Метод ABX-XYZ для анализа деятельности торгового предприятия

«Интеллектуальная обработка данных»

Тема: «Метод ABX-XYZ для анализа деятельности торгового предприятия»

• Введение
• Глава 1. Анализ работы торгового предприятия
• 1.1 Характеристика предприятия

1.2 Анализ существующего программного обеспечения

• Глава 2. Метод ABC-XYZ

2.1 Современные подходы к управлению запасами

• 2.2 АBC-классификация
• 2.3 XYZ-классификация
• 2.4 Матрица АВС-XYZ и ее использование при принятии решений при управлении запасами

Глава 3. Разработка программного продукта

• 3.1 Структура программного продукта
• 3.2 Руководство программиста
• 3.3 Руководство пользователя
• Заключение
• Библиографический список
• Введение

За последние годы значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Целью данной работы является разработка системы автоматизации рабочего места менеджера по учету товарооборота предприятия, работающего в сфере розничной торговли.

Для того чтобы автоматизировать учет товарооборота, необходимо решить следующие задачи:

- собрать материал о торговом предприятии;

- рассмотреть существующие программные продукты по данной области;

— выявить требования, которые предъявляются к данной программной системе;

— выявить объекты и задачи автоматизации;

- рассмотреть метод ABC-XYZ-анализ;

— выбрать структуры программного продукта;

— реализовать выбранный вариант программного продукта.

В первой главе анализируется работа торгового предприятия, внутренняя структура, приводится обзор существующих программных средств, а также их сравнительные характеристики.

Во второй главе рассматривается метод ABC-XYZ-анализ для обеспечения эффективной деятельности предприятия по управлению запасами.

В третьей главе приведена структура программного продукта, реализация алгоритмов; приводятся руководства программиста, оператора.

Глава 1. Анализ работы торгового предприятия

1.1 Характеристика предприятия

Торговое предприятие находится на российском рынке около десяти лет. На территории фирмы выделена площадь под склады, где хранятся основные виды товаров, продаваемых клиентам, поэтому менеджеры могут контролировать наличие товаров на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Автоматизированная система предназначена для решения задач отдела «Выписка». Основные задачи данного отдела — это выписка расходных документов, занесение прихода, выписка внутренних документов, заказ товаров, занесение номенклатуры, выведение остатков по складу.

Управление торговыми процессами предприятия основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. От рациональной организации потоков информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизированная система учета предназначена для решения автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

1.2 Анализ существующего программного обеспечения

На сегодняшний день существует большое количество программных продуктов, направленных на осуществление торгового учета деятельности предприятий. Ниже рассмотрим несколько из таких систем.

" 1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

· вести раздельный управленческий и финансовый учет;

· вести учет от имени нескольких юридических лиц;

· вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

· вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

· оформлять закупку и продажу товаров;

· производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

· вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

· формировать необходимые первичные документы;

· оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

· выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

· вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

· вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

· вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами — организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

· ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

· полная или выборочная синхронизация данных;

· настройка состава синхронизируемых данных;

· произвольный порядок и способ передачи изменений;

Программа 1С Торговля и Склад представлена на рисунке 1.1.

Рис. 1.1 — 1С Торговля и Склад

Программа «Триумф 2007» предназначена для оперативного учета товара и денег. Можно вести учет на нескольких складах, магазинах или торговых точках, контролировать долги, остатки товара, вести учет продаж и поступления товара, расход денег и поступление денег.

Всегда можно узнать объем продаж для товара, группы товаров за любой период времени. Кроме текущих остатков товара, вы можете узнать, какие были остатки товара на определенную дату.

С помощью программы «Триумф-2007» вы напечатаете счет, счет-фактуру, накладную, прайс-лист и многие другие документы. Программа «Триумф 2007» изображена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 — Программа «Триумф 2007»

Система «ПАРУС-Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм, иностранные компании и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15−20) объединенных в локальную сеть компьютерах.

Торгово-складская часть комплекса представляет собой систему для автоматизации торговой деятельности. Здесь управление торговлей рассматривается как самостоятельный вид деятельности, выведенный за рамки бухгалтерии. Торговая часть комплекса представляет собой отдельный полноценный программный продукт, отвечающий требованиям менеджеров и ориентированный на них и других работников торговли. В ней можно учитывать и контролировать не только движение товаров, но и состояние финансов, и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования. Система «ПАРУС-Предприятие 7» изображена на рисунке 1.3.

Рис. 1.3 — Система «ПАРУС-Предприятие 7»

Представленные программные системы имеют такие недостатки, как сложный интерфейс, высокая стоимость, являются комплексным прикладным решением, охватывающим практически все основные контуры управления и учета на предприятии, полностью не удовлетворяет условиям предметной области и половина функций вообще не используется, т. е. придется нанимать программиста, а это еще дополнительные расходы. Таким образом, было принято решение о разработке нового программного продукта.

Глава 2. Метод ABC-XYZ

Управление запасами — довольно традиционная сфера практической работы, которая стала развиваться как самостоятельное направление в начале 20 годов прошлого века. Постепенное накопление материала привело в 30 — 40-е годы к формированию теории управления запасами, ориентированной на оптимизацию уровня запасов в организации. Разнообразная специальная литература на русском языке по управлению производством, а позднее по производственному и операционному менеджменту помогла к 80 — 90-м годам сделать инструментарий теории управления запасами легко доступным для практического применения. При этом акцент делался исключительно на расчетной составляющей уровня запаса. За заботами перестройки и развития рыночной экономики в России проблемы непосредственного управления запасами, казалось, ушли на второй план, стали рассматриваться только на уровне исполнителей и низового звена управления.

2.1 . Современные подходы к управлению запасами

Между тем, зарубежная наука и практика управления за последние 20 лет сделала гигантский шаг от совершенствования методов и моделей расчета уровней запасов к совершенствованию процесса управления запасами, основанного на анализе результатов расчетов уровней запасов.

Современная отечественная практика управления запасами, зачастую, характеризуется стихийно или традиционно сложившейся методикой управления запасами на всех этапах движения материального потока в организации;

- отсутствием попыток алгоритмизации методической работы по управлению запасами;

- недостаточной статистической базой расчета уровня запасов;

- высоким уровнем ошибки прогнозирования потребности в запасе;

- слабым методическим взаимодействием служб различных функциональных областей логистики, связанных с формированием запасов;

- отсутствием четко сформулированной логистической стратегии управления запасами.

Три подхода к управлению запасами в настоящее время являются доступными для современных предприятий:

— максимизация,

— оптимизация,

— минимизация запасов.

Эти подходы не являются взаимоисключающими. Они не имеют однозначной оценки целесообразности применения. Их использование определяется характеристиками потребления запаса, принятой стратегией развития организации, состоянием внешней среды деятельности организации, организационной культурой предприятия, владением руководителями высшего звена знаниями логистики, готовностью персонала предприятия к интегрированным действиям. Дифференциация подходов к управлению запасами по номенклатурным позициям значительно повышает эффективность управления запасами в организации в целом.

2.2 АBC-классификация

Идея ABC-анализа строится на основе принципа Парето, который формулируется следующим образом: «За большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин». В настоящее время принцип широко известен как «правило 20 на 80».

Проведение АВС-классификации включает ряд этапов.

Выбор критерия классификации.

Расчет нарастающего итога значения критерия классификации.

Выделение классификационных групп.

Первый этап является единственным неформализованным шагом классификации. Выбор критерия классификации зависит, прежде всего, от стратегии предприятия, отрабатываемой на данном этапе развития. Для каждого из функциональных подразделений (или функциональных областей) предприятия действующая стратегия может быть связана с реализацией специфического для данного подразделения направления работы. Например, стратегия удержания рынка за счет расширения ассортиментного ряда продукции на этапе закупок может быть достигнута за счет экономии затрат на закупку и транспортных расходов, в сфере производства — сокращения размера запаса незавершенного производства, в сфере сбыта — с повышением уровня обслуживания заказов потребителей и повышением прибыли от реализации. Выбор критерия АВС-классификации, таким образом, требует совместного обсуждения этого вопроса службой логистики с руководителями высшего уровня и с руководителями подразделений, связанных друг с другом логистической цепью движения материального потока. Будет ли на предприятии использоваться один или несколько критериев классификации является задачей, связанной с реализацией заданной стратегии предприятия.

Выполнение второго шага АВС-классификации включает проведение расчета нарастающего итога значения критерия классификации по номенклатурным позициям. Удельный вес значения критерия классификации рассчитывается как отношения значения критерия каждой из позиции к итоговой сумме значения критерия классификации.

Третий шаг — выделение групп классификации — проводится на основе закона Парето, утверждающего, что 80% значений качественного критерия определяется 20% количества выбранной совокупности объектов.

2.3 XYZ-классификация

Для получения количественной оценки характеристики потребности требуется воспользоваться статистическим рядом отгрузок. В классическом варианте метода XYZ показателем, описывающем потребность в запасе, является коэффициент вариации V, представляющий собой отношение значения среднеквадратичного отклонения ряда к среднеарифметическому значению:

где V — коэффициент вариации,

— среднеквадратичное отклонение,

— среднеарифметическое.

Где — i-ое значение статистического ряда отгрузок,

n — количество значений в статистическом ряде.

Таблица 2.1. содержит условный пример расчета вариации статистического ряда отгрузок номенклатуры оптового предприятия.

Таблица 2.1. — Пример классификации XYZ номенклатуры запаса

Для группировки номенклатуры в табл. 2.1. используется общепризнанная классическая шкала, приведенная в таблице 2.3.

Таблица 2.3. — Варианты классифицирования номенклатуры по методу XYZ

Принцип классификации XYZ (см. табл. 2.3.) вполне может быть изменен для учета особенностей конкретного бизнеса, например, на границы, приведенные, как возможные в табл. 2.3. Кроме того, можно воспользоваться средним значением коэффициента вариации, как основой выделения групп X, Y и Z с использованием экспертных оценок.

Главное ее преимущество классификации XYZ — возможность однозначного, т. е. объективного, лишенного субъективной окраски, выбора верного подхода к управлению запасами конкретной номенклатуры запасов.

2.4 Матрица АВС-XYZ и ее использование при принятии решений при управлении запасами

Объединение результатов АВС и XYZ-классификация в матрице АВС-XYZ (Таблица 2.4.) — популярный и очень информативный инструмент управления запасами. В каждую клетку матрицы АВС-XYZ попадают те позиции номенклатуры, которые были отнесены к каждой из двух указанных в клетке групп номенклатуры. Например, в клетку АХ должны быть записаны позиции, отнесенные к группе, А при классификации по методу АВС и к группе Х при классификации по методу XYZ.

Таблица 2.4. — Объединение результатов АВС и XYZ-классификация

Матрица АВС-XYZ дает хорошую информацию для стратегического смещения позиций номенклатуры. Например, появление позиций группы СZ может быть вызвано пренебрежением отделом маркетинга к продвижению продукции группы С, что является, в целом, целесообразным. Возможно, изучения рынка реализации подгруппы СZ и проведение маркетинговых мероприятий позволит сместить эти позиции в группу CY, имеющую выраженные тенденции спроса, что в дальнейшем может привести к перемещению их в группу BY.

Таким образом, матрица АВС-XYZ может быть использована не только как инструмент управления запасами, но и как объект стратегического анализа, результаты которого могут во многом помочь в принятии решений по стратегическому развитию бизнеса.

В целом инструмент АВС и XYZ-классификации еще раз подчеркивает первостепенное значение качества управления запасами для обеспечения эффективной деятельности предприятия в целом.

Глава 3. Разработка программного продукта

3.1 Структура программного продукта

На рисунке 3.1 представлена структура программного продукта.

Рис. 3.1 Структура программного продукта

3.2 Руководство программиста

Назначение и условия применения программы:

Данная программа предназначена для решения задач отдела «Выписка». Основные задачи данного отдела — это выписка расходных документов, занесение прихода, выписка внутренних документов, заказ товаров, занесение номенклатуры, выведение остатков по складу.

С помощью данного программного продукта, можно добавлять, изменять, удалять сведения о приходах, расходов товара, производить списания, формировать заявки на приобретение товаров. Для удобства работы с программой организован поиск записей.

Условия для корректной работы программного продукта:

· Процессор Intel Pentium 1000MHz и выше 64Mb оперативной памяти

· 5 Mb свободного места на жестком диске для файлов приложения

· Операционная система Microsoft Windows XP/ Vista/7

3.3 Руководство пользователя

Выполнение программы

Для начала работы с программным продуктом необходимо запустить файл TorgPred.exe. Далее появится окно следующего вида (рис 3.2):

Рис. 3.2 Форма входа в программу Необходимо выбрать под кем заходить в программу (администратор системы или пользователь). После нажатия соответствующей кнопки появляется окно запроса пароля пользователя (рис 3.3) либо администратора системы (рис 3.4):

Рис. 3.3 Форма запроса пароля пользователя

Рис. 3.4 Форма запроса пароля администратора системы Следует ввести пароль. Для администратора пароль «админ», а для входа в программу под пользователем необходимо выбрать из списка фамилию и ввести в соответствующее поле его пароль. Если был введен верный пароль, то далее появляется основная форма программы (рис. 3.5).

торговый программный управление запас матрица

Рис. 3.5 Главная форма

При выборе пункта меню «Учет» — «Приход товара», открывается форма на соответствующей закладке (рис. 3.6). При вводе товара программа выдает окно с полями, необходимыми для заполнения. После ввода, новый товар сразу же появится в окне списка.

Рис. 3.6 Добавление товара на приход

Одной из задач было возможность просмотра динамики прихода и расхода товара (Рис. 3.7).

Рис. 3.7 Расчет расходов и приходов товара

Сообщения пользователю

При поисках записей по таблице, если запись не найдена, то пользователю выводится сообщение на экран: «Запись не найдена». После вывода этих сообщений можно продолжать работать с программным продуктом дальше.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

В процессе выполнения работы был проведен анализ существующего программного обеспечения предметной области, в котором рассмотрены наиболее популярные системы осуществления торгового учета деятельности предприятий, выделены достоинства и недостатки каждого продукта.

Следующим этапом, предусмотренным данной курсовой работой, стало создание программного продукта, реализующего автоматизированный учет торгового предприятия, с использованием метода ABC-XYZ-анализа.

Для создания данного приложения был произведен выбор среды разработки, описана структура, произведена физическая реализация. Работа с реализованным продуктом описана в созданных руководствах пользователя и программиста.

1. Бойко В.В., Савинков В. М. «Проектирование информационной базы автоматизированной системы на основе СУБД.» М.: Финансы и статистика, 1982.

2. Ивлиев М. К., Порошина Л. А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров, 1997.

3. Глушаков С. В., Ломотько Д. В. Базы данных, 2000.

4. Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика: Пер. с англ. М.: Вильямс, 2000. 1120 с.

5. Качайлов А. Е. Автоматизация учета на базах и складах, 1970.