Организационная характеристика и схема бизнес-процессов организации

Каждый месяц в нашей стране открываются сотни мебельных магазинов — от небольших секций до внушительных торговых центров. Причина тому бум мебельного производства: в последние два года оно растет на 15−20% в год. Всего 3−4 года назад импорт занимал более половины российского мебельного рынка. Всего мебель в России производят около шести тысяч компаний.

Описание структуры мебельного предприятия рассмотрено на примере ОАО «Болховмебель».

В 1946;1996гг. — Болховская мебельная фабрика, с 1996 г. предприятие преобразовано в ОАО «Болховмебель». Компания предлагает натуральную (массив хвойных, твёрдолиственных пород), экологически чистую мебель от производителя.

В состав фабрики входят следующие цеха и объекты: цех 1, цех 2, котельная, склад, слесарная мастерская, административное здание. В цехе 1 изготавливается детские и складные стулья, в цехе 2 — наборы мягкой мебели, кресла для отдыха, стулья полумягкие.

Организационная структура мебельной фирмы «Болховмебель» представлена следующим образом.

Генеральный директор — глава организации, ответственен за полноценное функционирование фирмы, взаимодействие с окружающей средой. В непосредственном подчинении у директора находятся начальники по финансовому, производственному и коммерческому отделам.

Финансовый отдел занимается ведением бухгалтерского учета, осуществлением финансовых операций, маркетингом. В состав финансового отдела входит бухгалтер, специалист по маркетингу и продвижению.

Заместитель директора по производству подчиняется непосредственно директору, в своем подчинении имеет руководителя технического отдела, тот в свою очередь — руководителей цехов. Он осуществляет оперативное руководство над сборочным цехом и дизайнерско-конструкторским отделом.

Отделы, которые находятся под руководством заместителя директора по коммерческим вопросам, представлены ниже.

Отдел по работе с клиентами, осуществляет прием заявок клиентов на изготовление мебели, осуществляет расчет с клиентом, формирует бланк заказа на изготовление мебели. Данный отдел состоит из трех менеджеров по работе с клиентами, в обязанности одного из которых входит управление данным подразделением.

Отдел материально-технического снабжения, отвечает за наполняемость склада необходимыми материалами и фурнитурой, необходимой для полноценного функционирования производства. В состав данного подразделения входит два сотрудника: материально-ответственный кладовщик и оператор автоматизированного учета, работающий с базой данных. Есть вероятность ситуации, когда необходимых материалов нет, в этом случае глава отдела заказывает недостающие материалы у поставщика, принимает их, расписываясь за отгрузку.

Проектный отдел занимается проектированием изделия под конкретного заказчика, учитывая его пожелания. В состав данного подразделения входит три проектировщика.

Главной обязанностью управляющего отделом продаж является руководство, контроль и координация работ по продаже товаров. На управляющего продажами возложены обязанности, связанные с разработкой должностных инструкций для каждого работника, составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж. Управляющий продажами осуществляет организацию обучения работающих и оказывает им всевозможную помощь в осуществлении их текущей деятельности.

Отдел рекламы играет заметную роль в разработке товарных знаков, торговых марок, комплексов фирменного стиля, заботится об их правовой защите, участвует в разработке программ брендинга. Организация производства исходных рекламных материалов, обеспечение рекламной продукцией всех подразделений и служб предприятия — неотъемлемая обязанность отдела рекламы. В свою очередь, отдел рекламы занимается выбором рекламных и прочих коммуникационных агентств, поставщиков услуг, подрядчиков для реализации плана рекламной деятельности предприятия.

Отдел доставки занимается доставкой готовой мебели непосредственно заказчику, в состав данного подразделения входит два водителя-экспедитора и четыре грузчика. Сначала определяется, из какого сырья будет изготавливаться корпусная мебель. Выбирая необходимое сырье и материалы для производства, проводится анализ поставщиков сырья, чтобы выбрать наиболее выгодный и экономичный вариант поставки сырья и материалов. Необходимо учитывать месторасположение поставщика, так как при большой удаленности от производства увеличиваются транспортные расходы. Для выбора наиболее экономичного варианта транспортировки рассматриваются различные виды транспорта. Работая с одним поставщиком, всегда следует иметь в запасе еще две или три компании, с которыми можно начать сотрудничать в случаи изменения условий поставок сырья и материалов основным поставщиком. Учитывая существующую конкуренцию на рынке корпусной мебели, делается упор на качество выпускаемой продукции. Поэтому в первую очередь особое внимание уделяется оборудованию, которое позволяет производить качественную продукцию.

. В процессе производственной деятельности между сотрудниками ОАО «Болховмебель» и его структурными подразделениями, управляющей и управляемой подсистемами, устанавливаются производственные связи. Они носят информационный, технологический, трудовой, финансовый, управленческий характер. В целом они характеризуют организационную целостность, интеграцию, объединение элементов данной системы. Совокупность элементов и звеньев системы управления, установленных между ними постоянных связей (порядок их соподчиненности) образует структуру управления. Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем функциональных полномочий должен строго регламентироваться. На рассматриваемом предприятии функциональными полномочиями обладают заместители директора по финансовому, производственному и коммерческому отделам. Они дают указания работникам, какие мероприятия или действия необходимо выполнять, как, когда и в какой последовательности. Структура управления предприятием характеризует вертикальное разделение труда на предприятии. Она обеспечивает реализацию задач, стоящих перед подразделениями и эффективное взаимодействие с внешней средой. Схема организационной структуры предприятия представлена на рисунке 1.

Миссия предприятия — разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю.

Для достижения лидирующих позиций на рынке предприятие ставит перед собой следующие цели:

• — достигнуть стабильного роста показателей результативной деятельности предприятия;
• — развить процессный подход в деятельности всей организации;
• — углубить партнерские взаимоотношения с внешней средой;
• — повышение качества выпускаемой продукци

Рисунок 1 Организационная структура ОАО «Болховмебель».

Для того, чтобы производить качественную мебель, на фабрике имеется все необходимое: современное производство, оборудованное новейшими автоматизированными линиями, экологически чистые материалы, а также мастерство дизайнеров.

Определим критические факторы успеха мебельного цеха:

• 1. Высокое качество продукции — снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т. д.
• 2. Удобство обслуживания — простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт.
• 3. Скорость обработки информации — для эффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
• 4. Расширение ассортимента — разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя.

Выделенные бизнес-процессы, владельцы и входящие в них подразделения и должностные лица ОАО «Болховмебель» отражены в таблице 1.

На предприятии можно выделить пять основных процессов:

• 1. Процессы развития бизнеса. Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода.
• 2. Процессы управления — это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения целей организации.
• 3. Процессы обеспечения — вторичны — они создают и поддерживают необходимые условия для выполнения основных функций и функций менеджмента. Клиенты обеспечивающих процессов находятся внутри компании.
• 4. Производственный процесс — это совокупность всех действий людей и орудий труда, осуществляемых на предприятии для изготовления конкретных видов продукции.
• 5. Процесс обслуживания потребителей — это совокупность операций, которые выполняются исполнителем при непосредственном контакте с потребителем услуг во время реализации кулинарной продукции и организации досуга.

Границы данных бизнес-процессов определяются конечным результатом их осуществления. Каждый из указанных выше процессов имеет конкретного владельца и исполнителей. Подробная структуризация процессов приведена в приложении 1.