Обработка входящеи документации

Работа с входящими документами включает следующие операции:

• — прием входящих документов;
• — первоначальная (экспедиционная) обработка;
• — предварительное рассмотрение и распределение;
• — регистрация;
• — рассмотрение документов руководством;
• — направление документов исполнителям;
• — исполнение резолюций;
• — отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией или специально выделенным работником при се отсутствии.

Задачами первоначальной обработки входящей документации являются проверка правильности доставки и целостности вложений, учет поступивших документов и подготовка их к передаче по назначению. На регистрируемых документах проставляют реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер и дату документа. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям и затем направляются в них.

Предварительное рассмотрение поступивших документов секретарем производится с целью отбора документов в адрес руководства по принципиальным вопросам деятельности в организации. Также выясняется, не нуждается ли документ в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение или код структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день получения.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения в соответствующее структурное подразделение. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17). С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных формах. При необходимости ход работы над документом фиксируется в регистрационной форме.