Оценка экономической эффективности использования информационных систем

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ СУМСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Курсовая работа по дисциплине: «Информационные системы и технологии предприятия»

на тему:

«Оценка экономической эффективности использования информационных систем»

Выполнила: студентка

Шутко Е.

группы ЕЗТ 51 с факультета экономики и менеджмента Проверил: Касьяненко В. А.

СУМЫ 2009

1. Организационная структура и объект управления

1.1 Технико-экономическая характеристика предприятия ООО «Бос»

1.2 Экономическая сущность комплекса экономических информационных заданий для предприятия

2. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных заданий

3. Информационное обеспечение предприятия ООО «Бос»

3.1 Входная информация

3.2 Выходная информация

3.3 Нормативно-справочная информация

4. Технологическое обеспечение

4.1 Программное обеспечение комплекса заданий

4.2 Описание программных модулей

4.3 Аппаратное обеспечение комплекса заданий

5. Обоснование экономической эффективности проекта

5.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности проекта

5.2 Расчёт показателей экономической эффективности

6. Практическая часть

Выводы

Список использованной литературы

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции которая сложилась в данный момент в стране.

Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например, прогнозированию и планированию, учету и анализу ситуаций. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели работы, в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является ООО «Бос». На этом предприятии только происходит становление новой информационной системы на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению информационного обеспечения организации, и проводится расчёт экономической эффективности.

Переход Украины к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса — улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест — должностным обязанностям сотрудников.

Автоматизированные технологии позволяют специалистам эффективно использовать компьютер в принятии управленческих решений. Современные информационные технологии дают возможность оптимально и оперативно управлять предприятием, устанавливать информационные коммуникации.

Информационная система не только отображает функционирование правления, но и влияет на него через органы управления. Она есть совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности разных уровней принятия решения, ее целью является продуцирование информации для использования управленческим аппаратом. Соответственно она обеспечивает нагромождение, передачу, сохранение, обработку и обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизацию информации «сверху вниз». Назначение информационной системы заключается в описании экономического объекта, его состояний, взаимодействия, что выражается через экономические показатели. Она призвана своевременно подавать органам управления необходимую и достаточную информацию для принятия решения, качество которых обеспечивает высокоэффективную деятельность объекта управления и его подразделов.

Важнейшее свойство информационной системы — единство управленческой информации, что определяет единственное информационное обеспечение системы управления.

1. Организационная структура и объект управления

1.1 Технико-экономическая характеристика предприятия ООО «Бос»

ООО «Бос» является юридическим лицом, которое представляет на территории Украины компанию фирменных испанских брендов современной одежды NCPAN MARK.

" NCPAN MARK" - это компания, представляющая на территории Украины лучшие Испанские торговые марки мужской и женской одежды.

· REDEN — более 150 магазинов в крупнейших городах Европы, 20 летняя история. Мужская и женская коллекции и идеальное сочетание свободного городского стиля и моделей спортивного направления, идеально подходящих для отдыха.

· CLAIМE DK — марка женской одежды стиля «Шик» с 30-летней историей и магазинами в более чем 15 странах мира. Одежда современной женщины, элегантная и легкая, которая полностью соответствует внутреннему миру ее обладательницы.

· BRUBAKER — такую одежду предпочтут успешные джентльмены, которые в первую очередь ценят комфорт и качество одежды, а не безумную погоню за ультрамодными тенденциями. Именно этот классический и по-европейски минималистский стиль принес известность и популярность бренду BRUBAKER уже далеко за пределами Европы.

· GREAT GREENLAND — компания являющаяся мировым лидером в производстве мужской и женской одежды и аксессуаров из нерпы (разновидность морского котика). Изделия компании известны своей мягкостью и легкостью, а долговечность и стойкость меха сделала его самым популярным по функциональности.

Цель деятельности предприятия — реализация одежды оптом и в розницу; осуществление деятельности, направленной на создание новых рабочих мест, на получение прибыли на вложенный капитал; удовлетворение потребностей населения и юридических лиц Украины в товарах и услугах. Предприятия, и решения на основании полученной прибыли социально-экономических интересов владельца и членов трудового коллектива предприятия.

Предметом деятельности предприятия является:

— торговля современной испанской одеждой;

— оптовая торговля;

— розничная торговля;

Деятельностью предприятия управляет его основатель (генеральный директор) через уполномоченный им орган в лице директора оптовой торговли, который является коммерческим директором предприятия, и его заместители: менеджер по сбыту, менеджер по рекламе, логист, заведующий складом, главный бухгалтер (рис. 1.1).

Организационная структура предприятия является линейно-функциональной. Даная система обеспечивает эффективное сочетание линейного управления с консультационным обслуживанием со стороны функциональных служб без нарушения прав и обязательств линейных руководителей. Линейному руководителю в разработке соответствующих решений, программ, планов помогают его функциональные заместители. Они проводят свои решения через высшее руководство и доводят их до исполнителей низшего уровня, их роль на предприятии очень значительна, поскольку они осуществляют техническую подготовку деятельности, разрабатывают варианты решений вопросов, связанных с руководством деятельности, освобождают генерального директора от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения и т. п.

Рисунок 1.1— Организационная структура ООО «Бос»

К компетенции Генерального директора относится:

— определение направлений и видов деятельности предприятия;

— назначение оперативных органов управления, в том числе директора;

— определение порядка использования средств и имущества предприятия;

— внесение изменений и дополнений в устав;

— выдача в пределах своей компетенции приказов, распоряжений, организация и осуществление контроля за их выполнением;

— предоставлять указания, обязательные для всех работников предприятия;

— утверждать правила внутреннего трудового распорядка;

— решение противоречивых вопросов, которые появляются в ходе деятельности предприятия;

— открытие филиалов, создания новых юридических лиц при участии предприятия;

— ликвидация и реорганизация предприятия. Предприятие возглавляет исполнительный директор.

Коммерческий директор предприятия самостоятельно решает вопрос деятельности предприятия, за исключением вопросов, отнесенных уставом к компетенции основателя.

При найме директора предприятия с ним заключается контракт, в котором определяются права, сроки найма, права и обязанности руководителя предприятия перед основателем. Управление финансовой деятельностью осуществляет коммерческий директор. Вместе с генеральным директором он несет ответственность за финансовое состояние предприятия.

Деятельность фирмы построена на принципе максимального учета динамики окружающей среды. Исходя из этого, коммерческий директор осуществляет ценообразование, прогнозирование, экономический анализ и управление персоналом. Свою деятельность, исходя из стратегии развития предприятия, которую определяет генеральный директор, он строит на основе информации, полученной от менеджера по сбыту, главного бухгалтера, менеджера по рекламе, логиста, заведующего складом.

Менеджер по сбыту осуществляет: непосредственно сбытовую деятельность; налаживание связей с поставщиками, выбор наиболее оптимальных и быстрых способов доставки продукции потребителям, принятия заказов от клиентуры на доставку специфических товаров (которых нет в перечне ассортимента предприятия); выполнение маркетинговых задач по ориентации сбыта на удовлетворение потребностей и запросов потребителей с целью получения прибыли, создание и стимулирование спроса.

Учет деятельности фирмы, финансовую дисциплину, составление отчетов и балансов осуществляет бухгалтерский отдел во главе с главным бухгалтером.

Менеджер по рекламе занимается маркетинговой деятельностью, что, в свою очередь, включает рекламную деятельность (которая непосредственно касается методов продвижения товаров на рынок).

Логист совершает управление товарными и материальными потоками на предприятии.

Организационная структура постоянно совершенствуется, все больше приспосабливается к рыночным условиям ведения хозяйства, но главным направлением совершенствования является переход к стратегическому менеджменту. В этой связи в перспективе все больше будет уделяться внимания управлению маркетингом, что включает в себя не только прогноз развития рынка, но и возможность влиять на будущее. Система управления современным предприятием характеризуется сложностью взаимосвязей, значительным документооборотом.

Управление предприятием — сложный динамический процесс. В любом объекте управления со временем изменяются параметры и характеристики, описывающие состояние системы, происходит непрерывная замена одного состояния другим. Поэтому выработка управленческих решений в конечном итоге — это непрерывный процесс переработки информации.

1.2 Экономическая сущность комплекса экономических информационных заданий для предприятия

Для системы управления современным предприятиям характерна высокая оперативность принятия и выполнения управленческих решений, необходимость оперативной проработки нескольких возможных вариантов действий (в зависимости от возможных сценариев развития событий на рынке) и определение оптимальных из них.

Организация производственного процесса на любом предприятии связано с решением большого количества технических, организационных, экономических, социальных, финансовых и хозяйственных вопросов. Постоянные изменения количественных и качественных разнообразных факторов производства обуславливает высокую трудоемкость преобразования информации, управленческих работ, в следствии чего, снижается точность и оперативность управленческих решений, которые часто принимаются на основе неполной, неточной или противоречивой информации или по многим часто противоречивым критериям. Это приводит к ощутимым потерям на производстве, поскольку выбор оптимальных решений в условиях ручного труда весьма затруднителен. Кроме того, поскольку предприятие является открытой системой, управлять им только на основе внутренней информации невозможно. Предприятие тесно связано с внешней средой, из которой оно постоянно получает информацию, объемы которой огромны.

Все это требует обработки огромных информационных массивов: поиска нужной информации, ее систематизации и анализа, оперативного выполнения сложных технических и экономических расчетов. Облегчить этот процесс можно путем широкого использования компьютерных информационных систем и компьютерных технологий.

Автоматизация управления на базе применения современной вычислительной техники, компьютерных технологий, экономико-математических методов позволяет оптимизировать управленческие решения, а в отдельных случаях и весь их комплекс, оперативно управлять производством и сбытом, перерабатывать огромные массивы информации. Используя компьютерные информационные системы и технологии, можно оперативно проанализировать несколько возможных вариантов разработки, организации производства и продвижения на рынке изделий, подобрать деловых партнеров (поставщиков, торговых и сбытовых посредников, инвесторов и т. д.), сотрудничество с которыми принесет наибольшие доходы при приемлемом уровне риска.

С другой стороны, использование компьютерных технологий обработки информации позволит наладить строгий учет и контроль производственно-сбытовой и финансовой деятельности предприятия, расходов материальных ресурсов, что в свою очередь позволит оптимизировать управление материальными ресурсами, использовать их с максимальной выгодой.

2. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных заданий Автоматизация бизнес-процессов на предприятии преследует две основных цели, а точнее — помогает экономить два основных фактора производства: труд и время. При оценке эффективности любого предприятия во внимание принимаются возможные резервы повышения эффективности использования рабочего времени и производительных сил работников. Любой вид деятельности, будь то управление всем предприятием или выполнение простой операции, требует определенных усилий. Зачастую эти операции идентичны или схожи, производятся, оформляются и учитываются одинаково. Производить это «вручную» долго и дорого. В то же время давно замечены и сформулированы основные закономерности, повторения во многих видах деятельности. Специалистами разработаны специальные программы, позволяющие работать с данными или событиями, принципиально не отличающимися друг от друга. Поэтому целесообразно предоставить работнику оформление лишь отличных частей работы, остальное же можно организовать в виде циклически повторяющейся работы программы. При этом работник экономит свое время и, конечно, труд.

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

— формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

— организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

— отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

— внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления в сомом предприятии.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих факторов:

— создания самих вычислительных машин;

— создания для них программного обеспечения;

— подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

— значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

— обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

— заменяет в конторском деле «секретарей-машинисток», делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

— ЭВМ крупногабаритные и персональные;

— микропроцессоры;

— средства телекоммуникаций;

— электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро ЭВМ;

— средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микро ЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для: разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением; контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства; расчета заработной платы; контроля за поступлением заказов; анализа данных о сбыте продукции; регистрации поступления платежей; ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей.

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

— автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

— использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

— интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

— объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

— использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста. Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в Украине начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

— оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

— жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

— настраиваемую систему разработки отчетной документации;

— переход на новые технологии и методы работы;

— улучшение условий труда;

— и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии.

Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь — это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. Как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для: формирования целостной картины происходящего на предприятии; слаженной работы всех подразделений; улучшения качества обслуживания клиентов; эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Использования новейших информационных технологий:

— систем в архитектуре клиент-сервер;

— систем сканирования и распознавания текста;

— систем управления базами данных;

— систем поиска документов;

— Internet/Intranet.

Таким образом, автоматизированное решение экономико-информационных заданий ускоряет все процессы на предприятии и способствует увеличению эффективности от деятельности в целом.

3. Информационное обеспечение предприятия ООО «Бос»

3.1 Входная информация

Под информацией понимают знания, сведения, сообщения, являющиеся объектами хранения, преобразования, передачи и помогающие решить поставленную задачу.

Входная информация — это информация, поступающая от управляемого объекта и из внешнего мира, используется как первичная информация для реализации экономических функций и задач правления.

В качестве входной информации, для ООО «Бос могут выступать различного рода документы: приходные кассовые ордера (приложение А), приходные накладные на приходование материалов (приложение Б), приходные накладные на приходование работ подрядчика (приложение В), акт приемки выполненных работ, квитанции с банка после сдачи наличных в кассу банка, выписка банка по расчётных счетах и др.

Приходной кассовый ордер оформляется кассиром при получении наличных денежных средств в кассу, в нём отражается наименование предприятия, его идентификационный код, дата заполнения, наименование и номер документа, корреспонденция счетов, сумма полученных денежных средств прописью и цифрами, указывается от кого и на основании чего получены денежные средства. Данный документ подписывает кассир и главный бухгалтер. Особенность приходного кассового ордера в том, что он состоит из 2-х частей:

— приходной кассовый ордер;

— квитанция (заполняется аналогично приходному кассовому ордеру, после заполнения отдается на руки вносившему денежные средства в кассу).

Приходная накладная на приходование материалов оформляются при поступлении материалов от поставщиков. Приходные накладные на приходование работ от подрядчика составляются на основании акта выполненных работ. Приходные накладные содержат такие реквизиты: наименование поставщика, наименование получателя (заказчика), наименование плательщика, дату и код заказа, условия оплаты, склад, валюту платежа и курс, номер доверенности, наименование и номер документа, подписи тех, кто отгрузил и принял.

Акт приемки выполненных работ содержит реквизиты: наименование заказчика, наименование подрядчика, дату и номер договора, наименование документа, наименование работ, единицы измерения, количество и цена выполненных работ, подписи заказчика и подрядчика.

Выписка банка — это второй экземпляр лицевого счёта, открытого предприятию банком, где отражаются все операции за день. Она выдаётся банком по мере совершения операций за день. В выписке банка показывают остаток наличных денежных средств на расчётном счёте на начало и конец отчётного периода и показывают обороты за отчётный период. К ней прилагаются те документы, согласно которым были проведены операции. Таким образом, для того, чтобы придать документам законную силу, они должны иметь такие реквизиты:

— название предприятия, от имени которого составляется документ;

— название документа и код формы;

— дата и место составления;

— содержание хозяйственной операции, её объем и измерители в натуральном и стоимостном выражении;

— должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за осуществление операции.

В зависимости от характера операций к документам могут быть внесены дополнительные реквизиты:

— идентификационный код предприятия;

— номер документа;

— основания для осуществления операции,

— данные о документе, который подтверждает личность получателя и т. д.

При отсутствии какого-либо реквизита документ теряет свою доказательную силу и не может быть основанием для осуществления записей в системе счетов бухгалтерского учёта.

Также входной информацией может быть: реестр учета запасов, расшифровка затрат по основной заработной плате, расшифровка накладных и возвратных расходов. Рассмотрим такой документ как реестр учета запасов.

Реестр учета запасов, которые поступили на предприятие, составляется для отображения запасов ресурсов, которые были приобретенные предприятием в определенный период времени, оценки их стоимости, а также анализ количества приобретенных ресурсов.

Основными реквизитами данного документа выступают:

1.название документа;

2. номер по порядку;

3. за какой период учета;

4. вид ресурсов;

5. единица измерения запасов;

6. количество ресурсов;

7. сумма с НДС и без НДС;

8. цена с НДС и без НДС;

9. счет в бухгалтерской проводке;

10. подпись бухгалтера.

Так, например, расшифровка расходов по заработной плате описывают следующее:

— вид работы.

— трудоемкость изготовления, которая в свою очередь включает

следующее: нормо — час, часовую тарифную ставку, расценку.

— подпись начальника бухгалтерского отдела.

Рассмотрим расшифровку накладных расходов :

a) Основную заработную плату по работе,

b) Общие производственные затраты (в % и деньгах)

c) Административные расходы, как в % отношении, так и в стоимостном

d) Подпись начальника технического отдела.

3.2 Выходная информация

Выходная информация — это информация, обработанная системой и предоставляемая органу управления и внешнему миру.

Примерами выходной информации предприятия является основные финансово-экономические показатели предприятия за 12 месяцев, динамика цен на определенные виды продукции, расходной кассовый ордер, платёжное поручение, расчёт износа основных средств, объявление на взнос наличных, периодические (текущие) и годовые отчёты. Каждый месяц предприятие предоставляет такие формы отчётности: декларацию и форму пересчёта с НДС, расчёт авансового вклада налога на прибыль и др. В состав квартальной и годовой финансовой отчётности обязательно входят такие типовые формы:

— форма № 1 Баланс предприятия;

— форма № 2 Отчёт о финансовых результатах.

Расходный кассовый ордер заполняется кассиром при выдаче наличных денежных средств из кассы. Здесь отражается наименование предприятия, его идентификационный код, дата заполнения, наименование и номер документа, корреспонденция счетов, сумма прописью и цифрами, кому (Ф.И.О. и должность) и для каких целей. Он подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, кассиром предприятия и лицом, которому выдают наличные денежные средства. Лицо, получаемое наличные денежные средства, собственноручно ставит дату получения, сумму прописью и указывает документ, удостоверяющий его личность, и обязательно расписывается.

Расходный кассовый ордер, переданный на исполнение кассиру, является распорядительным документом; после того, как кассир выдаст деньги, а получатель распишется на ордере в их получении, этот документ является оправдывающим; после указания в этом документе корреспондирующих счетов он выполняет функции документа бухгалтерского оформления.

Платёжное поручение используется при перечислении денежных средств с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт другого юридического или физического лица. Это приказ банку о списании денежных средств с расчётного счёта его владельца. Он используется при безналичных операциях. Оформляется только в печатной форме. Документ содержит такие реквизиты: название и номер документа, дату, назначение платежа, сумма прописью и цифрами, лицевые счета плательщика и получателя, подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия. Обязательна печать.

Объявление на взнос наличных используется при внесении наличных на расчетный счет. Этот документ оформляется кассиром предприятия.

Оно состоит из трех частей:

1. Объявление на взнос наличных.

Ставится номер документа, дата заполнения, лицевой номер расчетного счета, назначение платежа, наименование банка, в котором обслуживается предприятие, подпись кассира предприятия.

2. Квитанция. Заполняется аналогично первой части.

3. Ордер.

Квитанция отдается на руки кассира предприятия, на основании которой он оформляет расходной кассовый ордер.

Первая часть остается в кассе банка, а ордер (3-я часть) передается в бухгалтерию банка.

Бухгалтерский баланс — это способ экономической группировки средств предприятия по составу, использованию и источникам формирования на определённую дату в обобщённом стоимостном измерении. Содержание и форма баланса регламентируется Положением (стандартом) бухгалтерского учёта 2 «Баланс», утверждённым приказом Минфина Украины от 31.03.99. № 87.

Отчёт о финансовых результатах составляется в соответствии с Положением (стандартом) бухгалтерского учёта 3 «Отчёт о финансовых результатах», утверждённым приказом Минфина Украины от 31.03.99. № 87 Цель составления — предоставление пользователям полной и правдивой информации о доходах, затратах, прибыли (убыток) от деятельности предприятия.

Также, к выходящей информации можно отнести «Основные финансово — экономические показатели за 12 месяцев», что дает информацию об эффективности деятельности предприятия, его дебиторской и кредиторской задолженности, анализ фонда заработной платы, а также производительности труда и прибыльности предприятия.

Для данного документа отдел получает информацию от других отделов и обрабатывает ее, а потом представляет в виде таблицы с такими данными:

Ш наименование документа;

Ш финансово-экономические показатели;

Ш единицы измерения;

Ш период расчета;

Ш отклонения;

Ш подпись начальника ПЭО.

3.3 Нормативно-справочная информация

Законодательство Украины об информации составляют Конституция Украины, ЗУ «Про інформацію», законодательные акты об отдельных видах, сферах и средствах информация, международные договора и договоренности, ратифицированные Украиной, принципы и международные права.

Закон Украины «О защите информации в автоматизированных системах».

Целью этого Закона является установление основ регуляции правовых отношений относительно защиты информации в автоматизированных системах при условии соблюдения права собственности граждан Украины и юридических лиц на информацию та правая доступу к ней, права владельца информации на ее защиту, а также установленного действующим законодательством ограничения на доступ к информации.

Действие Закона распространяется на любую информацию, что обрабатывается в автоматизированных системах. Объектами защиты является информация, что обрабатывается в АС, права владельцев этой информации и владельцев АС, права пользователя.

Защите подлежит любая информация в АС, необходимость защиты которой определяется ее владельцем или действующим законодательством.

Субъектами отношений, связанных с обработкой информации в АС, есть:

— владельцы информации или уполномочены ими лица;

— владельцы АС или уполномочены ими лица;

— пользователи информации;

— пользователи АС.

В соответствии с Законом Украины «Об авторском праве и смежных правах» в редакции от 11.07.2001 г., к изделиям, которые охраняются авторским правом, относят компьютерные программы, базы данных, аудиовизуальные изделия и т. п.

Следовательно, интеллектуальная собственность — это материально выраженный результат умственной (интеллектуальной) деятельности, которая дает его творцу (автору) исключительное право на него, что защищается или соответствующими официально выданными документами — патентами или свидетельствами (промышленная собственность), или законодательное установленными нормами авторского права.

К интеллектуальной собственности принадлежат только объекты промышленной собственности и объекты авторского права.

Формы охраны интеллектуальной собственности могут быть разными: патенты исключительного права (на изобретения, полезные модели, промышленные образцы), удостоверения (на товарные знаки), регистрации (программы для ЭВМ, базы данных) и даже сам факт выпуска в мир. Во всех случаях изобретатель объекта интеллектуальной собственности, защита которого оформлена должным образом (защитным документом, что вступил в силу, регистрацией, выпуском в мир и т. п.), приобретает тем самым исключительные права на его использование, реализацию в любой форме, передачу по договору (например, по лицензии) и т. д.

Другая, причем не менее важна, сторона вопроса об интеллектуальной собственности заключается в том, чтобы научиться своевременно, выявлять в своей продукции, разработках и технологиях, создаваемых при этом, объекты интеллектуальной собственности, не упускаючи возможность добыть их охрану в стране и за границей, то есть превратить в конкурентоспособный на рынке товар.

Как и любая другая сфера общественной жизни, сфера общественных отношений, которые складываются по поводу интеллектуальной собственности, урегулированная соответствующими нормативно-правовыми актами, всю совокупность которых можно разделить на такие группы:

* международные акты;

* законы государств;

* подзаконные нормативно-правовые акты;

* судебная практика.

В Украине основными законами, которые регулируют вопрос интеллектуальной собственности, есть Закон Украины «Об авторском праве и смежных правах» в редакции от 11.07.2001 г. и Закон Украины «О защите информации в автоматизированных системах» от 05.04.94 № 80/94 ВР.

К подзаконным актам в сфере интеллектуальной собственности относят разные нормативно-правовые акты министерств и ведомств Украины, что непосредственно или опосредствовано, регламентируют данную сферу. Основными из них являются акты Кабинета Министров Украины, Министерства иностранных дел Украины, Государственного агентства Украины по вопросам авторских и смежных прав.

Что касается судебной практики судов Украины по вопросам защиты интеллектуальной собственности, то в настоящее время она практически не сформирована в результате недостаточного развития этой сферы деятельности в нашем государстве и представлена лишь несколькими судебными решениями Высшего Хозяйственного суда Украины и Верховного Суда Украины.

4. Технологическое обеспечение

4.1 Программное обеспечение комплекса заданий

Галактика-СТАРТ — комплексная система автоматизации бухгалтерского учета и торгово-закупочной деятельности, предназначенная для небольших предприятий, специализирующихся на оптовой и мелкооптовой торговле, оказании услуг. Она может быть использовав бюджетных организаций. Включает функции оперативного управления хозяйственной деятельностью и ведения бухгалтерского учета в полном объеме. Соотвецтвует Украинскому законодательству. Поставляется как в локальном, так и в сетевом варианте до 3-х рабочих мест. По желанию заказчика в комплект поставки может входить или модуль Зарплаты, или модуль Розничной торговли.

· Передовой бизнес-опыт

· Минимальные вложения средств

· Простота в освоении и эксплуатации

· Поддержка специфики ведения бизнеса

· Быстрый результат Использование системы Галактика-СТАРТ позволяет планировать и контролировать движение материальных и финансовых потоков на предприятии. Галактика-СТАРТ работает в едином информационном пространстве. Это значит, что документ, введенный одной службой, повторно не вводится, а используется другой службой для получения отчетов или для дополнения информацией.

5 аргументов «ЗА» :

— Оптимальная цена

— 6 месяцев гарантии

— 2-х дневное обучение представителя Заказчика бесплатно

— Абонентское обслуживание после окончания гарантии

— Поддержка законодательства

Услуги по поставке и сопровождению системы Галактика — Старт оказывают партнерские фирмы корпорации «Галактика», это приводит к тому что все пользователи будут обеспечены высококачественным обслуживанием.

4.2 Описание программных модулей

Модуль Бухгалтерская отчетность Модуль «Бухгалтерская отчетность» является тем инструментом, при помощи которого в конце отчетного периода можно получить итоговые бухгалтерские формы, рассчитать налоги и на основании составленных отчетов сделать вывод о деятельности предприятия за текущий период.

К моменту, когда рассчитана зарплата, проведены расчеты по кассе, рассчитана амортизация, завершена работа по учету материалов и объектов, завершены все финансовые расчетные операции, наступает время использования модуля «Бухгалтерская отчетность».

Связь модуля «Бухгалтерская отчетность» с другими модулями системы осуществляется посредством накопленной информации в базе данных. На основании записей в БД в конце отчетного периода выполняются следующие операции:

· автоматическое закрытие счетов бухгалтерского учета;

· формирование главной книги;

· формирование сводного баланса;

· формирование отчетов по налогам.

Модуль позволяет проанализировать все счета бухгалтерского учета и при помощи встроенной функции произвести процедуру автоматического закрытия нужных счетов.

Процедура закрытия счетов запускает, настроенную ранее, ТХО и позволяет автоматизировать процесс закрытия счетов бухгалтерского учета. При этом:

· рассчитывается исходящее сальдо по счету за отчетный период;

· формируются проводки по типовым хозяйственным операциям, закрывающим счета на основании сумм рассчитанных исходящих остатков;

· автоматически формируется бухгалтерская справка на последний день месяца по закрывающей счет ТХО, и с ней связываются, сформированные ранее, которые заносятся в общую книгу проводок.

Все получаемые в результате значения могут корректироваться.

В процессе формирования Главной книги модуль выполняет просмотр всех бухгалтерских проводок, рассчитывает входящее, исходящее сальдо, обороты по счетам бухгалтерского учета, а также осуществляет проверку на закрытие счетов. Главная книга может формироваться за отчетный месяц и нарастающим итогом за период от указанной даты до конца отчетного периода. Она может иметь вид:

· главная книга предприятия (в НДЕ и/или базовой валюте);

· оборотно-сальдовая ведомость (в НДЕ или базовой валюте);

· расчетные и фактические остатки по счетам в базовой валюте с указанием расхождения в связи с изменением курса.

Расчет Баланса предприятия выполняется в автоматическом режиме согласно ранее проведенным настройкам, при этом полученные значения исходящих сальдо записываются в БД. Порядок настройки формул для расчета Баланса не являются жестко установленными, и могут быть скорректированы, исходя из требований каждого конкретного пользователя. Принципы настройки форм Баланса такие же, как и у создаваемых пользователем произвольных расчетных форм. Для этого используется «Язык проектирования расчетных форм» .

Печать отчетных форм предусмотрена как из текстового редактора, так и из MS Excel. Модуль достаточно прост в освоении и позволяет пользователям оперативно адаптировать свои отчеты к изменившимся внешним требованиям. В комплект поставки системы включаются типовые формы для годового бухгалтерского отчета и расчета налогов. Помимо типовых форм функции модуля позволяют создавать собственные отчетные формы. Поставка новых и модификация старых отчетных форм при изменениях действующего законодательства входит в обязательства разработчика перед зарегистрированными пользователями.

Модуль Управление снабжением Модуль Управление снабжением предназначен для регистрации входящих документов и формирования сопроводительных документов, которые затем обрабатываются в других модулях системы. Связь сопроводительных документов устанавливается посредством документа-основания.

Модуль обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения товаров и услуг, регламентируемый счетами, договорами, приходными накладными, актами на работы/услуги, накладными на возврат по рекламации, доверенностями, складскими ордерами для последующей их обработки в смежных модулях, а также: планирование закупок; контроль соответствия документов, регламентирующих сделку; получение отчетности, отражающей сделку с различных точек зрения и проч.

Среди специфических решений, включенных в модуль, следует отметить:

· автоматизированное формирование сопроводительных документов на возврат МЦ контрагентам в случае выявления брака, истечения срока годности и т. д.;

· учет неотфактурованных поставок путем формирования корректирующей накладной;

· регистрацию грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами при импортных операциях;

· оперативный перенос результатов взвешивания ж/д состава в накладные при поставках МЦ железнодорожным транспортом и др.

Печать «документа-основания» предполагает получение счетов с налогами, скидками, получением паспорта импортной сделки путем задания специально введенных в систему внешних атрибутов и внешней классификации и проч.

Большинство документов модуля формируется автоматически в режиме пакетного формирования. Печать документов производится в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемых к их форме и содержанию.

Модуль Управление сбытом Модуль Управление сбытом предназначен для управления материальными потоками в процессе реализации товаров и готовой продукции, выполнения работ и оказания услуг с формированием следующих документов:

· прайс-листов;

· документов-оснований (счетов);

· расходных накладных на отпуск МЦ и приходных накладных на МЦ, возвращенных по рекламации;

· актов выполнения работ/оказание услуг;

· складских ордеров;

· платежных требований на проведение оплаты по «документа-основания» (счетам).

Модуль ориентирован на менеджеров по сбыту, а также сотрудников различных отделов и служб, занимающихся оформлением первичных документов на продажу материальных ценностей и оказание услуг.

В модуле реализован ряд универсальных решений, вписывающихся в бизнес-схемы практически любого предприятия. В первую очередь, это система ценообразования посредством прайс-листов. Прайс-листы можно формировать по группам материальных ценностей и услуг, для различных контрагентов и т. д. Отпускные цены рассчитываются путем последовательного применения наценок, описанных по специальным алгоритмам. Политика ценообразования включает также настраиваемую систему скидок.

При формировании счетов на продажу реализована возможность резервирования МЦ вплоть до конкретной партии. При оказании услуг, стоимость которых не является фиксированной, а зависит от определенного набора параметров и рассчитывается по заданному тарифу, используется механизм расчетных услуг.

Среди специфических решений, включенных в модуль, следует отметить:

· количественный и стоимостной учеты отгруженной и возвращенной покупателем тары с учетом нормы естественной убыли;

· учет скидок и надбавок за возврат/не возврат тары;

· формирование отчетности по операциям с тарой и контроль состояния взаиморасчетов с контрагентом по таре;

· оперативный учет показателей качества отгружаемых МЦ с формированием удостоверения качества и автоматизированным расчетом скидок/надбавок за качество;

· формирование транспортных атрибутов документов-оснований с автоматическим переносом их в формируемые накладные.

Информация о транспортных атрибутах используется для печати товарно-транспортных накладных по форме, установленной законодательными актами, получения дополнительных аналитических отчетов и для использования в модуле управление транспортом.

Модуль Складской учет Модуль Складской учет (Материальных ценностей) предназначен для управления размещением и хранением материальных запасов. Его функции ориентированы, в первую очередь, на работников складского хозяйства и бухгалтерии, а отчеты будут полезны всем специалистам, решающим задачи логистики.

Модуль решает следующие задачи:

· приемка товаров по накладным с автоматизированным распределением по складам и формированием приходных складских ордеров. Контроль соответствия накладных и ордеров;

· распределение поступивших МЦ по ячейкам хранения, в том числе в пакетном режиме;

· организация внутрискладского перемещения, в том числе в подразделения розничной торговли и при переводе МЦ в основные средства;

· формирование расходных складских ордеров при отпуске МЦ;

· проведение инвентаризации и учет выявленных несоответствий путем формирования актов о недостаче, об излишках, на пересортицу.

Модуль обеспечивает динамический пересчет складских остатков и поддерживает несколько методик списания МЦ. Для удобства отборки товаров из мест хранения и последующего формирования сопроводительных документов на отпуск предусмотрены операции комплектования (разукомплектования) и пакетирования (распакетирования).

Слежение за доставкой грузов получателю осуществляется путем формирования транзитных накладных по маршруту движения.

Акт передачи оборудования в монтаж предназначен для оформления отпуска МЦ со склада для нужд капитального строительства.

В модуле присутствует механизм передачи МЦ в ОС (основные средства). Передача в ОС осуществляется одновременно с нескольких разрезов хранения и МОЛ.

Для контроля запасов МЦ предназначены функции формирования ведомостей дефицитов и сверхнормативов. Реализованы алгоритмы расчета текущих и сезонных сверхнормативов, а также прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период.

Помимо традиционного набора отчетов, в модуль включена универсальная складская ведомость — средство для проектирования и формирования произвольных складских отчетов, а также отчет по проводкам, сформированным ко всем накладным и актам всех видов, обрабатываемых модулем.

Модуль Поставщики, получатели.

Модуль Поставщики, получатели предназначен для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами. Он является незаменимым инструментом менеджеров по снабжению и сбыту, а также работников бухгалтерии.

Функции модуля можно разделить на следующие группы:

· контроль взаиморасчетов посредством установки и просмотра связей между «ДО» (документами-основаниями) и платежными документами; пакетное распределение платежей; создание актов взаимозачетов и договоров уступки долга (цессии);