Информационные процессы в управлении организацией

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ Контрольная работа По предмету: Информационные системы управления Вариант 1. Информационные процессы в управлении организацией Выполнила:

Студентка 5-го курса

10 семестр Демьянова Мария Ташкент

1. Информационные процессы в управлении организацией

2. Методические основы применения ИТ в управлении организацией

3. Программно-техническое и информационное обеспечение ИТ

4. Автоматизированные поисковые системы

5. ИТ в делопроизводстве и документообороте

7. Обработка экономической информации на основе электронных таблиц

8. Компьютерные сети и гипертекстовые технологии

9. Использование систем управления базами данных

10. Экономическая эффективность ИС управления Список используемых источников

1. Информационные процессы в управлении организацией Контрольная работа выполнена на материалах розничного торговой организации «РИО», которая по организационно-правовой форме является муниципальным унитарным торговым предприятием (далее МУТП). Полное название МУТП «Ремонт и отделка».

Основу ассортимента составляют строительно-отделочные материалы.

Кроме того, МУТП «РиО» осуществляет розничные поставки отделочных инструментов, ведущих европейских производителей для нужд муниципалитета и в магазины г. Сургута.

Таблица 1

Структура ассортимента МУТП «РиО» на 01.06.2013 г.

На анализируемом предприятии высокая степень компьютеризации не только аппарата управления, но и рабочих мест. В системе аппарата управления по состоянию на 01.01.2013 г. используется 15 компьютеров. Т. е. на 1 компьютер приходится 1,13 управленцев и АУП. Как показал анализ, основными программами, используемыми в настоящее время этими сотрудниками, являются программные продукты MS Office.

В 2013 году МУТП «РиО» был заключен договор с МУТП «Техноконсалтинг» на внедрение информационной системы управления предприятием на базе программного обеспечения mySAP (SAP R/3). В соответствии с условиями договора единой информационной системой были охвачены все структурные подразделения предприятия.

На предприятии внедрены и используются следующие модули SAP R/3:

Финансовый учет;

Учет затрат;

Учет основных средств;

Управление материально-техническим обеспечением;

Сбыт.

Составляющие финансового учета представлены в форме дерева процессов на рис. 2.

Рис. 2. Дерево процессов финансового учета МУТП «РиО»

В настоящее время данный модуль используется полностью. Все сотрудники МУТП «РиО» прошли обучение и не испытывают трудностей при использовании программных продуктов.

В качестве существенного недостатка отметим отсутствие возможности проведения финансового анализа и в т. ч. анализа источников, стоимости и структуры капитала предприятия. В тоже время потребность в её наличии и использовании в настоящее время на предприятии имеется. Соответственно, указанный анализ проводится вручную с использованием стандартных компонентов MS Office, что приводит к дублированию работы, увеличению затрат времени и потере оперативности. Также руководство МУТП «РиО» не имеет возможности текущего контроля состояния капитала предприятия.

Полномасштабное внедрение и использование системы финансового анализа и в т. ч. анализа источников, стоимости и структуры капитала предприятия позволит реализовать полный цикл интегрированной системы управления: планирование — организация — контроль — координация.

Одним из первичных документов при определении источников, стоимости и структуры капитала является бухгалтерский баланс (форма № 1). Представим структуру указанного документа с точки зрения информационных технологий в следующей таблице 1:

Таблица 1

Структура бухгалтерского баланса

Признак типа элемента. Может принимать следующие значения: «С» — сложный элемент логической модели (содержит вложенные элементы), «П» — простой элемент логической модели, реализованный в виде элемента, «А» — простой элемент логической модели, реализованный в виде атрибута элемента. Простой элемент логической модели не содержит вложенные элементы.

Формат значения элемента. Формат значения элемента представляется следующими условными обозначениями: Т — символьная строка; N — числовое значение (целое или дробное).

Формат символьной строки указывается в виде Т (n-к) или T (=к), где n — минимальное количество знаков, к — максимальное количество знаков, символ «-» — разделитель, символ «=» означает фиксированное количество знаков в строке. В случае, если минимальное количество знаков равно 0, формат имеет вид Т (0-к). В случае, если максимальное количество знаков неограниченно, формат имеет вид Т (n-).

Формат числового значения указывается в виде N (m.к), где m — максимальное количество знаков в числе, включая знак (для отрицательного числа), целую и дробную часть числа без разделяющей десятичной точки, k — максимальное число знаков дробной части числа. Если число знаков дробной части числа равно 0 (т.е. число целое), то формат числового значения имеет вид N (m).

Признак обязательности элемента определяет обязательность присутствия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в файле обмена. Признак обязательности элемента может принимать следующие значения: «О» — наличие элемента в файле обмена обязательно; «Н» — присутствие элемента в файле обмена необязательно, т. е. элемент может отсутствовать. Если элемент принимает ограниченный перечень значений (по классификатору, кодовому словарю и т. п.), то признак обязательности элемента дополняется символом «К». В случае если количество реализаций элемента может быть более одной, то признак обязательности элемента дополняется символом «М».

2. Методические основы применения ИТ в управлении организацией Очевидно, что отсутствие у предприятия системы управления оборотными активами не позволяет ему эффективно развиваться в долгосрочной перспективе.

В связи с этим, необходимо провести диагностику системы управления оборотными активами МУТП «РиО» по следующим критериям:

Наличие и применение методов управление оборотными активами;

Регламентация процессов управления оборотными активами;

Качество информационных технологий в управлении оборотными активами;

Системность подхода в управлении оборотными активами.

Автоматизация процессов управления оборотными активами Наличие необходимой квалификации управленческого персонала.

Каждый из этих критериев представляет собой совокупность параметров, которые необходимо оценить по 10-ти балльной шкале (1 — минимальная оценка, 10 — максимальная оценка). После формирования оценок можно визуализировать состояние системы управления оборотными активами и получить совокупную оценку ее состояния.

Проведя исследование системы управления оборотными активами мы пришли к выводу, что состояние данной системы можно оценить как удовлетворительное (рис. 2).

На основе полученного анализа системы управления оборотными активами можно выделить ряд положительных и отрицательных факторов влияющих на систему управления оборотными активами.

Среди положительных факторов системы управления оборотными активами в МУТП «РиО» можно отметить наличие и применение методов управление оборотными активами.

Рис. 2. Состояние системы управления оборотными активами МУТП «РиО»

Так на предприятие применяется анализ запасов по методу «АВС», во основу которого положено «правило Парето» 80/20.

Суть данного метода заключается в том, что 20% товарного ассортимента дают 80% общего объема продаж.

Применение данного метода осуществляет с помощью аналитических отчетов интегрированных в автоматизированную систему бухгалтерского учета на базе программного обеспечения «1С-Торговля, склад», которое позволяет проводить «АВС» анализ оборотных активов по различным критериям.

Рис. 3. Диалоговое окно программы «1С» — отчет «АВС» анализ АВС анализ, сформированный с помощью программы «1С» позволяет выявить наиболее ликвидные товарные запасы, как отдельно по каждому товару, так и в целом по товарной группе.

Анализ состояния запасов по методу «АВС» в МУТП «РиО» на 01.07.2013 г. показал, что из 1350 наименований товаров, 80% объема продаж дают 385 позиций, что составляет 28,5% от общего ассортимента. Причем 28,5% ассортимента, то же можно классифицировать подобным образом (табл. 1)

Таблица 1

Структура 30% уровня запасов МУТП «РиО» за июль 2013 г.

Управление оборотными активами на основе метода «АВС» в МУТП «РиО» осуществляется на основе регламента.

Так, для номенклатурных позиций класса A используются следующие правила.

Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки.

Ежемесячный, циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией).

Ежедневное обновление данных в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.

Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.

Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них окупается сторицей.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила.

Основное правило: товары должны быть в наличии. Недопустимо получить срыв исполнения плана сбыта из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах.

Простая фиксация данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора).

Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C.

Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

Среди негативных факторов влияющих на систему управления оборотными активами в МУТП «РиО» можно отметить недостаточный уровень информационных технологий в управлении оборотными активами.

Практически не исследуется внешнее окружение и ассортимент конкурентов. Решения на формирование ассортимента осуществляется интуитивно. Отсутствует системность подхода в управлении оборотными активами.

Уровень необходимой квалификации управленческого персонала в области управления оборотными активами низкий, в связи, с чем необходимо привлечь бизнес-консультантов или пройти курсы по соответствующей тематике.

Кроме метода «АВС» другие методы не используются, что очень сильно снижает качество принятия решений по формированию ассортимента.

3. Программно-техническое и информационное обеспечение ИТ Бухгалтерский учет в МУТП «РиО» осуществляется бухгалтерской службой во главе с главным бухгалтером в соответствии с Положением о бухгалтерской службе. Бухгалтерия МУТП «РиО» является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

Основными задачами бухгалтерской службы МУТП «РиО» являются ведение бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности, осуществление контроля за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

На предприятии МУТП «РиО» используются следующие программы: «1С: Бухгалтерия. Типовая конфигурация 8.0 сетевая версия»; «Конфигурация «Универсал» (Бухгалтерский учет — Персонал — Производство / - разработан МУТП «РиО» — совместим с лицензионным программным продуктом 1С/Фирмы — «1С»).

«1C: Бухгалтерия 8.0» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Бухгалтерия 8.0 позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С: Бухгалтерия 8.0» обладает гибкими возможностями организации учета:

синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

учет по нескольким планам счетов;

валютный учет и учет покрытия валют;

многомерный аналитический учет;

многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

количественный учет;

учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.0» использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows XP. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.

В МУТП «РиО» все участки учета автоматизированы, следовательно, автоматизировано заполнение документов. Список таких документов находится в «журналах документов» в программе «1C: Бухгалтерия 8.0».

Все счета группируются в плане счетов. Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятии МУТП «РиО» не утвержден и даже не разработан рабочий план счетов, а используется стандартный план счетов, имеющийся в программе, предложенный «1С» на основе нормативных документов.

По каждому счету указывается: полный код счета; наименование сета (субсчета); признак ведения валютного учета; признак ведения количественного учета; признак забалансового счета; виды аналитического учета.

Аналитический учет ведется на предприятии по следующим счетам: 20; 26; 60; 62; 70; 71.

По счету 20 «Основное производство» и по счету 26 «Общехозяйственные расходы» аналитический учет ведется по статьям затрат.

Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе «1С: Бухгалтерия 8.0» играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством «Конфигуратора» требуются специальные знания в области программирования, что для бухгалтера не всегда возможно.

Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность на предприятии МУТП «РиО» практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе «1С: Бухгалтерия 8.0» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, — это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. На предприятии МУТП «РиО» операции формируются на основании вводимых документов.

Для ввода операций вручную предусмотрено два вида журналов — журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и так далее). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.

В операциях так же указывается учет изменений по аналитическим счетам. В проводке отражаются аналитические счета дебета и кредита, может использоваться многомерная аналитика, то есть и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валютного и количественного учета.

Аналитические счета будут проставлены, если в плане счетов у выбранных счетов определено ведение аналитического учета.

Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться автоматически. Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций в МУТП «РиО» используется режим типовых операций. Данный режим характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом бухгалтер только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении.

В МУТП «РиО» в системе «1С: Бухгалтерия 8.0» существует несколько способов просмотра проводок.

Проводки, которые входят в состав конкретной операции, сформированной вручную или с помощью типовой операции, можно просмотреть в журнале операций или в форме конкретной операции, которую можно открыть из указанного журнала. Проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, сформированные при проведении документа, можно просмотреть, нажав на кнопку в форме соответствующего документа. Проводки, сформированные всеми способами (с использованием документов, типовых операций или вручную), отображаются в журналах проводок (рис. 4).

Рис. 4. Журнал проводок системы «1С: Бухгалтерия 8.0»

Журналы проводок разделены по видам учета. Проводки бухгалтерского учета отображаются в журнале, доступном через меню «Операции» — «Журнал проводок (бухгалтерский учет)», проводки налогового учета (по налогу на прибыль) отображаются в журнале, доступном через меню «Операции» — «Журнал проводок (налоговый учет)». Проводки нельзя изменять непосредственно в журналах проводок, но из любого такого журнала можно открыть документ или операцию, сформировавшие проводку.

На предприятии МУТП «РиО» используются в качестве отчетов выходные документы «1С: Бухгалтерия 8.0». В состав «1С: Бухгалтерии 8.0» входит набор регламентированных отчетов. Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, сроки и порядок представления которых определяются различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся:

формы бухгалтерской отчетности;

налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов;

отчетность во внебюджетные социальные фонды;

формы статистики;

различные справки.

В состав регламентированной отчетности входит рассмотренная выше отчетность предприятия по физическим лицам перед инспекцией ФНС (форма 2-НДФЛ) и перед органами ПФР (персонифицированная отчетность).

Формы регламентированной отчетности входят в состав конфигурации и распространяются вместе с новыми релизами. Обновление форм отчетности выполняется вместе с обновлением самой конфигурации.

В случае необходимости, формы регламентированной отчетности могут распространяться в виде отдельных файлов (так называемых внешних обработок «1С: Бухгалтерия 8.0»).

Для работы с регламентированными отчетами предназначена обработка «Регламентированная и финансовая отчетность» (меню «Отчеты — Регламентированные отчеты») (рис. 5).

Рис. 5. Регламентированная и финансовая отчетности

в системе «1С: Бухгалтерия 8.0»

Форма обработки «Регламентированная и финансовая отчетность» состоит из двух основных частей. В левой части формы отображается список видов регламентированных отчетов. В правой части формы расположены журнал отчетов и журнал выгрузки форм отчетности в электроном виде. Переключение между журналами выполняется выбором соответствующей закладки. Отчеты в журнале отчетов можно фильтровать по различным критериям:

по видам регламентированных отчетов;

по организации (или списку организаций), от имени которой составлен отчет;

по отчетному периоду и др.

Отборы по различным критериям можно устанавливать как независимо один от другого, так и одновременно. При одновременной установке нескольких отборов результатом будет являться список отчетов, удовлетворяющий сразу всем установленным критериям отбора.

Установка отбора по виду отчетов выполняется при помощи флажков, расположенных слева от наименований групп и видов форм отчетности в списке отчетов. Флажки можно устанавливать и снимать в произвольном порядке. Для установки флажков сразу у всех отчетов списка служит кнопка («Пометить все») над списком отчетов. Для установки отбора по организации необходимо выбрать наименование организации в поле «Организация» под журналом отчетов.

«1С: Бухгалтерия 8.0» предусматривает возможность пакетной работы с регламентированными отчетами из формы «Регламентированная и финансовая отчетность» без открытия форм самих отчетов. Для включения пакетного режима служит кнопка «Пакетный режим» на командной панели журнала отчетов (по умолчанию режим выключен).

Пакетный режим позволяет выполнить следующие функции для группы выбранных отчетов:

показать печатные формы в форме предварительного просмотра;

вывести отчеты непосредственно на печать без предварительного просмотра;

проверить возможность выгрузки;

выполнить выгрузку группы отчетов.

Альтернативный доступ к регламентированным отчетам предоставляется справочником «Регламентированная отчетность». Форма списка этого справочника вызывается кнопкой «Справочник отчетов» (рис. 6).

Рис. 6. Регламентированные и отчеты в системе «1С: Бухгалтерия 8.0»

Форма «Регламентированная и финансовая отчетность» больше ориентирована на работу по формированию готовых отчетов, а форма справочника — на настройку списка отчетов.

В справочнике «Регламентированные отчеты» каждый регламентированный отчет представлен отдельным элементом справочника. Элементы справочника объединены в группы по видам отчетности. Каждый элемент справочника содержит ссылку на один из объектов конфигурации или на файл, реализующих функции регламентированного отчета.

Список регламентированных отчетов в справочнике «Регламентированные отчеты» по умолчанию заполнен: в нем представлены все отчеты, включенные в конфигурацию. При обновлении конфигурации обновление списка отчетов выполняется автоматически, и в этом случае, помимо уже существовавших в справочнике форм отчетности, в справочнике могут появляться также новые формы.

Для выбранного в списке отчета в нижней части диалога выводится краткое описание (если такое описание для отчета заведено). Дополнительную справочную информацию о редакциях формы отчетности, нормативных документах, утвердивших ту или иную редакцию, сроках их действия и периодичности представления формы отчетности можно получить в специальной форме, которая вызывается нажатием на кнопку «Подробнее» в командной панели справочника «Регламентированные отчеты» или списка видов отчетов формы «Регламентированная и финансовая отчетность».

Для оценки системы ведения бухгалтерского учета в обществе с ограниченной ответственностью (МУТП) «РиО» в системе «1С: Бухгалтерия 8.0» рассмотрим порядок ведения кассовых операций:

Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер» (меню «Касса» — «Приходный кассовый ордер» или меню «Касса» — «Кассовые документы») (рис. 7).

Рис. 7. Приходный кассовый ордер в системе «1С: Бухгалтерия 8.0»

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

«Оплата от покупателя»;

«Прием розничной выручки»;

«Возврат денежных средств подотчетником»;

«Возврат денежных средств поставщиком»;

«Получение наличных денежных средств в банке»;

«Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;

«Прочий приход денежных средств».

Вид операции устанавливается в реквизите «Операция».

Операция «Оплата от покупателя» указывается при поступлении наличных денежных средств от покупателя. В реквизите «Договор» документа «Приходный кассовый ордер» при этом будет необходимо выбрать тот договор, в котором установлен вид «с покупателем», «с комиссионером» или «с комитентом». При проведении документа «1С: Бухгалтерия 8.0» определит состояние расчетов по договору и разделит поступившую сумму на аванс и оплату.

Операция «Прием розничной выручки» устанавливается для регистрации приема выручки торговой точки в кассу организации.

Операция «Возврат денежных средств подотчетником» предусмотрена для регистрации возврата денежных средств подотчетным лицом — сотрудником предприятия. При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников.

Операция «Возврат денежных средств поставщиком» предназначена для отражения поступления наличных денежных средств, возвращенных поставщиком. Договор надо выбирать тот, в котором установлен вид «с поставщиком», «с комиссионером» или «с комитентом».

Операция «Получение наличных денежных средств в банке» предназначена для отражения факта получения наличных денег с расчетного счета организации в банке.

Операция «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» используется при поступлении наличных денежных по кредитам и займам. Договор надо выбирать тот, в котором установлен вид «прочее».

Операция «Прочий приход денежных средств» выбирается в остальных случаях.

4. Автоматизированные поисковые системы Информация, включённая в систему структурирована по разделам, в настоящее время в СПС «Консультант Плюс» существуют следующие разделы:

Законодательство Судебная практика Финансовые консультации Комментарии законодательства Формы документов Законопроекты Международные правовые акты Правовые акты по здравоохранению Технические нормы и правила Название раздела отражает характер информации, которая в нём содержится. Каждый раздел, в свою очередь, состоит из информационных банков, которые являются подмножествами раздела. Такое структурирование данных упрощает поиск информации в системе за счёт исключения из поиска разделов и информационных банков, содержащих информацию заведомо не удовлетворяющую условиям поиска. Деление массива информации на информационные банки преследует ещё одну цель — такое деление позволяет реализовать модульный принцип построения технических систем. То есть это даёт возможность конечному пользователю системы включить в свой набор именно те информационные банки, которые ему необходимы, тем самым сэкономить время при поиске и избежать излишних материальных затрат на приобретение и сопровождение не нужных пользователю банков.

Под заголовком окна «Консультант Плюс» расположена строка главного меню, каждый пункт которого позволяет выполнить определенные действия. После щелчка мышью по любому из пунктов главного меню появляется доступ к командам, которые можно выполнить в данном пункте (рис. 8):

Рис. 8. Главное меню Главное меню является контекстно-зависимым. Это означает, что возможность выполнения той или иной команды зависит от конкретной ситуации. Названия команд (в раскрытом пункте меню), выполнение которых возможно в данный момент, имеют более контрастный цвет. Выбор команды в раскрытом пункте меню осуществляется щелчком мышью по ее названию.

Строка главного меню всегда имеется на экране, и любое допустимое в данной ситуации действие может быть выполнено выбором соответствующей команды соответствующего пункта.

Под строкой главного меню расположено пиктографическое меню (панель кнопок). Оно введено для быстрого вызова наиболее часто используемых функций. Каждая кнопка в этом меню связана с определенной операцией. После установки курсора мыши на кнопке пиктографического меню возникает краткое описание выполняемого с ее помощью действия (рис. 9).

Рис 9. Пиктографическое меню Для того чтобы увидеть основные действия, доступные в конкретном месте программы, и выбрать одно из них, можно воспользоваться локальным меню. Оно вызывается нажатием правой кнопки мыши. Локальное меню, как и главное, является контекстно-зависимым и включает в себя наиболее часто используемые в данной ситуации действия.

В нижней части окна «Консультант Плюс» расположена панель состояния (строка статуса), которая дает информацию о том, что можно сделать, выбрав то или иное действие из меню, а также некоторую дополнительную информацию.

С 1 апреля 2009 г. в системе Консультант Плюс Появился так называемый Быстрый поиск. Быстрый поиск представлен в виде единой поисковой строки (как в Интернете) сразу в Стартовом окне системы (рис. 10):

Рис. 10. Окно «Быстрый поиск»

В поисковую строку вводится любая известная информация о документе или описание интересующего вопроса. Запрос вводится простым языком, можно использовать сокращения, синонимы, аббревиатуры (например: «закон о бухучете», «статья 120 НК», «работа в праздники» и др.). Быстрый поиск поможет найти конкретный документ, фрагмент документа (главу или статью), получить информацию по интересующему вопросу. В результате поиска система выдаст компактный (до 50 документов) и удобный список документов, которые наиболее точно соответствуют запросу.

Быстрый поиск дополнил уже существующие в СПС «Консультант Плюс» поисковые инструменты — Карточку поиска (рис. 11) и Правовой навигатор; теперь пользователь получает доступ к трем мощным поисковым средствам, каждое из которых имеет свои преимущества.

Рис. 11. Окно «Карточка поиска»

Механизм поиска с помощью карточки поиска в СПС «Консультант Плюс» позволяет производить поиск документов по нескольким критериям:

Тематика (Конституционный строй, Гражданское право, т.д.)

Вид документа (Закон, Кодекс, ПБУ и т. д.)

Принявший орган (Правительство РФ, ВАС РФ и т. д.)

Дата (дата принятия/изменения документа) Номер (номер документа) Название документа (вводиться если известно полное название документа или отдельные слова) Текст документа (поиск документов содержащих фразы и слова) Поиск по статусу (действует, утратил силу, не вступил в силу) При поиске по критериям 6 и 7 существует возможность применения таких логических операций к запросам как И, ИЛИ, КРОМЕ. Для некоторых разделов существуют также свои уникальные критерии поиска, которые обусловлены особенностями документов, включённых в этот раздел.

При исправлении ошибочно заполненного поля или при формировании нового запроса необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизитов, так и все ее поля в целом. Делается это следующим образом.

1. Очистить отдельное поле Карточки реквизитов можно, установив курсор на этом поле, затем щелкнув мышью по кнопке «Удалить» пиктографического меню, либо выбрав пункт Очистить строку локального меню, либо нажать клавишу Del на клавиатуре.

2. Для очистки всей Карточки реквизитов можно щелкнуть мышью по кнопке «Удалить все» пиктографического меню, либо выбрать пункт Очистить карточку локального меню, либо одновременно нажать клавиши Ctrl и Del на клавиатуре.

Кроме механизма многокритериального поиска в рассматриваемой СПС присутствует ещё один инструмент — «Правовой навигатор» (рис. 12):

Рис. 12. Окно «Правовой навигатор»

Правовой навигатор являет собой некий классификатор правовой информации, который подразделяет весь массив информации на определённые тематические категории, каждая из которых, в свою очередь, содержит ряд детализирующих её подпунктов. При выборе такого подпункта система формирует список документов как нормативного так и консультанционного характера, которые так или иначе раскрывают суть данного подпункта.

Программные технологии высокого уровня, кроме непосредственного поиска документов, обычно включают некоторые очень полезные сервисные инструменты, например, в СПС «Консультант Плюс» предоставляется:

1) Возможность создавать собственные постоянные подборки документов по какой-либо проблеме (так называемые папки документов) (рис. 13):

Рис. 13. Окно «Папки»

При этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам. Пользователи, работающие на различных компьютерах, могут обмениваться такими папками. Это позволяет организовать коллективную работу нескольких специалистов над общей проблемой.

2) Возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами (рис. 14):

Рис. 14. Окно «Закладки»

3) Наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой.

4) Экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word с уникальной возможностью конвертации текстовых таблиц в «раздвижные» таблицы редактора, готовые к заполнению.

Важным инструментом, обеспечивающим быстрое получение ответов на вопросы по использованию систем Консультант Плюс, является встроенная система помощи.

Для вызова помощи достаточно нажать клавишу F1. Вызываемая после этого помощь является контекстно-зависимой, то есть всегда соответствует конкретной ситуации (например, выбранному пункту меню или активному окну).

В работе с системой можно выделить три этапа:

1) формирование запроса на поиск интересующего пользователя набора документов;

2) работа со списком документов;

3) работа с текстом документа.

Ниже подробно рассмотрена каждая из этих составных частей работы с системами на примере программной оболочки системы Консультант Плюс: Версия Проф.

Первый этап работы с правовой информацией заключается в поиске нужных документов. Для этого в системах Консультант Плюс предусмотрено составление соответствующего запроса путем заполнения так называемой Карточки поиска.

Использование юристами МУТП ««РиО» в своей повседневной деятельности справочно-правовой системы «Консультант Плюс» существенно упрощает работу и повышает ее качественный уровень. К примеру, имея на компьютере базу данных «Консультант Плюс: Версия Проф» можно решить проблему поиска и систематизации правовой информации, а также своевременно вносить корректировки в деятельность предприятия в соответствии с изменением законодательства. Используя возможностей справочно-правовых систем можно анализировать базовую информацию по конкретному делу и своевременно давать соответствующие рекомендации по его решению. Так, например, для подготовки текстов хозяйственных договоров юристом могут быть использованы типовые формы договоров, содержащиеся в информационных банках СПС «Консультант Плюс»

Установка сетевой версии информационной системы «Консультант Плюс» в МУТП ««РиО» позволила решать задачи по обеспечению договорной базы предприятия сразу несколькими сотрудниками (при необходимости подготовки большого пакета документов).

Оснащение рабочих мест юристов персональными компьютерами с соответствующим программным обеспечением позволило создавать в МУТП «РиО» собственные базы данных (по видам юридической документации). Такие базы с успехом используются при подготовке текстов аналогичных документов. К примеру, создание юристом хорошо проработанного шаблона трудового соглашения (контракта), текст которого взят из информационных банков соответствующих систем «Консультант плюс» («Деловые бумаги»), привело к тому, что при оформлении отношений предприятия с новым сотрудником, ему нужно внести в шаблон лишь адресные и паспортные данные, а сам текст контракта используется по умолчанию.

В процессе такой работы в МУТП ««РиО» происходит выработка собственного юридического стиля, шлифовка и доведение до идеала юридических конструкций.

5. ИТ в делопроизводстве и документообороте Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня.

Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.

Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту — сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются.

Как на российском сейчас предлагается большой выбор программных средств для создания систем ДОУ второго уровня. Некоторые из них разработаны известными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно. Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность является скорее минусом, чем плюсом: внедрив у себя продукт какой-то фирмы, организация превращается в ее заложника. Любые исправления, доработки и модернизацию такой системы никто, кроме специалистов этой фирмы, осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратит существование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные ею системы останутся без технической поддержки, а их совершенствование и приведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным.

Исходя из этих соображений, многие организации предпочитают иметь дело с системами, созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированы на широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми. Такие продукты представляют собой настраиваемые программные комплексы — мощный инструментарий для быстрого создания конкретных приложений под запросы определенного заказчика. Для этого, разумеется, тоже требуются специальные знания, но специалистов по таким системам найти значительно проще. Как правило, услуги такого плана оказывают фирмы, именующие себя «системными интеграторами». Возможность выбирать между несколькими интеграторами (и даже, при наличии соответствующих кадров, создавать или дорабатывать приложения собственными силами) перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимущество отечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства.

В России явное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino». Любопытно, что на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладе специалиста-эксперта Аппарата Правительства Российской Федерации В. Н. Чернова приводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходится около 4% продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation-4» (в нашей стране малоизвестному) принадлежит 11% западного рынка.

Доля перехода на третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением электронных документов. Между тем в России работы по созданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставание составляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе к системам ДОУ третьего уровня.

Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство «созревает» для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах.

Выбор автоматизированной информационной системы документооборота (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации — управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской в течение всего их жизненного цикла. А после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Необходимо отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее:

учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;

обладает ли достаточной функциональной полнотой;

имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект. Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;

сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;

достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации, как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);

каковы перспективы развития продукта.

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, ИТ-специалистами организации, выбирающей АИС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать именно с бумагами. Кроме того, обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, что позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;