Приход. 
Учет основных средств с использованием MS Excel

Перейдите на лист «Приход». Здесь должны вводиться сведения о поступлении материальных ценностей в соответствии с приходными документами. Рекомендуется разделять вводимые документы одной-двумя пустыми строками и предварять их указанием номеров и дат в произвольном формате. автоматизация расчет таблица excel.

В ячейку A1 введите текст «Код», в B1 — «Наименование», в C1 — «Кол-во», а D1 — «Сумма по док-ту». Для компактного размещения данных мы отформатировали первую строку таблицы так, чтобы информация в ячейках строки заголовка переносилась по словам и была отцентрирована и по вертикали и по горизонтали. Кроме того, мы подобрали нужную высоту первой строки и ширину столбцов для компактного отображения информации. Вы можете отформатировать таблицу по своему вкусу.

В столбец A должны вводиться коды учитываемых объектов. Он должен быть отформатирован так, чтобы все вводимые в него значения воспринимались как текстовые. Коды должны вводиться на основании фактурных частей приходных документов и в соответствии с кодированием, определенным в справочнике. Мы построим таблицу так, чтобы в столбце B автоматически появлялись наименования объектов учета из справочника с листа «Обороты». Для этого введите в ячейку B2 формулу:

=ВПР (A2;Обороты!$A$ 4:$B$ 2000;2;ЛОЖЬ) В соответствии с ней в ячейку B2 будет подставлено наименование материальной ценности, код которой указан в ячейке A2 листа «Приход». Напомним, что функция ВПР осуществляет поиск значения, указанного первым аргументом, в первом столбце диапазона ячеек, заданного вторым аргументом. При этом возвращается значение из ячейки, размещенной на пересечении найденной строки и столбца, номер которого относительно первого столбца диапазона поиска указан третьим аргументом. Четвертый аргумент содержит условие поиска. Подробности см. в справочной системе Excel.

В нашем случае ячейка A2 листа «Приход» содержит код объекта учета (вида материальной ценности). Диапазон «Обороты!A$ 4:B$ 2000» содержит два столбца. В первом (A) находятся коды материальных ценностей. Один из этих кодов обязательно должен совпадать с кодом объекта, который фигурирует в данной строке данного приходного документа. Во втором столбце (B) листа «Обороты», как мы договорились, находятся названия материальных ценностей. Таким образом, функция ВПР в приведенной нами форме ищет название кода, указанного при вводе приходного документа и возвращает наименование соответствующего объекта. Если код в справочнике на листе «Обороты» не найден, то в соответствующей ячейке столбца B наименование не появится. Если поступает новый вид материальных ценностей, то сведения о нем следует обязательно ввести в справочник.

Диапазон строк с 4 по 2000 выбран произвольно. Если предполагается учитывать большее число видов материальных ценностей, то следует установить иную границу диапазона. В целом же, выбор диапазона не имеет особого значения. Главное, чтобы он перекрывал область с реально имеющимися данными. Из этих же соображений выбраны диапазоны, используемые в других формулах.

После ввода формулы в ячейку B2 рекомендуется скопировать ее в другие ячейки столбца B.

Следует иметь ввиду, что Excel — достаточно «капризная» программа. В частности, можно столкнуться с ситуацией, когда функция ВПР никак «не хочет» правильно интерпретировать коды объектов и даже для кодов, имеющихся в справочнике на листе «Обороты», не возвращает правильного названия ценности на листе «Приход». В чем проблема, наверное, не знают даже разработчики из Microsoft. Однако в этом случае обычно помогает следующий прием. Вместо того, чтобы вводить код ТМЦ на листе «Приход» вручную следует, находясь на листе «Обороты», скопировать нужный код в буфер промежуточного хранения (выделить ячейку, Правка? Копировать), а потом вставить это значение в нужную ячейку на листе «Приход» (позиционировать ячейку, Правка? Вставить). Можно использовать и соответствующие пиктограммы. Мы рекомендуем при вводе информации размещать листы «Приход» и «Обороты» в двух окнах на одном экране, нужным образом размещая окна и подбирая в них нужный масштаб. В этом случае рассмотренный только что прием легко осуществлять путем манипуляций мышью.

В столбце C на листе «Приход» вводятся данные о количестве поступивших объектов учета, а в столбце D — о совокупной стоимости их партии в соответствии с приходным документом. Для корректного выполнения расчетов единицы измерения по документам должны быть приведены к тем же, которые предполагаются в справочнике.

Пример ввода данных о поступлении материальных ценностей приведен на рис. 11.

Как следует из рис. 11 мы разделяем отдельные документы пустой строкой. В принципе это необязательно, но так данные лучше обозреваются. Кроме того, перед данными нового документа можно вводить его номер и дату, поскольку они позволяют идентифицировать к какому документу относятся данные. Значения #Н/Д в некоторых ячейках означают, что данного кода нет в справочнике. В частности, это значение проставляется функцией ВПР для тех ячеек, где код задан пустым значением.