Жизненный цикл проекта. 
Структура корпоративной информационной системы. 
Коммерческие сделки фирмы

Министерство образования Республики Беларусь Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники Институт информационных технологий Факультет компьютерных технологий Кафедра экономической информатики Контрольная работа По курсу «Современные информационные технологии в экономике»

Выполнил Леонов С.С.

Студент Группы 81 522

Проверил Т. М. Унучек Минск-2012

1. Определение проекта. Жизненный цикл проекта. Проектный треугольник

2. Понятие корпоративной информационной системы. Структура корпоративной информационной системы. Примеры корпоративных информационных систем

3.Подготовка к вступительным экзаменам абитуриентов

4. Проведение коммерческих сделок фирмы

1. Определение проекта. Жизненный цикл проекта. Проектный треугольник

Проект — это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией. Словосочетание «отдельной системы», включенное в определение, указывает не только на целостность проекта и его разграниченность с другими предприятиями, но и подчеркивает единственность проекта (в отличие от серийного производства), а значит — его неповторимость и признаки новизны.

Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенной цели в течение заданного периода времени и в рамках выделенного бюджета. Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. «Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. Строительство дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной компании или выборов, подготовка спектакля, введение новой налоговой системы, полет на Луну — все это примеры мероприятий, носящих характер проекта.

Поскольку понятие проекта, прежде всего, связывается с целенаправленными изменениями больших систем, самое общее определение понятия «управление проектами» (УП) — это «управление изменениями». Некоторые руководители характеризуют УП как форму современного искусства, произвольный набор идей и принципов, позволяющих преодолевать возникающие по ходу дела трудности и успешно завершать проект. Другие рассматривают УП исключительно с точки зрения научного подхода, исходя из того, что все факторы могут быть предсказаны, и все альтернативы заранее проанализированы.

Любой проект проходит через определенные этапы в своем развитии. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для руководителя (менеджера) проекта, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности, используемые методики и инструментальные средства.

Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако, наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа:

· формулирование проекта,

· планирование,

· осуществление,

· завершение.

1. Формулирование проекта. Этот этап подразумевает функцию инициации проекта. На этом этапе идея проекта находит «текстуальное» воплощение, проводится изучение проблемы (формулирование целей и задач проекта, внутреннего потенциала команды и имеющегося задела) и поиск источников финансирования. Эффективное исследование темы и фондов поможет спланировать выполнение проекта и его бюджет.

2. Планирование. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план — грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о финансировании проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. На этом этапе часто используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, гистограммы ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

3. Осуществление. После утверждения формального плана на руководителя (менеджера) проекта ложиться задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководитель должен постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. На практике отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов (естественно в пределах выделенного финансирования).

4. Завершение. Рано или поздно, но проект заканчивается. Проект заканчивается, когда истекает его срок и достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Их конкретный набор зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Особое внимание руководитель проекта должен обратить на подготовку заключительного отчета.

Трио времени, денег и объема работ часто называют проектным треугольником (рис. 1), потому что при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.

Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то возрастет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже.

То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.

При создании плана вы можете столкнуться с тем, что план не удовлетворяет ожиданиям, например, проект заканчивается слишком поздно или его стоимость превышает допустимые пределы. В таком случае план нужно оптимизировать, чтобы привести его в соответствие ожиданиям.

Когда вы начинаете оптимизировать план, постоянно помните обо всех элементах треугольника и о том, что когда вы изменяете одну из сторон, это затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от вашего проекта. И проверяйте два других элемента треугольника, чтобы быть уверенными, что изменения не делают план невыполнимым. Например, если вы изменили свой план с целью уменьшить расходы, проверьте, что дата окончания проекта все еще находится в допустимых пределах.

Рисунок 1 — Проектный треугольник Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество (рис. 2). Качество не является стороной треугольника — это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ.

2. Понятие корпоративной информационной системы. Структура корпоративной информационной системы. Примеры корпоративных информационных систем

Корпоративная информационная система (КИС) — это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация исполняет второстепенную, инструментальную роль.

Обобщенная структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное — это правила взаимодействия между ними.

«Корпоративность» в терминах КИС означает соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру.

Информационная система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и др.) не может претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может по праву быть охарактеризована как КИС.

Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура фирмы должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.

Крупному промышленному предприятию целесообразно использовать КИС, которая соответствует законам управления МRР II. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые ERP-системы.

ERP-системы могут использоваться крупными предприятиями для управления потоками данных и их хранения и способствуют развитию электронного бизнеса предприятия.

Планирование внедрения компьютерных информационных систем, по сути дела, является реформированием системы управления предприятием. Поэтому грамотно подготовленный план позволит избежать множества проблем, возникающих при внедрении системы и ее последующей эксплуатации. Изменение системы управления в первую очередь связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес-процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

Применение КИС в определенной степени меняет роль функциональных финансовых подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

Наряду с изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных операций. Один и тот же документ проходит через различные подразделения предприятия, которые вносят в него необходимые изменения. Без применения компьютерной информационной системы каждый отдел создавал бы свои документы с самого начала.

После этапа выбора корпоративной ИС (КИС) наступает этап внедрения, важность которого трудно переоценить.

Действительно, все декларируемые разработчиками корпоративного ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной КИС, проявятся только в случае ее успешного внедрения.

Процесс внедрения КИС. По своей сути, процесс внедрения КИС является достаточно затратным, поскольку это системы дорогостоящие и сам процесс внедрения занимает много времени.

Кроме того, продолжающаяся интеграция КИС ведет к дальнейшему возрастанию спроса предприятий на высококвалифицированных специалистов, знающих одновременно несколько КИС и различные виды бизнеса (что неизбежно повышает стоимость их услуг).

В то же время, несмотря на растущую популярность использования КИС, не все так гладко и безоблачно на мировом рынке КИС. Особенно это относится к удовлетворенности заказчиков ходом и результатами внедрения КИС.

По мнению аналитиков BCG, КИС являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли адаптировать их в соответствии с намеченными целями максимально близко к сути происходящего производственного процесса.

Респонденты считают КИС меньшей стоимости лучшими. Формулирование стратегии и целей являются главным фактором успешности внедрения КИС. Проекты, основанные на ясном стратегическом видении и стратегических оценках, достигли положительных результатов в 53% случаев (22% — при отсутствии такого стратегического подхода). Ключевым фактором для успеха внедрения является тщательный анализ текущей ситуации.

Проекты, в которых проводился подробный анализ бизнес-возможностей (с учетом действий конкурента, лучших показателей для ведения бизнеса, а также существующей практики бизнеса), достигли положительных результатов в 56% случаев (и только в 8% случаев, когда такой анализ не проводился). Необходимо часто пересматривать опции и альтернативы.

Проекты, реализованные после тщательной оценки опций и альтернатив (то есть, простого перехода на более современное ПО, проведения перестройки производственных процессов и использования промежуточных решений), достигли положительных результатов в 43% случаев (и только в 9% случаев, когда эти опции во внимание не принимались).

Выделяют основные этапы проектирования КИС:

1. Информационное обследование.

ИС нужна организации, чтобы обеспечивать информационно-коммуникативную поддержку ее деятельности, поэтому ведут речь о структуре и функциональном наполнении ИС. А для этого нужно разобраться в целях и задачах организации, чтобы понять, что нужно автоматизировать.

В результате строится модель деятельности организации и ее инфраструктура, разрабатываются требования к программно-аппаратным средствам, и уточняется спецификация программ.

2. Выбор архитектуры системы и аппаратно-программных средств в ее реализации. проект жизненный корпоративный информационный По результатам обследования выбирается архитектура системы. Как правило, используют клиент-серверную архитектуру, т.к. она представляет технологию доступа конечного пользователя к информации в масштабах предприятия и создает единое информационно пространство, в котором пользователь имеет своевременный и беспрепятственный доступ к КИС.

Информационное обследование позволяет выбрать программно-аппаратную реализацию системы, т. е. машинный парк, топологию локальных сетей, способы использования периферийных устройств, варианты программного обеспечения.

3. Выбор СУБД. На белорусском рынке присутствуют практически все СУБД, принадлежащие элитному классу: Oracle, Sybase, Ingress.

Какую СУБД конкретно нужно использовать, можно решить только по результатам предварительного обследования и получения информационной модели деятельности компаний.

4. Выбор системы автоматизации документооборота. Он позволяет автоматизировать рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри корпорации. Контролировать выполнение поручений. Влияют 2 класса систем:

— workfloow

— groupware

Основное назначение таких систем — это автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, но в идеологической направленности и в функциональном наборе они различны.

Системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение информации группой пользователей.

Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. выполнение одной большой работы группой исполнителей.

Обе системы не конкурируют между собой, а дополняют друг друга, как правило, их используют в комбинации и определяют направлением решаемых задач корпорации.

В РБ эти системы представлены программными продуктами.

1. groupware Lotus Notes, Lotus Development

2. workflow: Staffware, Action workfloow

5. Выбор программного обеспечения для управления документами. Разработка специальной системы управления электронными документами EDMS для сокращения потока бумажных документов и уменьшение сложности, связанной с хранением, поиском, обработкой и распределением. Такие системы реализуют эти функции документов любых типов (тексты, графика, БД, технические библиотеки и т. д.). С разработкой нейронных сетей и искусственного интеллекта, реализованный на основе нечеткого поиска.

6. Выбор специализированных прикладных программ Каждая компания имеет свою специфику. Выбор программ зависит от нее. Но все же в составе КИС должны иметь:

— текстовые и электронные процессы

— коммуникационные программы программы поддержки телеконференций.

7. Системы поддержки принятия решений (СППР) Позволяют моделировать правила и стратегии бизнеса и иметь интеллектуальный доступ к неструктурированной информации. Основано на технологиях искусственного интеллекта. Различают 2 направления:

1) технология вывода, основанная на правилах.

2) технология вывода, основанная на прецедентах Экспертные системы (ЭС) моделировали процесс принятия экспертом решения на основе дедуктивных методов, основанных на правилах, т. е. в систему закрадывались правила:

если…

то…

иначе…

все на основе которых генерировалось то или иное заключение по интересующей работе на текущий момент были созданы ЭС, основанные на технологиях прецедентах CBR, а в дальнейшем и все программы стали использовать эти технологии.

Примеры КИС:

· ERP — системы планирования ресурсов предприятия

· CRM — системы управления взаимоотношениями с клиентами

· SFMS — системы управления продажами DSS — единые система решения корпоративных задач

· EIS — информационные системы для руководителей

· MES — системы оперативного (цехового) управления производством/ремонтами

· WMS — системы управления складами

· SCM — системы управления цепочками поставок

· CMMS — компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием

· HRM — системы управления персоналом

· BPMS — системы управления бизнес-процессами

· OSS/BSS — системы поддержки операционной и бизнес деятельности операторов связи

· OLAP — система формирования отчетов

· EAM — система управления фондами и активами предприятия

· СЭД — система электронного документооборота

· ECM — система управления контентом предприятия

BPMS — Business Process Management System — системы управления бизнес-процессами.

Целями использования таких систем являются повышение качества исполнения бизнес-процессов, снижения операционных расходов, сокращение временных затрат, получение возможности контроля результатов деятельности, а также непрерывное совершенствование внутренних бизнес-процессов.

CMMS (Computerized Maintenance Management System) — компьютеризированная система управления техническим обслуживанием — совокупность программного обеспечения, в состав которого входит база данных оборудования организации, модули планирования выполнения технического обслуживания и планово-предупредительного ремонта, составление заявок на выполнение ремонта, компоненты складского учета и заявок на покупку материалов.

CRM (сокр. от англ. Customer Relationship Management System) — система управления взаимодействием с клиентами. Корпоративная информационная система, предназначенная для более плотной и продуктивной работы с клиентами, сохранения отношений с ними и их развития. Также важная задача CRM-системы, как следствие из основной — совершенствование уровня и увеличение количества продаж.

DSS (Decision Support Systems) — система поддержки принятия решений или СППР — это компьютерная система, которая путем сбора и анализа большого количества информации может влиять на процесс принятия решений организационного плана в бизнесе и предпринимательстве.

EAM-система — это система, ориентированная на сокращение затрат, связанных с обслуживанием оборудования, и повышение производительности. ЕАМ-системы основываются на web-технологиях. Система класса EAM включает в себя управление всем жизненным циклом оборудования, начиная с проектирования, изготовления, монтажа, сборки и последующего обслуживания, сервисных и профилактических работ, модернизации, реконструкции и списания.

EIS (Executive Information System) — информационная система, предназначенная для поиска и анализа информации, а также для облегчения принятия решений руководителями компаний различного уровня. Обеспечивает наиболее легкий доступ к внутренней и внешней информации, необходимой для выполнения стратегических задач организации. Особое внимание в EIS уделяется оформлению удобного интерфейса. Он прост и понятен в использовании. Большое значение придается функции составления отчетов и возможности наиболее полного анализа данных.

ERP-система — это комплексная программная система эффективного планирования и управления всеми ресурсами компании. Другими словами, ERP-система — это набор тесно связанных друг с другом приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве, поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий:

· планирование;

· управление финансами;

· управление кадрами;

· учет материальных ресурсов;

· учет и управление в снабжении и сбыте;

· оперативное управление текущей деятельностью и выполнением планов;

· документооборот;

· анализ результатов хозяйственной деятельности, и т. д.

HRM-системы предназначены для управления персоналом, но их функциональность шире, чем у систем автоматизации кадровых операций. Продукты этого класса позволяют работать не только с количественными, но и с качественными показателями персонала. Основная их задача — привлечь и удержать ценных для компании специалистов.

Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная система управления персоналом. По сравнению с традиционными системами автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты HRM-системы обладают расширенной функциональностью. Кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т. п.) контуров, обрабатывающих количественные данные, подобные системы также включают в себя как таковой HR-контур, предназначенный для работы с качественными показателями персонала.

MES (Manufacturing Execution System) — производственная исполнительная система. MES — это специализированные программные комплексы, которые предназначены для решения задач оперативного планирования и управления производством. Системы данного класса призваны решать задачи синхронизации, координировать, анализировать и оптимизировать выпуск продукции в рамках определенного производства.

OLAP — Online Analytical Processing. В дословном переводе — система формирования отчетов, в которой действия пользователя по изменению аргументов, приводят к перестройке отчета в режиме реального времени — изменили условия формирования отчета, и отчет тут же перестроился.

В основе внешнего вида OLAP — отчета лежит таблица или, точнее говоря, матрица. Иногда ее называют «кубом данных» из-за наличия нескольких «осей» — атрибутов данных. На Страницах, Столбцах, Рядах размещены аргументы формирования алгоритма заполнения непосредственно Области данных. Количество «осей» (аргументов) в Клиент-Коммуникаторе не ограничено. Это позволяет строить сложные отчеты. Область данных отображает агрегированную в Суммы или Количество информацию. Возможно применение иных агрегатных функций.

3. Подготовка к вступительным экзаменам абитуриентов

idef0

4. Проведение коммерческих сделок фирмы