Описание данных, используемых процессами

В системе используют семь хранилищ данных:

• 1) Личные данные о сотруднике — Личные данные о сотруднике используются практически во всех процессах. Они включают в себя следующие данные:
  • а) Консолидированную информацию о сотруднике или карточку сотрудника:
    • · Индивидуальный код сотрудника (сквозной, не повторяющийся);
    • · Персональные данные (ФИО, возраст и т. д.);
    • · Сведения о базовом образовании, подтвержденные официальными документами образовательных учреждений;
    • · Сведения об инициативном образовании (тренинги, семинары и т. п.), подтвержденные соответствующими сертифицированными документами;
    • · Фотография;
    • · Вся профессиональная история работы в Компании (должности, период их занятия, профессиональная подготовка — тренинги, курсы и т. п.);
    • · История его работы в предыдущих компаниях, предыдущая профессиональная подготовка — высшая, средняя, специальная подготовка, тренинги и т. п.
    • · Сведения о карьерном движении сотрудников с информацией о продолжительности работы на каждой из должностей;
    • · Обязательны специальные поля в системе для отражений специфики сотрудника: проблемная семья, сирота, родители-инвалиды, невозможность иметь детей, что-то выдающееся в человеке на прошлых местах работы. Краткое досье с комментариями. Доступ к этим полям должны иметь очень ограниченное количество сотрудников (список утверждается отдельно).
  • б) Отчетность по персоналу (как пример):
    • · Численность персонала (общая и по функциональным зонам)
    • · Отработка общая, по функциональным зонам, на разных должностях
    • · Текучесть (по объектам, за периоды, по функциональным зонам)

Рис. 7. Личные данные о сотруднике и их взаимодействие с другими процессами.

• 2) Работа сотрудника — включает следующие данные:
  • а) Учет работы на основном рабочем месте:
    • · Фиксирование времени прихода на работу, ухода с работы, выходов из магазина в течение рабочего дня.
    • · Совокупное время, проведенное на обедах и перекурах (раздельно) за определенный календарный период.
    • · история отработки сотрудника: его больничные (совокупное время, проведенное на больничном за определенный календарный период, в т. ч. декретном отпуске), отпуска (в том числе и служебные, сведения о служебных командировках: даты, продолжительность, финансовая информация), смены графиков работы;
    • · Учет работы в ночное время, выходные и праздничные дни.
    • · Учет времени работы сотрудников магазина в привязке к функциональным зонам (торговый зал, склад, касса, сервис, офис, не рабочее время, 2 резервных варианта).
    • · Система должна хранить историю по изменения функциональных зон и видов работ
    • · Учет времени работы на специальных регламентных процедурах (список процедур оговаривается отдельно) с привязкой к функциональным зонам
    • · Учет работы прикомандированных сотрудников в других магазинах или подразделениях Компании (вариант работы по совместительству) с привязкой начисления заработной платы в этих подразделениях к их системам мотивации. Отнесение затрат по оплате труда прикомандированных к ЦФУ подразделений, в интересах которых командировался сотрудник.
    • · Учет обязательной отработки каждого сотрудника в соответствии с трудовым договором. При составлении графика работы Директору магазина должно сигнализироваться, что при данном графике работы сотрудник отработает меньше минимально допустимого времени работы.
    • · Учет совокупности часов работы сотрудника накопительным итогом за весь период его работы: по годам, за последний неполный год. Сигнализирование руководителю сотрудника при построение графика работ о приближении совокупного отработанного сотрудником времени к разрешенному лимиту отработанных часов в течение 1 календарного года и при его превышении.
  • б) Индивидуальные параметры сотрудника:
    • · В привязке с учетом рабочего времени должна быть возможность учета индивидуальных параметров работы сотрудника: время, какой параметр, характеризующий деятельность сотрудника, выполнялся и в каком объеме.
    • · Должна быть предусмотрена возможность привязки параметров (набора параметров) к функциональным зонам работы сотрудника.
  • в) Отчеты по персоналу.
  • г) Данные мониторинга работы в реальном времени:
    • · Мониторинг должен осуществляться на АРМ Дежурного администратора и Директора магазина с целью контроля распределения ресурсов внутри функциональных зон. Т. е., каждый сотрудник, регистрируясь при смене функционально зоны, а также при уходе на обед и т. п., должен попадать в режиме реального времени на экран Терминала, изменяя количество задействованных ресурсов в той или иной функциональной зоне. Это позволит лучше контролировать ресурсы и адекватность их распределения, а также позволит улучшить контроль качества учета рабочего времени сотрудников.
    • · Предусмотреть возможность графического отображения на Терминале Директора магазина и Дежурного администратора, сколько и где персонала, включая кассу, офис, столовую, ТЗ, склад, сервис и т. д.
  • д) Производственный календарь
  • · В данном блоке должен быть встроен производственный календарь с указанием рабочих дней, рабочих часов, праздничных дней и выходных.

Рис. 8. Данные о работе сотрудника и их взаимодействие с другими процессами.

• 3) Затраты на сотрудника:
  • а) Спецификация трудового договора.

Учет специфики трудового договора в привязке к каждому сотруднику и отражение этой специфики в карточке сотрудника: официальный оклад, минимально допустимое время работы в 1 календарный месяц, иные специальные условия трудового договора (например, оговоренные заранее «отступные», оплата мобильной связи, транспорта и т. п.). Учет как юридически оговоренных условий, так и управленческих решений («договоренностей»).

б) Учет затрат на персональный план развития сотрудника (ППР):

Учет затрат на каждого обучаемого как из числа внутренних кандидатов (командировочные выплаты, проезд, проживание, трансферы), так и по ученическим договорам для внешних кандидатов, в том числе и с территории стран СНГ.

• 4) Материальная ответственность и ресурсы:
  • а) Учет выданной формы.

Учет выданной формы: даты выдачи, наименование товара, артикулы, срок эксплуатации.

б) Учет иных выданных материальных ценностей Учет выданных иных материальных ценностей (кроме денежных средств) под персональную материальную ответственность. Наименование, стоимость, дата выдачи, расчетный срок эксплуатации, срок сдачи.

• в) Формулы расчета удержаний
• · Автоматический расчет остаточной стоимости формы для компенсации при увольнении. Результат расчета должен быть внедрен в отчет при начислении средств при увольнении (смене подразделения).
• · Возможность встраивания в систему формулы расчета удержания по результатам проведенной инвентаризации.
• г) Итоги расчета компенсаций и выплат
• · Встраивание итогов расчета по компенсации недостачи в отчет при расчете заработной платы сотрудника или в отчет при увольнении сотрудника (смены подразделения).
• · Возможность индивидуального назначения компенсации недостачи каждому сотруднику Директором магазина в особых случаях (например, при индивидуальной материальной ответственности кассира при выявленной недостаче в кассе или в случае выявления поддельной купюры).
• · Расчет премиальных выплат Директорам магазинам по итогам успешных инвентаризаций в соответствии с действующими нормативными документами.

Рис. 9. Затраты на сотрудника и материальные затраты и их взаимодействие с другими процессами.

• 5) Производительность работы сотрудника.
• а) Формулы системы мотивации
• · Возможность ввода формулы системы мотивации на период ее актуальности с заданием локальных параметров и их количественных диапазонов.
• · Возможность параметрического ввода временных дополнительных слагаемых в формулу мотивации в соответствии с промоактивностями, проводимыми в магазинах.
• б) Настройки системы мотивации
• · Возможность гибкой настройки системы мотивации для:
  • 1) разных каналов (форматов) реализации;
  • 2) разных стран;
  • 3) для каждой должности сотрудника;
  • 4) для различных зон магазина
  • 5) для сотрудников с разным сроком работы в Компании;
  • 6) для сотрудников с разными уровнями подготовки (категорийность сотрудников);
  • 7) для сотрудников, продающих определенный товар (эксперты).
  • в) Нормативы индивидуальных параметров сотрудника
• · Набор параметров, отражающих эффективность работы сотрудника, может быть произвольным, и задаваться для каждой должности раздельно. По каждому параметру должен быть установлен норматив, в сравнении с которым производится оценка работы сотрудника.
• г) Отчеты по производительности труда
• · Личные показатели эффективности работы персонала (продажи, штуки, средний чек, UPT, выработка, продажи чистого продавца, доработки кассира, выдачи КК и т. д.)
• · Производительность по объектам, функциональным зонам (с произвольной выборкой магазинов, отделений и т. д.)
• д) Результаты мониторинга.
• · Показатели должны быть доступны в режиме реального времени, без формирования каких либо запросов, возможно в формате «панели приборов» (Терминала). Отличие Мониторинга от Отчетности — показатели вычисляются в режиме реального времени и только те, что требуются для оперативного управления процессом продаж:
• — Продажи в час на продавца
• — Позиции в час на кассира
• — Обработанные на складе позиции в час на кладовщика
• — Комплексность и средний чек
• — Процент обслуживания
• — Доля «300-го менеджера»
• — Процент комплексных чеков
• — Доля выдачи КК
• — Распределение персонала по функциональным зонам

Рис. 10. Оценка производительности работы сотрудников и их взаимодействие с другими процессами.

• 6) Стаж, профессиональный рост, ППР:
  • а) Кадровый рост сотрудника и индивидуальные достижения.

· Отражение кадрового роста сотрудника как внутри Компании, так и вне ее. …

· Прохождение тестов на интеллект и прочих общепринятых тестов внутри системы (точнее, данные должны быть автоматически внутри системы), анализ этих данных авторизованным сотрудником службы персонала (экспертом в данном вопросе).

Рис 11. Стаж, профессиональный рост, ППР и их взаимодействие с другими процессами.

• 7) Отчеты и готовые документы:
  • а) Паттерны бланков, заявлений и анкет
  • · Распечатанный график работы (на формате А3 или более) должен указывать не просто смену для работы сотрудника, но конкретные часы и минуты ОТ и ДО. Кратность фактического рабочего времени указывается с точностью до 5 минут, планового (смен) — с точностью до 15 минут. Смены должны указываться в привязке к конкретному сотруднику с указанием функциональной зоны его работы. В течение 1 рабочего дня у одного сотрудника может быть запланирована работа в нескольких функциональных зонах.
  • · Для случаев внеплановых (не в соответствии с графиком работы) рабочих дней должна быть реализована функция быстрой печати сформированного заявления установленного образца о согласии сотрудника с изменением графика работы.
  • · Возможность печати заполненных на конкретного сотрудника бланков предусмотренных трудовым законодательством (на отпуск, отгул, прогул, декрет и пр.). Бланки должны быть автоматизированы для заполнения для сокращения времени на их заполнение.
  • · Печать табеля отработанного времени в разрезе на каждого сотрудника, функциональную зону, весь магазин. Кратность — 1 день.
  • · Печать зарплатных ведомостей и отчетов о начислениях. Необходимо учесть (предварительно требуется детальный анализ) возможность печати управленческих и налоговых отчетов о начисленной заработной плате.
  • · Возможность автоматической распечатки рекламной анкеты сотрудника для размещения на информационной доске в магазине по одному из поводов:
  • — Как пример кадрового роста (например, в новом магазине);
  • — Как поздравление с назначением на новую должность после утверждения.
  • б) Консолидированные отчеты других процессов

Отчеты, которые создаются в ходе выполнения других процессов, так же консолидируются в базе «Отчеты и готовые документы» с целью упрощения поиска и печати необходимого документа.

Рис 12. Отчеты и готовые документы, и их взаимодействие с другими процессами.