Теоретическая часть. 
Информационная система для розничной торговли

Исследование действующей системы обработки данных

Характеристика объекта автоматизации

Осуществляемый в годы реформ в РФ процесс формирования рыночной инфраструктуры особенно активно проходил на потребительском рынке и характеризовался высоким уровнем конкуренции и деловой активности. Современный потребительский рынок РФ отличается относительно высокой насыщенностью и широким ассортиментом товаров. Динамика реализации товаров и услуг постепенно приобретает все более устойчивый характер.

В настоящее время объем розничного товарооборота формируется практически полностью за счет негосударственного сектора (торговые предприятия негосударственных форм собственности, супермаркеты). В 2001 году его оборот достиг 719,2 млрд руб. (99,5%), тогда как в 1991 году он составлял всего лишь 35,3%.В РФ до 1994 года включительно наблюдался спад объемов реализации товаров, в то же время существенно наращивались стоимостные объемы в связи с высоким уровнем инфляции в эти годы. В последующие годы состояние потребительского рынка РФ характеризуется достаточно высоким и устойчивым обеспечением товарами, что в определенной мере позволяет сохранять тенденцию роста реальных объемов розничного товарооборота. В последнее время, наряду с торговлей на рынках развивается и торговля в магазинах (супермаркетах), население РФ все больше обращается за покупками товаров в магазины (супермаркеты), что обуславливает стабилизацию продажи их торгующими организациями, а соответственно и более высокий рост по сравнению с продажей товаров на рынках (рисунок 1).

Рисунок 1 — Индексы розничного товарооборота по каналам реализации.

Наряду с традиционными типами предприятий, в РФ стала развиваться сеть гипермаркетов и супермаркетов, минимаркетов, предприятий типа «cash and carry» и др., обеспечивающих европейский уровень обслуживания.

Супермаркет «Южный» находится на рынке РФ около двух лет. Деятельность супермаркета связана с выполнением различных функций:

• — формирование торгового ассортимента;
• — реклама товаров;
• — осуществление операций с товарами;
• — продажа товаров конечному потребителю;
• — оказание услуг.

Супермаркет реализует широкий ассортимент продовольственных товаров:

• — молочные товары;
• — яйца и яичные товары;
• — мясные товары;
• — рыбные товары;
• — вкусовые товары (чай, кофе, пряности, приправы, слабоалкогольные напитки);
• — консервированные овощи;
• — зерномучные товары (крупы, макаронные изделия, хлеб и хлебобулочные изделия);
• — крахмал, сахар, кондитерские изделия;
• — пищевые жиры (растительные масла, маргарин и др.)

Во внешней системе супермаркет «Южный» выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 2.

Рисунок 2 — Схема внешней среды супермаркета Во главе супермаркета стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок администратора, оформленными менеджером.

В отдел сбыта входят главный менеджер магазина и администратор, которые занимаются непосредственно клиентами.

В бухгалтерии работает главный бухгалтер, которому подчиняются касса 1 и касса 2.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Касса 1 и касса 2 осуществляют операции, связанные с учетом реализации товаров через использование программы Лука Супермаркет и штрихового кодирования товаров.

В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который отвечает за безопасность объекта и пропускной системой; администратор приложений, обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и обеспечение функциональности вычислительного комплекса.

Всех работников, занятых в процессе обработки данных можно условно разделить на четыре категории:

Системный администратор, устанавливает параметры системных программных средств, проводит профилактические работы по обеспечению сохранности базы данных, выполняет первичную диагностику неполадок в работе технических средств. Использует в работе программные средства общего назначения. Взаимодействует с поставщиком оборудования и фирмой, осуществляющей обслуживание.

Уровень — специалист по сетевым операционным системам.

Разработчик приложений, используя инструментальные средства ЛУКИ разрабатывает приложения по заказам служб предприятия, эксплуатационную документацию для пользователей приложений. Согласует свои действия с администратором БД.

Уровень — специалист по разработке прикладного программного обеспечения.

Администратор БД, контролирует текущую учетную работу, устанавливает учетные периоды, получает необходимую отчетность. Устанавливает права доступа рядовых пользователей.

Уровень — специалист по автоматизации предметной области, для которой разработаны приложения, имеющий соответствующую подготовку.

Рядовые пользователи, используют в работе приложения, созданные для автоматизации конкретных участков работы.

Уровень — подготовка в объеме начальных курсов компьютерной грамотности.

В супермаркете «Южный» действует децентрализованная обработка информации, которая работает в режиме «Запрос-ответ». При этом происходит повышение оперативности обработки данных, сокращение расходов бумаги и др.

Децентрализованная технология — эта технология ориентирована на рассредоточенную обработку данных и приближение ее к местам возникновения и потребления информации.

В условиях децентрализации рассредоточенные средства могут работать автономно или в сетях. Наиболее простым и доступным является автономный способ, при котором пользователь ни от кого не зависит, технической базой является ПЭВМ.

Преимущества:

• — возможность широкого распространения автоматизации деятельности персонала за счет недорогой массовой вычислительной техники;
• — сокращение трудоемкости технологии;
• — выдача результатной информации в режиме «Запрос-ответ» в любой промежуток времени и в регламентированном режиме;
• — сокращение расходов бумаги;
• — повышение оперативности обработки данных, контроля пользователем.

Сегодня услугами розничных магазинов самообслуживания или супермаркетов пользуются представители всех слоев общества, особенно при приобретении товаров повседневного спроса и некоторых товаров предварительного выбора. Клиент завершает сделку, подходя к кассе и расплачиваясь за покупку. Именно на данном этапе работа супермаркета невозможна без отлаженной и эффективной системы автоматизации розничной торговли. Это обусловлено, как минимум, наличием системы штрихового кодирования, которая должна быть интегрирована в систему автоматизации розничной торговли.

Многопользовательская программа Лука. Супермаркет, разработчиком которой является ТОО «ПЛЮСМИКРО», предназначена для автоматизации работы персонала магазина розничной торговли с использованием штрихового кодирования товаров.

Лука. Супермаркет — решение для автоматизации работы менеджеров и кассиров магазина розничной торговли, которое позволяет вести оперативный учет товара по себестоимости и учетным ценам.

Основные операции, которые поддерживает система:

• — Приход и перемещение товара между складами и торговыми секциями, списание, переоценка и пересортица;
• — Реализация в торговом зале, реализация юридическим лицам с использованием любых форм оплаты;
• — Автоматический контроль остатков товара в торговом зале на соответствие заданному лимиту.

Оперативность работы достигается использованием единого сервера базы данных для рабочих мест менеджеров и кассовых терминалов и отражением в учете всех операций в режиме реального времени, широким использованием технологии штрихового кодирования, как для штучного, так и для весового товара.

Специфика торговли продовольственными товарами или товарами первой необходимости заключается в необходимости вести учет по каждому экземпляру товара отдельно. В программе Лука. Супермаркет эта проблема решается с помощью персонализации товара. Персонализация позволяет вести учет персонально по каждому экземпляру товара, учитывая все особенности изделия, штрих-код, наименование товара, выписывать гарантийный талон на конкретный серийный номер и другие характеристики. Настройка на персонализацию производится на карточке товара.

Основные операции с товаром, которые поддерживает система:

• — оформление поступления товара и ценообразование;
• — инвентаризация;
• — перемещение между складами и торговыми секциями;
• — переработка товара (разделка мяса, сортировка овощей и пр.);
• — реализация юридическим лицам;
• — реализация в торговом зале;
• — контроль остатков товара в торговом зале в реальном времени;
• — списание товара;
• — автоматическое формирование объемов списания естественной убыли товара;
• — переоценка и устранение пересортицы (там, где имеется вероятность ее возникновения);
• — закрытие смены.

В основе системы идентификации товара лежит штриховое кодирование. Товар в системе может содержать пять разновидностей штрих-кодов:

• — торговый код (13-ть знаков). Код размещается на упаковке товара, содержит страну производителя и другие реквизиты. Не является уникальным, поэтому не может служить для персонализации товара;
• — внутренний торговый код (12-ть знаков). Код вырабатывается в системе автоматически при создании карточки товара. Широко используется при отсутствии товарного кода на упаковке (хлебобулочные изделия). Система позволяет распечатывать «стикеры» и клеить их на упаковку товара;
• — серийный номер (количество знаков разное у каждых производителей). Уникальный код, который дает возможность учитывать товар индивидуально по каждому экземпляру (партии);
• — отсутствии уникального серийного номера или в случае невозможности сканировать штрих-код. Система позволяет распечатывать и наклеивать «стикеры» на экземпляр товара;
• — код весового товара (12-ть знаков). Печатается электронными весами на Внутренний персональный код (12-ть знаков). Используется при этикетке товара при взвешивании. Код содержит признак весового товара, короткий код товара в системе и вес в граммах.

Использование штрихового кодирования дает большие преимущества работе в системе:

• — в скорости идентификации товара и обслуживании клиента;
• — в точности учета, не допуская пересортицы товара, одного из главных бичей торговли.

От других систем аналогичного назначения Лука. Супермаркет отличается тем, что в и администрация и бухгалтерия и кассиры работают в едином информационном пространстве (с общей базой данных). В одной системе клиенту доступны полная функциональность бухгалтерии и торговых операций. Все результаты торговых операций автоматически становятся доступными в бухгалтерии. Никаких специальных действий по переносу результатов из торговли в бухгалтерию не требуется. Организационно функции работников управления, бухгалтерии и торговли разделены. Рабочее место каждого сотрудника предоставляет права выполнять только оговоренные обязанностями данного сотрудника операции, то есть каждый выполняет только свою работу и видит и может изменить только те данные, которые он уполномочен изменять.

При необходимости торговая система может полноценно эксплуатироваться и без использования бухгалтерской подсистемы.

Все операции с товаром осуществляются в реальном времени, что дает возможность вести действительно оперативный учет товара по количеству, себестоимости и учетным ценам.

Контроль остатков товаров в торговом зале осуществляется автоматически. Для каждого товара можно задать «допустимый лимит», при достижении которого менеджер получает сообщение о необходимости пополнить запас товара в торговом зале и может оперативно выписать накладную на перемещение товара в торговый зал.

Система позволяет установить произвольное количество цен на товар данного вида. Для этого введено понятие «категория цены», которое позволяет менеджеру сделать автоматический пересчет цен в зависимости от даты, времени суток и других условий (праздничные, ночные и пр.).

Кроме этого может быть установлена гибкая система скидок (на сумму чека, на конкретного клиента и др.).

При реализации в торговом зале система допускает различные формы оплаты — наличный расчет, безналичный расчет, кредит.

При закрытии смены автоматически формируются результирующие проводки по списанию себестоимости товара в бухгалтерии. Отчеты системы содержат всю необходимую информацию для анализа результатов работы магазина за день (или любой заданный период) и принятия решений по управлению магазином.

Основные преимущества программы Лука. Супермаркет:

• — увеличивается пропускная способность касс, — к обоюдному удовольствию хозяев и клиентов;
• — отсутствует бич торговли — пересортица;
• — операция продажи товара всегда связана с получением выручки, что не дает возможности продавцам манипулировать ценами
• — экономится торговая площадь, — товар раскладывается только в необходимом ассортименте и его остаток в торговом зале контролируется автоматически;
• — каждый день виден полный результат работы магазина;
• — сокращается время инвентаризации.

Аналитические отчеты дают информацию для стратегического планирования закупок.