Обучение и инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

• — тематика выставки;
• — цели участия в выставке;
• — список экспонатов, представляемых на выставке;
• — основные новинки;
• — задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);
• — план стенда;
• — закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
• — определение демонстраторов в случае показа действующих образцов;
• — распорядок работы;
• — в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;
• — форма регистрации посетителей;
• — регистрация изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки в специальном журнале;
• — основные категории предполагаемых посетителей;
• — модели поведения с каждой категорией посетителей.

Перед началом выставки каждый стендист должен получить нужные для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, их размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес и расчетный счет фирмы; телефоны руководителей; бланки договоров; бланки заказов; прайс-листы; руководство для участника выставки, выдаваемое организаторами выставки для облегчения решения всех организационных вопросов, и т. п.). В руководстве для участника организаторы выставки размещают следующую информацию: правила и расписание работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, телефоны всех служб выставки, информацию по регистрации, транспортировке, доставке и рекламе. В другой папке могут быть собраны рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше. Это зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.