Информационные системы и технологии в банковской сфере

ПЛАН

1. История создания и основные характеристики системы SWIFT

2. Основные принципы создания АИС для банковской сферы

3. Назначение и основные возможности системы «клиент-банк»

4. Информационные системы в финансово-экономической деятельности

5. Основные понятия баз данных и систем управления базами данных

6. Проектирование баз данных и работа с ними в Access

7. Проектирование и использование запросов, отчетов, форм в Access

1. История создания и основные характеристики системы SWIFT

SWIFT (Society for World-Wide Interbank Financial Telecommunications) — сообщество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций является ведущей международной организацией в сфере финансовых телекоммуникаций. Основными направлениями деятельности SWIFT являются предоставление оперативного, надежного, эффективного, конфиденциального и защищенного от несанкционированного доступа телекоммуникационного обслуживания для банков и проведение работ по стандартизации форм и методов обмена финансовой информацией.

В конце 1950;х годов в результате бурного роста международной торговли произошло увеличение количества банковских операций. Традиционные формы связи между банками (почта, телеграф) уже не могли справиться с объемами банковской информации. Значительное время тратилось на устранение неувязок в документах из-за различий банковских процедур в разных банках, ошибок, возникающих при осуществлении межбанковских операций и необходимости многократных проверок. Естественной реакцией на лавинообразный рост объемов информации на бумажных носителях явилась автоматизация. Однако по мере развития систем банковской автоматизации появлялась необходимость безбумажного обмена финансовой информацией между банковскими системами в то время, как различия в их построении и особенностях протоколов взаимодействия не позволяли создать достаточно надежно работающую интегральную систему связи и обработки информации. Кроме того, в области межбанковских отношений полностью отсутствовала стандартизация.

Поиск более эффективных средств работы заставил в начале 1960;х годов собраться 60 американских и европейских банков для дискуссии по поводу создания системы стандартизации в международном банковском деле. Было принято решение, что конечной целью должно стать использование компьютеров, средств телекоммуникаций, обеспечивающих более надежную, быструю и безопасную систему передачи банковской информации. В основу проекта были положены следующие требования:

· платежные операции должны осуществляться без участия бумаг и как можно более рационально;

· обмен информацией между банками должен быть значительно ускорен с использованием средств телекоммуникаций;

· должны быть минимизированы типичные банковские риски (например, потери, ошибочное направление платежей, фальсификация платежных поручений и т. д.).

Инициатива создания международного проекта, который ставил бы своей целью обеспечение всем его участникам возможности круглосуточного высокоскоростного обмена банковской информацией при высокой степени контроля и защиты от несанкционированного доступа, относится к 1968 г. Несколько позже в 1972 г. эта инициатива официально была оформлена в проект. В том же году были выполнены расчеты, даны рекомендации по созданию рентабельной системы обмена банковской информацией. Они сводились к следующему:

· система должна основываться на создании международной сети и сетевой службы сервиса; на стандартизации процессов, а также стандартизации форматов сообщений; на стандартизации способов и оборудования подключения банков к сети:

· для обеспечения рентабельности при стоимости передачи одного сообщения 0,15 долл. система должна обрабатывать не менее 100 000 сообщений в день с участием примерно 70 банков;

· система должна содержать два независимых и связанных друг с другом распределительных центра и концентраторы связи в каждой из стран-участниц.

В мае 1973 г. 239 банков из 15 стран в соответствии с бельгийским законодательством учредили SWIFT с целью разработки формализованных методов обмена финансовой информацией и создания международной сети передачи данных с использованием стандартизированных сообщений. Последующие четыре года были посвящены решению организационных и технических вопросов, и 9 мая 1977 г. состоялось официальное открытие сети. К концу года число банков-членов увеличилось до 586 (против 513). Они обеспечивали ежедневный трафик до 500 000 сообщений.

В настоящее время SWIFT объединяет 7407 банков и финансовых организаций, расположенных в 190 странах мира. Все они, независимо от их географического положения, имеют возможность круглосуточного взаимодействия друг с другом 365 дней в году. Сейчас по сети SWIFT ежедневно передается более 4,9 млн финансовых сообщений на общую сумму 5 триллионов долларов США; к 2005 г. ожидается рост объема ежедневно передаваемых до 7 млн сообщений.

SWIFT является системой передачи данных, организованной так, чтобы банки различных стран, оснащенные терминалами разных моделей с различной скоростью работы, могли беспрепятственно понимать друг друга.

Сообщения системы SWIFT содержат поля, идентифицирующие всех участников передачи информации и платежей. В настоящее время определены 7 категорий сообщений, включающих более 70 типов. Каждый тип сообщений ориентирован на максимально полное и точное отражение требований по представлению и продаже данных, которые могут возникнуть в практике банков, использующих эти сообщения, то есть исполняющих операции подобного рода. Текст сообщения состоит из полей, часть которых является обязательными, некоторые поля заранее пронумерованы. Дополнительная информация (для полных указаний) при необходимости располагается в полях «опциональных» (необязательных). Сообщения, как правило, передаются от одного пользователя SWIFT, другому, но имеются и «системные сообщения», позволяющие пользователям взаимодействовать с коммуникационной системой и системе с пользователем. Таким образом, системные сообщения используются для запроса определенных действий и получения специальных счетов, для поиска сообщений в базе данных, для учебных и тренировочных целей. Коммуникационная система SWIFT может направлять запросы и ожидать ответы пользователя или информировать его о состоянии систем, ее обновлении, новых услуг и прочее.

Вся специфика системы SWIFT, как система финансовых межбанковских коммуникаций, отражается в категориях, группах и типах сообщений. Каждое сообщение состоит из 4-х составляющих: заголовка, текста, удостоверения, окончания. Так, заголовок содержит восьми или одиннадцатизначный адрес банка получателя, код терминала отправителя, текущий пятизначный номер, который выполняет контрольную и защитную функцию, а также трехзначный код сообщения с двузначным кодом приоритета. Вид сообщения определяется трехзначным цифровым кодом, первая цифра соответствует категории операции, лежащей в основе сообщения. Для обозначения валют применяется трехзначный буквенный код, разработанный ISO (International Organisation for Standardisation). Две первые буквы обозначают страну, а последняя — валюту соответствующей страны. Все сообщения автоматически шифруются, как только они вводятся в коммуникационную сеть, что обеспечивает секретность информации. В сообщении, кроме того, содержится «удостоверение», которое гарантирует, что текст сообщения не подвергся изменениям в процессе передачи. Банк заказчика информирует банк-отправитель в необходимости послать сообщение и переводит ему соответствующую сумму. Банк получателя при приеме сообщения переводит эту сумму на счет расчетного банка, осуществляемого платежи. Расчеты между банком-отправителем и банком-получателем осуществляется с помощью счета, который открывается в одном из них для другого. Кто для кого открывает счет, зависит от типа валюты, в которой производятся расчеты. Если платежи осуществляются в валюте государства, в котором находится банк-получатель, то он вносит соответствующую сумму в дебет счета банка-отправителя в своем банке. Наоборот, если платежи осуществляются в валюте государства, в котором находится банк-отправителя, то он открывает у себя счет банка-получателя и предоставляет ему кредит на соответствующую сумму. Уведомление банков-корреспондентов о платежах осуществляется специальными сообщениями. Если в организации связи участвуют четыре банка посредника, то в сообщениях идентифицируется банк-заказчика, расчетный банк и корреспонденты отправителя и получателя. При этом идентификаторы отправителя и получателя в тексте сообщений не указываются, так как они находятся в его заголовке.

Техническая инфраструктура системы SWIFT представлена компьютерными центрами, расположенными по всему миру, соединенными высокоскоростными линиями передачи данных, которые выделены из государственных, национальных или коммерческих сетей связи. Сердцем сети — системы являются два обрабатывающих центра: в Голландии и США, которые соединяются с автономными региональными процессорами, установленными, как правило, в каждой из вступивших в систему страны.

В силу специфических требований, предъявляемых к конфиденциальности передаваемой финансовой информации, сеть SWIFT обеспечивает высокий уровень защиты сообщений. SWIFT использует широкий диапазон профилактических и надзорных мероприятий для обеспечения целостности и конфиденциальности ее сетевого трафика, бесперебойного обеспечения доступности ее услуг пользователям.

2. Основные принципы создания АИС для банковской сферы

Автоматизация банковских технологий в новых рыночных условиях стала складываться в начале 1990;х годов, когда появились коммерческие банки. Развитие процесса автоматизации привело к предложению разнообразных банковских систем, что обусловлено не столько множеством фирм-разработчиков, но и различием самих банков по выполняемым функциям, структур банковского дела.

Создание и функционирование автоматизированных банковских технологий основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения теоретической базы, которая включает ряд смежных научных дисциплин и направлений. К ним относятся экономическая кибернетика, общая теория систем, теория информации, экономико-математическое моделирование банковских ситуаций и процессов, анализ и принятие решений.

Банковские технологии как инструмент поддержки и развития банковского бизнеса создаются на базе ряда основополагающих принципов: комплексный подход в охвате широкого спектра банковских функций с их полной интеграцией; модульный принцип построения, позволяющий легко конфигурировать системы под конкретный заказ с последующим наращиванием; открытость технологий, способных взаимодействовать с различными внешними системами (системы телекоммуникации, финансового анализа и др.), обеспечивать выбор программно-технической платформы и переносимость ее на другие аппаратные средства; гибкость настройки модулей банковской системы и адаптация их к потребностям и условиям конкретного банка; масштабируемость, предусматривающая расширение и усложнение функциональных модулей системы по мере развития бизнес-процессов (например, поддержка работы филиалов и отделений банка, углубление анализа и т. д.); многопользовательский доступ к данным в реальном времени и реализация функций в едином информационном пространстве; моделирование банка и его бизнес-процессов, возможность алгоритмических настроек бизнес-процессов; непрерывное развитие и совершенствование системы на основе ее реинжиниринга бизнес-процессов.

Создание или выбор автоматизированных банковских систем (АБС) связаны с планированием всей системной инфраструктуры информационной технологии банка. Под инфраструктурой АБС понимается совокупность, соотношение и содержательное наполнение отдельных составляющих процесса автоматизации банковских технологий. В инфраструктуре кроме концептуальных подходов выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. К обеспечивающим относят: информационное обеспечение, техническое оснащение, системы связи и коммуникации, программные средства, системы безопасности, защиты и надежности и др. Функциональные подсистемы реализуют банковские услуги, бизнес-процессы и любые комплексы задач, отражающие содержательную или предметную направленность банковской деятельности. Создание автоматизированных банковских технологий помимо общесистемных (системотехнических) принципов требует учета особенностей структуры, специфики и объемов банковской деятельности. Это относится к организационному взаимодействию всех подразделений банка, которое вызывает необходимость создания многоуровневых и многозвенных систем (головной банк, его отделы, филиалы, обменные пункты, внешние структуры), со сложными информационными связями прямого и обратного направления.

Другой характерной особенностью банковских технологий является многообразие и сложность видов обеспечения автоматизации деятельности банка.

Автоматизированные банковские системы (АБС) создаются в соответствии с современными представлениями об архитектуре банковских приложений, которая предусматривает разделение функциональных возможностей на три уровня. Верхний уровень (Front-office) образуют модули, обеспечивающие быстрый и удобный ввод информации, ее первичную обработку и любое внешнее взаимодействие банка с клиентами, другими банками, ЦБ, информационными и торговыми агентствами и т. д. Средний уровень (Back-office) представляет собой приложения по разным направлениям внутрибанковской деятельности и внутренним расчетам (работу с кредитами, депозитами, ценными бумагами, пластиковыми карточками и т. д.).

Нижний уровень (Accounting) это базовые функции бухгалтерского учета, или бухгалтерское ядро. Именно здесь сосредоточены модули, обеспечивающие ведение бухгалтерского учета по всем пяти главам нового плана счетов. Разделение банка на front-office и back-office основывается не столько на функциональной специфике обработки банковских операций (сделок) и принятия решений (обобщения и анализа), сколько на самой природе банка как системы, с одной стороны, фиксирующей, а с другой — активно влияющей на экономическое взаимодействие в финансово-кредитной сфере.

Основные этапы создания АБС требуют: проведения функционального и информационного обследования деятельности банка; формирования требований к системе и их анализ; разработки структурно-функциональной модели банка; разработки информационной модели банка; детальной структуризации АБС, общесистемного проектирования, постановок задач; программирования, отладки, внедрения, эксплуатации, сопровождения.

Наработанный в Украине опыт создания АБС к настоящему времени имеет ряд особенностей. Охарактеризуем главные из них.

Прежде всего, это ориентация системы на работу с проводками. Теперь явно прослеживается отход от чисто бухгалтерского построения АБС на основе операционного дня. Высокотехнологичная АБС — это эффективное средство контроля над настоящим и прогнозирование будущего развития финансовокредитной деятельности банка. В любом западном банке такая система является жизненно необходимой составляющей в каждом звене банковской деятельности.

Сложились и реализуются при создании АБС и АИТ два концептуальных подхода к реализации банковских функций. Первый строится на узкой, ограниченной основе, которая воплощает ту или иную идею. Например, построение АБС ведется по принципу удовлетворения требований пользователей. Построение АБС на основе документооборота приводит к снижению эффективности банковской технологии в угоду этой идее. Без должного уровня проработки и моделирования бизнеспроцессов происходит механическое наращивание задач, функций, услуг. Противоположный подход основан на самостоятельном описании и построении пользователями с помощью средств АИТ банковских бизнес-процессов и документооборота. Этот подход отличается значительной трудоемкостью, усложняет настройку системы, нередко приводит к выхолащиванию банковской специфики. В результате система может потерять свою ценность для конечного пользователя.

Трудности выбора концептуальной основы заключаются в том, что на украинском банковском рынке практически нет устоявшихся технологий. Автоматизация всегда отражает сложившийся технологический уровень банковского дела. Именно поэтому на выходе любых сколь угодно масштабных проектов комплексной АБС появляются системы на основе операционного дня и бухгалтерского учета.

Обращение к западным системам сопряжено с еще большими проблемами и трудностями: адаптация АБС к украинской практике, неготовность банковского персонала к западным методам работы и т. д. Внедрение зарубежной АБС чревато полномасштабной внутрибанковской модернизацией. Напрашивается вывод о необходимости разумного сочетания различных концептуальных подходов.

В качестве примера такого подхода можно привести следующий. Автоматизация должна поддерживать устойчивое поступательное развитие банка на всех этапах его роста. В этих целях предлагается целое семейство совместимых АБС, каждая последующая из которых расширяет и совершенствует функциональные возможности предыдущей. Концепция поэтапного движения от младших систем к старшим названа технологической магистралью. Процесс внедрения каждой последующей системы опирается на опыт, наработанный на предыдущем этапе. В финансовом отношении тем самым соблюдается принцип сохранения и развития инвестиций. Рассмотренный подход позволяет постепенно подниматься до уровня систем мирового класса, преодолевать следствия многолетней оторванности Украины от мировой банковской практики.

Для выработки идеологии требуется создание многоуровневой функциональной модели работы банка, объединяющей ряд уровней и звеньев: организационный для внешних и внутренних потребностей (Front-office, Back-office, Accounting), системный (базовое учетное ядро, функциональные и сервисные подсистемы), архитектурные (сервер, клиентские приложения) и т. д. Кроме того, модель банка должна учитывать, что предоставление банковских услуг, их программно-техническое и технологическое обеспечение осуществляется на уровне физических и юридических лиц вне банка, внутри банка и на межбанковском уровне.

К первому уровню можно отнести: автоматизацию взаимодействия типа «клиент — банк», филиалов с банком, обменных пунктов; обслуживание с помощью пластиковых карт и расчетов в торговых точках; использование средств для работы с денежной наличностью (банкоматы и другие средства). На втором уровне находится управление денежными и другими операциями, которые формируют прикладные (потребительские) свойства АБС, реализуемые внутри банков. К третьему уровню относится деятельность расчетно-кассовых центров, автоматизированных расчетных палат, межбанковских расчетных палат, клиринговых центров, обеспечение межбанковских расчетов и т. п.

К настоящему времени автоматизация информационных технологий большинства коммерческих банков представляет собой набор различных функциональных подсистем (модулей) и рабочих мест. Эти разнородные по сложности, содержательной нагрузке компоненты взаимодействуют между собой информационно. Организация и поддержание информационного взаимодействия различных локальных программно-технических компонентов является сложной проблемой. Такая структура многих АБС является следствием подхода к их разработке, который преобладал в банковской сфере в предыдущие несколько лет. Суть этого подхода заключалась в том, что банк по мере возникновения необходимости приобретал или разрабатывал самостоятельно программно-технические комплексы, автоматизирующие различные участки банковской деятельности. При таком подходе многие важнейшие проблемы банковских технологий зачастую приходилось решать внесистемными, локальными методами и средствами, например, автоматизацию фондовых операций, расчетов по пластиковым картам, анализ и принятие решений и т. д. Неполные с системотехнической точки зрения комплексы автоматизации весьма дороги, сложны в эксплуатации и развитии. Кроме того, уровень таких АБС все больше отстает от уровня развития банковской сферы.

Итак, оптимальная организация банковских услуг, продуктов и бизнес-процессов возможна в условиях комплексного подхода к автоматизации информационных технологий с учетом перспективы развития банковского дела, на базе полностью интегрированных АБС. В таких системах весь спектр банковских технологий реализуется в едином информационном пространстве внугрибанковского и внебанковского взаимодействия.

3. Назначение и основные возможности системы «клиент-банк»

Систему «Клиент-Банк» нельзя назвать новинкой — эту услугу банки предоставляют уже в течение 6−7 лет. По оценкам самих банкиров, за это время на систему перешло около 20% клиентов. Потенциальных пользователей условно можно поделить на две категории. Первая — региональные предприятия, не имеющие возможности постоянно ездить в банк, хотя бы потому, что они удалены от него. Вторая — предприятия, расположенные в крупных городах, но осуществляющие очень много оперативных платежей.

" Клиент-Банк" дает возможность не только своевременно проводить платежи, но и порой экономить. Ведь у отечественных банков разная ценовая политика. Некоторые не берут плату за установление программного обеспечения, другие при переходе клиента на систему «Клиент-Банк» освобождают его от платы за обслуживание.

Нет единодушного подхода и к собственно программному обеспечению. При том, что все же подавляющее большинство отечественных банков покупает программное обеспечение «Клиент-Банка» у разработчиков, некоторые сами разрабатывают свои системы.

Система «Клиент-Банк» относится к системам удаленного банковского обслуживания (УБО). Кроме нее, сюда входят Интернет-банкинг и телебанк.

" Клиент-Банк" является программно-техническим комплексом, который позволяет предприятию руководить своим счетом с компьютера, установленного в офисе предприятия. Банки разрабатывают программы «Клиент-Банк» самостоятельно, или покупают уже готовую программу у организации, владеющей правами на нее, и приспосабливают к собственной автоматизированной банковской системе (далее — АБС), или получают программу при покупке АБС.

Поскольку связь между компьютером клиента и компьютерной сетью банка осуществляется при помощи телефонных линий общего пользования, система «Клиент-Банк» должна соответствовать требованиям НБУ по защите электронных банковских расчетов. Каждый программный комплекс «Клиент-Банк» проходит в НБУ проверку на соответствие требованиям безопасности передачи информации и другим техническим требованиям, при успешном результате которой разработчик получает сертификат соответствия. Это необходимо для того, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к счету клиента третьих лиц или доступ клиента к другим банковским счетам, кроме тех, которые указаны в договоре на обслуживание.

Основной функцией «Клиент-Банка» является предоставление возможности предприятию проводить платежи со своего текущего счета в банке, не посещая банк, из офиса предприятия.

Кроме того, «Клиент-Банк» позволяет:

· осуществлять мониторинг денежных средств на текущем счете. То есть уполномоченный работник предприятия (как правило, это лица, наделенные правом первой и второй подписи на платежных документах) может, не посещая банк, контролировать движение средств на текущем счете, выяснять личность плательщика и назначение платежа. Благодаря этому можно, к примеру, оперативно отгружать продукцию потребителям по факту ее оплаты;

· получать выписки с текущего счета;

· получать от банка ежедневные официальные курсы иностранных валют, используемых при бухучете операций;

· вести справочник своих контрагентов по платежам и справочник назначения платежа. Эти справочники позволяют значительно быстрее формировать платежные документы, поскольку отпадает необходимость вновь заносить информацию в каждый документ — готовый шаблон переносится в платежный документ из справочников;

· получать от обслуживающего банка уведомления о новых банковских услугах, текущих процентных ставках по кредитам и депозитам, другую информацию, которую банк считает нужным оперативно доводить до клиентов. Возможно и обращение клиента к обслуживающему банку. Эта функция позволяет предприятию и банку оперативно обмениваться информацией.

Основные преимущества системы «Клиент-Банк»

Во-первых, удобство. Ведь в «Клиент-Банке» автоматизирована подготовка таких документов, как платежное поручение, мемориальный ордер, заявка на перевод валюты. Вид электронных документов, отраженных в интерфейсе пользователя, максимально приближен к бумажным, что значительно упрощает пользование системой. Как и бумажные, электронные платежные документы, отправляемые в банк, подписывают должностные лица предприятия, но вместо обычной используется электронная подпись, хранящаяся на дискетах.

Во-вторых, оперативность. При пользовании «Клиент-Банком» увеличивается скорость прохождения платежей (если операционист банка подтверждает электронный документ клиента сразу при его поступлении в банк). Высокая оперативность обусловлена тем, что, как указывалось выше, платежное поручение в электронном виде готовится один раз, причем это делает не операционист банка, а работник предприятия. Кроме того, не нужно готовить первичные платежные документы на бумажных носителях. Вместо них раз в неделю готовится реестр электронных документов. Понятно, что отпадает необходимость в ежедневных визитах в банк для проведения безналичных платежей. Это экономит время и средства.

В-третьих, мобильность. Пользование «Клиент-Банком» делает общение с банком неограниченным во времени, поскольку технические возможности большинства программных комплексов позволяют круглосуточно отправлять документы в банк и просматривать полученные оттуда.

Средства информационной безопасности современных систем «Клиент-Банк» при корректном их использовании гарантируют надежную защиту системы от несанкционированного доступа и модификации информации, передаваемой по телефонным каналам связи.

Наряду с очевидными преимуществами, «Клиент-Банк» имеет и некоторые недостатки.

Поскольку «Клиент-Банк» устанавливается на четко определенном компьютере, то перевод денежных средств с использованием системы требует присутствия в этом месте руководящих лиц предприятия, наделенных правом первой и второй подписи. В противном случае руководители предприятия вынуждены открыть электронную подпись другим лицам, что увеличивает опасность несанкционированного использования средств на текущем счете. В отличие от «Клиент-Банка», система Интернет-банкинга позволяет подписывать электронные документы с различных компьютеров, имеющих доступ к сети Интернет, и таким образом обеспечивает пользователям определенную пространственную свободу.

Кроме того, могут возникнуть ошибки при переносе информации из «Клиент-Банка» в АБС банка, если эти системы создавались различными разработчиками. Поэтому советуем поинтересоваться, насколько совместимы программный комплекс «Клиент-Банк» и АБС, используемая в банке.

4. Информационные системы в финансово-экономической деятельности

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

В управленческой, экономической, финансовой, правовой сферах широко используется информация, представляющая собой неструктурированную информацию (помимо структурированной информации, организованной в БД, находящихся под управлением СУБД). Информационные ресурсы представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем). К ним относятся рукописные, печатные и электронные издания, содержащие нормативную, распорядительную, фактографическую, справочную, аналитическую и др. информацию по различным направлениям общественной деятельности (законодательство, политика, демография, социальная сфера, наука, техника, технология и т. д.).

Для однопользовательских АС характерно использование следующих баз данных:

· локальные реляционные базы данных, находящиеся под управлением одной или нескольких СУБД (Microsoft Access, FoxPro и т. п.) и предназначенные для решения пользователем прикладных задач с использованием собственного или покупного специального программного обеспечения на его АРМе;

· локальные базы неструктурированной информации (текстовых и табличных документов, созданных пользователем средствами Microsoft Word и Microsoft Excel, полученных по электронной почте, на машинных носителях, а также документов, полученных в результате решения пользователем прикладных задач с использованием информации реляционных баз данных), организованные и хранящиеся в виде каталогов и подкаталогов на его АРМе;

· базы данных, размещенные на удаленных ПК в федеральных и международных сетях, к которым организован доступ самим пользователем со своего АРМ (если АРМ подключен к государственным и международным сетям передачи данных).

Современные автоматизированные информационные системы представляют собой, как правило, ЛВС, подключенные к государственным и международным сетям передачи данных. Пользователь ЛВС использует не только вышеперечисленные локальные базы данных, но и распределенные:

· реляционные базы данных на сервере ЛВС, находящиеся под управлением одной или нескольких СУБД;

· базы неструктурированной информации (документов, созданных и полученных разными пользователями ЛВС), организованные и хранящиеся в виде каталогов и подкаталогов на сервере ЛВС;

· базы данных различных приобретенных АС, установленные в ЛВС и доступные всем пользователям сети;

· базы данных, размещенные на удаленных ПК в государственных и международных сетях, к которым организован доступ для всех пользователей ЛВС.

Значительная часть неструктурированной информации в вышеназванных базах является, как правило, гипертекстовыми и гипермедиа-документами, объединенными с помощью гиперссылок в гипертекстовые базы данных.

В последние годы находят все более широкое применение так называемые геоинформационные системы. Геоинформационные системы (ГИС)-это интегрированные в единой информационной среде электронные пространственно-ориентированные изображения (карты, схемы, планы и т. п.) и базы данных (БД). В качестве БД могут использоваться таблицы, паспорта, иллюстрации, расписания и т. п. Такая интеграция значительно расширяет возможности системы и позволяет упростить аналитические работы с координатно-привязанной информацией. Принципиальным отличием ГИС является наличие в них картографических данных местности, региона и т. д., к которым привязывается остальная информация системы. Геоинформационные системы уже широко используются в управлении градостроительством, транспортом, природными ресурсами и т. п.

Для современного этапа развития информационных технологий характерно наличие разнообразных инструментальных средств и покупного специального программного обеспечения, которыми может овладеть любой пользователь, а также наличие большого количества промышленно функционирующих БД коммерческих организаций, органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий и организаций.

Такая ситуация позволяет при создании многих АС отказаться от проектирования и разработки собственных реляционных баз данных и собственного специального программного обеспечения. Использование современных инструментальных средств позволяет пользователю самостоятельно (без помощи системного программиста) организовывать со своего АРМ доступ к различным информационным ресурсам, например, создавать каталоги нормативно-правовых актов, каталоги адресов WWW-серверов Интернета и т. п. Появление ОПО последних версий позволяет пользователю организовывать доступ к различным ресурсам АРМ и ЛВС через гиперссылки (по принципу «паутины») взамен иерархического принципа доступа (принципа «дерева»).

Распределенная система организации баз данных предполагает наличие соответствующей технологии доступа пользователей к информационным ресурсам, ориентированной, прежде всего, на вычислительные модели типа «клиент-сервер» .

Технология «клиент-сервер» предполагает разделение функций обработки данных на три группы: функции ввода/вывода и отображения данных; прикладные функции, характерные для данной предметной области; функции хранения и управления данными. Каждая группа функций выполняется отдельным логическим компонентом.

Различия в реализации приложений в рамках «клиент-сервер» определяются механизмом использования и распределения между компьютерами в сети этих компонент, в соответствии с этим выделяют три подхода, реализованные в моделях:

· модель доступа к удаленным данным (Remote Data Access-RDA), в которой компонент представления и прикладной компонент совмещены и выполняются на одном компьютере. Запросы к информационным ресурсам направляются по сети к удаленному компьютеру, который обрабатывает запросы и возвращает блоки данных. Эта модель является самой простой и традиционно используется в локальных вычислительных сетях, где скорость обмена достаточно высока, однако она неприемлема при работе в среде низкоскоростных каналов передачи данных. Поскольку вся логика локализована на одном компьютере, то приложение нуждается в передаче по сети большого, часто избыточного объема данных, что существенно повышает загрузку информационной системы в целом и может привести к длительному блокированию данных от других пользователей;

· модель сервера базы данных (DataBase Server-DBS), которая строится в предположении, что процесс, выполняемый на компьютере-клиенте, ограничивается функциями представления, в то время как собственно прикладные функции реализованы в хранимых непосредственно в базе данных процедурах, выполняющихся на компьютере-сервере БД. Преимущества DBS-модели перед RDA заключаются в очевидном снижении сетевого трафика. Однако DBS-модель не обеспечивает требуемой эффективности использования вычислительных ресурсов в случае нескольких серверов;

· модель сервера приложений (Application Server-AS), в которой процесс, выполняющийся в компьютере-клиенте, реализует функции первой группы. Прикладные функции выполняются на удаленном компьютере. Доступ к информационным ресурсам, необходимым для решения прикладных задач, обеспечивается тем же способом, что и в RDA модели. AS-модель не требует обеспечения миграции прикладных функций между серверами, что значительно облегчает администрирование системы в целом, однако, для обеспечения достаточной скорости обработки данных сервер приложений и сервер БД должны находится в одной ЛВС или быть соединены по выделенному каналу.

На практике часто для создания более гибких и динамичных систем используются смешанные модели.

Компьютер-клиент и компьютер-сервер могут работать в условиях ЛВС и быть абонентами глобальной компьютерной сети, общаясь между собой по организуемому виртуальному каналу или, используя для этого (при снижении требований на реактивность системы) электронную почту.

В настоящее время существует целый ряд программных средств, как системных, так и прикладных, реализующих описанные выше модели. Стоит отметить такие пакеты, как Oraclе SQL Server и Sybase SQL Server для платформы NetWare, продукт Microsoft Windows NTSQL Server, Oracle для среды Unix, Lotus Notes. Все эти программные средства работают на различных платформах (на машинах с процессорами Intel, на RISC-серверах и станциях производства HP, DEC и т. д.), в различных операционных средах.

В зависимости от территориального расположения абонентских систем вычислительные сети можно разделить на три основных класса:

· глобальные сети (WAN — Wide Area Network);

· региональные сети (MAN — Metropolitan Area Network);

· локальные сети (LAN — Local Area Network).

Глобальная вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в различных странах, на различных континентах. Взаимодействие между абонентами такой сети может осуществляться на базе телефонных линий связи, радиосвязи и систем спутниковой связи. Глобальные вычислительные сети позволят решить проблему объединения информационных ресурсов всего человечества и организации доступа к этим ресурсам.

Региональная вычислительная сеть связывает абонентов, расположенных на значительном расстоянии друг от друга. Она может включать абонентов внутри большого города, экономического региона, отдельной страны. Обычно расстояние между абонентами региональной вычислительной сети составляет десятки — сотни километров.

Локальная вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в пределах небольшой территории. В настоящее время не существует четких ограничений на территориальный разброс абонентов локальной вычислительной сети. Обычно такая сеть привязана к конкретному месту. К классу локальных вычислительных сетей относятся сети отдельных предприятий, фирм, банков, офисов и т. д. Протяженность такой сети можно ограничить пределами 2−2,5 км.

Объединение глобальных, региональных и локальных вычислительных сетей позволяет создавать многосетевые иерархии.

Они обеспечивают мощные, экономически целесообразные средства обработки огромных информационных массивов и доступ к неограниченным информационным ресурсам. На рис. 1 приведена одна из возможных иерархий вычислительных сетей. Локальные вычислительные сети могут входить как компоненты в состав региональной сети, региональные сети — объединяться в составе глобальной сети и, наконец, глобальной сети могут также образовывать сложные структуры.

Рис. 1 Иерархия компьютерных сетей Компьютерная сеть Internet является наиболее популярной глобальной сетью. В ее состав входит множество свободно соединенных сетей. Внутри каждой сети, входящей в Internet, существуют конкретная структура связи и определенная дисциплина управления. Внутри Internet структура и методы соединений между различными сетями для конкретного пользователя не имеют никакого значения.

Персональные компьютеры, ставшие в настоящее время непременным элементом любой системы управления, привели к буму в области создания локальных вычислительных сетей. Это, в свою очередь, вызвало необходимость в разработки новых информационных технологий.

5. Основные понятия баз данных и систем управления базами данных

База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т. д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

Подход к построению СУБД значительно видоизменялся на протяжении почти 40 лет. На смену ВЦ предприятия и АСУП на их основе пришли персональные компьютеры и настольные (персональные) системы управления базами данных, затем с развитием коммуникаций появились распределенные системы и концепции управления крупными предприятиями — корпорациями на основе бизнес-процессов.

При этом в условиях динамичного изменения бизнес-процессов в последние годы сформировался ряд определенных требований к функциональным возможностям тех СУБД, производители которых стремятся поддерживать свои продукты на высоком, конкурентоспособном уровне.

1. Создаваемые средствами СУБД приложения должны обладать высокой степенью мобильности и легко переноситься на разные компьютерные и сетевые платформы.

2. Коммуникационный обмен данными становится асинхронным, а информационные процессы длительными, и поэтому возникает необходимость журнализации состояния баз данных и проведения возможного отката/восстановления для расширенных временных рамок (дни, недели).

3. Средства СУБД должны допускать возможность гибкого варьирования архитектуры различных ИС для соблюдения разумного компромисса при разделении функциональных возможностей системы между рабочими станциями клиентов и серверами.

4. Создание «менеджеров процессов» может быть эффективным только в таких условиях, когда средства программирования СУБД объектно-ориентированы и возможно создание стабильных приложений при динамичном изменении маршрутизации сквозь эти задачи.

5. Производителям СУБД следует обеспечить соответствие поставляемых ими продуктов открытым стандартам взаимодействия.

6. Расширение бизнес-процессов за пределы одной компании и необходимость создания глобальных информационных связей выдвигает серьезную задачу поддержки высокой степени готовности систем, работающих 24 часа в сутки все 365 дней в году.

Перечисленные требований к СУБД как к интегрирующим звеньям информационных систем новой архитектуры позволяют взглянуть на существующие ныне на рынке продукты разных производителей под соответствующим углом зрения. Адекватность предлагаемых сегодня СУБД новым требованиям определит для их будущих владельцев и клиентов преимущества создаваемых ИС, их гибкость, мобильность, возможность легкой перестройки и, в конечном счете, способность к выживанию.

6. Проектирование баз данных и работа с ними в Access

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Система СУБД Access является универсальным средством для создания и обслуживания базы данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Каждая база данных хранится в виде файла с расширением*.mdb.

База данных создается пользователем для решения определенных задач. Работа над созданием БД должна начинаться с постановки задач и целей, основных функций, выполняемых БД и информации, содержащейся в ней. Эта работа выполняется внекомпьютерной сфере. При проектировке таблиц нужно помнить, что информация в таблице не должна дублироваться, не должно быть повторений и между таблицами. Если определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

Основные цели, преследуемые при создании реляционной БД:

1. обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;

2. исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства компьютера;

3. обеспечение целостности данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.

7. Проектирование и использование запросов, отчетов, форм в Access

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен-ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно:

Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц;

Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей;

Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.