Моделирование предметной области базы данных АИС деканата «Учет студентов»

проектирование информационный база данные

1. Диагностический анализ системы управления Сев. Кав. ГТУ

1.1 Общая характеристика Сев. Кав. ГТУ

1.2 Анализ организационной структуры ГОУ ВПО Сев. Кав. ГТУ

1.2.1 Анализ органиазационно-функциональной структуры

1.2.2 Анализ организационно — управленческой структуры университета

1.3 Анализ целей, стоящих перед Сев. Кав. ГТУ

1.4 Выявление проблемных ситуаций Сев. Кав. ГТУ

1.5 Анализ информационных потоков

Выводы

2. Описание структуры АСУ ГОУ ВПО Сев. Кав. ГТУ

2.1 Общее описание

2.2 Описание структуры АСУ

2.2.1 Описание функциональной части АСУ

2.2.2 Описание существующих АПС

2.3 Описание обеспечивающей части АСУ

2.3.1 Общая характеристика обеспечивающей части АСУ

Выводы

3. Разработка проектных решений по созданию подсистемы учета студентов в деканате ФИТТ ГОУ ВПО Сев. Кав. ГТУ

3.1 Организационно-экономическая сущность задачи

3.2 Обоснование разработки

3.2.1 Общее обоснование

3.2.2 Разработка проектных решений по созданию подсистемы учета студентов различных форм и видов обучения

3.2.3 Общее описание функциональной структуры АСУ

3.2.4 Описание выполняемых задач

3.3 Проектирование информационной базы данных

3.3.1 Общее описание

3.3.2 Исследование предметной области

3.3.3 Построение инфологической модели

3.3.4 Разработка датологической модели

3.3.5 Структура базы данных

3.3.6 Защита данных

3.4 Разработка обобщенного алгоритма АПС

3.5 Выбор технического и программного обеспечения

Выводы

4. Описание программного средства

4.1 Условия применения

4.2 Описание применения

4.2.1 Функциональное назначение

4.2.2 Входные данные

4.2.3 Выходные формы

4.2.4 Описание логической структуры

4.3 Руководство пользователя

4.3.1 Установка и запуск программы

4.3.2 Работа с программным средством

Выводы

5. Технико-экономическое обоснование внедрения системы

5.1 Краткая характеристика проекта

5.2 Определение трудоемкости выполняемых работ

5.3 Расчет затрат на разработку программного продукта

5.4 Расчет экономической эффективности проекта

5.5 Оценка основных технико-экономических показателей проекта

Выводы

6. Безопасность и экологичность проекта

6.1 Общая характеристика опасных и вредных факторов на рабочем месте

6.2 Общие мероприятия по обеспечению безопасности на рабочем месте

6.3 Расчет естественного освещения в рабочем помещении

Выводы

Заключение

Развитие сферы информационных технологий привело к усовершенствованию всех сфер жизнедеятельности общества.

Обширные объёмы информационных потоков, обрабатываемых в любом учреждении, от офиса небольшого предприятия до крупной корпорации, направлены в основном на создание управленческих документов. А управленческие документы, в свою очередь, направлены на принятие управленческих решений, то есть основной функции любого учреждения.

Внедрение автоматизированных информационных систем в деятельность различных учреждений создает возможности для повышения качества документационного обеспечения управления и позволяет повысить производительность и качество управленческого труда.

Достаточно актуальным является вопрос автоматизации учебного процесса, в том числе в высших учебных заведениях (ВУЗах).

Одной из основных и трудоёмких в работе ВУЗа является деятельность деканата.

Работникам деканатов приходится выполнять огромный объем рутинной работы по учету контингента студентов, обеспечению учебного процесса, предоставлению информации в различные подразделения ВУЗа. При этом всю информацию необходимо представлять в различных форматах. Необходимость внедрения информационной системы (ИС), автоматизирующей основные функции образовательного процесса очевидна.

Но прежде чем внедрять автоматизированную информационную систему (АИС) в деятельность деканата, как и любого другого подразделения ВУЗа либо вообще другого учреждения, необходимо определить основные требования в её работе. Основой определения этих требований являются выводы относительно деятельности деканата в результате исследования предметной области деканатов.

Предметная область — это совокупность объектов реального или предполагаемого мира, рассматриваемых в пределах данного контекста, который понимается как отдельное рассуждение, фрагмент научной теории или теория в целом.

Выявленные проблемы предметной области помогут определить направление автоматизации данной сферы деятельности, а разработка модели предметной области обеспечит успешную разработку и внедрение базы данных, как основной части АИС.

Объектом исследования дипломного проекта является предметная область и проблемная среда деканатов.

Предмет исследования — моделирование предметной области базы данных АИС деканата «Учет студентов».

Цель исследования — моделирование предметной области базы данных АИС «Учет студентов» и разработка модели автоматизированной информационной системы деканата.

Задачи исследования:

1. Проанализировать основную литературу на тему разработки моделей предметных областей баз данных.

2. Исследовать предметную область деканатов и определить их основные функции.

3. Выявить основные направления деятельности деканатов относительно учебного процесса.

4. Создать логическую и физическую модель предметной области деканатов.

При написании дипломного проекта использовались методы анализа и синтеза, в том числе системный анализ литературных источников.

1. Диагностический анализ системы управления Сев. Кав. ГТУ

1.1 Общая характеристика Сев. Кав. ГТУ

Северокавказский государственный технический университет (Сев. Кав. ГТУ) создан в 1971 году постановлениями Совета Министров СССР на базе филиала Краснодарского политехнического института в г. Ставрополе под наименованием Ставропольский политехнический институт, переименованного в Ставропольский государственный технический университет приказом Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию. Ввиду того, что Ставропольский технический университет являлся одним из ведущих вузов региона, единственным по своему профилю на Северном Кавказе, приказом Министерства образования Российской Федерации он переименован в Северо-Кавказский государственный технический университет (Сев. Кав. ГТУ).

Сев. Кав. ГТУ является самостоятельным высшим учебным заведением, реализующим образовательные программы высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования, осуществляющим научные исследования, международную, предпринимательскую, издательскую и внешнеэкономическую деятельность.

29 июля 1999 года образовательное учреждение Северо-Кавказский государственный технический университет получил свидетельство о государственной аккредитации.

Юридический и фактический адрес Сев. Кав. ГТУ:

Россия, 355 029, г. Ставрополь, проспект Куликова, 2.

Сев. Кав. ГТУ обладает автономностью, самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, является юридическим лицом, имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, штамп, самостоятельный баланс.

Учредителем Сев. Кав. ГТУ является Правительство Российской Федерации. Полномочия учредителя выполняет Федеральный (центральный) государственный орган управления высшим образованием — Министерство образования Российской Федерации, в ведении которого находится университет. Отношения между учредителем и университетом определяются путем договора.

По своей организационно-правовой форме Сев. Кав. ГТУ является государственным образовательным учреждением — высшим учебным заведением, находящимся в федеральном ведении.

Университет — это огромный учебно-научный комплекс. В его состав входят, помимо головного университета в Ставрополе, Невинномысской технологический институт (на правах филиала), Георгиевский технологический институт, филиал в г. Кисловодске и г. Пятигорске, созданные приказами Госкомвуза и Министерства Образования России, Факультет ускоренной подготовки и заочного обучения (ИУП), Межотраслевой региональный центр повышения квалификации и переподготовки кадров, а также свои представительства в Калмыкии, Северной Осетии, Ингушетии, Карачаево-Черкесской и Кабардино-Балкарской республиках. При университете создан Лицей для одаренных детей.

Сев. Кав. ГТУ активно интегрируется в международную образовательную систему, участвует в международных образовательных проектах, имеет договоры о сотрудничестве и обмене студентами с образовательными и научными центрами США, Канады, Западной Европы, Юго-Восточной Азии и Африки. В настоящее время Северокавказский государственный технический университет является единственным вузом на юге России, который задействован в реализации международных программ по обмену преподавателями и специалистами с зарубежными вузами, установлению различных форм научного сотрудничества, расширению работ по оказанию образовательных услуг иностранным гражданам, принимает участие в международных ярмарках.

Северокавказский государственный технический университет — единственный в крае университет, где имеется Федеральный узел глобальной компьютерной сети «RUNNet», который открывает совершенно новые перспективы в обучении.

На протяжении многих лет в университете активно ведутся фундаментальные поисковые и прикладные исследования и разработки, опытно-конструкторские работы, а также проводятся мероприятия по подготовке инновационных научно-технических проектов с последующей их реализацией.

В университете установлены именные стипендии:

— ученого совета университета;

— ученого совета факультета (филиала).

Стипендии назначаются решением стипендиальных комиссий факультетов, включающих представителей студенческих групп, администрации, профсоюзного комитета, деканата.

В настоящее время университет оснащен современной учебно-научной базой. К услугам студентов и аспирантов предоставлена специализированная библиотека с читальными залами.

В университете уделяется большое внимание совершенствованию организации учебного процесса в связи со стремительным развитием информационных технологий, требующих широкого использования вычислительной техники, локальных компьютерных сетей.

Университетское обучение — это подготовка специалистов широкого профиля с глубокими фундаментальными знаниями и практическими навыками.

При университете функционирует Центр дополнительного образования, осуществляющий сотрудничество со школами края на основе прямых договоров «школа-университет». В школах созданы специализированные классы, в которых преподаватели вуза ведут занятия, оказывают методическую помощь в разработке учебных планов и программ. Учащиеся имеют право пользоваться библиотекой вуза, получать консультации заведующих кафедрами, профессоров и доцентов, принимать участие в вузовских олимпиадах, конкурсах викторинах. Совместно разработанная школой и университетом программа обучения и методика совместной работы позволила систематизировать и углубить знания учащихся, а также повысить уровень методической и профессиональной работы преподавателей школ.

Для подготовки абитуриентов создана необходимая материально-техническая база: компьютерный класс, аудиовизуальные средства для изучения английского языка, наглядные пособия для изучения биологии, есть все необходимое для подготовки будущих дизайнеров.

Сев. Кав. ГТУ является одним из ведущих научных центров в регионе. Научно-исследовательская деятельность университета ведется не только на кафедрах, но и в шести научно-исследовательских институтах, созданных на его базе. Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, координируются научно-техническим центром.

Послевузовской подготовкой и переподготовкой кадров занимается Межотраслевой региональный центр повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов (МРЦПК), осуществляющий переподготовку по всем лицензированным в университете специальностям в сроки от 1 до 7 месяцев на базе законченного высшего и среднего специального образования.

Факультет ускоренной подготовки и заочного отделения (ИУП) осуществляет ускоренную (экстернатную) подготовку специалистов на базе имеющегося высшего, незаконченного высшего или среднего специального образования осуществляет по ряду специальностей.

Факультет имеет учебно-консультационные аудитории и форму дистанционного обучения.

В университете есть первичная организация профессионального союза студентов — студпрофком, который решает проблемы нормального быта студентов. Студпрофком может помочь студентам с получением медицинского полиса, талонов на диетическое питание, путевок в межвузовский профилакторий в учебное время и санаторных путевок летом. Кроме того, студенческий профком является защитником прав и интересов студентов вуза.

Воспитательная и профориентационная работа осуществляется через следующие структурные подразделения:

— центр эстетического воспитания;

— отдел профориентации и до вузовской подготовки;

— спортклуб;

— студенческий профком;

— газету «Университетский вестник» ;

— деканаты факультетов.

В центре эстетического воспитания студенты могут проявить свои творческие способности в области культуры и искусства. Участники самодеятельности университета неоднократно занимали первые места в различных фестивалях самодеятельного художественного творчества.

Основными задачами Сев. Кав. ГТУ являются:

— удовлетворение потребности личности в культурном, нравственном и физическом совершенствовании; получение высшего и послевузовского профессионального образования; повышении квалификации в избранной области;

— удовлетворение потребности общества в специалистах с высшим образованием и научно педагогически квалификацированных;

— организация и проведение фундаментальных, поисковых, прикладных исследований и иных научно-технических, опытно-конструкторских работ, в том числе по проблемам образования;

— накопление, сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей;

— переподготовка и повышение квалификации преподавателей и специалистов с высшим образованием;

— распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и культурного уровня;

— оказание дополнительных образовательных и других услуг населению;

— использование потенциала сотрудников для технического и культурного развития России;

— в Сев. Кав. ГТУ могут создаваться общественные организации, деятельность которых регулируется их уставами и законодательством Российской Федерации;

— Сев. Кав. ГТУ может создавать или вступать в некоммерческие объединения юридических лиц (ассоциации, союзы), которые могут иметь права юридических лиц и действовать на основании своих уставов или, не являясь юридическими лицами, действовать на основании договоров о совместной деятельности;

— создание и деятельность организационных структур политических партий, общественно-политических и религиозных движений и организаций не допускается;

— контроль исполнения университетом законодательства Российской Федерации в области образования, реализации федеральных компонентов государственных образовательных стандартов, Устава, бюджетной и финансовой дисциплины осуществляет Министерство образования Российской Федерации в рамках своей компетенции.

Управление Сев. Кав. ГТУ осуществляется в соответствии с законодательством Российском Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом Сев. Кав. ГТУ на принципах единоначалия и коллегиальности. Устав принимается конференцией коллектива Сев. Кав. ГТУ и утверждаются Министерством образования Российской Федерации. Конференция коллектива университета принимает Устав Сев. Кав. ГТУ, выбирает Ученый совет, избирает ректора, принимает коллективный договор, утверждает правила внутреннего распорядка.

Руководство университетом осуществляет выборный представительный орган — Ученый совет университета.

В состав Ученого совета входят ректор, который является председателем ученого совета и проректоры. Другие члены Ученого совета избираются на конференции коллектива Сев. Кав. ГТУ тайным голосованием по представлению соответствующих структурных подразделений.

1.2 Анализ организационной структуры ГОУ ВПО Сев. Кав. ГТУ Научно-прикладные и практические проблемы совершенствования организации управления, как правило, ставятся по отношению к конкретным объектам — производственно-хозяйственным организациям или их комплексам, которые выполняют соответствующие функции по достижению общественно значимых целей.

Организация рассматривается при этом как некая четко определенная социальная целостность, которая представляет собой неотъемлемую часть общества как «органической системы», коны той общественно-экономической формации, в которой существует. В то же время организация — это социальный коллектив, который имеет собственный путь зарождения, развития, естественного роста, а также управленческий «инструмент» для достижения определенных целей. Отмеченные организационные явления сосуществуют одновременно.

Не существует организаций вообще, безотносительно к тому обществу, в котором они создаются и действуют, в отрыве от конкретных социально-экономических, социально-культурных, исторических, производственно-технических и иных условий. Однако в каждой организации проявляются также и специфические закономерности их формирования и использования как «инструментов». Эти объективные закономерности во многом предопределяют принципы и методы управления, его организационные структуры, системы информации и принятия решений, стили руководства, типы поведенческих ориентации членов организаций и другие их характеристики.

Общей теоретико-методологической основой для изучения организационных проблем во всей их сложности является системный подход. При этом необходимо:

1. Рассматривать организацию как целостность с особыми свойствами, состоящую в то же время из элементов и подсистем со специфическими свойствами. Оставаясь относительно обособленными, они вступают в отношения между собой. Так, производственное объединение и предприятие состоят из технической, информационной, экономической, социальной и других подсистем, каждая из которых в свою очередь является внутренне сложной.

2. Полезно определять «границу» организации и ее среды, в составе последней выделять ее части — субокружения: производственно-экономическое, социальное, научно-техническое, потребительское и др. Это необходимо, чтобы выявить, в каких формах организация как открытая система взаимодействует со своей средой, как она обменивается с ней материалами, энергией, информацией, как воздействует на среду, а также как среда влияет на внутреннюю структуру организации.

3. Рассматривать производственно-хозяйственную организацию как целенаправленную и многоцелевую систему, имеющую неоднородные внешние и внутренние цели, самостоятельные подцели отдельных подсистем, систему показателей измерения целей, многообразные стратегии их достижения и т. п.

4. Рассматривать организации как полные системы с учетом их элементов и структур, которые формируются формально (официально) и неформально (неофициально), а взаимодействие элементов — с учетом того, что изменение в одном элементе вызывает цепь изменений в других. Больше всего для такого анализа подходит метод моделирования.

5. Изучать динамику организаций, что требует исследования внутриорганизационных процессов саморегулирования, координации, принятия решений, поддержания социального введений, общего «жизненного цикла» организации и ее частей. С темой адаптирующейся, самоорганизующейся и саморазвивающейся и в то же время сознательно управляемой. В ней всегда существует более или менее развитый аппарат управления. Организация всегда функционирует в условиях неполноты информации о проблемах, связанных с ее деятельностью. Поэтому аппарат управления вынужден выявлять и познавать эти проблемы, определять пути их решения.

Сложность организации как системы приводит к тому, что и совокупность знаний о ней — это тоже система. Поэтому необходим междисциплинарный подход к исследованию организационных явлений. Чтобы познать их в комплексе, необходимо привлекать экономические, социальные, правовые, естественные, инженерные и другие знания. Наука управления и хозяйственная практика создают основу для синтеза достижений различных наук и для выработки конкретных рекомендаций по построению наилучших структур, процессов, методов работы хозяйственных организаций. Наука, передовой опыт, суждения руководителей и специалистов органически сочетаются при поиске наилучших организационных решений.

Элементы организации различны по своей сущности. Одни из них определяют ее производственно-техническую, прежде всего, материально-вещественную структуру. Сюда входят; орудия и предметы труда, технологические и информационные модели, схемы, документы, правила, которые регламентируют процессы производства, распределения продукции, исследования и разработки и т. п. Другие определяют социально-экономическую структуру организации (затрагивая и структуру ее управления). К ним относятся численность и состав работников, их профессиональная подготовленность и способность к трудовой деятельности, производственные и административные подразделения, характер распределения полномочий и ответственности между ними в процессе принятия решений, социально-психологический климат, традиции в организации, стиль работы и другие характеристики, так называемой внутренней организационной структуры.

Процессы управления производственно-хозяйственной деятельностью по своей природе являются информационными. Материально-вещественные и информационные процессы — это процессы труда, в которых согласно К. Марксу взаимодействуют целесообразная деятельность, или самый труд, предметы труда и средства труда. Вместе с тем информационные процессы отличаются от материально-вещественных специфическим предметом и продуктом труда — информацией. Специфический характер имеют и орудия труда, применяющиеся в информационных процессах: средства фиксации, передачи, обработки и хранения информации (электронно-вычислительные, счетные и множительные машины, телефоны и телетайпы и т. п.). Наконец, сам труд в информационных процессах, связан специфическую форму подготовки и принятия решений.

Задача совершенствования системы управления (информационной части организации) неразрывно связана с совершенствованием производственно-технической системы (т. е. ее материально-вещественной части). Повысить эффективность деятельности организации можно как за счет применения более совершенных технологических процессов, материалов, экономного использования всех видов ресурсов, так и за счет воздействия на поведение людей, участвующих в процессах производства и управления. Рассмотрим более подробно те аспекты организационной системы, которые связаны с ее управлением.

Система управления организацией состоит из управляющей подсистемы и объекта организационного управления. Объект организационного управления — это работники и их деятельность, осуществляемая для достижения конечных целей организации (производственных, научно-технических, экономических, социальных), обеспечения наилучшего использования ее ресурсов и создания оптимальных условий и предпосылок для этого.

Управляющая подсистема — часть организации, которая реализует процессы управления на основе использования специфических трудовых, информационных, материальных, финансовых ресурсов. Если рассматривать весь комплекс управленческо-информационных воздействий на трудовые и природно-естественные процессы в производстве с широких позиций, то в конечном итоге эти воздействия осуществляются многими членами организации: руководителями, служащими в аппарате управления, инженерно-техническими работниками, рабочими. Управленческо-информационные воздействия могут также осуществляться внешними по отношению к организации системами — взаимодействующими организациями или вышестоящими органами. Разнообразные управленческие воздействия на организацию реализуются как формально — через законы, постановления, директивы, приказы и т. п., так и неформально — через социальные и групповые нормы, установки и другие социальные и социально-психологические рычаги. Информационно-управленческая система, понимаемая в широком смысле как полная система, — это ткань, вплетающаяся в организацию, как в живой социальный организм.

По сравнению с такого рода полной системой управления более четкие границы имеет аппарат управления организацией, который включает лишь тех, кто занимает административно-управленческие должности, наделен соответствующими правами и ресурсами и непосредственно специализируется (в соответствии с разделением труда) на выполнении функций управления, обеспечении их выполнения или административном обслуживании.

С позиций полной системы в управлении предприятием участвуют и те, кто не относится к аппарату управления, а в административно-управленческих подразделениях всегда имеются иные и др., а также исследования и разработки. Строго говоря, данные работники не относятся к системе управления. Все это необходимо учитывать при анализе и проектировании организаций.

Если рассматривать проектирование и совершенствование организаций как рациональный научно обоснованный процесс, то его объект — это состав, структура, функции аппарата управления. Но при этом следует учитывать два момента:

1) часть этапов полного цикла по выработке управленческих воздействий может выполняться другими (в особенности вышестоящими) органами;

2) управление в социальных системах всегда имеет неформальную сторону, которая возникает самопроизвольно и зачастую не может быть четко выявлена или подвержена регламентации. Следовательно, когда решается задача формирования организаций и структуры управления ими, необходимо в каждом конкретном случае определять и по возможности формулировать исходные предпосылки.

Ключ к этому — системный подход к организации, рассмотрение характеристик системы управления не изолированно, а в совокупности их связей и отношений с внешней средой, целями, производственно-технической базой, персоналом организации.

Собственно же управляющую подсистему в организации можно, на наш взгляд, охарактеризовать четырьмя внутренне сложными переменными, к которым относятся: организационная структура, процессы управления, стиль руководства, трудовое поведение.

Организационная структура управления — это главная характеристика социальной системы. Существуют разные общие определения структуры. Согласно одним она включает «элементы системы, их связи и ее целостные свойства, если они, так или иначе, обеспечивают устойчивое существование системы». Согласно другим определениям структура — это «принцип, способ, закон связи элементов целого, системы отношений элементов в рамках данного целого». Эти философские определения еще недостаточны для характеристики структуры управления производственной организацией в практических условиях. Однако из них вытекает, что с точки зрения системного подхода организационная структура управления — это, прежде всего целостность и что следует формулировать признаки выделения элементов и подсистем организационной структуры. Материально-вещественные элементы структуры организации и процессы, происходящие в ней, неразрывно связаны; они образуют единство ее статических и динамических характеристик.

Производственно-хозяйственная организация может характеризоваться различными типами структур, основные из которых мы приводим ниже:

— производственная структура — это форма упорядоченности предприятий, производственных цехов и участков, передаточных устройств, складов и других элементов производственно-технической базы с точки зрения их расположения и взаимосвязи на производственных площадях; технологическая структура определяется внутренним строением материально-энергетических процессов, составом и соотношением используемого оборудования, взаимосвязями между элементами основного и вспомогательного производства, специализацией и загрузкой производственных мощностей и т. п.;

— экономическая структура представляет собой отношение компонентов основных и оборотных фондов предприятия, отражается в составе затрат на продукцию, проявляется в отношениях внутриорганизационного и общего хозрасчета и т. п.;

— социальная структура характеризуется распределением работников предприятия по профессионально-квалификационному, половозрастному, национальному составу, уровню образования, семейному положению и т. п.;

— информационная структура характеризуется относительным расположением источников и получателей сообщений в организации, составом и взаимосвязями носителей информации, направленностью и конфигурацией коммуникационных сетей и т. п.;

— организационная структура управления — это взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий и ответственности между ними, а также порядок функционально-технологических связей, возникающих в процессах управления.

Таким образом, для анализа структуры любой сложной системы целесообразно использовать методологию системного анализа, которая предполагает наличие декомпозиции — разделения системы на подсистемы, а подсистемы, в свою очередь, на более мелкие подсистемы и так до тех пор, пока на самом нижнем уровне не появятся элементы, которые не в состоянии выполнять даже элементарные функции.

Необходимость проведения декомпозиции обусловлена тем, что зачастую, разделив систему на локальные части, легче проводить анализ структуры системы. Успех и значение этой задачи состоит не только и не столько в том, что сложное целое расчленяется на все менее сложные части, а в том, что, будучи соединенные надлежащим образом, эти части снова образуют единое целое. Таким образом, становится возможным не только декомпозировать существующие системы, но и синтезировать новые, определив состав необходимых элементов и связей между ними, причем синтезировать оптимальным образом.

Декомпозиция выполняется по определенному правилу (принципу декомпозиции). Принципы декомпозиции:

— функциональный;

— объектный;

— качественный;

— причинно-следственный принцип.

Для анализа организационно-функциональной структуры Сев. Кав. ГТУ, осуществим декомпозицию по функциональному признаку. Результатом декомпозиции является иерархическая функциональная структурная схема университета, изображенная в приложении А.

При декомпозиции выделяются три основных функции любого предприятия: производство, обеспечение и управление.

После разработки и анализа иерархической функциональной структуры становится возможным выявление функциональных областей и протекающих в них процессов. При этом их построение происходит следующим образом: по каждой из функций, выполняемых производственной, обеспечивающей и организационно — управленческой подсистемами, вводится функциональная область, а процессы, протекающие в функциональной области, являются результатом следующего уровня декомпозиции. На основании этих данных можно построить таблицу функциональных областей и протекающих в них процессах.

1.2.1 Анализ органиазационно-функциональной структуры Функциональная структура сложилась как неизбежный результат усложнения процесса управления. Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления.

В принципе создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые он выполняет. Конкретные характеристики и особенности деятельности того или иного подразделения (блока) соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всего предприятия.

Традиционные функциональные блоки предприятия — это отделы производства, маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются на каждом предприятии для обеспечения достижения его целей.

Если размер всей организации или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно, в свою очередь, подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея здесь состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допускать перегрузки руководства. При этом необходимо соблюдать известную осторожность с тем, чтобы такой отдел (или подразделение) не ставил бы свои собственные цели выше общих целей всего предприятия.

На практике обычно используется линейно-функциональная, или штабная, структура, предусматривающая создание при основных звеньях линейной структуры функциональных подразделений. Основная роль этих подразделений состоит в подготовке проектов решений, которые вступают в силу после утверждения соответствующими линейными руководителями.

Наряду с линейными руководителями (директорами, начальниками филиалов и цехов) существуют руководители функциональных подразделений (планового, технического, финансового отделов, бухгалтерии), подготавливающие проекты планов, отчетов, которые превращаются в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Эта система имеет две разновидности: цеховую структуру управления, характеризующуюся созданием при начальнике цеха функциональных подразделений по важнейшим функциям производства, и безцеховую структуру управления, применяющуюся на небольших предприятиях и характеризующуюся делением не на цехи, а на участки.

Основным достоинством этой структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым повысить компетентность управления в целом.

К преимуществам функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

Вместе с тем специализация функциональных отделов нередко является препятствием для успешной деятельности предприятия, поскольку затрудняет координацию управленческих воздействий.

Функциональные отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает вероятность конфликтов между функциональными отделами. Кроме того, на крупном предприятии цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

Опыт показывает, что функциональную структуру целесообразно использовать на тех предприятиях, которые выпускают относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения своего функционирования требуют решения стандартных управленческих задач. Примерами такого рода могут служить предприятия, действующие в металлургической, резинотехнической промышленности, в отраслях, производящих сырьевые материалы.

Функциональная структура не подходит для предприятий с широкой или с часто меняющейся номенклатурой продукции, а также для предприятий, осуществляющих свою деятельность в широких международных масштабах, одновременно на нескольких рынках в странах с различными социально-экономическими системами и законодательством.

Таким образом, функциональная структура — тип организационной структуры, при котором подразделения создаются в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям.

Одним из основополагающих принципов деления на подсистемы и их элементы является функциональный, то есть расчленение процесса управления между конкретными службами в соответствии с функциями управления. Если выделять в университете ресурсы (финансовые, материальные, трудовые), процессы, обслуживающие производственный учебный процесс, службы, обеспечивающие данный процесс, то можно рассматривать управление всеми этими элементами как отдельные функции управления. Часть системы, выделенная по признаку общности функций управления, есть функциональная подсистема. На основе исследования функций Сев. Кав. ГТУ изучаем функциональные области и процессы в них протекающие. В таблице 1.1 представлены функциональные области Северо-Кавказского Государственного Технического Университета выделенные по вышеуказанным принципам, и процессы в них протекающие.

Таблица 1.1 — Функциональные области и процессы, протекающие в них

1.2.2 Анализ организационно — управленческой структуры университета Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления.

Полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны. Немаловажное значение имеет также реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры — с другой.

Любую перестройку структуры управления необходимо оценивать, прежде всего, с точки зрения достижения поставленных перед ней целей. В условиях нормально развивающейся (не кризисной) экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации, при этом главными факторами улучшения являются рост производительности труда, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений и т. д. В кризисный период, изменения в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды.

В целом рациональная организационная структура управления организацией должна отвечать следующим требованиям:

· обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и обеспечивать управление на всех уровнях;

· быть оперативной, не отставать от хода производственного процесса;

· иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органами управления;

· быть экономичной, минимизировать затраты на выполнение управленческих функций.

Организационно-управленческая структура представляет собой описание системы с ее внутренними взаимосвязями элементов, характеризует распределение прав и ответственности внутри организации.

То есть организационно — управленческая структура организации представляет собой форму распределения задач и полномочий по принятию решений между лицами или группами лиц (структурными подразделениями), составляющими организацию, направленную на достижение стоящих перед ней целей.

Данная структура выражается в составе подразделений, в их взаимосвязи и подчиненности в процессе решения закрепленных за ними задач.

Результатом исследования организационно — управленческой структуры предприятия является структурная организационно-управленческая схема, представленная далее.

Рассматриваемая в данном разделе структура представляет собой совокупность трех уровней управления: верхний (высший), средний и оперативный (низший). Верхнему уровню управления соответствует организационно управленческая подсистема. Средний уровень управленческой структуры обеспечивает функции входящие в обеспечивающую подсистему, и обеспечивают функцию производственной подсистемы. К высшему уровню управления относятся: ректор, который несет полную ответственность за деятельность университета, проректор по воспитательной работе (ВР), проректор по научной работе (НР), проректор по экономической работе (ЭР), проректор по международным связям (МС), проректор по учебной работе (УР), проректор по административно-хозяйственной (АХЧ), Федеральный узел сети RUNNET. На высшем уровне вырабатывается стратегия функционирования университета.

К среднему уровню относятся все подразделения, обеспечивающие рабочую деятельность организации и выполнение стратегических задач, поставленных на высшем уровне. Сюда относятся: отдел международных связей (ОМС), отдел кадров (ОК), планово-экономическая служба (ПЭС), главный бухгалтер, отдел подготовки кадров высшей квалификации, начальник учебно-методического управления (УМУ), отдел материально-технического снабжения (ОМТС), приемная комиссия, отдел организации научно исследовательской работы (НИР), студпрофком, центр эстетического воспитания (ЦЭВ), юрист-консульт, отдел капитального строительства, городской центр ЦНИТ, отдел АСУ.

Оперативный уровень включает: научные лаборатории, бухгалтерия, касса, расчетный отдел, УМУ, библиотека, деканаты, кафедры, хозяйственные подразделения.

На рис. 1.1 представлена организационно-управленческая структура ГОУ ВПО Сев. Кав. ГТУ, представленная в обобщенном виде.

1.3 Анализ целей, стоящих перед Сев. Кав. ГТУ Цель — это информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Она, как правило, задается в виде общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждается в детализации и конкретизации. Чем точнее сформулированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.

Методологической основой целее выявления является системный анализ. Как правило, цели задаются в виде достаточно общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления. Следовательно, возникает необходимость в декомпозиции сложных целей. Такую возможность создают методики построения дерева целей, развиваемые на основе системного подхода.

Разделение целей по понижающимся уровням называется деревом целей. Для построения дерева целей используется качественное, словесное описание целей. Дерево строится поэтапно, сверху вниз, уровень за уровнем таким образом, чтобы мероприятия, проводимые для решения задач нижеследующего уровня, обеспечивали достижение целей вышестоящего.

Ввиду сложности целей, стоящих перед системой, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения — логического разделения совокупности целей. По существу, это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков. При декомпозиции сложные цели и функции должны разлагаться на такие составляющие, которые отличались бы друг от друга по каким-либо из следующих факторов:

ѕ по требующемуся алгоритму управления;

ѕ по исполнителям (при сложившемся или проектируемом разделении труда в структуре предприятия);

ѕ по входам — выходам (входы — материалы, услуги, выходы — продукция, услуги). [3]

При построении дерева целей большое значение отводится эвристическим методам, экспертным оценкам, необходимость которых обусловлена большой неопределенностью в решении этих задач.

Для построения конечной, иерархичной и в тоже время максимально простой модели дерева целей, необходимо выполнение следующих принципов [4]:

— принцип полноты (достижение совокупности возникающих при декомпозиции целей должно быть достаточным условием для реализации декомпозируемой цели);

— принцип суперпозиций подцелей (необходимо стремиться, чтобы при декомпозиции подцели одного уровня были относительно независимыми, т. к. это упрощает проектирование организации). В случае независимости декомпозируемая цель будет аддитивной суммой подцели;

— принцип конечности декомпозиции (результатом декомпозиции должно быть конечное дерево, т. е. алгоритм декомпозиции должен заканчиваться за конечное число шагов).

Результатом декомпозиции основной цели функционирования учреждения является дерево целей, содержащее: условия достижения основной цели, направления достижения целей, конечные продукты, действия системы, необходимые для получения конечных продуктов.

Сначала формулируется главная цель исследуемой системы — максимальное удовлетворение потребности общества в высококвалифицированных специалистах с высшим образованием. После чего на основе главной этой цели выявляются подцели первого уровня. Результат оформляется в виде табл. 1.2.

Таблица 1.2 — Цели с средства их достижения

На основании данных таблицы построим дерево целей 1 уровня рис. 1.2.

Система достигает главной цели, если достигнуты цели элементов ее составляющих.

Главная трудность формирования целей связана с тем, что цели являются как бы антиподом проблем.

1.4 Выявление проблемных ситуаций Сев. Кав. ГТУ

Проблемные ситуации не проявляются резко, каждая в отдельности. Это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающее различные сферы деятельности организации, и решение глобальных проблем всегда приводит к устранению многих второстепенных.

Определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения существующих проблемных ситуаций. К ним могут относиться противоречия в обследуемом объекте (по вертикали и по горизонтали), трудности (помехи, нехватки), неопределенность целей, связей и т. д.

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня или, вернее, группу проблем еще нужно вычленить, сформулировать. И это далеко не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место. При этом содержание деятельности при выявлении проблемной ситуации включает:

— установление содержания проблемы;

— определение новизны проблемной ситуации;

— определение степени взаимосвязи с другими проблемами;

— определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

— определение возможности решения проблемы.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной. Неверно же сформулированная проблема может привести к возникновению новых проблем при попытке ее разрешения.