Применение информационной системы 1С: Предприятие для организации начала ведения учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия

КЕЙС-СИТУАЦИЯ 3: Бухгалтерия вашей фирмы переходит на компьютеризированный учет финансово-хозяйственной деятельности с использованием информационной системы 1С: Предприятие. Перед вами стоит задача заполнить первоначальные сведения о вашей фирме, ввести начальные остатки текущей датой и получить оборотно-сальдовые ведомости.

Цель учебного кейса: Освоить технологии работы со стартовым помощником, ввода входящего сальдо с корреспондирующим счётом 000 — вспомогательный, использование ручного ввода операции. Научиться формировать отчеты для анализа введенных данных. Таблица 1 содержит данные, которые используются для заполнения входящего сальдо.

Таблица 1- Входящее сальдо по счетам бухгалтерского учета.

Задания и алгоритм реализации кейс-ситуации 3:

Задание 1. Запустите информационную систему 1С: Предприятие Пуск /Все программы / 1С: Предприятие 8.1./ 1С: Предприятие.

Задание 2. Создайте новую информационную базу Для того чтобы создать и запустить информационную базу воспользуйтесь кейс-компонентом 3.1.

Задание 3. Настройте параметры учета Настройка параметров учета происходит с использованием Стартового помощника. Таблица 2 содержит основные сведения и реквизиты организации. Используя эти данные, заполните стартовый помощник.

Таблица 2 — Основные сведения об организации.

Запустите Стартовый помощник (кейс-компонент 3.2) (рисунок 15).

Рисунок 15- Первичное окно Стартового помощника Это информационное окно, поэтому ознакомившись с ним, нажимаем «Далее» и попадаем в форму для выбора либо имеющейся организации и внесения изменений по ней, либо ввода сведений для новой организации. Вам нужно «Ввести сведения о новой организации». Нажимаем «Далее» (рисунок 16).

Рисунок 16 — Окно выбора сведений по организации В появившемся окне «Общие сведения об организации» введите необходимые данные (таблица 2). Имейте ввиду, что длина значения ИНН зависит от типа организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) и контролируется системой. После ввода информации нажмите «Далее» (рисунок 17).

Рисунок 17 — Окно ввода общих сведений об организации После ввода данных по банковскому счёту организации нажмите «Далее» (рисунок 18).

Рисунок 18 — Страница ввода информации по банковскому счёту организации Пройдя по всем страницам Стартового помощника, ознакомившись со структурой этих страниц и внеся необходимую информацию из таблицы 2, можно вывести отчёт по основным настройкам информационной базы (рисунок 19).

Внимание! Этот отчёт необходимо включить в текст Вашей контрольной работы.

Рисунок 19 — Окно отчёта основных настроек информационной базы Задание 4. Введите данные для начального сальдо Для формирования начального сальдо необходимо создать операцию, в которой будут отражены проводки, отмеченные в Вашей таблице. Таблица 1 содержит данные для этого примера.

Для этого выберем пункт меню Операции/Операции, введённые вручную (рисунок 20).

Рисунок 20 — Выпадающий список меню «Операции» .

Появится окно «Операции (бухгалтерский и налоговый учёт)», которое состоит из строки инструментов, окна списка операций и дочернего окна списка проводок выбранной операции. Так как информационная база пока пустая, то в этом окне не отображается ни одна операция (рисунок 21).

Рисунок 21- Окно «Операции (бухгалтерский и налоговый учёт)» .

Нажатием кнопку «Добавить» на панели инструментов, создадим новую операцию, введённую вручную. Появится новое окно «Операция» для создания заголовка операции и формирования проводок, связанных с этой операцией. Заполним поле «Содержание:» операции значением «Ввод начальных остатков». Поля «Номер:» и «Сумма операции:» заполнять не надо, т.к. их значения формируются программой автоматически.

Затем начинается процесс формирования проводок, относящихся к созданной нами операции. Параметры проводок определены в таблице соответствующего варианта. Для создания новой проводки нужно нажать на панели инструментов в нижней части окна (окно проводок) «Действия» / «Добавить» или кнопку «С жёлтым плюсиком», или клавишу «Ins» на клавиатуре. Появится строка для формирования проводки (рисунок 22).

Рисунок 22- Окно ввода шапки операции и проводок к ней Заголовки некоторых столбцов таблицы проводок имеют многострочную структуру. Авторы «1С:Предприятие» экономят таким образом экранное пространство. Обратите внимание, что вновь появившаяся строка проводки имеет точно такую же структуру, что и заголовок, поэтому значения проводки нужно вносить в соответствующие поля, активность который отображается более тёмным серым цветом заголовка.

Для формирования проводки двойным щелчком мыши выберем столбец «Счёт Дт» и нажмём на кнопку с многоточием. Появится окно плана счетов, который имеет древовидную структуру. Обратите внимание, что счета, у которых имеются субсчета («дети»), выделены желтоватым цветом. Выбрать такие счета в качестве счёта проводки нельзя. В качестве корреспондирующего счёта проводки можно выбрать только счёт (субсчёт), у которого нет своих субсчетов. Например, счёт 01 выбрать нельзя, т.к. у него имеются субсчета 01.01 и 01.09, поэтому можно выбрать либо 01.01, либо 01.09 (рисунок 23).

Рисунок 23- Окно плана счетов бухгалтерского учёта Так как проводка — это всегда два корреспондирующего счёта, то необходимо сделать выбор счёта и по дебету (поле «Счёт Дт»), и по кредиту (поле «Счёт Кт»). Сумма проводки указывается в поле «Сумма» .

Для некоторых проводок требуется ввести дополнительную информацию по субконто (Дт и Кт), по количеству, по содержанию проводки или номеру журнала, связанного с проводкой. Все эти данные можно ввести через соответствующие поля строки проводки и дополнительные формы. На рисунке 24 приведены диалоговые окна для ввода нового элемента в справочник Основные средства, на рисунке 25 отображено окно создания элемента справочника Номенклатура.

Рисунок 24- Окно создания элемента справочника Основные средства Обратите внимание на то, что поле «Единица измерения» внизу имеет красный подчёрк. Это означает, что данное поле обязательно для заполнения. Нажав на многоточие в поле, Вы откроете справочник «Единиц измерения» и можете либо выбрать имеющееся значение, либо создать свою новую единицу измерения (рисунок 25).

Рисунок 25 — Окно создания элемента справочника Номенклатура На рисунке 26 отображено диалоговое окно для ввода данных по контрагенту.

Рисунок 26 — Окно ввода данных по контрагенту К счету 41 привязана группа Товары справочника Номенклатура. На рисунке 27 отображено диалоговое окно для ввода данных по товарной позиции.

Рисунок 27- Окно создания товарной позиции В результате ввода данных из таблицы 1 для нашей операции «Ввод начальных остатков» формируется список проводок с соответствующими параметрами (рисунок 28).

Рисунок 28 — Окно ввода проводок с набором данных Внимание! Это окно необходимо включить в текст вашей контрольной работы.

После формирования списка проводок операции, введённой вручную «Ввод начальных остатков», данные необходимо сохранить нажатием кнопок на форме «ОК» или «Записать». При нажатии той или иной кнопки происходит проверка системой правильности внесённых данных. Если данные внесены некорректно, то 1С: Предприятие внизу формы показывает окно ошибок «Служебные сообщения», в котором описываются требования для их исправления. После исправления недостатков можно вновь нажать кнопки «ОК» или «Записать». Отличаются эти кнопки только тем, что кнопка «ОК», если всё без ошибок, закрывает текущее окно, а кнопка «Записать» текущее окно оставляет активным.

После того, как все проводки по операции начальное сальдо внесены, можно это окно закрыть (кнопка «ОК»), вернувшись в исходное окно, в котором появится созданная нами операция с набором проводок к ней (рисунок 29).

Рисунок 29 — Окно операций, введённых вручную Внимание! Это окно необходимо включить в текст Вашей контрольной работы.

Задание 5. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость Далее построим оборотно-сальдовую ведомость и проверим конечное сальдо на счёте 000 (Вспомогательный) — оно должно быть нулевым.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счёту 000 — вспомогательный (рисунок 30). Для этого через меню «Отчёты» / «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» вызываем одноимённую форму, в которой задаём период с (дата формирования проводок) по (такая же дата) и выбираем счёт 000 — вспомогательный из плана счетов. Затем в меню этой формы нажать пункт «Сформировать» .

Рисунок 30 — Выпадающий список меню «Отчёты» / «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» .

Появится отчёт по счёту 000. Если отчёт сформировался без заголовочной части, то нажмите на пункт меню «Заголовок» (рисунок 31).

Рисунок 31- Окно оборотно-сальдовой ведомости по счёту 000 — вспомогательный Внимание! Это окно необходимо включить в текст Вашей контрольной работы.

Аналогичным образом формируем оборотно-сальдовую ведомость через меню «Отчёты» / «Оборотно-сальдовая ведомость» (рисунок 32).

Рисунок 32 — Выпадающий список меню «Отчёты» / «Оборотно-сальдовая ведомость» .

Формируем отчёт как в предыдущем случае (рисунок 33).

Рисунок 33- Окно оборотно-сальдовой ведомости Внимание! Это окно необходимо включить в текст Вашей контрольной работы.

Закрываем все окна программы «1С:Предприятие» и выходим из неё.