Информационное обеспечение кадровой службы

• Введение
• 1. Информационные технологии и информационные системы в организации
• 1.1 Информационное обеспечение управление предприятием на современном этапе
• 1.2 Принципы построения локальных информационных систем
• 2. Информационные системы в управлении персоналом
• 2.1 Управление персоналом и необходимость автоматизации деятельности
• 2.2 Особенности постановки задач и проектирования программ «Управление персоналом»
• Заключение
• Список использованной литературы

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития организации. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, управления персоналом, усложнением хозяйственных связей. Большую роль играют, также, изменения в организационных формах и характере деятельности организации, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т. д. Речь, прежде всего, идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением, в первую очередь, индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений научно-технической революции. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Итак, где же стык между информационными технологиями и менеджментом? Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом пожалуй одно из главных преимуществ компьютера над человеком. Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут принимать компьютеры. Нет, ведь компьютерная программа выполняет то, что вы приказали ей делать, а не то, что вы хотели, чтобы она делала. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером, что требует от него знания информационных систем, информационных технологий и кадрового менеджмента. Поэтому целью моей работы является изучение информационных технологий, информационных систем в организации, и в управлении персоналом. Отсюда следуют и задачи:

— Осуществление информационного обеспечения на современном этапе;

— Определение принципов построения локальных информационных систем;

— Выявление роли автоматизации деятельности в сфере кадрового менеджмента;

— Особенности постановки задач и проектирования программ по управлению персоналом;

Учебных и монографических изданий по теме «Информационное обеспечение кадрового менеджмента» недостаточно, но этот пробел восполняют разнообразные статьи в научных журналах и всемирной сети Интернет.

1. Информационные технологии и информационные системы в организации

1.1 Информационное обеспечение управление предприятием на современном этапе

В кадровом менеджменте России ситуация существенно отличается от положения в развитых странах. Существует несколько основных объективных причин.

В развитых странах проходят одновременно две революции в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно дополняя друг друга. Наша экономика не стала по-настоящему рыночной, и поэтому к нам в какой-то степени дошла только революция в информационных технологиях, а революция в бизнесе пока отстает. Но даже в информационных технологиях развитие происходит однобоко.

Здесь сказываются недостаток достоверных данных и отсутствие опыта в кадровом менеджменте и принятии решений на основе количественного анализа данных.

В качестве средства для радикальных преобразований выступают информационные технологии. При этом может быть достигнут многосторонний эффект:

— информационные технологии обеспечивают доступ в единое экономическое и образовательное пространство.

— информационные технологии являются носителями современных методов менеджмента, таких как Total Quality Management, Business Process Reengineering, Decision Support System, и других благодаря взаимосвязи двух революций в ИТ и в бизнесе.

— информационные технологии используется как мост между экономикой и математикой (статистикой), так как существенно облегчают использование сложного аппарата.

— информационные технологии способствуют согласованию наших экономических методов с общемировыми.

В некоторых технических областях существуют жесткие требования к совместимости различных систем. Например, в мире распространены три телевизионные системы PAL, SECAM и NTSC, и для их согласования разработаны специальные устройства декодеры. Но наиболее жесткие требования к совместимости существуют в компьютерной области. Это качество компьютеров помогает перенести требования совместимости на экономические программы.

Высокая требовательность к совместимости программного обеспечения была очень эффективно реализована применительно к созданию бизнес-планов в программе Project Expert. Это программа планирования и анализа инвестиций, прошедшая проверку в мировом банке, и бизнес-план, составленный с ее помощью, соответствует общемировым требованиям.

Таким образом, компьютерные программы являются носителями современных экономических методов и эффективным средством согласования с внешним миром. Помимо этого чрезвычайно полезен Интернет как средство согласования с внешним миром.

Для ускорения преобразования нашей экономики необходимо перенести в нашу страну также революцию в бизнесе, тесно связанную с информационными технологиями. Определенные успехи у нас уже есть. Появились и все большее распространение начинают получать в различных областях (в том числе и в экономической) пакеты по математике (Mathcad, Mathematica, DERIVE и др.) и статистике (Statistica for Windows, Statgraphics, SPSS и др.). достаточное распространение получили компьютерные программы выполнения транзакций (это любое движение документов в организации), в первую очередь, бухгалтерские программы (например, 1С-Бухгалтерия), программы по работе с кадрами (1С — кадры).

Также имеются программы автоматизации, например: программа автоматизации бухгалтерского учета, программа автоматизации банков, автоматизации целых предприятий, пакет Галактика и др.

Начинают появляться программы с серьезной интеллектуальной начинкой благодаря встроенным блокам имитационного моделирования, позволяющие отвечать на вопрос «что, если?» серию программ такого класса выпускает российская компания «Про-Инвест Консалтинг» Marketing Expert, Audit Expert, Forecast expert, Questionnaire Risk. Фирмой «Интеллект-Сервис» разработан пакет для проведения маркетингового анализа «БЭСТ Маркетинг» .

В условиях рыночной экономики предприятия нуждаются в решение задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требуют постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления. Информационные системы управления предприятием как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом играют значимую роль в успешной реализации стратегия предприятия в целом.

Коренной особенностью современного кадрового менеджмента явилась направленность его на обеспечение рационального ведения кадровой работы, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, преодоления мало эффективного административного управления, ускорения перехода к интенсивному характеру развития производства на основе развития научно-технического прогресса и т. д. Система управления должна быть гибкой и эффективной, это позволит ей приспосабливаться к различным внешним условиям.

В современных условиях одним из приоритетных направлений перестройки управления организацией, явилась выработка основных теоретических и методологических позиций по применению информационных технологий в кадровом менеджменте. Это не механический процесс перенесения опыта фирм Запада, а творческий поиск новых решений.

Наша страна частично прошла путь к рынку, и вполне оправданно ожидать в ближайшие годы заимствования некоторых черт, свойственных западному стилю управления ресурсами, и отражения их в соответствующих программных продуктах. Отсюда следуют, по крайней мере, несколько выводов.

a. Требования, предъявляемые к кадровым системам, будут постепенно меняться.

b. В сфере управления персоналом «козыри», несомненно, останутся в руках отечественных разработчиков, поскольку адаптация западных пакетов к российскому рынку — дело непростое, небыстрое и недешевое.

c. Поскольку на рынке всегда присутствуют разные категории хозяйствующих объектов: крупные, средние, малые, — то аналогичные категории прослеживаются и в программном обеспечении — на российском рынке существуют и уникальные «гиганты», и продукты массового спроса (различить их легко как по цене, так и по охвату функций).

На рынке программного обеспечения представлено довольно много однотипных прикладных программных продуктов, реализующих какие-либо определенные функции, в том числе и управление кадрами. Поэтому предлагаются следующие показатели оценки :

а) Функциональные возможности:

Перечень решаемых задач, актуальность алгоритмов, форма работы с классификаторами, полнота информационной базы, качественный и количественный состав отчетных документов, настройки: на структуру управления, особенности документооборота, классификаторы, средства получения ответа на нерегламентированные запросы.

б) Технологические параметры:

Продолжительность освоения пакета; время обработки исходных данных, ответа на запрос; удобства интерфейса показателя; ограничение доступа; возможность настройки на параметры монитора; качество локализации (для зарубежных программ); система организации помощи, документации; возможности интеграции с другими функциональными системами; наличие дополнительных встроенных средств (календарь, калькулятор, органайзер и т. д.).

в) Разработчик:

Стоимость лицензии, услуг по инсталляции, поддержке, сопровождению программного обеспечения; обновлению базы данных; квалификация разработчика; положение на рынке; известность; местоположение; наличие центров поддержки и центров обучения, учебных программ.

г) Технические характеристики:

Требуемый объем внешней памяти; требуемый объем оперативной памяти; работа в сети; используемые протоколы, операционная система, система управления базами данных, архитектура; наличие и способы реализации контроля целостности баз данных; гибкость и открытость интерфейсов; поддерживаемые форматы импорта и экспорта данных. Определим достоинства прикладных программных продуктов:

— Выдача графической информации. Это удобно для зависимостей, отражающих тесную тенденцию изменения показателей (на пример, уровень текучести кадров за сопоставимые промежутки времени).

— Удобство заполнения и корректировки баз данных. Информация для формирования баз данных первоначально вносится в экранные формы документов. Чем проще будет представлена их структура (линейная или табличная), тем удобнее с ними работать.

— Удобство подсказки.

— Ограничение доступа к данным. При попытке пользователя осуществить недозволенную операцию система ограничения доступа блокирует ее выполнение, реагирует на факт обращения и сообщает самому пользователю о неправомочности его действий.

— Наличие единого режима заполнения, просмотра и корректировки баз данных. Это дает возможность легко и быстро исправлять обнаруженные ошибки.

— Надежность в работе. Оценить этот показатель можно толь ко по прошествии определенного времени, в течение которого пакет работает безотказно.

— Возможность работы в сети.

— Удобство работы с классификаторами.

Наличие запросной системы (включая специальный язык запросов) позволяет формировать выходные документы, в том числе и отчетные, с различной комбинацией включаемых в них показателей (как выбранных непосредственно из файлов баз данных, так и расчетных).

1.2 Принципы построения локальных информационных систем

Сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.

Локальные информационные сети представляют собой системы распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5 — 10 км) внутри отдельных контор, банков, бирж, вузов, учреждений, научно-исследовательских организаций и т. п. При помощи общего канала связи локальные информационные сети могут объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры, внешние запоминающие устройства, печатающие и копирующие устройства, интерфейсные схемы и др.

Локальные информационные сети могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на персональном компьютере с соответствующим программным обеспечением.

Относительно небольшая сложность и стоимость локальных информационных сетей, использующих в основном на персональном компьютере, обеспечивают широкое применение сетей в автоматизации коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных, управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем и т. д. Во многом успех использования локальных информационных сетей обусловлен их доступностью массовому пользователю, с одной стороны, и теми социально-экономическими последствиями, которые они вносят в различные виды человеческой деятельности, с другой стороны. Если в начале своей деятельности локальные информационные сети осуществляли обмен межмашинной и межпроцессорной информацией, то на последующих стадиях в локальных информационных сетях стала передаваться, в дополнение к этому, текстовая, цифровая, изобразительная (графическая), и речевая информация.

Благодаря этому стали появляться центры машинной обработки деловой (документальной) информации — приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т. п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, кадровых, финансовых, учетных и других подразделениях. Это позволяет отказаться от громоздких, неудобных и трудоемких карточных каталогов, конторских и бухгалтерских книг и т. п., заменив их компактными и удобными машинописными носителями информации — CD-ROM дисками, флешнакопителями и т. д. В случае необходимости в таких центрах можно получить твердую копию документа, а с твердой копии — машиночитаемую запись.

Как следует из названия, локальная информационная сеть является системой, которая охватывает относительно небольшие расстояния. Современная стадия развития локальных информационных сетей характеризуется почти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают всю организацию (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются корпоративными.

Важнейшей характеристикой локальных информационных сетей является скорость передачи информации. В идеале при посылке и получении данных через сеть время отклика должно быть таким же как если бы они были получены от персонального компьютера пользователям. Это требует скорости передачи данных от 1 до 10 Мбит/с и более.

Локальные сети должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать автоматизированные рабочие места (или рабочие станции) там, где это потребуется. У пользователя должна быть возможность добавлять или перемещать рабочие места или другие устройства сети, а также, отключать их в случае надобности без прерывания в работе сети.

Основными компонентами локальных информационных сетей являются: кабели (передающие Среды), рабочие станции (автоматизированные рабочие места), платы интерфейса сети, серверы сети. Каждое устройство локальной информационной сети подключено к кабелю передачи данных, что позволяет им взаимодействовать. Кабели могут быть как простыми двужильными телефонными, так и дорогими оптоволоконными. Устройства сети соединяются кабелями с помощью интерфейсных плат.

Специфическими компонентами локальных информационных сетей являются серверы. Серверы — это аппаратно-программные системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный персональным компьютером, компьютер, спроектированный специально как сервер. Локальные информационные сети могут иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-сервер или сервер без данных. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Рабочими станциями локальных информационных сетей служат, как правило, персональные компьютеры. Отдельные пользователи (различные должностные лица подразделений фирмы) реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи или комплексы задач (Функциональные подсистемы). Выполнение любой функциональные задачи связано с понятием вычислительного процесса или просто процесса.

Реализация протоколов связи процессов локальных информационных сетей, как правило, предполагает использование принципа пакетной коммутации для обмена информацией между взаимодействующими процессами. При пакетной коммутации информация перед передачей разбивается на сегменты (блоки), которые представляются в виде пакетов определенной длины, содержащих кроме информации пользователя некоторую служебную информацию, позволяющую различать пакеты и выявлять возникающие при передаче ошибки.

Практически все корпоративные системы управления бизнес-процессами имеют модульный принцип. Каждый модуль ориентирован на управление каким-либо бизнес-процессом. Один из них, как правило, реализует автоматизированное управление кадрами.

Очень важным фактором является позиционирование приложения — является ли самостоятельным или входит в состав комплексной локальной информационной системы. В последнем случае при выборе информационной системы задача управления кадрами не рассматривается в качестве определяющей.

При выборе программного продукта необходимо учитывать специфику российской экономики и принимать во внимание следующие факторы:

— дополнительные требования, предъявляемые российским рынком к HR-системам;

— алгоритмическую сложность расчетов по зарплате;

— специфичность требований государственных органов и периодическое их изменение;

— сложный характер учета оплаты труда в затратах производства;

— специфический кадровый менеджмент, воинский учет и многое другое;

— отказ ведущих западных производителей ERP-систем от локализации HR-модуля для РФ и стран СНГ;

— непроработанность HR-модулей многими ведущими российскими производителями финансово-управленческих систем.

На территории Российской Федерации использование информационных сетей осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации в области связи, Федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

информационный программа управление персонал

2. Информационные системы в управлении персоналом

2.1 Управление персоналом и необходимость автоматизации деятельности

Управление предприятием можно условно разделить на следующие сегменты: управление финансами, средствами производства, материальными потоками, персоналом и т. д. Для осуществления этих бизнес-процессов и принятия соответствующих управленческих решений необходимо в масштабах предприятия обеспечить сотрудников определенной информацией. Для выполнения каждодневных функций требуются оперативные данные. Это обуславливает необходимость единого информационного пространства, обработка данных в котором осуществлялась бы в режиме реального времени. Предприятия ищут идеи, технологии и способы, позволяющие оптимизировать все фазы деятельности: производство основной продукции или услуг, их реализацию, расчеты с потребителями и поставщиками, анализ производственно-хозяйственной деятельности, планирование и организацию производства.

Для достижения стоящих перед ними целей организации используют имеющиеся в распоряжении ресурсы, в том числе человеческие. Адекватность поведения сотрудников организации требуемому определяет эффективность их работы, т. е. эффективность использования человеческих ресурсов. Следовательно, задача управления человеческими ресурсами состоит в обеспечении требуемого для достижения организационных целей поведения каждого сотрудника. Помимо этого организация должна иметь достаточное для реализации своих целей число сотрудников. В общем виде управление персоналом сводится к обеспечению организации необходимым числом работников, выполняющих требуемые производственные функции. Управление человеческими ресурсами состоит в подборе и сохранении требуемого организации персонала, его профессиональном обучении и развитии, оценке деятельности каждого из работников с точки зрения реализации целей организации, дающей возможность скорректировать его поведение, вознаграждении за его усилия (рис. 1).

Рисунок 1- Схема корректировки поведения работника с точки зрения целей организации Итак, для того чтобы успешно развиваться, организация должна управлять подбором, обучением, вознаграждением и продвижением, т. е. создать, использовать и совершенствовать особые методы, процедуры, программы, организации этих процессов.

Персонал и вопросы управления им рассматриваются в качестве отдельного бизнес-процесса, который в информационном аспекте взаимодействует с другими бизнес-процессами. Как описано выше, в рамках одного бизнес-процесса можно выделить ряд бизнес-функций, связанных с выполнением определенных задач. На практике при реализации комплексных автоматизированных систем «Управления персоналом» к этой области относят также и функции ведения штатного расписания и расчета зарплаты несмотря на то, что на большинстве предприятий эти функции выполняются другими подразделениями, такими как планово-экономический отдел, отдел труда и зарплаты или расчетные группы в бухгалтерии.

Для каждого бизнес-процесса можно построить целую иерархию функций, например, такая функция кадрового учета, как аттестация персонала, в свою очередь может включать следующие подфункции:

— планирование проведения аттестации;

— учет фактических аттестационных признаков;

— расчет результирующих аттестационных признаков;

— анализ результатов аттестации.

Упрощенная схема информационных потоков в корпоративной системе по отношению к бизнес-процессу «Управление персоналом» показана на рис. 2.

Рисунок 2- Схема информационных потоков в корпоративной системе Здесь под потоком информации понимается действующее в пределах системы движение различных информационных совокупностей (бумажных документов, устных сообщений, информационных файлов со звуковыми эффектами и графическими изображениями и т. п.) в заданном направлении и для определенных целей. Источниками возникновения и одновременно приемниками информации являются конкретные бизнес-процессы.

Источником первичной информации в корпоративной системе является бизнес-планирование, в процессе которого формируются планы выпуска продукции и оказания услуг. Для реализации этих планов возникает потребность в материалах, финансовых и трудовых ресурсах, оборудовании, оснастке и т. д.

Плановые значения ряда ресурсов, в том числе необходимого количества работников определенных профессий, способных выполнить установленную производственную программу, определяются в процессе конструкторской и технологической подготовки производства

1. Наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы ведется расчет численности управленческого персонала

2. Базируясь на представительских показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует и фактически осуществляет прием и увольнение работников

3. а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам

4. В процессе изготовления продукции

5. работники получают плановые задания, фактические результаты, выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию

6. Бухгалтерия, в свою очередь, по известным алгоритмам отрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте

7. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях, касающихся отдельных работников

8 (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности, о внутреннем и внешнем движении кадров, нарушении трудовой дисциплины и т. д.).

Отдельные показатели финансовых расчетов (например, премирование) передаются в отдел кадров для дальнейшего использования при решении своих задач.

Многие задачи (бизнес-функции) по управлению кадрами носят типовой характер, как по составу, так и по методу их решения, что создает предпосылки использования пакетов прикладных программ для их решения. При этом привязка прикладных программ к конкретным условиям фирмы, как правило, несложна. Это вытекает из общего представления структуры любой задачи в виде двух основных составляющих — экономической сущности и информационной базы.

Поэтому на практике реализация в информационной системе предприятия функций кадрового менеджмента может потребовать следующие составляющие программы обеспечения:

— модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы инспектора по кадрам;

— модуль управления штатным расписанием — для планирования численности, фонда заработной платы;

— модуль расчета заработной платы;

— системы управления документами — для документального обеспечения управления персоналом;

— юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций;

— экспертные системы — для проведения аналитических исследований.

В общем случае структура любой задачи может быть представлена в следующем виде (рис. 3).

Рисунок 3- Схема структура любой задачи Блок «Компьютерное решение» приемлем не для всех без исключения задач, особенно в сфере управления кадрами. Многие процедуры имеют не формализуемый характер. Однако любые пакеты прикладных программ по корпоративным системам создаются только на основе форматизированных алгоритмов, поэтому в них в обязательном порядке присутствуют все три блока. Пользователь, приобретая готовый программный продукт, пользуется, по существу, только третьим блоком. Тем не менее, все работы, предшествующие компьютерному воплощению задач и выполненные разработчиками в рамках первого и второго блоков, остаются для него «за кадром» .

Итак, основные причины автоматизации деятельности по управлению персоналом могут быть сформулированы следующим образом:

— учет трудовых ресурсов и управление ими — необходимая составляющая в общем планировании ресурсов предприятия;

— возможность получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда;

— оперативность контроля получения любых форм отчетности;

— возможность внедрения новых кадровых технологий;

— улучшение условий труда сотрудников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.

2.2 Особенности постановки задач и проектирования программ «Управление персоналом»

При промышленной обработке программного обеспечения комплексного управления предприятиями и, в частности, систем управления персоналом, разработчики, как правило, используют такие методики проектирования, размер последующего сопровождения программных продуктов, которые адекватны решаемым задачам.

Если же на предприятии не используется промышленное программное обеспечение (функциональный пакет по управлению кадрами) либо имеющийся пакет не обеспечивает решения требуемых задач, то работник отдела кадров в случае необходимости вынужден решать возникшую задачу самостоятельно либо заказывать разработку или доработку программы у специалиста в службе автоматизации системы управления предприятия или в фирме, специализирующейся на внедрении следующих этапов.

1. Выбор цели. Прежде всего, цель должна быть достижима (нельзя ставить недостижимые цели). Это предполагает получение какого-либо конечного результата. Иногда цель бывает глобальной, и невозможно достичь результатов решения одной задачи. Поэтому необходимо разбить ее на несколько подцелей и каждую из них следует рассматривать как решение самостоятельной задачи.

2. Определение информационных потребностей для достижения поставленной цели состоит в задании некоторых начальных условий (или исходных данных, или информации), которые необходимы и достаточны для получения результата.

3. Проверка корректности и актуальности начальных условий. Пренебрежение этапом может привести к последствиям, которые формулируются так: недопроверенная информация несет за собой некорректный результат, потерю времени ее обработки, и как следствие, хранение в памяти компьютера искаженной информации.

4. Учет возможных вариантов решения, т. е. реализация такого порядка действительной схемы решения или технологии обработки начальных условий, которые позволят путем заданных преобразований (принимая все начальные условия) получить искомый результат. На этом этапе необходимо как типовое решение, соответствующее стандартной ситуации, так и, что очень важно, все возможные нестандартные ситуации. Чем больше подобных ситуаций будет отражено в алгоритме, тем качественнее будет решение задачи. Упущение какой-либо нестандартной ситуации может привести к неточному результату или вообще к тому, что решение не будет найдено.

5. Задание ограничений. На исход решений могут влиять любые факторы, воздействующие на начальные условия, видоизменяя их, или на сам процесс, т. е. создают «помехи» в нормальной технологии обработки. Сюда же можно отнести некоторые константы или оперативные данные, которые тоже влияют на решение, и это, в свою очередь, приводит к искаженному результату.

6. Определение формы выдачи результата и путей его использования. Для этого необходимо определить, в каком виде будет представлен конечный результат (выходная информация) и какова его дальнейшая судьба, т. е. кто и для каких целей намерен его использовать в дальнейшем.

Реализацию перечисленных этапов покажем на примере задачи «Подбор персонала» .

Выбор цели. Подобрать подходящего специалиста из контингента фирмы для занятия вакантной должности.

Определение информационных потребностей для достижения поставленной цели. Для решения необходима следующая информация:

— результаты тестирования;

— результаты периодической аттестации;

— сведения об образовании;

— сведения о трудовой дисциплине;

— дополнительные сведения (стаж работы, состояние здоровья, возраст, семейное положение и др.);

— база данных претендентов на вакансию.

Проверка корректности и актуальности начальных условий. На данном этапе проверяют соответствие дат тестирования, аттестации, переподготовки, повышения квалификации и т. д. установленным календарным срокам. При обнаружении несоответствия у какого-либо претендента он должен пройти аттестацию и необходимое тестирование и т. д.

Учет всех возможных вариантов решения. Стандартная ситуация: все показатели, используемые при принятии решения, имеют балльные оценки. Согласно им построена итоговая таблица, в которой указаны фамилии претендентов и сумма набранных ими баллов. Информация в таблице упорядочена по убыванию суммы баллов. Если один претендент по количественной оценке имеет явный перевес по сравнению с конкурентами, то вопрос о его назначении на вакантную должность решается автоматически.

Нестандартная ситуация:

— состояние итоговой таблицы игнорируется, и в силу вступают субъективные критерии (со стороны администрации фирмы или руководства кадровой службы);

— по каким-либо причинам в базы данных неверно были внесены результаты тестирования или аттестации (для одного или нескольких претендентов);

— несколько претендентов имеют одинаковую сумму баллов;

— сведения об аттестации или тестировании утеряны (т. е. случайно удалены из соответствующих баз данных или вообще не были туда внесены);

— вакантная должность в связи с локальной организацией структурного подразделения упразднена или, наоборот, появилось дополнительно несколько однотипных вакансий. Сведения такого рода не были своевременно отражены в базах данных;

— претендент отказался участвовать в конкурсе (по семейным обстоятельствам, в связи с увольнением по собственному желанию и т. д.);

— претендент совершил негативный поступок, не попадающий под количественные оценки и не учитываемый в перечне оценочных показателей;

— претенденту предложили занять другую вакансию без прохождения конкурсного отбора.

Задание ограничений. Для рассмотрения задачи ими могут быть: общий стаж работы, стаж работы в данной области, стаж работы в конкретной должности, уровень образования, пол, возраст, наличие публикаций в научных или периодических изданиях и т. д.

Определение формы выдачи результата и путей его использования. В данной задаче это может быть:

— приказ о назначении на должность;

— собеседование с инспектором или руководителем кадровой службы;

— рекомендации по дальнейшему совершенствованию претендента в профессиональной или управленческой сфере;

— корректировка баз данных претендентов на данную вакантную должность.

Описание постановки задачи является отдельным этапом в процессе создания автоматизированных систем. В упрощенную схему реализации задачи включаются такие работы, как техническое задание, технический проект, разработка программного обеспечения, опытная эксплуатация программы.

Рассмотрим более подробно содержание этапов. Первый этап — постановка задачи, анализ требований пользователей. Прежде чем говорить о решении, следует понять, о какой задаче идет речь. Для такого анализа и формализации применяются специально разработанные методы, позволяющие на основе концепции и стратегии развития предприятия в описании структуры информационных потоков выделить приоритетные задачи для автоматизации.

Результатом этого этапа являются документы, называемые «Технические требования к системе» или «Техническое задание». Часто рекомендуется технико-экономическое обследование, результат которого есть обоснование целесообразности нововведений.

Следующий этап — проектирование. Готовится технический проект, функциональные спецификации, прототипы решения.

Очередные этапы — разработка, внедрение и поддержка компонентов решения. Современный инструментарий и достижения информатики позволяют интегрировать проектируемые и действующие системы.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

— Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

— Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

— Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

— Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

— Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

— Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

— Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются рудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления — фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось.

Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Внедрение информационных технологий в деятельность кадровых менеджеров позволит им наиболее эффективно и быстро выполнять свои функции, а также своевременно реагировать на меняющуюся обстановку и принимать верные решения.

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006)

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. / Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2002. -450 с.

3. Артамонова Н. В., Головцова И. Г. А86 Управление персоналом: Учеб. пособие /СПбГУАП. СПб., 2001. Ч. 3. 62 с.

4. Балдин К. В., Уткин В. Б. Информационные системы в экономике: Учебник. 4-е изд.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. -395 с.

5. Годин В. В. Информационное обеспечение управленческой деятельностью: учебник./ - М.: Мастерство, 2001. — 240 с.

6. Гургац Р. Д. Информационные технологии в управлении кадрами/ Под ред. Д. ф. — м. н. проф. В. А. Пархомава — М.: ИНФРА-М. 2001. -235 с.

7. Веснин В. Р. Менеджмент персонала: Учебное пособие для учащихся средне-специальных учебных заведений (ССУЗ) 2001. -85 с.

8. Делягин М. Г., Братимов О. В. и др. Практика глобализации: игры и правила новой эпохи. — М.: Инфра-М, 2000. -158 с.

9. Зайцева Т. В., Зуб А. Т. Управление персоналом: Учебник. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. -336 с.

10. Информационные технологии в кадровом менеджменте — «Эксперт»;

11. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник/ Под ред. проф. В. В. Трофимова. — М.: Высшее образование, 2006. — 480 с.

12. Исаев Г. Н. Информационные системы в экономике: Учеб. Пособие / - М.: Омега-М, 2006. -462 с.

13. Корнеев И. К. Информационные технологии в управлении: учеб. Пособие для студ. среднего проф. Образования /- М.: Инфра-М, 2001. -158 с.

14. Маренков Н. Л., Косаренко П. Н. Управление персоналом организации: Учебное пособие для студентов ВУЗов. — М.: Академический проект Триста, 2005. -464 с.

15. Научный журнал «Современные наукоемкие технологии» Российская Академия Естествознания 2007. № 7

16. Сербиновский Б. Ю. Управление персоналом: Учебник. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. -464 с.

17. .Управление персоналом./Под ред. Б. Ю. Сербиновского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2001

18. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А. Я. Кибанова. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: Инфра-М, 2001. -638 с.

19. Управление персоналом современной организации/ Под ред. С. В. Шекшня. — М.: «Интел-Синтез», 2000. -420 с.

20. Федосьев В. Н. Управление персоналом: Учеб. Пособие / - М.:ИКЦ «Март», Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2008.-528 с.