Документооборот склада. 
Автоматизация учета товаров в торговых организациях (на примере фирмы "Алгоритм Сервис")

Прежде всего, склад имеет дело с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Склад принимает и складирует готовую продукцию, которая сопровождается цеховой накладной. Она состоит из двух частей: общей (в которую входят номер цеховой накладной, наименование цеха изготовителя и дата сдачи продукции на склад) и спецификации (в нее входят наименования и количество передаваемой продукции).

Продукция со складов направляется заказчикам в соответствии с заключенными договорами. Отправляется продукция на основании товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная состоит из: общей части (номер накладной, номер договора, дата отгрузки) и спецификации (вид и количество отгружаемой продукции).

После получения продукции заказчик должен произвести оплату, которая оформляется платежным поручением, выписанным на основании товарно-транспортной накладной. Общая часть платежного поручения включает номера товарно-транспортной накладной и платежного поручения, и дату оплаты. Спецификация включает вид и количество оплачиваемой продукции.

Счет-фактура — это документ, выдаваемый поставщиком покупателю или предоставляемые поставщиком банку для подтверждения платежа покупателя, суммы платежа, товарности данной хозяйственной операции или принятия или отказа от него в счете-фактуре. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма. [6].

Так же необходимо помнить и о таком понятии, как складской учет, подразумевающий в себе организацию учета товара на складе. То есть, необходимо учитывать не только приход товара, но и его расход, движение внутри склада и между несколькими складами, когда необходимо произвести закуп того, или иного товара и т. д. Таким образом, выведен целый ряд нюансов, которые необходимо учесть при организации товара на складе.

Задачи учета материалов и их классификация. Производственные запасы (комплектующие, материалы, запчасти и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, а котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация маркетинга (снабжения) на предприятиях, состояние складского хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типам, сортам, размерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. [13].

Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам предприятия следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (тонеры, картриджи, краска), другие — входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), третьи — являются уже готовым продуктом (принтеры, компьютеры и пр. электроника), четвертые — только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав (инструменты).

Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом:

• 1. сырье;
• 2. основные;
• 3. покупные полуфабрикаты;
• 4. вспомогательные материалы;
• 5. отходы;
• 6. тара (деревянная, картонная, металлическая);
• 7. топливо;
• 8. запасные части;
• 9. малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (хозяйственный инвентарь, спецодежда и т. д.).

Организация учета материалов, их себестоимость и оценка в текущем учете. Для успешного выполнения задач, стоящих перед учетом товара, необходимо: иметь номенклатуру-ценник (включая цены и оптовые, и розничные); установить четкую систему документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты; шире внедрять современные средства автоматизации учета. [12].

В настоящее время применяют следующие методы оценки материалов:

• 1. По свободным рыночным (договорным) или государственным (прейскурантным) регулируемым оптовым ценам.
• 2. По номенклатурным учетным ценам. Ими могут быть плановая себестоимость приобретенных (заготовленных) материалов, средне покупные цены и др.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией предприятия ежемесячно на основе;

• 1. договорной или плановой цены материалов;
• 2. фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф);
• 3. фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия;
• 4. фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки;
• 5. суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли;
• 6. фактически произведенных расходов на командировки по непосредственной заготовке материалов.

Расходы на содержание маркетинговых служб и заводских складов в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общехозяйственные расходы предприятия.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные документы поставщиков материалов или за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. [30].

В случае использования в текущем учете договорных цен по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно-заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход).

Документация по учету движения материалов. Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел маркетинга. Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. [15].

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие — качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Для сокращения количества первичных документов разрешается на документах поставщика (платежных требованиях) проставлять и заполнять специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах:

• 1. покупателю — для оприходования материалов вместо приходного ордера;
• 2. поставщику — для списания ценностей;
• 3. для начисления заработной платы водителям автотранспорта;
• 4. для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Кроме перечисленных документов составляются накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции) на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. [5].

Учет материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерии. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Возможен также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:

• 1. оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами:
• 2. систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• 3. осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а также в разрезе номенклатурных номеров;
• 4. систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Если моментом реализации считается факт сдачи (отгрузки) продукции, работ, услуг, первым вступает в работу счет «Расчеты с покупателями и заказчиками». Это активный счет, сальдо которого определяет отпускную стоимость сданных заказчику работ, услуг, продукции неоплаченных; оборот по дебету — отпускная стоимость сданных работ, услуг, продукции в отчетном месяце; оборот по кредиту — суммы, оплаченные покупателями в отчетном месяце.

На отдельных счетах определяются и учитываются результаты от реализации основных средств.

Учет отгрузки и реализации организуется в разрезе субсчетов и синтетических показателей в журнале-ордере, предназначенном для отражения оборотов по кредиту и аналитических данных. Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете или субсчете.

Материалы, принятые на ответственное хранение и в переработку, учитываются балансом на счете «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Балансовые счета материалов — активные, характеризуют состав хозяйственных средств предприятия.

Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск — по кредиту в суммах фактической себестоимости. [14].

Учет и контроль за расходованием товарно-материальных ценностей — одна из важных задач бухгалтерского учета. Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений по фактической себестоимости.

Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками. Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и прочее. Предприятия-поставщика на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет — выполнения договорные обязательств на предприятиях осуществляет отдел маркетинга поэтому платежные требования-поручения и счета фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета, делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептуют, т. е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу.

По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежный средств в пользу предприятия-поставщика. [14].

Учет движения материалов в бухгалтерии. Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный суммовой учет движения товарно-материальных ценностей (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения.

Таким образом, ведомость «Движение товарно-материальных ценностей» обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов. Обязательным дополнением к данной ведомости является ведомость «Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющих складов».

Учет транспортно-заготовительных расходов. Транспортно-заготовительные расходы входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, кроме их договорной стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие.

Инвентаризация материалов. Инвентаризацию товарно-материальных ценностей: не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей. По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени — на плановые и внезапные. [4].