Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия специалиста с документной средой включает следующие стадии:

• — документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
• — использование, включающее учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• — храпение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени.

Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия.

Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно.

Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и другие, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют интерес в силу их массовости только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов» .

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руководство этой работой осуществляет центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива.

В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Функционирование центральной экспертной комиссии определяется «Примерным положением о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации», утвержденным приказом Росархива от 17 марта 1998 г. № 19.

Положение применяется для создания экспертных служб министерств и ведомств субъектов РФ, других учреждений, хранящих документы государственной части Архивного фонда РФ, имеющих подведомственную сеть организаций.

Министерствам и ведомствам РФ рекомендовано на основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Росархив), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение законодательства РФ в области архивного дела. Главными задачами ЦЭК являются:

• — формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда РФ;
• — координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах.

Право определять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают, но согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Федеральные органы власти хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государственные архивы.

Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда РФ и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.

Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

• — ежегодно составляемая номенклатура дел;
• — описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

— комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат. печатей, резолюций, отметоко прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и, но личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.