Корпоративная информационная система «1С Предприятие»

Очевидно, что в работе лаборанта кафедры есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в бумажном варианте. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных отчетов. Создание современных информационных систем представляет собой сложную задачу, решение которой требует применение специальных методик и инструментов. Но готовая программа позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

На сегодняшний день лаборанты кафедры ИВТ предоставляют множество различных «бумажных» отчётов, справок, выписок и т. д. Как правило, 80% подобной работы поддаётся автоматизации. Автоматизация, например, ведения документооборота в цифровом формате, позволила бы значительно упростить и ускорить данный процесс. На сегодняшний момент ВУЗ не располагает системой автоматизации рабочего места (АМР) лаборанта, что говорит об актуальности её создания.

Целью нашей работы является проектирование баз данных автоматизированного рабочего места лаборанта.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· Ознакомиться с теорией проектирования информационных систем;

· Проанализировать предметную область работы;

· Спроектировать модель и структуру баз данных;

· Ознакомиться с системой 1С: Предприятие.

1.Автоматизированное рабочее место

Автоматизированное рабочее место (АРМ) лаборанта — это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении лаборанта профессиональных функций.

Принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты — АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Система АРМ должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию, а также должна удовлетворять следующим требованиям:

· максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

· работа в диалоговом режиме;

· максимальная автоматизация рутинных процессов;

· моральная удовлетворенность специалистов условиями труда, стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

· возможность самообучения специалистов;

· эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Информационные системы, применяющие базы данных, представляют собой одну из важных областей современных компьютерных технологий. В последнее время не только в крупных промышленных предприятиях и государственных учреждениях, но и в небольших организациях (в том числе не коммерческих) информация хранится в электронных базах данных и обрабатывается современными системами управления базами данных (СУБД). [3]

Как было сказано выше, для выполнения этих требований предполагается в нашей работе в дальнейшем использовать систему 1С: Предприятие (рассматривается ПО «1С:предприятие 8.0 — Версия для обучения»).

Работа в системе 1С: Предприятие в нашей интерпретации будет разделена на 2 части:

I. Материальные ценности и книжный фонд кафедры

II. Документооборот кафедры В первой части рассматриваются все материальные ценности кафедры и библиотека кафедры, а во второй части представлены все отчёты, протоколы и документы для работы кафедры.

2. Проектирование баз данных

Начальным и одним из самых важных этапов построения баз данных является их проектирование. Наглядно этот процесс представляют ER-диаграммы. Для построения ER-диаграмм существует множество программ. Одной из них является ERWin

Модель Сущность-Связь (ER-модель) (англ. entity-relationship model или entity-relationship diagram) — это модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы. Она предоставляет графическую нотацию, основанную на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных. В этом смысле ER-модель является мета-моделью данных, то есть средством описания моделей данных.

ER-модель удобна при прототипировании (проектировании) информационных систем, баз данных, архитектур компьютерных приложений, и других систем (далее, моделей). С её помощью можно выделить ключевые сущности, присутствующие в модели, и обозначить отношения, которые могут устанавливаться между этими сущностями. Важно отметить что сами отношения также являются сущностями (выделяются в отдельные графические блоки), что позволяет устанавливать отношения на множестве самих отношений.

ER-модель является одной из самых простых визуальных моделей данных (графических нотаций). Она позволяет обозначить структуру «крупными мазками», в общих чертах. Это общее описание структуры называется ER-диаграммой или онтологией выбранной предметной области (area of interest).

На этапе перехода к реализации данной ER-диаграммы в виде реальной информационной системы или программы, происходит отображение ER-модели в более детальную модель данных реляционной (объектной, сетевой, логической, или др.) базы данных, которая называется физической моделью данных по отношению к исходной ER-диаграмме. [6]

Приведем примеры основных классов системы:

1. Класс Преподаватель — имеет атрибуты:

· № (уникальный номер)

· ФИО (фамилия, имя, отчество преподавателя)

· Пол (пол)

· Дата рождения (дата рождения)

· Место рождения (место рождения, населённый пункт)

· Паспорт (номер паспорта)

· Национальность (национальность)

· Семейное положение (семейное положение) Кроме того, класс Преподаватель имеет дополнительные раскрывающие сущности:

· Перподаватель_Дети (сведения о детях преподавателей)

· Преподаватель_Работа (раскрывает трудовой стаж преподавателя)

· Преподаватель_Наука (сведения о научной деятельности преподавателя)

· Преподаватель_Образование (образование преподавателя)

· Преподаватель_Проживание (контактная информация) Все сущности кроме Преподаватель_Дети связаны с основным классом при помощи отношения один-к-одному. Преподаватель_Дети связан при помощи связи один-ко-многим.

2. Класс Исследование — раскрывает информацию о проводимых на кафедре исследованиях и имеет атрибуты:

· № (уникальный номер);

· Наименование (название работы);

· Дата (дата начала исследования);

· Преподаватель (руководитель проекта);

· Выступающий (выступающий);

· Тема (тема работы);

· Результат (результат выполнения исследования);

3. Класс Защита — содержит данные о защте студенческих работ на кафедре и имеет атрибуты:

· № (уникальный номер);

· Тип (тип работы: курсовая/диплом/диссертация и т. д.);

· Студент (студент, выполнивший работу);

· Конечная дата (дата защиты согласно расписанию);

· Преподаватель (науный руководитель);

· Оппонент (оппонент);

· Оценка (выставленная оценка);

· Фактическая дата (фактическая дата защиты);

4. Класс Студент — имеет атрибуты:

· № (уникальный код);

· ФИО (фамилия имя и отчество);

· Группа (группа, в которой обучается студент);

5. Класс Событие — содержит информацию о проводимых на кафедре мероприятиях (научных конференциях, семинарах и т. д.) содержит атрибуты:

· № (уникальный код);

· Наименование (наименование события)

· Дата (дата проведения) Связано по схеме «многий-ко-многим» (при помощи введения вспомогательной сущности) с классом Студент.

6. Класс Группа — имеет атрибуты:

· № (уникальный код);

· Группа (наименование и код группы);

· Тип (форма обучения: бюджетная/контрактная/заочная

· Курс (номер курса)

· Специальность (наименование специальности);

7. Класс Нагрузка — определяет заданную деканатом учебную нагрузку и имеет атрибуты:

· № (уникальный код);

· Наименование (наименование дисциплины);

· Группа (наименование и код группы);

· Лекции (нагрузка в часах по лекциям);

· Семинары (нагрузка в часах по семинарам);

· Практика (нагрузка в часах по практическим занятиям);

· Форма (форма отчётности: зачёт/экзамен/курсовая);

· Факультет (Наименование деканата факультета, от которого идёт поручение);

Связано по схеме «многий-ко-многим» (при помощи введения вспомагательной сущности) с классом Преподаватель.

8. Класс Темы — содержит основные темы выполняемой нагрузки (по темам формируются экзаменационные билеты) и имеет атрибуты:

· № (уникальный код);

· Наименование (наименование темы);

· Дисциплина (наименование дисциплины, к которой относится тема);

· Лекции (нагрузка в часах по лекциям);

· Семинары (нагрузка в часах по семинарам);

· Практика (нагрузка в часах по практическим занятиям);

Связано отношением «один-ко-многим» с классом Дисциплина.

Представленные в приложении диаграммы классов достаточно наглядно представляют статический вид системы с указанием наследования между классами системы.

Подробные ER-диаграммы приведены в Приложениях №№ 1−3

3.Корпоративная информационная система (КИС) «1С:Предприятие»

1С:Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта. 1С: Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности предприятий различных форм собственности. Имеет встроенный язык конфигурирования «бизнес-логики». Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учёта и управления на предприятии.

В общем виде платформа представляет собой программную оболочку над базой данных. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий помимо доступа к данным возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE. [5]

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности. [2]

Ниже представлен вид Конфигуратора 1С: Предприятие

4. Материальные ценности и книжный фонд кафедры информатики и вычислительной техники

Постановка задачи

1) книжный фонд

Книжный фонд представляет собой перечень всей имеющейся на кафедре печатной продукции (книги, журналы, газеты, учебные пособия, методички, курсовые, дипломные), а также электронные пособия Требуется создать систему учета для книжного фонда кафедры, которая позволит выдавать книги и журналы студентам, отслеживать задолженности и формировать отчеты по совершенным операциям за заданный период.

Конфигурация, по-видимому, должна содержать справочник Книги. У каждой книги есть уникальный библиотечный номер (код). Необходимо отметить, что может быть несколько экземпляров одного и того же произведения.

В программе должны фиксироваться следующие события:

- Выдача книг студенту на определенный срок

— Продление книги

— Возврат книги

Для каждого события в конфигурации необходимо предусмотреть соответствующий документ.

В программе должна быть возможность сформировать библиотечную выписку, которая показывает все совершенные операции за заданный период. Необходимо иметь возможность выбрать операции только по указанному студенту и/или по указанному книжному изданию.

В программе должна быть возможность узнать долги конкретного студента на данный момент, т. е. какие книги у него сейчас на руках и когда он должен их вернуть. [4]

2) материальные ценности

Материальные ценности кафедры представляют собой перечень оргтехники, бытового оборудования.

Требуется создать систему учета материальных ценностей кафедры, которая позволит отслеживать местонахождение, срок эксплуатации, сохранность техники, систематизировать данные о начале срока эксплуатации, стоимости, серийном и инвентарном номерах оборудования.

Конфигурация, по-видимому, должна содержать справочник Оборудование. У каждого оборудования есть уникальный серийный (инвентарный) номер (код). Необходимо отметить, что может быть несколько экземпляров одного и того же оборудования.

В программе должны фиксироваться следующие события:

- Перемещение оборудования (техники)

— Закупка нового оборудования

— Выход из строя оборудования (поломка или окончание срока эксплуатации) Для каждого события в конфигурации необходимо предусмотреть соответствующий документ.

В программе должна быть возможность сформировать выписку, которая показывает все совершенные операции за заданный период.

5. Практическая реализация

Базы данных Материальные ценности и Книжный фонд впоследствии будут реализованы в системе 1С: Предприятие. Ниже представлена предварительная реализация некоторых моментов в системе MS Access.

Справочник «Книги»:

Экранная форма элемента справочника Книги выглядит следующим образом:

Отчёт «Материальные ценности»:

Отчёт выглядит в реализации следующим образом:

6.Документооборот кафедры информатики и вычислительной техники

Постановка задачи

Требуется разработать автоматизированную систему, с помощью которой можно будет производить основную работу по документообороту сотрудников кафедры. Конфигурация, по-видимому, должна содержать справочник Сотрудники. По каждому сотруднику (преподаватель, лаборант), кроме основных данных, ведется дополнительная информация в справочниках Кадровые данные, Состав семьи и т. д. Все эти данные используются для формирования отчетности и информационного обслуживания других пользователей. Кроме этого, конфигурация имеет справочник Студенты, где описана информация о группах, обучающихся на данной кафедре.

В программе должны фиксироваться следующие события:

— Учебные планы занятий на семестр

— Экзамены и зачёты

— Курсовые и дипломные работы

— Проходящие семинары

— Научно-исследовательская работа (НИР) Программа должна формировать график отпусков преподавателей, график открытых занятий, график спецкурсов, графики защит курсовых, дипломных работ, экзаменов и зачётов.

В программе должна быть возможность сформировать следующие документы:

· Протоколы заседаний кафедры, научных конференций, семинаров

· Сводная нагрузка преподавателей по всем факультетам

· Рабочая программа

· Учебная программа

· Учебный и рабочий план

· Карточки поручений

· План НИР кафедры

· Отчет НИР кафедры

· Отчёты ГЭК

· Протокол защиты курсовых и дипломных работ Программа должна показывать все совершенные операции за заданный период. Необходимо иметь возможность выбрать операции только по указанному преподавателю и/или по указанной группе.

Также должна быть возможность формирования экзаменационных билетов и составления отчётов по прошедшим экзаменам и зачётам.

7.Объекты конфигурации

В конфигурации потребуется создать следующие объекты:

Как видно, структура представляет собой сложную упорядоченную по группам систему данных о преподавателях, студентах; и проходящих с их участиями процессов: занятий, семинаров, конференций, экзаменов, защиты курсовых и дипломных работ (см. Приложение 6).

8. Практическая реализация

Планируемая база данных Документооборот, также как и Материальные ценности и Книжный фонд, будет реализована в системе 1С: Предприятие. Ниже представлена реализация некоторых справочников и документов в системе MS Access.

Справочник «Сотрудники»:

Экранная форма элемента справочника Сотрудники выглядит следующим образом:

Справочник «Студенты»:

Экранная форма элемента справочника Студенты выглядит следующим образом:

Отчёт «ЗащитаРабот»:

Экранная форма отчёта выглядит следующим образом:

Документ «УчебныйПлан»:

Экранная форма документа выглядит следующим образом:

Документ «Состав кафедры»:

Печатная реализация документа выглядит следующим образом:

Диаграмма «Стаж»

Заключение

информационный автоматизация программный лаборант

В ходе проектирования, разработки и создания проекта «Автоматизированное рабочее место лаборанта кафедры ИВТ» были решены поставленные задачи, то есть мы ознакомились с теорией проектирования баз данных, была проанализирована и спроектирована информационная система, оформлена проектная документация в виде ER-диаграмм. Также в результате проделанной работы было проведено ознакомление с ПО «1С: Предприятие 8.0 — Версия для обучения» .

Кроме этого в работе была проведена систематизация информации, необходимой для работы лаборанта кафедры информатики и вычислительной техники; были разработаны базы данных «Книжный фонд», «Материальные ценности» и «Документооборот». Базы данных реализованы в системе MS Access.

Реализованные структуры позволят намного облегчить и автоматизировать работу лаборанта кафедры. С помощью созданной системы сокращается время на поиск нужной информации и составление различных документов и отчётов. Структуры имеют существенные преимущества, основными из которых являются: качественно новый метод работы лаборантов, существенно сокращающий время выполнения необходимых операций; оперативность и качество подготовки данных, исключающее ошибки в системе расчетов.

Список используемой литературы

1. Радченко М. Г. — 1С: Предприятие. Практическое пособие разработчика — М.: 1С-Паблишинг, 2006.

2. Байдаков В., Дранищев В. — 1С: Предприятие. Конфигурирование и администрирование — М: 1С-Паблишинг, 2006.

3. Хусаинова Г. Я., Подкуйко М. С. — Проектирование информационных систем — Стерлитамак, СГПА, 2007.

4. 1С: Предприятие / Учебник / Мини-библиотека

http://www.mista.ru/tutor_1c/example_lib.htm

5. 1С: Предприятие http://ru.wikipedia.org/wiki/1С:Предприятие; последняя редакция 30 апреля 2008.

6. ER-модель данных http://ru.wikipedia.org/wiki/ER; последняя редакция 16 марта 2008.