Теоретические аспекты проведения ЭЦД

Понятие и сущность процедуры ЭЦД

Назначение экспертизы ценности документов — это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов — это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в информационно-справочных целях и, вовторых, пополнение АФ РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

• 1) экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
• 2) оформление дел;
• 3) составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
• 4) обеспечение их сохранности;
• 5) передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.

Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.