Информационные технологии логистических исследований в управлении организацией

Логистическая система как объект автоматизации

Логистика — это системный инструмент управления, позволяющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информационными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на предприятии. Главной целью использования логистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей управления. Данный инструмент системный, поскольку рассматривает стадии и операции товародвижения как единое целое на всем пути от поставщика к потребителю. Он единый, потому что рассматриваются совместно и материальные, и информационные потоки и отражаются общие затраты, так как в логистике затраты по всем стадиям и этапам учитываются не по отдельности, а во взаимосвязи. Инструмент удовлетворяет требования конечных потребителей, так как главное в логистике — удовлетворение потребностей клиентов в товарах нужного качества, в нужное время, в нужном месте и в нужном количестве.

Логистика используется при размещении и контроле материальных и финансовых ресурсов, так как рациональные управленческие решения в производстве, снабжении и сбыте снижают цену на готовую продукцию, что повышает конкурентоспособность, улучшает стратегическое положение фирмы на рынке. Чрезвычайная актуальность и быстрое развитие логистических подходов в управлении обусловлены превышением предложения над спросом — это общемировая тенденция. Чтобы удержаться на рынке, фирмы до предела используют привычные рычаги управления, работают на минимальных нормах прибыли. Кроме того, действует еще ряд факторов.

• * Достижение предела в снижении производственных затрат. Как правило, в этом направлении фирмой уже выбраны резервы, а использование логистики открывает неожиданные новые возможности.
• * Неправильное распределение товарных запасов. Обычное распределение товаров — 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50% в розничной торговле. Использование логистики позволяет снизить долю розничных торговцев до 10% (высвободив омертвленные 40%).
• * Непрерывное повышение транспортных издержек. Это общая тенденция, например из-за подорожания горючего. Альтернативные перевозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т. д.) позволяют уменьшить затраты на перевозки.
• * Осознание важности обработки информационных потоков до уровня определения местонахождения каждой единицы продукции в данный момент предопределило потребность в обработке громадных объемов данных.

В любом случае использование логистики позволяет фирме получить дополнительные конкурентные возможности для сбыта товаров за счет снижения общих издержек.

В логистическую структуру включают следующие виды деятельности:

• * управление закупками;
• * транспортировку;
• * управление запасами;
• * управление производственными процедурами;
• * поддержку качества обслуживания потребителей;
• * ценообразование;
• * распределение;
• * подбор упаковки;
• * обеспечение послепродажного сервиса.

Логистическая система предполагает, что эти виды при принятии решений объединяются, так как принятие решений по отдельным видам деятельности нерационально в отношении общих затрат. Но самое существенное — это то, что логистическая система увязывает в едином экономическом процессе материальные и соответствующие им финансовые потоки, объединяющие отдельные звенья системы в единое целое. Примеры логистических систем — промышленные и торговые предприятия, корпорации, финансовопромышленные группы, дилерские сети и т. д.

Логистическая система предполагает реализацию специфических логистических функций, обеспечивающих наличие на рынке:

• * нужного продукта;
• * в необходимом количестве;
• * требуемого качества;
• * в нужном месте;
• * в установленное время;
• * для конкретного потребителя;
• * с наименьшими затратами.

Набор логистических функций шире, чем просто набор функций товародвижения, которое лишь часть обшей сферы действия логистики. Почти вся организационная деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов. Обычно управляющий логистикой отвечает за:

• * управление снабжением;
• * транспорт и перевозки;
• * контроль производственных планов и запасов;
• * управление заказами и продажами;
• * управление складским хозяйством;
• * обслуживание потребителей, дилерской сети, региональных складов;
• * анализ и совершенствование логистической системы предприятия.

Логистический подход позволяет стабилизировать положение фирмы на рынке. Он обладает активным интегрирующим потенциалом, реализуя взаимодействие управления по областям маркетинга, финансов, производства, сглаживает внутрифирменные противоречия, оптимизирует внутрифирменные межфункциональные решения.

Информационная система логистики предприятия

Функционирование системы автоматизации логистики возможно лишь при параллельном функционировании информационной системы логистики предприятия (далее ИСЛП) и физической логистической системы.

ИСЛП — это совокупность персонала, оборудования, интерактивных процедур обработки информации, объединенных общим информационным потоком, отражающим физические материальные потоки на предприятии. ИСЛП используется для контроля, анализа и в конечном счете управления логистической системой. Информационные потоки в современной логистике формируются по следующим направлениям:

• * информация о наличии и местонахождении товаров, сроках, категории заказа, способах отправки, отгрузочных документах, являющаяся необходимым элементом потребительского сервиса;
• * оперативная, полная и достоверная информация о запасах в логистической цепи, позволяющая уменьшить потребность в запасах, финансах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса. Наличие информации обеспечивает гибкость логистической системы, указывая, где, когда и как нужно использовать ресурсы фирмы для получения конкурентных преимуществ.
• * Точность представления данных. При предельно низких уровнях рентабельности (единицы процента), обусловленных высокой конкурентностью, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.
• * Своевременность информации. Как правило, в современных системах управления используется режим on line.
• * Проблемная ориентация. ИСЛП ориентируется именно на выявление и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение качества. Затраты на нее должны быть необходимы и достаточны именно для поставленных целей, не более того.
• * Адекватность и адаптируемость. Циркулирующая в ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае необходимости.
• * Совместимость по форматам данных. Это совершенно естественное общее требование, так как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия.

Основные бизнес-процессы в ИСЛП

В последнее время для разработки информационную систему принято представлять в виде иерархической совокупности бизнеспроцессов. ИС разбивается на крупные бизнес-процессы, которые в свою очередь делятся на более мелкие и т. д. Обычно разработчики сопоставляют бизнес-процессы информационной системы с подсистемами проектируемой системы автоматизации. В ИСЛП такими основными бизнес-процессами являются управление закупками, управление запасами, управление физическим распределением. Взаимосвязь и единство (а логистика — это системныйинструмент) между основными бизнес-процессами и видами менеджмента показаны на рис. 1.

Принципы построения подсистемы автоматизации решения задач логистики

Подсистема автоматизации задач логистики, именуемая в дальнейшем подсистемой «Логистика», обычно является составной частью общей комплексной системы автоматизации деятельности предприятия. Как правило, это так называемые «тяжелые системы», т. е. по возможности полнофункциональные в отношении деятельности предприятия, большие по объему и достаточно дорогостоящие. Обычно такие системы лредназначены для крупных предприятий и объединений.

Рис. 1. Взаимодействие между основными бизнес-процессами и видами менеджмента в горизонтальном направлении изображены бизнес-процессы, в вертикальном — виды менеджмента: логистический, финансовый, маркетинговый.

Современная система автоматизации должна обеспечивать следующие функции:

• * Построение сплошной цепи автоматизированного логистического управления закупками, запасами и сбытом. Подсистема «Логистика» позволяет управлять бизнес-процессами на всех этапах функционирования логистической системы: от возникновения реальной потребности в товарах, работах и услугах до ее удовлетворения с возможностью контроля каждого этапа.
• * Сведение встречных потоков финансовых и товарных транзакций. Этот механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с поставщиками и потребителями как на уровне договора, или этапа договора, так и на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).
• * Настраиваемый документооборот. Обработка товарных, финансовых и налоговых документов в ИСЛП требует обычно соблюдения определенного регламента. Подсистема «Логистика» обеспечивает настройку различных схем документооборота, определяемых спецификой того или иного бизнес-процесса. Документооборот позволяет не только отображать текущее состояние документов, но и формировать алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.
• * Интеграция с финансовым и производственным менеджментом. Как составная часть комплексной системы, подсистема «Логистика» взаимодействует с подсистемами «Управление финансами» и «Управление производством», обеспечивая согласованность финансового, логистического и производственного менеджмента предприятия.
• * Масштабируемость и гибкая настраиваемость. Подсистема «Логистика» обладает возможностью наращивать количество рабочих мест без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места выполняется в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость. Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.
• * Распределенная обработка информации, что позволяет управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет, мобильные носители (дискеты, ZIP).
• * Одновременное управление несколькими организациями. Подсистема «Логистика» позволяет вести параллельный учет и управление логистическими операциями в произвольном количестве организаций, входящих в единую логическую систему, с последующей консолидацией всей информации и ее анализом.
• * Открытость и интегрируемость с программными продуктами других фирм. Во-первых, подсистема «Логистика», как это принято сейчас, интегрирована с популярными офисными приложениями Microsoft Word и Microsoft Excel, а для подготовки отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Report. Во-вторых, используется универсальный конвертер для преобразования форматов данных из любых программ. В-третьих, каждую запись базы данных можно связать с файлом в любом внешнем приложении и вызывать этот файл оперативно, не выходя из подсистемы «Логистика». логистика информационный интерактивный excel
• * Возможность глубокого и многостороннего анализа. Информация из базы данных может быть вытащена в любой момент пользователю в объеме и форме, удобных для анализа. Задачи логистического управления, решаемые с помощью подсистемы «Логистика», условно разбиваются на три функциональные области: управление закупками, управление запасами, управление сбытом (рис.2).

Рис. 2. Функции подсистемы «Логистика