Общий анализ функционирования компании «Спецэнерготехника»

Общая характеристика компании «Спецэнерготехника»

Полное наименование организации: компания «Спецэнерготехника». Компания «Спецэнерготехника» имеет самостоятельный баланс и действует на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования, в установленном порядке открывает счета в банковских учреждениях. Компания «Спецэнерготехника» занимается ремонтом, обслуживанием, технической модернизацией и реализацией компьютерной техники.

Главная цель компании «Спецэнерготехника» получение максимальной прибыли и расширение рынка сбыта готовой продукции и предоставления услуг, путем выпуска продукции соответствующей стандартам РБ, наличие сертификата качества на каждую единицу продукции. Компания гарантирует совместимость и надежную работу каждого готового персонального компьютера и программного комплекса. Фирма ведет своевременное обучение персонала, обеспечение понимания политики в области качества на всех уровнях.

Основные функциональные задачи организации:

• 1 Ремонт компьютерной техники
• 2 Плановое обслуживание компьютерной техники
• 3 Продажа оргтехники
• 4 Снабжение организаций запасными частями и расходными материалами
• 5 Разработка и создание программного обеспечения

Рассмотрим перечисленные выше задачи более подробно:

1 Обслуживание клиентов, обратившихся с целью ремонта компьютерной техники. В случае возникновения каких-либо поломок или отклонений от нормальной работы компьютерной техники, владельцы обращаются в компанию с целью приведения техники в работоспособное состояние. Сотрудник, осуществляющий приемку техники, пытается определить неисправность. При невозможности выявить неисправность и определить стоимость ремонт немедленно, техника принимается для более детального обследования, клиенту при этом выдается квитанция о приемке техники, в которой указывается ФИО клиента, дата приемки и описание оборудования (тип, марка, серийный номер). Принятая для обследования техника передается в ремонтный цех. При передаче в цех оформляется документ «Заказ-наряд», в котором указываются ФИО клиента, его контактные данные, описание оборудования и указанные клиентом симптомы неисправности.

После выявления неисправности и определении стоимости ремонта указанные данные сообщаются клиенту. Клиент на основании предоставленной ему информации (стоимости ремонта, наличии запасных частей, рекомендации специалиста), принимает решение о заказе ремонта техники или отказе от него. В случае получения от клиента согласия на ремонт техники, оформляется документ «Заказ-наряд» (в случае, если он не был оформлен ранее, в противном случае выполняется дооформление документа), в котором указывается ФИО клиента; его контактные данные; перечень неисправностей, которые необходимо устранить; описание техники и ФИО мастера, который будет занят в исполнении заказа. Срок выполнения заказа зависит от трудоемкости ремонта и текущей загрузки специалистов.

При необходимости использования в процессе ремонта каких-либо запасных частей и расходных материалов, мастер обращается на склад для их получения. В случае, если требуемые ценности имеются на складе, оформляется их выбытие со склада на основания требования-накладной. В требовании-накладной указывается затребованный ассортимент материальных ценностей, сотрудник компании, которому они были выданы, а также направление их дальнейшего использования. В случае отсутствия затребованных ценностей на складе мастер готовит заявку на их приобретение (порядок приобретения материальных ценностей с целью полонения запасов описан ниже).

По факту выполнения поступившего заказа мастер отражает в документе «Заказ-наряд» фактически выполненные работы и использованные запасные части, после чего отремонтированная техники и сопутствующие документы передаются в службу приемки и клиент оповещается о выполнении ремонта. Для получения техники клиент обращается в отдел приемки, предъявляет полученную им при сдаче квитанцию, проверяет внешний вид и комплектность техники и, при отсутствии замечаний, делает отметку о получении техники в документе «Заказ-наряд».

Отработанный заказ-наряд фиксируется в соответствующем журнале учета. Таким образом, при очередном обращении клиента в компанию имеется возможность просмотра полной истории обслуживания сданного экземпляра техники.

2 Организация планового обслуживания компьютерного парка клиентов. Помимо выполнения срочного ремонта техники компания предоставляет также услуги по плановому обслуживанию компьютерной техники. Многие организации, обладающие небольшим парком компьютерной техники, с целью минимизации затрат не желают принимать на работу технического специалиста по обслуживанию техники на постоянной основе. Вместо этого может быть заключен договор на плановое обслуживание. В рамках исполнения данного договора компания-подрядчик осуществляет в установленные строки техническое обслуживание компьютерной техники организации. Кроме плановых визитов, при возникновении различных внештатных ситуаций специалист может быть приглашен внепланово, по звонку обслуживаемой компании.

По факту каждого визита (как планового, так и внепланового), оформляется «Заказ-наряд», в котором указываются данные клиента, выполненные работы и ФИО специалиста.

• 3 Реализацией новой компьютерной техники клиентам. Компания имеет собственные торговые площади, на которых осуществляется торговля компьютерной техникой, комплектующими и расходными материалами. По каждому факту реализации оформляется накладная на выдачу материальных ценностей, в которой указывается дата реализации, а также перечень ценностей, которые были переданы клиенту на основании данного документа.
• 4 Организация процесса снабжения компании с целью пополнения товарных запасов, инструментов, запасных частей и расходных материалов.

Для пополнения товарных запасов, запасных частей, инструментов и расходных материалов, сотрудники компании организуют закупки требуемого ассортимента материальных ценностей. Ассортимент и объемы закупок могут определяться либо на основании планируемых расходов, либо по конкретному заказу, поступившему от сотрудников компании с (целью приобретения материалов, запасных частей или расходных материалов), либо от клиента компании (с целью приобретения компьютерной техники или комплектующих). По факту поступления ценностей на склад компании оформляется приходный ордер, в котором указывается дата совершения операции и полученный ассортимент. Для контроля движения материальных ценностей на складе осуществляется ведение так называемой «номенклатурной карточки». Карточка открывается для каждой номенклатуры, которая может находиться на складе. В рамках карточке учитываются все операции, на основании которых выполнялась приемка (приходные ордера) и выдача (требования-накладные и накладные) ценностей.

5 В случае необходимости создания программного продукта или веб-сайта, производится уточнение функционального назначения разрабатываемого программного обеспечения, перечень выполняемых функций и процедур, варианты реализации пользовательского интерфейса. На основании заявки клиента создается пакет документации на создание программного обеспечения, выполняются макеты реализации экранных форм, это согласовывается с заказчиком. По завершению работы проект сдается заказчику.

Тип организации производства выпуска программного обеспечения разовый — предприятие работает по заявкам юридических и физических лиц на создание программного обеспечения и Веб-сайтов, массовое производство и продажа определенного вида продукции отсутствует.

Использование вычислительной техники при решении любых задач обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности компании торговли и сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам учета приходят быстрые и компактные базы данных. Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны [10, с. 8].

Внутри организации создана иерархическая локальная сеть. Используемая топология — активная звезда. Сетевая технология — Gigabit Ethernet. В локальную вычислительную сеть объединены 50 рабочих станций. Все они входят в одну общую подсеть и имеют доступ к сети интернет. Для рабочих станций используются операционные системы Microsoft Windows XP Pro. SP3, Windows 7 Pro. и 8.1 Pro. Для работы с документами используются офисные пакеты Microsoft Office 2007, 2010, 2013. Для бухгалтерской работы используется ПО 1С бухгалтерия 8.0 (сетевая версия),.

Основу ЛВС составляют сервера на базе семейств Microsoft Windows server 2003, 2008 Std. R2, 2012 Std. R2. Используются сервера: HP ProLiant DL 180 G6, HP ProLiant DL 380, а также сервера ручной сборки. Есть свои собственные Web сервера c выделенными IP адресами на базе Windows server 2003 Web Ed. Windows 2012 Std. R2.

На текущий момент Администрации Муниципального образования «поселок Мишкино» реализованы следующие механизмы информационной безопасности:

• — приобретен полный пакет антивирусного программного обеспечения «Антивирус Касперского», обеспечивающего надежную антивирусную и сетевую защиту компьютеров организации;
• — реализован парольный доступ к рабочим местам пользователей;
• — на каждом рабочем месте включен и настроен журнал транзакций, в который вносятся все действия пользователей;
• — для шифрования передаваемой по сети экономической информации используется криптографическое программное обеспечение «Крипто Про CSP»;
• — для каждого сервера установлены источники бесперебойного питания, позволяющие в случае отключения электроэнергии безопасно выключить сервер, без рисков потери информации.