Организация и технология работы кадровой службы

Кадровая служба предприятия состоит из 2 специалистов: начальника кадровой службы и инспектора по кадрам. Служба подчиняется директору по общим вопросам.

Начальник службы занимается подготовкой документов по управлению персоналом, обеспечением методического сопровождения подбора, отбора кадров, обучения, оценки и т. д. Инспектор по кадрам ведет непосредственно работу по оформлению трудовых отношений с работниками.

На рис. 5 схематично представлены основные направления деятельности по управлению персоналом в ОАО «МКИ» .

Рисунок 5. Основные направления деятельности при управлении персоналом Система управления персоналом ОАО «МКИ» включает в себя ряд подсистем, отражающих такие направления работы с персоналом как: поиск и привлечение персонала; отбор кандидатов на работу по результатам комплексной оценки; адаптация персонала; профессиональная ориентация, создание кадрового резерва; мотивация персонала; оценка персонала; стимулирование работников; развитие персонала; ротация кадров; корпоративная культура.

Подбор персонала ведется с помощью СМИ, интернет-сайтов, служб занятости. Отбор осуществляет комиссия, если нужен специалист на ключевую должность или кадровая служба с руководителем структурного подразделения, если подбирается рядовой работник. На основе анализа результатов всех собеседований принимается, решение о приеме на работу кандидата, который наиболее подходит для данной должности. Прием на работу осуществляется с испытательным сроком в три месяца, что дает возможность оценить кандидата непосредственно на рабочем месте.

Период адаптации совпадает с периодом испытательного срока и составляет 3 месяца. Решение о заключении постоянного контракта принимается непосредственным руководителем по заключению и рекомендации наставника.

Улучшение качественного состава персонала в ОАО «МКИ» ведется по следующим направлениям:

• — на стадии отбора, когда отбор проводится с использованием оценки по компетенциям;
• — в период адаптации под контролем опытного наставника;
• — 1 раз в 2 года в ОАО проводится аттестация кадров, к которой персонала готовится, упорядочивая и повышая свои профессиональные знания;
• — в период работы через участие в программах обучения, переобучения и переподготовки;
• — через участие в кадровом резерве.

Обучение персонала охватывает мероприятия по обучению внутри и вне ОАО «МКИ» и самоподготовке.

Плановое обучение персонала ОАО «МКИ» позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. В ОАО «МКИ» сложились две формы обучения персонала организации: на рабочем месте и вне его.

Расмотрим как реализуется программа обучения кадров в ОАО «МКИ» (таблица 9).

Таблица 9.

Смета расходов на мероприятия по внутрифирменному обучению персонала.

Как следует из сметы на мероприятия по внутрифирменному обучению (таблица 9), ежегодно выделяются небольшие суммы на обучение, при этом наибольший объем средств приходится на переподготовку и повышение квалификации персонала (около 50%). В 2012 году выделено средств на внутрифирменное развитие меньше, чем в 2011 году.

При небольшом бюджете обучения, получить дополнительное профессиональное развитие в год может не более 10−15 работников. Как правило, как показывает практика, на обучение направляются руководящие работники и те, кого руководство считает перспективными работниками, состоящими в кадровом резерве. Иными словами обучение за счет средств предприятия пройти может очень ограниченное число сотрудников. Это говорит о том, что мотивация через обучение кадров очень слабая.

В ОАО «МКИ» формируется кадровый резерв на замещение вакантных должностей. Отбор в резерв осуществляется по рекомендациям непосредственных руководителей служб по согласованию с директорами по направлениям деятельности.

Важным направлением деятельности кадровой службы является оценка кадров которая проводится в виде процедуры аттестации 1 раз в 2 года. Аттестацию проводит специально созданная комиссия, в которую входят директор по общим вопросам (возглавляет комиссию), начальник кадровой службы, юрисконсульт и руководители структурных подразделений.

Результаты последней аттестации в ОАО «МКИ» приведены в таблице 10.

Таблица 10.

Результаты аттестации сотрудников ОАО «МКИ» за 2012 год.

По результатам последней аттестации, из 80 аттестованных, 75 полностью соответствуют занимаемой должности, 4 условно занимают соответствующие должности, так как не закончили обучение в ВУЗах, 1 специалист не соответствует занимаемой должности, в отношении него комиссия дала рекомендацию пройти дополнительное обучение, так как комиссия выявила недостаток знаний по занимаемой должности. В своей работе служба персонала использует следующие унифицированные формы документов:

• — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1);
• — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1а);
• — личная карточка работника (форма № Т-2);
• — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма№Т-5);
• — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (формаТ-5а);
• — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма№Т-6а);
• — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8);
• — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).

Состав технических и программных средств отдела кадров приведен в таблице 11. Он позволяет избежать дополнительного набора сотрудников, выявить с помощью информационных систем негативные тенденции в организации, оценку затрат на обучение, развитие персонала, оптимизацию расстановки кадров, проектирование штатного расписания организации.

Таблица 11.

Состав технических и программных средств службы персонала.

В настоящее время в «МКИ» используется программа «1С:Предприятие 7.7.», что обусловлено наличием двух основных факторов — возможности программного комплекса легко приспосабливаться к потребностям конкретного предприятия и налаженной, широко распространенной системой сервисного обслуживания пользователей комплекса. В ОАО «МКИ» эта программа используется не в полном объеме версии, а с ограниченным набором функций. Информационная характеристика управленческих работа дана в таблице 12.

Таблица 12.

Информационная характеристика управленческих работ.

Все документы оформляются с помощью компьютера, в текстовом редакторе Word 2007. При этом отрицательным фактором является отсутствие связи между кадровыми документами, то есть специалист работая с одной и тоже информацией по конкретному работнику, должен каждый раз составлять новый документ, вводя вручную одну и ту же информацию в разные виды документов.