Специально оборудованные архивы

Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации. В частности, в п. 4.2 сказано, что «хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах)». Это положение полезный «рычаг» для архивистов и специалистов по управлению документами тех организаций, в которых обеспечению сохранности документов не уделяется должного внимания. Теперь наличие специально оборудованного помещения является обязательным требованием для кредитных организаций.

Распечатываем документы со сроком хранения свыше 10 лет. Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.

Лицевые счета, по которым были проведены операции (была проведена операция), и документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых имеют срок хранения свыше десяти лет, подлежат, по мере совершения операций, распечатыванию и хранению на бумажных носителях, при этом распечатывается тот лицевой счет, по которому документы хранятся свыше десяти лет. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.

На данный момент это вполне разумное требование, поскольку обеспечение долговременной сохранности электронных документов требует более совершенной законодательно-нормативной базы, чем есть у нас сейчас, а также значительных финансовых и организационных усилий. Объем этих документов в отношении ко всему массиву документации кредитной организации невелик. Больших проблем с выявлением документов длительных сроков хранения и их оформлением на бумажных носителях быть не должно, т.к. кредитные организации уже давно «уважительно» относятся к установленным срокам хранения документов и поэтому наладили технологию их соблюдения.

Правила, однако, не говорят, как поступать в достаточно часто встречающихся ситуациях, когда документы, которым, согласно законодательству, установлен небольшой срок хранения, в интересах самой организации нужно хранить дольше. Конечно, можно продолжить хранить эти документы в электронном виде, но в данный момент такой подход существенно повышает риски кредитной организации.

Можно предложить следующий вариант действий: если выявляются электронные документы, срок хранения которых необходимо увеличить, то соответствующее решение принимает экспертная комиссия (ЭК) организации и она же устанавливает, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. На основании решения ЭК документы могут быть переведены на бумажные носители. Процедура этой операции и порядок ее документирования должны быть регламентированы во внутренних нормативных документах организации.

Как исправлять ошибочные записи?

Разрешение ведения документации в электронном виде поставило перед Банком России еще один интересный вопрос: как исправлять выявленные ошибочные записи? В бумажном делопроизводстве эта процедура хорошо отлажена, а вот в электронном ее еще предстоит освоить и кредитным организациям, и Банку России. В правила ведения бухгалтерского учета включены, на мой взгляд, достаточно спорные положения:

При хранении регистров бухгалтерского учета, в том числе в электронном виде, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях, по письменному распоряжению, подписанному главным бухгалтером или его заместителем, фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов…

Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером. Бланки мемориальных исправительных ордеров составляются только на бумажном носителе по форме мемориального ордера в соответствии с Указанием № 2161-У с указанием в поле «наименование документа» «Мемориальный исправительный ордер» и формируются в ордерные книжки. Мемориальные исправительные ордера подписываются бухгалтерским работником, контролирующим работником, главным бухгалтером или по его поручению — заместителем главного бухгалтера.

Таким образом, получается, что порядок проведения исправлений в бумажном и электронном делопроизводстве различается. Если в бумажном документе сразу видно, что ошибка выявлена и исправлена, то с электронными регистрами все пока очень туманно. Слов о том, что «информация о внесенных впоследствии исправлениях… фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов», недостаточно, поскольку совершенно не ясно, как и с помощью каких документов это можно сделать.

Более подробно порядок внесения изменений в электронные документы описан в Указании Банка России от 25.11.2009 № 2346-У.

При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ (документ в электронном виде), содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление. ДЭВ об исправительных записях записываются на отдельных ЕХ (единицах хранения).

Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью. Периодичность формирования ЕХ с ДЭВ об исправительных записях и передачи ЕХ в фонд ЕХ определяется кредитной организацией.

Каким способом установить связи между первоначальными и исправляющими документами и соответствующими единицами хранения, в нормативных документах не сказано, так что это придется продумывать самим кредитным организациям.

Можно предложить следующие варианты:

• 1. в случае внесения исправительных записей в ярлык основного носителя об этом вносится отметка (правда, на ярлыке и без того требуется разместить очень много информации, так что на нем просто может не оказаться свободного места);
• 2. если ярлык и сам носитель могут храниться отдельно друг от друга (в Указаниях сказано лишь, что носитель должен быть «снабжен» ярлыком, но следует ли ярлык «намертво» прикреплять к носителю, или он может храниться отдельно — не ясно), стоит предусмотреть определенную маркировку носителя, показывающую, что в содержащиеся на нем документы вносились изменения;
• 3. продумать такой порядок хранения, чтобы носители с исправительными записями можно было хранить в одной упаковке вместе с носителем, содержащим исправляемые документы.