Информационные технологии в отделе продаж

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЫБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АВИАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ ИМ. П.А. СОЛОВЬЁВА Социально — экономический факультет Кафедра экономики Контрольная работа По дисциплине «Информационные технологии в экономике»

Выполнил Саначев Станислав Сергеевич студент группы ЗЭП-10 (з), 2 курса Преподаватель А. А. Бондаренко г. Рыбинск 2011

Информационные технологии в отделе продаж В век расцвета рыночной экономики определённую долю в общей массе хозяйствующих субъектов занимают торговые предприятия. Такие организации существуют за счёт маржи от перепродажи товарно-материальных ценностей, и не обладают собственными производственными ресурсами. Примерами таких предприятий являются розничные магазины, оптовые склады и прочие. Среди таких предприятий встречаются и такие, что фирма не содержит постоянного товарного ассортимента, товар привозится под конкретного покупателя. Примером такой организации может является фирма по снабжению предприятий.

Целью данной работы является описание возможности оптимизации работы сотрудников отдела продаж предприятия снабжения.

Любое юридическое лицо может подать в фирму заявку на поставку нужного товара, и спустя небольшое время получить счёт на оплату. Получение счёта, а не коммерческого предложения, ускоряет процесс удовлетворения потребности клиента, т.к. он может моментально принять решение и произвести оплату.

Успех фирме по снабжению обеспечивает умение быстро найти надёжного, выгодного поставщика. Таким образом основная часть рабочего времени менеджера тратится не на поиск нового клиента, а на поиск возможности максимально удовлетворить потребности реального клиента, и создать таким образом прибыль для организации.

До внедрения информационной технологии алгоритм работы с клиентом работал так:

1. Клиент устанавливает контакт с менеджером

2. Менеджер принимает заявку на снабжение, в которой указано наименование и особые требования к товару

3. Используя сеть Интернет, находит несколько предприятий, на которых возможно приобретение данного товара, сравнивает предложения

4. Выбирает предприятие с наиболее выгодным предложением, получает по электронной почте счёт

5. К сумме счёта делается наценка фирмы, в итоге получается цена для клиента

6. Для выставления счёта менеджер составляет карточку клиента, в которой отображаются все реквизиты покупателя, приобретаемый товар и сумма сделки

7. Карточка клиента передаётся в бухгалтерию, где оператор заносит все данные в систему 1С-Бухгалтерия и формирует счёт

8. Счёт распечатывают на принтере, передают менеджеру

9. Менеджер отправляет счёт клиенту факсом В итоге мы видим, что процесс состоит из 9 этапов. В цепочке присутствуют современные информационные технологии: доступ в интернет, программное обеспечение в бухгалтерии.

Тем не менее, факсимильный способ передачи информации уже морально устарел, загружает телефонную линию.

Весьма современным способом является отправка счёта электронной почтой. Это экономит бумагу, время, разгружает телефонную линию.

Можно чтобы бухгалтерия создавала счета не на бумажном носителе, а в электронном виде, и отправляла клиенту. Для этого потребуется подключение бухгалтерского компьютера к интернету, и как следствие большие расходы на хороший антивирус. А также бухгалтер будет более загружен работой.

Можно обязать менеджеров сканировать счета и отправлять электронную фотографию счёта. Такой способ решает проблему факса, не загружает бухгалтера, работа менеджера усложняется незначительно, учитывая что освобождается время занимаемое раньше отправкой факсов.

Но самым оптимальным вариантом является на уровне должностных инструкций делегировать менеджерам выставление счетов.

Для этого потребуется оснащение компьютера менеджера специальной программой по выписке счетов, с возможностью выгружать счёт из программы в распостранённый формат файлов.

Алгоритм будет такой:

1. Клиент устанавливает контакт с менеджером

2. Менеджер принимает заявку на снабжение, в которой указано наименование и особые требования к товару

3. Используя сеть Интернет, находит несколько предприятий, на которых возможно приобретение данного товара, сравнивает предложения

4. Выбирает предприятие с наиболее выгодным предложением, получает по электронной почте счёт

5. К сумме счёта делается наценка фирмы, в итоге получается цена для клиента

6. Заводит в программу данные клиента, создаёт файл в популярный формат

7. Отправляет счёт клиенту Для указанных целей предлагается программа «Бизнес Пак». Программа «Бизнес Пак» является свободно распространяемым продуктом. Основные функции программы:

· Формирование, учет и печать документов: платёжные поручения, платежные требования, счета, накладные, в том числе формы Торг-12, счета-фактуры, кассовая книга, книга доходов и расходов, книга продаж, товарные чеки, приходные и расходные кассовые ордера, прайс-листы, доверенности, договоры, ценники, объявление на взнос наличными, формы ПД (налог) и ПД-4сб (налог), заявление физического лица на перевод денежных средств, акты выполненных работ, авансовые отчеты, заявки на кассовый расход. Все документы соответствуют последним утвержденным образцам.

· Экспорт платежных поручений в файл ЭПД, в файл формата 1C для последующего импорта его в банковскую систему типа «Банк-Клиент», в файл для системы iBank версии 2.

· Экспорт заявок на кассовый расход в файл для Федерального казначейства.

· Возможность вывода документов в форматах PDF, MS Excel, Open Office, BMP, JPEG, TIFF, GIF.

· Ведение журналов соответствующих документов.

· Возможность контроля оплаты документов.

· Ведение справочников реквизитов фирм плательщиков и получателей, товаров, единиц измерения и прочих.

· Возможность работы с валютой.

· Возможность указать количество знаков после запятой для цены и количества.

· Возможность подключения дополнительных закладок документов.

· Возможность создавать собственные отчеты и редактировать уже имеющиеся документы, используя встроенный дизайнер отчетов.

Минимальные технические требования: Pentium 100 и 16 Mб оперативной памяти. «Бизнес Пак» работает на следующих операционных системах: Windows 98, 2000, ХР, NT, ME, Vista. Можно работать и на операционной системе Linux, используя эмуляторы Windows.

Работа с программой Бизнес Пак Для того чтобы создать документ необходимо нажать на кнопку [Открыть] и в появившемся меню выбрать необходимый тип документа. Откроется форма документа, в которой нужно заполнить ряд полей. После того, как заполнены все необходимые поля, нужно нажать на кнопку [Сохранить]. Созданный документ автоматически поместится в архив документов.

В случае, когда необходимо сразу просмотреть и/или распечатать созданный документ, нужно нажать на кнопку [ОК и печать]. Если документ еще не сохранен, программа предложит создать новый документ, не сохранять или отменить действие.

Если выбрать пункт Создать, то программа сформирует документ, предложит просмотреть и/или распечатать его. Готовый документ автоматически поместится в архив документов.

Если выбрать Не сохранять, то в архиве этот документ сохранен не будет.

При выборе пункта Отмена происходит возврат к заполнению формы.

Если в архиве имеется похожий документ, то можно его открыть, изменить и сохранить как новый документ.

Созданный документ можно просмотреть, распечатать, отредактировать.

Для того чтобы сформировать счет, нужно открыть закладку Счет и заполнить следующие поля снабжение клиент алгоритм программный

«Продавец»

Поле содержит информацию о том, кто выписывает счет на предоплату (обычно —предприятие-поставщик). Можно выбрать название организации в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз. Более быстрый способ — начать набирать на клавиатуре нужное наименование. Если такое наименование уже есть в списке, то курсор автоматически перейдет на него.

«Счет №»

Нужно установить курсор в окно и набрать с клавиатуры номер счета. Если нажать на кнопку в этом поле, то номер последнего документа увеличится на единицу.

«От»

Поле для ввода даты документа. Дату составления документа можно ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 01.01.2008. Можно установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.

«Примечание»

Если требуется указать дополнительную информацию, то можно заполнить это поле вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой [Шаблоны].

«Валюта»

В поле указывается курс дополнительной валюты по отношению к рублю. Справа от поля расположены две кнопки: на первой кнопке обозначен рубль, на второй — краткое обозначение дополнительно введенной валюты. Можно пересчитывать цены в документе в нужной валюте, переключая эти кнопки.

Если введено несколько дополнительных валют, то выбрать нужную валюту можно в списке, нажав кнопку со стрелкой вниз.

«Сетка товарного наполнения»

Сетка товарного наполнения предназначена для ввода информации о товарах. Для того чтобы ввести название товара, нужно вызвать нажатием правой клавиши мыши в области сетки всплывающее меню и выберать в нем пункт Вставить. Другой способ вызвать окно вставки товара — это нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Ins].

Если нужно изменить параметры уже вставленной товарной позиции, то надо выбрать в контекстном меню пункт Изменить.

Пункт Удалить в контекстном меню позволяет удалить выделенную товарную позицию. Можно очистить сетку товарного наполнения и удалить в ней все товарные позиции. Для этого выберите в контекстном меню пункт Удалить все.

Итоговая сумма счета будет отображена под сеткой товарного наполнения.

Вышеописанным способом получается рабочая форма, создаётся документ и теперь можно выводить на печать.

Окно «Печать»

После нажатия кнопки [ОК и Печать] открывается окно Печать. Из этого окна можно:

1. Задать нужное количество копий для печати;

2. В окне Вид отчета выбрать подходящий вид отчета;

3. Перейти в редактор отчетов, нажав на кнопку [Редактор];

4. Вызвать документ на предварительный просмотр, нажав на кнопку [Просмотр];

5. Экспортировать документ в файл, нажав на кнопку [Экспорт].

Распечатать документ. Отправить документ на печать можно из окна Печать, нажав на кнопку [Печать], или из режима предварительного просмотра, нажав на кнопку с изображением принтера в панели быстрого доступа.

Экспортировать отчеты можно из режима предварительного просмотра, нажав на кнопку [Экспорт] и выбрав нужный формат. После выбора формата будет предложено настроить параметры экспорта и указать имя файла и папку для сохранения. Также есть возможность быстрого экспорта из окна Печать. В этом случае окно с параметрами экспорта не появится, а файл будет сохранен в папке, указанной в настройках программы. После нажатия на кнопку [Экспорт] откроется экспортированный документ.

В программе есть возможность экспорта отчетов в формат PDF, MS Excel, а также в Open Document Текст, из которого полученный в результате экспорта документ можно сохранить в формате MS Word. Также есть возможность экспортировать документы в графические форматы BMP, JPEG, TIFF, GIF.

Таким образом, применив программу Бизнес Пак, возможно реально повысить эффективность работы предприятия, не неся дополнительных расходов на программное обеспечение и внедрение, возможно использовать существующее аппаратное (компьютерное) оснащение отдела продаж.

1. Гришин В. Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. М.: Форум: Инфра — М, 2005.

2. Михеева Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учеб. пособие. — М.: Академия, 2005.

3. Лесничая И. Г. Информатика и информационные технологии. Конспект лекций: учебное пособие.- М.: Эксмо, 2006.

4. Попов В. Б. Основы информационных и телекоммуникационных технологий. Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика. 2005