Компьютеризация бухгалтерского учета

Введение

Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений. В настоящее время ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке существует множество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разные требования к ним. Особенно сложным является правильно выбрать программу для предприятия.

Автоматизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным, сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. В связи с вышеизложенным, тема курсовой работы является весьма актуальной на современном этапе. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности. Кроме того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение этапов подхода к компьютеризации бухгалтерского учета, обзор рынка программных продуктов по автоматизации бухгалтерии.

Для достижения поставленной цели в работе выдвигаются следующие задачи:

Рассмотреть базовые принципы, предмет, метод и задачи бухгалтерского учёта"

Изучить общие принципы построения и возможности систем автоматизации бухгалтерского учёта;

Дать теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;

Составить краткий обзор бухгалтерских программ.

Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации — совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

1. Бухгалтерский учёт и его место в рыночной экономике

1.1 Базовые принципы бухгалтерского учета компьютерный бухгалтерский учет Для того чтобы любой пользователь бухгалтерской информации мог сопоставлять, сравнивать и анализировать показатели финансово-хозяйственной деятельности различных организаций, эта информация должна формироваться на основе единых правил ведения бухгалтерского учета К ним обычно относят правила и принципы регистрации, оценки, группировки и обобщения учетной информации Они должны применяться всеми хозяйствующими субъектами.

Эти принципы и правила установлены в законодательстве о бухгалтерском учете и положениях (стандартах) по его ведению Все правила и процедуры ведения бухгалтерского учета можно подразделить на требования, допущения и принципы.

Основные требования, предъявляемые к ведению бухгалтерского учета, установлены государством в Федеральном законе от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями).

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Именно с помощью денежного измерителя можно оценить различные факты хозяйственной деятельности организации. Если же для оценки имущества или обязательств использовалась иностранная валюта, то в бухгалтерском учете ее необходимо перевести в национальную валюту по курсу на момент совершения операции или составления отчетности.

Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации. Это требование означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств ее собственников или других юридических лиц. Все имущество и обязательства, не принадлежащие организации, учитываются на забалансовых счетах, т. е. за балансом организации.

Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации. Это требование означает, что организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения существенного сокращения деятельности или ликвидации.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в ее рабочий план счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Для группировки, систематизации и обобщения информации о фактах хозяйственной деятельности организации используются специфические элементы метода бухгалтерского учета — способ двойной записи в системе бухгалтерских счетов. Такой подход позволяет одновременно отражать изменения структуры имущества и обязательств, а также оценивать их движение во взаимосвязи.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий. Это требование указывает на необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности организации.

В бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно. Это требование означает, что все затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг учитываются обособленно от производимых капитальных и финансовых вложений.

Перечисленные общие требования к ведению бухгалтерского учета регламентированы федеральным законодательством. Но есть требования и допущения, без которых бухгалтерский учет не может быть организован. Они должны выполняться каждой организацией при выборе своей учетной политики, т. е. собственного варианта ведения бухгалтерского учета Под допущениями в учете понимаются условия деятельности организации, которые должны соблюдаться в течение периода действия учетной политики. ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) Пбу «Учётная политика организации» ПБУ 1/2008 (в ред. Приказа Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н) определяются:

допущение имущественной обособленности. Предполагается, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций. Это допущение повторено из ФЗ «О бухгалтерском учете»;

допущение непрерывности деятельности. Организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности. Это допущение также совпадает с требованием ФЗ «О бухгалтерском учете»;

допущение последовательности применения учетной политики. Принятая организацией учетная политика применяется от одного отчетного года к другому. Это допущение означает, что организация должна применять последовательно выбранную учетную политику, а в случае изменения учетной политики должна быть обеспечена сопоставимость бухгалтерских данных смежных отчетных периодов;

допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Факты хозяйственной деятельности организации должны относиться в учете и отчетности к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Например, факт возникновения задолженности покупателей отражается в учете вне зависимости от факта поступления денежных средств от них.

Система бухгалтерского учета базируется на традиционно сложившихся и установленных правилах-требованиях и процедурах ведения учета. Упомянутым выше ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) определен ряд требований.

Требование полноты. В бухгалтерском учете должны отражаться все факты хозяйственной деятельности. Это правило требование совпадает с пятым требованием ФЗ «О бухгалтерском учете».

Требование своевременности. Предполагает отражение в учете всех без исключения операций в момент или сразу после их совершения. Эффективность бухгалтерской информации значительно повышается, если пользователь может принимать управленческие решения в режиме реального времени.

Требование осмотрительности. Означает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов. Бухгалтер, основываясь на осторожности в оценке, скорее выберет низшую оценку для доходов и активов и наивысшую для расходов и обязательств.

Требование приоритета содержания над формой. Предполагает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. В бухгалтерском учете должны быть отражены все хозяйственные операции независимо от того, соответствуют они требованиям нормативно-правовых актов или нет.

Требование непротиворечивости. При формировании учетных данных необходимо обеспечить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца. Это правило совпадает с четвертым требованием ФЗ «О бухгалтерском учете».

Требование рациональности. Обязывает обеспечить рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации и объема информации для принятия управленческих решений. Решение о том, какими должны быть структура и состав бухгалтерского аппарата, принимает хозяйствующий субъект самостоятельно.

Если обобщить всю информацию о требованиях и допущениях, регламентирующих организацию бухгалтерского учета, то можно выделить его основополагающие, базовые принципы. Принцип — исходное, базовое положение науки, которое предопределяет все последующие, вытекающие из него утверждения. Эти принципы сформировались на основании теории, практики и национальных традиций ведения бухгалтерского учета. В отличие от естественных наук, принципы которых существуют в природе независимо от мнения людей, принципы бухгалтерского учета формируются людьми — специалистами в области бухгалтерского учета. У разных авторов их число и наименование существенно различаются. Основополагающие принципы (рис. 1.1) бухгалтерского учета и отчетности определяют следующие его качественные характеристики:

Рис. 1.1 Принципы бухгалтерского учета Принцип стоимостной оценки означает, что в бухгалтерском учете отражаются все факты хозяйственной деятельности, которые могут иметь денежное выражение. Можно выбрать собственный вариант оценки активов, обязательств или результатов деятельности исходя из возможных вариантов, установленных нормативными актами.

Принцип начисления заключается в том, что все факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском учете и включаться в отчетность в том отчетном периоде, в котором они имели место. Этот принцип обеспечивает сопоставимость доходов и расходов организации, т. е. если какое-либо событие влияет на доходы или расходы определенного периода, то результат этого события должен быть признан в этом же периоде.

Принцип существенности основан на обязательном отражении в бухгалтерской отчетности такой информации, неточность или отсутствие которой влияет на финансовые результаты деятельности хозяйствующего субъекта или принятие им управленческих решений.

Принцип осмотрительности (бухгалтерского консерватизма) означает, что бухгалтер основывает свое профессиональное суждение на том, что доходы признаются только тогда, когда есть обоснованная уверенность в их получении, а расходы — когда есть обоснованная возможность их производства.

Принцип объективности означает профессиональную подготовку и этику бухгалтера. На сформированную им бухгалтерскую информацию не должны влиять его субъективные личные суждения. Объективной считается надежная и проверенная информация, соответствующая всем фактам хозяйственной деятельности организации.

Указанные принципы служат базой общей концепции бухгалтерского учета, основой разрабатываемых положений по ведению бухгалтерского учета и представлению результатов предпринимательской деятельности хозяйствующего субъекта в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

1.2 Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета Бухгалтерский учет — это система обобщения и наблюдения за финансово-хозяйственной деятельностью, отражаемой упорядочено и непрерывно с помощью специальных документов с целью получения данных о работе предприятия и контроля за его деятельностью.

Как видно из определения бухгалтерского учета, предметом Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин; Под ред.проф. ЮА Бабаева, проф. И. П. Комиссаровой. 2-е изд., перераб. и доп. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 527 с, стр 28 его является финансово-хозяйственная деятельность предприятия. При этом в ходе работы предприятия, осуществления финансово-хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств. Здесь можно выделить процессы снабжения, производства и реализации, которые в учете представлены отдельными хозяйственными операциями. В процессе снабжения учитываются такие из них, как поступление материалов от поставщиков, оплата тзр. Начисление износа средств, заработной платы, отчислений во внебюджетные фонды, отпуск материалов в производство и т. д. — фиксируются в процессе производства. В процессе реализации учитываются такие операции, как поступление выручки от реализации, отпуск продукции покупателям, списание производственной себестоимости, расчет прибыли.

Таким образом, объектами Тот же, стр 29 изучения бухгалтерского учета являются средства, их движение в процессе производства, распространения и обращения, а также источники их образования и использования.

Задачами бухгалтерскими учета являются:

формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятий необходимой для оперативного руководства и управления, а также ее использования инвесторами, покупателями, налоговыми, финансовыми, банковскими органами и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием движения имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

Метод бухгалтерского учета складывается из нескольких следующих элементов (рис. 1.2):

Рис. 1.2 Методы бухгалтерского учёта Документация — это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Документация позволяет вести сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Обязательное условие отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете — оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имущества организации. Инвентаризации подлежат основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства, расчеты, незавершенное производство, незавершенное строительство, товары торговых организаций и др.

Бухгалтерский баланс — способ экономической группировки и обобщения информации об имуществе организации по составу и размещению и источникам их образования в денежной оценке на определенную дату, как правило, на 1-е число месяца. Средства организации отражаются в бухгалтерском балансе в денежном выражении в двух группировках: одна показывает, какими средствами организация располагает, другая — из каких источников они возникли. Обе части бухгалтерского баланса равны между собой, так как в них отражается одно и то же имущество, но, с одной стороны, по составу и размещению, с другой — по источникам его образования. Таким образом, баланс позволяет наблюдать за состоянием хозяйственных средств и их использованием в организации.

Система счетов и двойная запись — прием, который означает, что имущество, источники его образования, хозяйственные операции в бухгалтерском учете группируются также и с помощью системы счетов (синтетических и аналитических) с применением метода двойной записи.

Счет — это экономическая группировка, в которой систематизируется, накапливается текущая информация о состоянии имущества, источниках его образования, хозяйственных операциях.

Двойная запись — это способ регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Этот способ заключается в том, что каждая хозяйственная операция записывается в двух счетах бухгалтерского учета в равных суммах.

Оценка представляет собой способ выражения в денежном измерении имущества организации и его источников. Реальность и правильность оценки имущества организации и его источников имеют важнейшее значение для построения всей системы бухгалтерского учета. В основе оценки имущества лежат реальные затраты, выраженные в денежном измерении.

Калькуляция — способ группировки затрат и определения себестоимости. Исчисление себестоимости продукции (работ, услуг) — способ определения фактических затрат организации в денежной форме на единицу продукции (работ, услуг).

Отчетность организации представляет собой систему показателей, характеризующих ее производственно-хозяйственную и финансовую деятельность за определенный период (месяц, квартал).

Способы и приемы бухгалтерского учета, составляющие его методологию, взаимосвязаны и взаимообусловлены. В результате их применения обеспечиваются: непрерывное, сплошное и документально обоснованное отражение в системном бухгалтерском учете учитываемых объектов в денежном, трудовом и натуральном измерителях; однородная группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Взаимосвязанное отражение этого имущества, источников его формирования и хозяйственных операций при помощи метода двойной записи на счетах, периодическое сопоставление фактического наличия и имущества и обязательств с учетными данными позволяют получить достоверные итоговые систематизированные отчетные показатели.

1.3 Проблемы автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизированное рабочее место бухгалтера При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация — достаточно длительный и сложный процесс.

Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом.

Итак, решение вопроса об автоматизации бухгалтерского учета — это нечто большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый проект автоматизации. Это сложный комплекс мер, которые должны быть тщательно продуманы с самого начала. Если потеряется какая-то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам. Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово-хозяйственной деятельности.

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ) Информационные технологии бухгалтерского учета / О. П. Ильина. — СПб: Питер, 2001. —688 с.

Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности. АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Возможности компьютерной формы учета позволяют гибко распределять учетную работу между персоналом разных участков учета. Состав учетных задач остается неизменным при разных объемах учетных работ, однако список исполнителей существенно отличается в зависимости от размера предприятия и соответственно от объема учетной работы.

Особенности организации учетного аппарата в бухгалтериях разных размеров удобно представить с помощью схемы (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Схема учётного аппарата

На малых предприятиях учет ведет одно лицо — главный бухгалтер предприятия на одном компьютере (на схеме обозначен как круг 1). При необходимости к его компьютеру подсоединяются компьютеры руководителей (круг 2). С увеличением объема учетных работ увеличивается численность бухгалтеров на предприятии. К локальной сети подключаются АРМ бухгалтеров с разных участков учета (круг 3). Для наибольшей эффективности учетных работ следует предусматривать выделение мощного компьютера как сервера, на котором будет сохраняться информационная база и выполняться основная масса вычислений.

Дальнейшая реализация информационной технологии компьютеризированного решения задач бухгалтерского учета с использованием АРМ на растущем предприятии предопределяет необходимость построения многоуровневой вычислительной системы, основанной на применении АРМ технических исполнителей (первичный учет), АРМ функциональных работников (участки учета, круг 4) и АРМ руководителей. В условиях промышленного предприятия, система бухгалтерского учета на основе АРМ на низшем уровне, состоит из АРМ работников первичного учета (АРМ кладовщика по учету материальных ценностей, АРМ по учету выработки работников в цехах основного и вспомогательного производств, АРМ кладовщика по учету готовой продукции). Фактически КСБУ на этом этапе превращается в КИСП. Информацию на основе введенных данных передают по каналам связи в бухгалтерию. Последующие уровни относятся к бухгалтерии и содержат АРМ с участков учета и отдельных синтетических счетов (учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет готовой продукции и ее реализации, учет расчетных операций, учет затрат производства).

Бухгалтеры контролируют введенные данные, проверяют их полноту и достоверность, при необходимости дополняют информацию и создают учетную информационную базу. Ее дополняют информацией с других АРМ и из информационных систем предприятия. Кроме того, возможна организация АРМ бухгалтера-аналитика и АРМ контроллера. Эти два АРМ охватывают задачи анализа и контроля, выполняемые работниками бухгалтерии. Типовая структурная схема учетного аппарата промышленного предприятия при применении компьютерной формы учета по трем уровням АРМ приведена на рис. 1.4.

Рис. 1.4 Структура учетного аппарата и локальной сети бухгалтерии

Таким образом, современная структура учетного аппарата не может эффективно функционировать без компьютерной формы учета. В условиях применения КСБУ возникает возможность усилить функцию контроля законности и экономической целесообразности фактов хозяйственной жизни, не повышая трудоемкость ведения учета. Информационная система обеспечивает непрерывный контроль как составления документов, так и текущих учетных записей. Это обусловлено тем, что компьютерная система бухгалтерского учета имеет свою внутреннюю структуру и встроенные алгоритмы, определяет правила учета и схему документооборота.

Практический результат для предприятия — уменьшение вероятности как случайных, так и преднамеренных ошибок бухгалтера.

Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

2. Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета и сравнительный анализ бухгалтерских программ

2.1 Классификация бухгалтерских программ и систем Итак, состояние современного рынка ПО для бухгалтерии и аудита можно охарактеризовать как интенсивно развивающееся. Наметилась специализация ПО по группам потребителей в зависимости от их потребностей. Основные классы программных систем бухгалтерского профиля, представленные на российском рынке, характеризуются табл. 2.1.

Таблица 2.1 Группы потребителей ПО

Как видно из таблицы, фирмы-разработчики КСБУ предлагают широкую номенклатуру программных продуктов, учитывающих потребности пользователей. Ряд фирм-разработчиков создает программные продукты единой серии под общей торговой маркой. Они предназначены для предприятий различных масштабов или предметных областей, имеют типовые элементы, используют типовые информационно-технологические решения.

Типовая структура системы мини-класса определяется нормативными документами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности. Такая система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалтеров, экономистов с различным уровнем знаний и опыта, работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним. Используемая в системе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию.

Универсальная система (миди-бухгалтерия), программы полностью могут быть настроены самим бухгалтером на любые изменения законодательства и форм учета. За счет полной настраиваемости успешно используются на малых предприятиях, в торговых и бюджетных организациях, в СП, на заводах. Программы используется как для простого, так и для сложного учета. Полностью возможности программ раскрываются при ведении аналитического учета. Программа ведет учет в количественном и суммовом выражениях. На небольших предприятиях (до 10 человек) успешно считается заработная плата.

Российские фирмы прежде всего уделяют внимание формированию комплексных бухгалтерских систем с развитыми аналитическими возможностями. Комплексные решения охватывают все участки учета и формируются, как правило, по модульному типу.

При поставке конкретному пользователю возможна настройка на потребности заказчика. При этом модули, за исключением ядра системы, могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигурациях.

Благодаря наличию метабазы данных достигаются гибкость и настраиваемость решений на конкретные применения. Все это позволяет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация «горячих клавиш», настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отчетов. Потенциальной особенностью таких систем является также включение в них модулей финансового анализа предприятия и его партнеров, а также планирования и анализа инвестиционных проектов.

Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников. Это особенно существенно для малых предприятии, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.

Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини-систем во многом обусловлены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. Но это не дается бесплатно. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях учета — планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое.

Следует отметить значение бухгалтерской автоматизации для руководства предприятий. Мы не говорим о тех случаях, когда руководитель сам является и бухгалтером.

Комплексные программы обеспечивают взаимосвязь всех звеньев учета — от комплектации до торговли, что не может не сказаться на качестве менеджмента.

Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России: структура плана счетов хотя и существенно видоизменена, но непривычна для зарубежных специалистов.

Важную роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные изменения в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время наметилась тенденция приближения российской системы учета к международной и в перспективе планируется переход на Международную систему финансовой отчетности (МСФО).

Среди зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь некоторые. Это характерно прежде всего для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия:

конкретную сложную организационную структуру;

существующие и модернизируемые бизнес-процессы;

внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом;

параллельную отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами, в связи с ожидаемыми инвестициями и др.

По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные на традиционный суммовой бухгалтерский учет, оперативно-хозяйственный учет, управленческий учет и финансово-экономический анализ. Основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:

рост функциональной мощности малых программ;

переход на Windows-интерфейс;

рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент-сервер».

2.2 Общие принципы построения и возможности программ автоматизации бухгалтерского учета В настоящее время существует очень много разнообразных программных средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухучета. Программы позволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:

Банк, касса.

Основные средства и нематериальные активы.

Учет товарно-материальных ценностей.

Валютный учет.

Учет произведенной продукции и оказанных услуг.

Расчеты с организациями.

Расчеты с подотчетными лицами.

Расчеты по заработной плате.

Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Помимо этого, некоторые программы позволяют вести складской учет в рамках бухгалтерии.

Кроме того, некоторые фирмы-разработчики программного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число таких программ входит, например, комплексы «1С: Предприятие», «БЭСТ-5». Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.

Учет в программах построен на основе регистрации исходных данных — бухгалтерских проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Чтобы хозяйственная деятельность предприятия была отражена в полной мере, в программу необходимо вносить все проводки, что может выполняться разными способами: вручную, либо с помощью первичных документов.

Следующий обязательный момент в бухгалтерском учете — отчетность. В типовых конфигурациях предусмотрены, настроены и готовы к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности. Произвольные формы отчетности могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

Вместе с тем важно понимать, что мало просто купить компьютер и какую-нибудь бухгалтерскую программу. Иногда бывает необходимо немного «перестроить» свой бухгалтерский учет, поменять привычный ход работы бухгалтера. Особенно часто это случается, когда бухгалтерский учет крупного предприятия приходится вести не на одном, а на нескольких компьютерах. В каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности.

2.3 Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета Экономическая ситуация сегодня заставляет руководителя быть более осмотрительным в выборе финансово-экономического программного обеспечения для предприятия.

Рассмотрим первый и основной этап — выбор программного продукта. Для этого необходимо определить цель приобретения программы. При этом предприятие может вести себя по-разному. Наиболее распространенные варианты:

Предприятие самостоятельно пытается понять, что ему нужно. Вариант обычно бесперспективный по причине отсутствия необходимой квалификации. Кроме того, задачи, какие должна решать программная система, рассматриваются чаще всего с позиции сиюминутной необходимости без должной многосторонней оценки.

Для решения проблемы привлекается консалтинговая фирма, некий буфер между разработчиком и заказчиком. Однако она не несет ответственности за результат. Даже самое хорошее заключение не гарантирует, что система, выбранная на его основе, будет полностью работоспособна в конкретных условиях. Дело в том, что программы такого класса отличаются от прочего промышленного оборудования слишком большим количеством существенных характеристик качества и функциональности.

Организация открытого или закрытого тендера это практически то же самое, что и предыдущий вариант.

Разработчика следует выбирать только на основе изучения рынка программных продуктов, например по наличию реализованных им проектов в той же отрасли. Сделать это можно с привлечением специалистов или на основе внутреннего конкурса. При этом важно то, как именно разработчик будет определять применимость своего программного решения к конкретному предприятию. Только разработчик способен гарантировать качество вносимых изменений при разработках. В итоге предприятие получает решение с гарантированным результатом.

В современных экономических условиях получают развитие новые варианты сотрудничества, такие, как пробная или опытная эксплуатация программ.

Далеко не все фирмы-разработчики готовы продемонстрировать заказчику возможности программы применительно именно к конкретному предприятию. Остается следующий вариант — аренда программы.

Выгода для пользователя существенная — арендная плата за конечный период значительно ниже стоимости приобретения, к тому же на время аренды он приобретает все права зарегистрированного пользователя (горячая линия, консультации, обучение и т. п.). Заказчик оплачивает только работу специалистов по внедрению и настройке программы. Обычно эти работы ведутся совместно с представителями отдела АСУ самого предприятия. На этом этапе происходит обучение группы пользователей. В случае если программа удовлетворяет требованиям заказчика, происходит оплата ПО.

Такая схема позволяет разделить ответственность (и в первую очередь денежные затраты в период острого дефицита наличности) между заказчиком и исполнителем. Даже при неудачном исходе, если программа «не подошла», заказчик не теряет денег и не тратит их на заведомо неподходящий программный комплекс.

Рассмотрим более детально продукцию некоторых фирм-разработчиков программ для бухгалтерии.

2.4 «БЭСТ-5» — информационная система управления предприятием Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным комплексам относится система «БЭСТ-5» .

Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в решении самых насущих задач, стоящих перед предприятием.

Преимущества системы. Развитая функциональность. В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу.

Всесторонний учет операций. Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов.

Планирование и контроль. Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений.

Высокая адаптируемость. Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.

Наличие среды разработки. В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.

Низкая стоимость владения. Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.

Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически любому предприятию. Гибкая ценовая политика допускает приобретение системы в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством рабочих мест. Используются продажи со скидками

При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т. д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.

Программа предъявляет весьма «щадящие» требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.

Развертывание системы у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения дорогостоящих специалистов со стороны.

Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе.

Область применения. Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

Основные области применения:

Оптовая торговля

Розничная торговля

Производство

Общественное питание

Сфера услуг

Бюджетные организации

Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий.

2.5 «1С: Бухгалтерия»

Программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия» .

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

" 1С: Бухгалтерия 8″ поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов программы, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции — простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Средства для быстрого освоения. Помощник ввода сведений об организации предназначен для заполнения начальных сведений об организации. Стартовый помощник предназначен для ввода основных сведений, необходимых для начала работы с программой. По корреспонденции счетов или содержанию хозяйственной операции справочник корреспонденций подскажет бухгалтеру, как нужно отразить ту или иную операцию в программе.

Электронное пособие «Быстрое освоение 1С: Бухгалтерии 8», предназначенное для начинающих пользователей программы, поможет быстро освоить основные приемы работы с программой.

Панель функций помогает начинающим пользователям осваивать программу быстрее, а опытным пользователям эффективнее выполнять ежедневные задачи. Основные разделы учета (Банк, Касса, Производство, Зарплата) представлены в виде схем работы и отображают последовательность операций.

Монитор бухгалтера позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

Календарь бухгалтера заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

Ведение учета деятельности нескольких организаций. «1С:Бухгалтерия 8» позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет хозяйственной деятельности нескольких организаций. Учет по каждой организации можно вести в отдельной информационной базе. В то же время конфигурация предоставляет возможность использовать общую информационную базу для ведения учета нескольких учреждений — юридических лиц. Это удобно, если их хозяйственная деятельность тесно связана между собой: можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, складов (мест хранения) и т. д., а обязательную отчетность формировать раздельно.

Поддержка разных систем налогообложения. В программе для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей поддерживаются следующие системы налогообложения:

общая система налогообложения (налог на прибыль для организаций в соответствии с гл. 25 НК РФ),

упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ),

система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ).

Функциональность и простота в управлении стандартных бухгалтерских отчетов. В стандартных бухгалтерских отчетах можно проанализировать данные бухгалтерского и (или) налогового учета, а также суммы постоянных и временных разниц. Кроме этого, предоставляется возможность сразу проконтролировать выполнение требований ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Для этого реализована возможность контроля выполнения правила БУ = НУ+ПР+ВР.

Отчеты содержат новые возможности группировки, отбора, сортировки информации. Например, в отчеты можно вывести не только наименование номенклатуры, но и другие реквизиты — код, ставку НДС и др.

Данные отчетов можно представить в графическом виде — вывести диаграмму (рис. 3.1) Предоставляется возможность изменить оформление отчетов — применить различные цвета и шрифт, выделение сумм с отрицательными значениями и др.

Рис. 3.1 Данные отчёта в виде диаграммы На рисунке наглядный пример предоставления информации по оборотно-сальдовой ведомости счёта 10.01 в виде круговой диаграммы.

Прозрачность закрытия периода. Операции завершения месяца включают трудоемкие расчеты начисления амортизации, расчета себестоимости и т. д. Эти операции отражаются в учете в определенной последовательности, которую нельзя изменять. По некоторым регламентным операциям формируется большое число проводок. Кроме того, операции одновременно выполняются и для налогового учета по налогу на прибыль.

Помощник закрытия месяца (рис. 3.2.):

Рис. 3.2 Окно программы — Закрытие месяца

определит необходимые регламентные операции закрытия месяца, проконтролирует последовательность выполнения регламентных операций,

выявит ошибки учета, которые не позволяют выполнить закрытие месяца,

сформирует справки-расчеты по выполненным операциям и отчет о ходе выполнения закрытия месяца.

Формирование отчетности. 1С: Бухгалтерия 8 автоматически рассчитывает большую часть показателей при заполнении бухгалтерской и налоговой отчетности. Для автоматического формирования многих отчетов достаточно указать организацию и отчетный период.

2.6 Таблица сравнительных характеристик программ Сравнительный анализ вышеприведённых систем можно представить в виде таблицы. (табл. 3.1)