Возврат суммы неиспользованного аванса

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

• — удержать сумму задолженности из заработной платы работника;
• — не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант.

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Вариант 2.

Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.