Как правильно составить протокол общего собрания хозяйственного общества

Как правильно составить протокол общего собрания хозяйственного общества

общество хозяйственный протокол собрание

Высшим органом управления хозяйственного общества (далее — общество) является общее собрание участников общества (далее — общее собрание). Важнейшие решения относительно хозяйственной деятельности общества, а также дальнейшей его судьбы принимаются на общем собрании и фиксируются в протоколе, что придает этому документу определенный вес и значимость. В связи с наступлением времени проведения годовых общих собраний данная тема представляется актуальной, поэтому обращаем внимание на правила и требования по составлению и оформлению протокола общего собрания, чтобы общество могло избежать возможных ошибок.

Составляем протокол общего собрания Протокол — это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях участников собраний или коллегиальных органов (п. 103 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)). Он составляется в срок не позднее пяти дней после закрытия общего собрания (ч. 1 ст. 47 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020;XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон о хозобществах)). Форма протокола включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, нормы которой носят рекомендательный характер. Однако нормативные правовые акты, устанавливающие правила делопроизводства (порядок оформления, обработки и хранения документов), обязательны для исполнения всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями (ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Протокол общего собрания ведется секретарем этого собрания, который избирается или назначается в порядке, предусмотренном уставом общества. При отсутствии секретаря ведение протокола обеспечивает председатель этого общего собрания (ч. 2 ст. 44 Закона о хозобществах).

Протокол общего собрания может составляться в одном экземпляре (ранее было в двух экземплярах) (ч. 1 ст. 47 Закона о хозобществах). При оформлении протокола необходимо учитывать следующее.

1. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа и вопрос (тема) заседания, если он один.

2. Протокол должен включать номер, дату, место его составления.

3. Во вводную часть текста протокола вносятся сведения о лицах, принявших участие в общем собрании. Указываются фамилии, инициалы, наименования должностей председателя, секретаря, а также в алфавитном порядке фамилии присутствовавших участников общества, приглашенных лиц (ч. 2 п. 108 Инструкции по делопроизводству). Если количество присутствовавших на собрании участников превышает 15 человек, а количество приглашенных более 10 человек, списки присутствовавших и приглашенных составляются отдельно и прилагаются к протоколу с проставлением соответствующих отметок (ч. 3, 4 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

4. Повестка дня. В ней может также содержаться перечень документов для ознакомления участников. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, информация), наименования должностей докладчиков, их фамилии и инициалы.

5. Основная часть протокола строится по схеме «Слушали — Выступили — Решили (Постановили)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу (ч. 8 п. 108 Инструкции по делопроизводству). Решения общего собрания в протоколе приводятся полностью. Формулировки решений по вопросам повестки дня должны быть выражены таким образом, чтобы исключить двоякое толкование.

6. Постановляющая часть протокола может заканчиваться указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных его пунктов.

7. Протокол подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) председателем общего собрания, секретарем (при его наличии) и не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, иными лицами (ч. 2 ст. 47 Закона о хозобществах).

8. Приложения к протоколу включают:

— списки зарегистрировавшихся и приглашенных лиц, содержащие их подписи;

— документы, подтверждающие полномочия лиц на участие в общем собрании (доверенности);

— документы для ознакомления участников общества;

— проекты решений, договоров, сделок, согласованные на общем собрании, и т. д.

Таким образом, в протоколе общего собрания могут фиксироваться решения по любым вопросам, отнесенным к его компетенции, однако к оформлению отдельных решений законодательство устанавливает определенные требования, которые следует соблюдать. Неправильное или неполное отражение в протоколе необходимой информации может повлечь признание его недействительным, а значит, незаконными могут быть признаны юридически значимые действия общества, совершенные на основании протокола.

Вносим изменения в устав общества Внесение изменений в устав — единственный учредительный документ общества (ч. 1 ст. 14 Закона о хозобществах) — может быть обусловлено как инициативой участников общества, так и изменением законодательства, влекущим необходимость привести устав в соответствие с ним.

Внесение изменений в устав относится к исключительной компетенции общего собрания (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона о хозобществах). Принятые решения фиксируются в протоколе. С учетом количества изменений общество может подготовить отдельный документ, именуемый «Изменения и дополнения в устав общества», либо новую редакцию устава.

В случае приведения устава в соответствие с законодательством изменения должны либо строго соответствовать изменившимся нормам, либо не противоречить им, а устанавливать правила в пределах, разрешенных законодательством. Срок для внесения изменений в устав, как правило, указывается в нормативном правовом акте, которым эти изменения приняты (ч. 1 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 15.07.2010 № 168-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах»).

Для принятия решения о внесении изменений и дополнений в устав важно соблюсти требования законодательства о необходимом количестве голосов (ч. 6 ст. 83, ч. 3 ст. 109 Закона о хозобществах).

Протокол общего собрания может содержать указание на положения устава, в которые вносятся изменения, и суть этих изменений либо положения устава в новой редакции. Как вариант, изменения, вносимые в устав, могут прилагаться к протоколу в виде отдельного документа, который будет являться неотъемлемой частью протокола.

Оформляем решение о совершении крупной сделки Крупные сделки общества могут совершаться по решению общего собрания, если уставом принятие такого решения не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) этого общества (ч. 3 ст. 58 Закона о хозобществах).

Протокол должен содержать решение общего собрания о совершении крупной сделки, а также необходимую информацию о лицах, являющихся ее сторонами; предмете, сумме и условиях сделки, которые определены законодательством как существенные для сделок данного вида; других условиях сделки по решению органа управления общества, принимающего решение о совершении крупной сделки (ч. 4 ст. 58 Закона о хозобществах).

Обращаем внимание, что при подписании на общем собрании проектов договоров согласованными будут считаться не только существенные условия договора, но и все иные условия, содержащиеся в нем. В случае если руководителем общества впоследствии подписывается договор, отличающийся по условиям от проекта, приложенного к протоколу, можно утверждать, что общее собрание не согласовало условия такого договора, а значит, речь может идти о признании его недействительным.

В случае последующего одобрения такой сделки протокол кроме ранее названных сведений должен содержать реквизиты заключенных договоров о крупной сделке (дата, номер, место, наименование сторон) для безошибочной идентификации данных договоров.

Учитывая возможность внесения в договор изменений (например, ввиду колебания курса национальной валюты), в протоколе можно предусмотреть минимальные и максимальные значения цены договора или общей суммы крупной сделки, в пределах которых он является одобренным. В таком случае при подписании руководителем общества договора в указанных рамках можно говорить, что общее собрание утвердило в том числе его новые условия.

Иногда общее собрание ошибочно предоставляет руководителю общества полномочия на подписание изменений и дополнений, вносимых в договор, составляющий крупную сделку общества, и фиксирует это в протоколе. Однако в Законе о хозобществах установлено, что изменения в условия договоров, составляющих крупную сделку, вносятся только по решению того органа общества, который принял решение о совершении крупной сделки, — либо общего собрания, либо совета директоров (наблюдательного совета). В связи с этим наделение директора общества такими полномочиями, зафиксированными в протоколе, является неправомерным.

Оформляем решение о совершении сделки с заинтересованностью аффилированных лиц Решение о сделке, в совершении которой имеется заинтересованность аффилированных лиц, принимается общим собранием большинством от общего количества голосов участников, не заинтересованных в осуществлении этой сделки (ч. 2 ст. 57 Закона о хозобществах). При оформлении такого решения необходимо на общем собрании ознакомить участников с утвержденным списком аффилированных лиц общества (можно повторно) и выделить среди них лиц, заинтересованных в осуществлении сделки. Ознакомить участников с этой информацией можно устно либо они под списком ставят отметку об ознакомлении, содержащую собственноручную подпись, ее расшифровку и дату. В протоколе целесообразно сделать отметку об ознакомлении участников со списком, отразить перечень аффилированных лиц с заинтересованностью, а также основания заинтересованности в соответствии с законодательством (ч. 1 ст. 57 Закона о хозобществах).

Таким образом, судебная практика свидетельствует, насколько существенным для общества является процесс принятия решений общим собранием, не менее важно также юридически грамотно и полно отразить их в протоколе общего собрания. Зачастую от правильности составления протокола, полноты отраженной в нем необходимой информации впоследствии зависит судьба принятых решений.