Система документации и документооборот

Классификаторы используются при составлении документов.

Входные и выходные документы — утвержденные формы носителей информации, имеющие юридическую силу, являются основными носителями информации в информационной системе предприятия. Документы можно классифицировать.

По сфере деятельности:

• • бухгалтерские;
• • банковские;
• • статистические;
• • плановые;
• • кадровые и т. д.

По порядку составления:

• • первичные;
• • сводные;
• • отчетные.

По способу заполнения:

• • заполняемые вручную;
• • заполняемые автоматизировано.

По виду носителя информации:

• • бумажные;
• • картонные;
• • электронные (на машинных носителях);
• • пластиковые и т. д.

По отношению к объекту управления:

• • входящие;
• • исходящие.

По отношению к информационной системе:

• • входные;
• • выходные.

Распространение автоматизированной обработки экономической информации требует унификации и стандартизации всей документации — разработки и использования стандартных и единых для всех предприятий форм документов. Система документации — совокупность документов, циркулирующих на объекте.

По ряду документов разработаны единые унифицированные, стандартные формы.

Форма документа — совокупность реквизитов (элементов), расположенных в определенной последовательности в документе. Под реквизитом здесь понимается элемент документа.

Каждой разработанной форме документа присвоен код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). По организационно-распорядительной документации утвержден Постановлением Госстандарта ГОСТ Р 6−30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Большая часть документации финансово-кредитных учреждений, а также первичных и отчетных документов бухгалтерского учета унифицированы. Их формы утверждаются Министерством финансов, государственными органами статистики (Госкомстат, Росстат), Центральным банком РФ.

Унифицированная система документации — рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Требования к документам:

• • стандартная форма построения,
• • приспособление к автоматизированной обработке и удобное восприятие человеком,
• • минимизация показателей,
• • исключение дублирования информации,
• • включение всех необходимых показателей,
• • обслуживание всех звеньев и видов хозяйственного руководства.

Применение унифицированной системы документации обеспечивает:

• • сокращение количества форм документов;
• • использование единых форм документов;
• • стандартизацию и единообразие оформления документов;
• • употребление единой терминологии.

При наличии утвержденных, унифицированных форм документов, в информационной системе предприятия они рекомендуются к использованию. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Собственные формы документов на предприятии должна быть разработаны с учетом всех стандартов и требований к документам и утверждены руководителем предприятия. Так же руководитель утверждает формы бухгалтерских регистров и систему организации документооборота.

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Первичные учетные документа принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, формы кассовых документов (утвержденные Положением о порядке ведения кассовых операций Центрального банка), банковских, транспортной накладной, которой подтверждается заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом (утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).

Первичные документы могут составляться в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ). Для электронного документооборота нужно, чтобы формы первичной документации были одинаковыми (совместимыми) у всех участников обмена. Поэтому если организация планирует осуществлять документооборот первичных документов в электронном виде, то необходимо применять унифицированные формы.

При проектировании информационного обеспечения информационной системы предприятия обследуются все применяемые на предприятии формы документов, неунифицированные формы по возможности заменяются унифицированными, разрабатываются собственные формы.

Большое значение придается правильной организации документооборота — движения документа от момента первой записи до сдачи в архив. При проектировании информационной системы разрабатываются графики документооборота и схемы информационных потоков. Организация электронного документооборота — необходимость для предприятий, учреждений с большими объемами документооборота. Для этого можно использовать текстовые редакторы, специализированные системы управления документооборотом, вычислительные сети.

Первичные учетные документы оформляются и передаются в бухгалтерию в соответствии с установленным на предприятии графиком документооборота, который разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем. График документооборота позволяет рационально распределить обязанности между работниками, вести точный учет, своевременно составлять отчетность. График документооборота отражает взаимосвязи между структурными подразделениями по поводу создания и сроков представления документов.

Рациональной организации документооборота способствует уменьшение количества документов, упрощение их формы, устранение дублирования, автоматизация сбора и регистрации информации.

Основной формой хранения информации (показателей, классификаторов, документов и др.) во внутримашинном варианте является база данных.

База данных — совокупность структурированных данных, отражающая их взаимосвязанность, обеспечивающая удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. В отличие от локальных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного использования информации в системе.

База данных позволяет:

• • устранить многократный ввод и дублирование одних и тех же данных;
• • сократить избыточность данных;
• • устранить противоречивость данных;
• • совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователя;
• • обеспечить удобство доступа к данным;
• • обеспечить защиту данных.

Банк данных — это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных.

Главными составляющими банка данных являются база данных, ЭВМ, обслуживающий персонал и СУБД — программный продукт, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Распространенные СУБД — Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, для крупных предприятий используются Oracle, Informix, SQL-Server и др.

Логическая модель организации данных в базе данных может быть.

• • иерархическая — в виде дерева с вертикальными связями, выражающими подчинение нижнего уровня высшему,
• • сетевая — с вертикальными и горизонтальными связями,
• • реляционная — представляет собой совокупность таблиц, наиболее распространенная.

Базы знаний содержат факты (данные) и правила, законы (эвристики), которые управляют использованием фактов и позволяют находить решения сложных задач в некоторой предметной области. Базы знаний являются основой экспертных систем — компьютерных программ, которые позволяют модифицировать знания и опыт человека-эксперта.