомость за январь» следующим образом:

Занесем в ячейку С5 формулу: =ПлановыеПоказатели!С9.

13. Размножить введенную в ячейку С5 формулу для остальных ячеек (с С6 по С7) данной графы.

14. В ячейку С8 введём формулу: =СУММ (C5:C7).

15. В ячейку D8 таблицы «Ведомость учёта выпущенной продукции за январь 2006 г.» находящейся на листе «Ведомость за январь» ввести формулу: ==СУММ (D5:D7).

16. Заполнить графу «Абсолютное отклонение от плановых показателей» таблицы «Ведомость учёта выпущенной продукции за январь 2006 г.» на листе «Ведомость за январь» следующим образом:

Занести в ячейку E5 формулу: =D5-C5,

17. размножить введенную в ячейку E5 формулу для остальных ячеек (с E6 по E7) данной графы.

18. Занести в ячейку F5 формулу: =D5/C5,

19. размножить введенную в ячейку F5формулу для остальных ячеек (с F56 по F7) данной графы.

В результате получим следующее:

Рис. 6

20. относительно таблиц: «Ведомость учёта выпущенной продукции за февраль 2006 г.» и «Ведомость учёта выпущенной продукции за март 2006 г.» повторим действия (с пункта 12 по 19).

21. В результате Ведомость учёта выпущенной продукции за февраль 2006 г." имеет следующий вид:

Рис. 7

22. Ведомость учёта выпущенной продукции за март 2006 г. имеет следующий вид:

Рис. 8

23. представим результаты вычислений в виде консолидированной таблицы, содержащей сводные данные о выпущенной продукции.

Рис. 9

24. Сформируем и заполним форму сводной ведомости по учёту выпущенной продукции за квартал.

Рис. 10

25. Полученные результаты представим в графическом виде.

Рис. 11

2.3 АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

1) Бригада 1 недовыполнила план на 10, план был выполнен на 98%.

2) Бригада 2 недовыполнила план на 32, план был выполнен на 93%.

3) Бригада 3 перевыполнила план на 5, план был выполнен на 100,8%.

4) Средний процент выполнения плана по бригадам составил 97,26%

Данные показатели свидетельствуют о незначительной неэффективности работы 1-й бригады, не требуют принятия для неё мер по повышению эффективности производства в данный период, но требуют привлечь внимание к результатам её работы в следующем отчётном периоде.

Неэффективность работы второй бригады требует проведения с ней работы по оптимизации её распорядка и трудового графика, контроля результатов в следующем отчётном периоде.

Третья бригада работает эффективно, нецелесообразно вмешиваться в её существующую структуру до падения её показателей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Информатика в экономике: Учеб. пособие / Под ред. Проф. Б. Е. Одинцова, проф. А. Н. Романова.- М.: Вузовский учебник, 2008.-478 с.;

2. Office 2007. Мультимедийный курс (+ CD). Олег Мединов.- СПб.: Питер, 2009.-176 с.;

3. Новые возможности системы Microsoft® Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ. — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.—248 с.

4. Лесничая И. Г.: Информатика и информационные технологии. Учебное пособие, 2-ое изд.- М.: Изд-во ЭКСМО, 2007.-544 с.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

5. http://lessons-tva.info/edu/informatika.html (27.10.10). Названия статей: Офисные прикладные программы MS Office 2007/ Microsoft Word 2007/ Microsoft Excel 2007/ Microsoft PowerPoint 2007/ Microsoft Access 2007