Основными принципами построения системы СПС являются:
- 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
- 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
- 3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и муниципальных архивов.
Преемственность СПС архивов организаций, государственных и муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью системы СПС государственного или муниципального архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы СПС в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация документов проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем архива организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения архива организации обязательно утверждаются ЭПК государственного и муниципального архива и хранятся там как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
