Правила оформления документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра технологии производства ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА по курсу «Делопроизводство»

Студент ФФБД,

2-й курс, РФН-1 Е. М. Бородейко Проверил В. В. Паневчик МИНСК 2010

Вариант 3

1. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов.

Общегосударственные классификаторы нормативные документы по

технико-экономической и социальной организации управленческого

информации труда/

и охраны труда

законодательные акты нормативные документы в сфере информации и по организации архивного

документации хранения документов

государственные унифицированные

стандарты на Нормативно-правовая системы

документацию база делопроизводства документации Указы и распоряжения Президента, правовые акты нормативного

постановления и распоряжения и инструктивного характера, Правительства, регламентирующие методические документы по

вопросы документационного делопроизводству учреждений,

обеспечения республики организаций и предприятий

правовые акты органов

исполнительной власти (министерств,

комитетов, служб) как общеотраслевого,

так и ведомственного характера

Государственный стандарт Республики

Беларусь СТБ 6.38−2004 «Унифицированные

системы документации. Система

организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению

документов"

Упорядочение

Указ Президента Республики Беларусь изготовления и

от 28 июня 2000 г. № 357 «Об использования

упорядочении изготовления и бланков документов

использования документов с изображением

Государственного герба Республики

Беларусь"

Постановление Совета Министров

Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.

№ 1172 «Об утверждении Положения

о порядке изготовления и использования

бланков документов с изображением

Государственного герба Республики

Беларусь и внесении изменений в

Постановление Кабинета Министров

Республики Беларусь от 7 августа 1995 г.

№ 424.

2. Что такое бланк документа? Какое минимальное количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова структура реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»? Какие сокращения применяются при оформлении почтового адреса? Что такое шаг письма и межстрочный интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенном на нем постоянной информацией документа и места, отведенным для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только в организации и могут быть трех видов:

· бланк для писем;

· общий бланк;

· бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

o распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и так далее);

o организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и тому подобное) документы.

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и так далее.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и тому подобное).

При оформлении почтового адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).

К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и так далее. К коммерческим — номер счета, название банка и так далее.

Межстрочный интервал — расстояние между строками. Величина межстрочного интервала, устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:

1) 58−61 — при одинарном интервале;

2) 38−41 — при полуторном;

3) 29−31 — при двойном.

3. Положение о структурном подразделении. Состав реквизитов в положении о структурном подразделении (далее — Положение). Технология создания (операция и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов Положение — это документ, предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделения и определяющий его роль и место в системе управления фирмы. Положение должно разрабатываться руководителем подразделения, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом и утверждаться руководителем фирмы.

Положение должно быть разработано в соответствии с установленными требованиями, составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы».

Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. «Общие положения» — указываются название структурного подразделения, основные задачи, направления и цель деятельности; определяется, кто руководит подразделением, порядок назначения и освобождения руководителя от должности; перечисляются организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе и другое;

2. «Задачи и функции» — указываются основные направления деятельности подразделения, конкретные функции, закрепленные за ним, определяется степень самостоятельности в решении различных вопросах;

3. «Права» — оговариваются права подразделения, необходимые для выполнения функции, связанных с деятельностью других подразделений, сторонних фирм и инофирм;

4. «Ответственность» — устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественные выполнения функций и обязанностей;

5. «Взаимоотношения. Связи» — определяются взаимоотношения подразделения с другими подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам.

бланк документ реквизит структурный

Директору студенческого городка Русаковичу М.А.

студента 2 курса, группы РФН-1 Бородейко Е. М.

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне общежитие на срок обучения в университете.

28.08.2009 Е. М. Бородейко

(подпись)

АО «Дизель»

ПРИКАЗ

24.12.2002 № 114

г. Минск О рабочем времени и организации оплаты труда Во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год» от 23.10.2002 г. № 137,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 часов.

2. Продлить действие п. 1 приказа генерального директора «О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.

3. Выплатить работникам АО «Дизель» аванс в размере 45% месячного тарифа и оклада за декабрь 2002 г.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Гаврилюк Т. Р.

Генеральный директор Л. Д. Голенков

(подпись) В дело 02−09

(подпись)

25.12.2002

ОАО «Крона»

ПРИКАЗ

04.07.2009 № 23-к г. Минск По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

БАХМУТСКУЮ Людмилу Владимировну на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.2009 с окладом 620 000 рублей с полной материальной ответственностью.

Основание: 1. Заявление Бахмутской Л. В. от 06.07.2009.

2. Трудовой договор от 07.07.2009 № 69 (ст. 405−406 ТК).

2. ПЕРЕВЕСТИ:

ОБУХОВИЧ Максима Викторовича, главного электрика, с 08.07.2009 на более легкую работу — вахтером производственного корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой, в соответствии со ст. 30−34 ТК РБ.

Основание: 1. Медицинское заключение.

2. Согласие Обухович М.В.

3. ОТОЗВАТЬ:

ПОТАПЕНКО Ольгу Григорьевну, бухгалтера расчетной группы, отозвать с 05.07.2009 для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работника с 01.09.2009 по 10.09.2009 в соответствии со ст. 175 ТК РБ.

Основание: 1. Производственная необходимость.

2. Заявление Потапенко О. Г. о согласии на отзыв из отпуска.

Директор В.И. Гаврилюк

(подпись) Начальник отдела кадров Р. А. Кралин

(подпись) 04.07.2009

С приказом ознакомлены: Л. В. Бахмутская

(подпись)

09.07.2009

М. В. Обухович

(подпись)

09.07.2009

О. Г. Потапенко

(подпись)

09.07.2009

В дело 15−09

П. А. Скворцов

(подпись)

09.07.2009

Формулировки записей в трудовую книжку

1. для Бахмутской Л.В.

2. для Обухович М. В.

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью «Кронабанк» Директор О.М.Жук

(подпись)

22.07.2009

АКТ

20.07.2009 № 16

г. Минск О списании имущества Основание: приказ председателя правления от 25.03.2009 № 32

Составлен комиссией:

Председатель — заместитель директора О. А. Голуб Члены комиссии:

1. Главный бухгалтер А. Р. Самохвал

2. Главный специалист отдела кредитования физических лиц К. В. Клицунова Присутствовали:

1. Консультант К. В. Киселева

2. Кассир К. А. Александрова В период с 19.07.2009 по20.07.2009 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 2(двух) экземплярах:

1-й экземпляр — в дело 09−02

2-й экземпляр — в отдел кредитования физических лиц Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 (трех) л. в 2 (двух) экз.

Председатель комиссии О. А. Голуб

(подпись) Члены комиссии: А. Р. Самохвал

(подпись) К. В. Клицунова (подпись) С актом ознакомлены: К. В. Киселева

(подпись)

20.07.2009

К.А.Александрова

(подпись)

20.07.2009

4. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела В состав личного дела включаются следующие документы:

? внутренняя опись документов личного дела;

? личный листок по учету кадров;

? дополнение к личному листку по учету кадров;

? автобиография;

? копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

? заявление о приеме на работу;

? копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначения на должность).

Дополнение к личному листку по учету кадров Фамилия Тарасова__________ Имя __Мария__________ Отчество __Сергеевна_______

Данные о работе после заполнения личного листка

2.Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка.

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)

ООО «Институт экономики» УП «Завод вычислительной техники»

Генеральному директору Пр. Я. Купалы, 72, офис 2 г-ну С. А. Григорьеву Гродно, 230 003, Республика Беларусь Тел./ факс (015) 75 60 36 Ул. Ленина, 46, 110 340

E-mail: ec_inst@mail.ru г. Москва, Россия Р/с 3 010 003 264 871 в филиале № 504

ОАО «АСБ Беларусбанк» г. Гродно МФО 325 654, код 524

УНН 101 126 943

05.09.2009 № 02−10/56

На № 02−10/42

Уважаемый Сергей Андреевич!

Подтверждаем получение Вашего письма № 1 от 01.09.2009 с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом.

Директор А.П. Прокин

(подпись) Н. Л. Лесковец

(015) 54 87 94

Отправлено письмо

№ 2−10/111 от 08.09.2009 УП «Завод вычислительной техники»

Вх. № 95

Let. 2−10/111 09.09.2009

AKZO n.v.

Velperweg 76, P. O Box 9300, 6800 SB Arnhem, the Netherlands

Tel. 1 500 3 652 456, Fax. 1 500 3 652 457

Your ref. VG/LN/865

Our ref. CN/FK/3652

10 July 2009

Cronabank

220 075 Nemiga str, 23

Minsk, Republic of Belarus

Уважаемые господа, в соответствии с контрактом № 23 от 22 марта 2009 г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.

Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.

Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.

Направляя вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.

Одновременно просим вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.

В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Andrew Rudkov

Manager

Министерство финансов УТВЕРЖДАЮ Республики Беларусь Генеральный Открытое акционерное директор ОАО общество (подпись)

«Монолит» Р. Л. Лынько

25.12.2007

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

22.12.2007 № 01−02

г. Минск на 2008 год

Зав. секретариатом Т.П. Васильева

23.12.2007 (подпись) Зав. архивом И.Г. Шуста

23.12.2007 (подпись) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО Протокол ЭПК отдела

«Монолит» по архивам и

24.12.2007 № 2 делопроизводству Председатель ЭК (подпись) Минского облисполкома

25.12.2007

Председатель ЭПК (подпись) Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 году в открытом акционерном обществе «Монолит»

Зав. секретариатом (подпись) Т. П. Васильева Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Делопроизводитель (подпись) О.А. Бразговка

5. Средства обработки документов

Средства обработки документов Адресовальные машины Маркировальные машины

Штемпелевальные машины Ламинаторы Фальцевальные машины Брошюровальные машины Листоподборочные машины

1 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38−2004. — Введ. 01.07.2005. — Минск: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005.

2 Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В. В. Паневчик, С. В. Некраха. — Минск: БГЭУ, 2004.

3 Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха.- Минск: БГЭУ, 2008.