Общие сведения о базах данных

В своей самой примитивной форме база данных это компьютерный эквивалент организованного списка информации. Обычно эта информация объединена единой темой или назначением, как, например, следующий список сотрудников:

Этот список организован в виде таблицы, состоящей из столбцов и строк. В каждом столбце (поле) хранится определенный тип данных о сотруднике: имя, фамилия, дата приема на работу и т. д. В каждой строке (записи) хранятся данные об одном из сотрудников. 2].

Если бы функции базы данных на этом заканчивались, она была бы не полезнее листа бумаги. Но поскольку в базе данных информация хранится в электронном виде, ее можно обрабатывать различными способами, извлекая большие преимущества.

Например, городская телефонная книга, возможно, лежит на полке в нескольких метрах от вас. В ней всегда можно найти конкретного человека или организацию из вашего города, поскольку информация в телефонной книге организована по понятным правилам. Чтобы связаться с кем-то, кто находится за пределами города, можно пойти в библиотеку и воспользоваться хранящимися в ней телефонными книгами, среди которых, вероятно, найдется хотя бы одна для каждого крупного города страны. Но если вы захотите отыскать всех людей в стране с вашей фамилией, или если вам понадобился телефон соседа вашей бабушки, эти телефонные книги не смогут помочь, поскольку способ организации информации в них делает такой поиск весьма затруднительным. 19].

Если сведения, опубликованные в телефонной книге, хранятся в базе данных, они занимают значительно меньше места, требуют меньше расходов на воспроизведение и распространение, и если база данных организована правильно, сведения можно получать самыми разными способами. Сила базы данных состоит не в ее способности хранить информацию, а в том, что вы можете быстро найти в ней как раз то, что нужно. 19].

Основные вопросы о рассмотрении баз данных в школе Простые программы баз данных, такие как компонент Database пакета Microsoft Works, позволяют хранить информацию только в одной таблице (однотабличный файл). Такие простые базы данных называются однотабличными. Более сложные программы для работы с базами данных, такие как Access, позволяют хранить информацию в нескольких связанных таблицах, то есть создавать так называемые реляционные базы данных. Если информация в реляционной базе данных организована правильно, с этими несколькими таблицами можно работать как с одной областью хранения и получать данные в электронном виде из различных таблиц в нужном порядке. 19].

Таблица это только один из типов объектов, с которыми можно работать в Access. На следующем рисунке представлены все типы объектов Access:

Из всех этих типов объектов только один таблица используется для хранения информации. Другие применяются для управления данными таблицы, их обработки, анализа, получения, отображения или публикации другими словами, обеспечивают максимальную доступность и полезность информации.

В течение многих лет корпорация Майкрософт прилагала огромные усилия к тому, чтобы сделать Access не только одной из самых мощных из существующих программ работы с базами данных, но также простой в изучении и использовании. Поскольку приложение Access входит в состав пакета Office, работая в нем, можно использовать многие из тех принципов, которые знакомы вам по работе с другими приложениями Office, такими как Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. Например, для открытия и изменения данных в таблицах Access используются знакомые команды, кнопки и сочетания клавиш. А поскольку приложение Access интегрировано с другими программами пакета, осуществить передачу данных между Access, Word, Excel и другими приложениями не составит труда. 19].

Открытие существующих таблиц В базе данных содержатся сведения о сотрудниках, продукции, поставщиках и клиентах компании. Эти сведения хранятся в нескольких таблицах. Прочитав эту статью, вы научитесь создавать различные запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, с помощью которых можно самыми разными способами вводить, изменять и обрабатывать данные таблиц. 19].

О таблицах Таблицы это основной объект баз данных. Их назначение хранение информации. Любой другой объект баз данных предназначен для того или иного взаимодействия с таблицами. В базе данных Access могут содержаться тысячи таблиц, а число записей в каждой таблице ограничено скорее размером свободного пространства на жестком диске, чем чем-либо еще. 19].

Каждый объект Access имеет, по меньшей мере, два режима отображения. С таблицами чаще всего работают в режиме таблицы, в котором можно просматривать и изменять данные таблицы, и в режиме конструктора, в котором можно просматривать и изменять структуру таблицы. Для переключения режимов таблицы и конструктора используется кнопка Вид. Можно также нажать стрелку, расположенную справа от кнопки Вид, и выбрать режим из раскрывающегося списка. 19].

В режиме таблицы данные распределены по столбцам (полям) и строкам (записям).

Если у двух таблиц есть общие поля, можно внедрить одну таблицу в другую. Такая внедренная таблица, которая называется подтаблица, позволяет видеть информацию в нескольких таблицах одновременно. Например, может понадобиться внедрить таблицу «Заказы» в таблицу «Клиенты», чтобы можно было видеть, какие заказы разместил каждый клиент. 19].

О запросах Один из способов поиска данных в базе данных Access создание запросов. Запросы позволяют находить информацию и просматривать, изменять или анализировать ее самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также использовать для работы с другими объектами Access.

Запрос это то же самое, что вопрос. Например, можно задать вопрос: «У каких записей таблицы „Клиенты“ в поле „Почтовый индекс“ стоит значение „98 052“ ?». При выполнении запроса (то же самое, что задавание вопроса) Access просматривает все записи указанных таблиц, находит те, что соответствуют указанному критерию, и выводит их в виде таблицы. 19].

Чтобы в Access можно было получить ответы на задаваемые вопросы, запросы должны иметь определенную структуру. Каждому типу вопроса соответствует определенный тип запроса. Основные типы запросов: на выборку, перекрестный и на параметр. Реже встречаются запросы на действие, на автоподстановку значений и SQL. Access содержит мастер, который помогает создавать стандартные запросы. Специфические запросы создаются вручную в бланке запроса в режиме конструктора. Вот как выглядит типичный запрос. 19].

О формах Таблицы Access это массивы «сырой» информации. Если вы создаете таблицу, которую будете использовать только вы, удобнее, вероятно, будет работать непосредственно с таблицами. Если же вы создаете базу данных, которую будут просматривать и редактировать люди, не очень с ней знакомые (а, может быть, и не желающие знакомиться особенно близко), работы с таблицей будет очень много. Решить эту проблему помогут формы. Они «проведут» пользователей по вашей базе данных, упростят для них ввод, извлечение, отображение и печать информации.

Форма это, по сути, окно, в котором размещаются элементы управления, которые будут предоставлять пользователям данные или принимать данные от них. В Access предусмотрена панель элементов, содержащая многие стандартные элементы управления Windows, такие как надписи, текстовые поля, кнопки параметров и флажки. Немного сноровки и вы сможете создавать с помощью этих элементов управления формы, которые будут выглядеть и работать во многом так же, как диалоговые окна во всех программах Windows.

Формы используются для редактирования записей исходных таблиц и ввода новых записей. Так же, как таблицы и запросы, формы можно просматривать в различных режимах. Наиболее часто используются следующие три: режим формы, в котором вводятся данные; режим таблицы, который выглядит, в основном, как таблица; и режим конструктора, в котором, работая с элементами формы, можно изменять ее внешний вид и функциональность. На следующем рисунке показано, как выглядит форма в режиме конструктора.

Об отчетах В отчетах данные из таблиц отображаются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия.

Отчеты можно просматривать в трех режимах: в режиме конструктора, в котором структуру отчета можно менять точно так же, как структуру формы; в режиме предварительного просмотра, в котором отчет отображается точно в том виде, как он будет выглядеть на печати; и в режиме просмотра образца, в котором также видно, как будет выглядеть каждый элемент, но не столь подробно, как в режиме предварительного просмотра.

О других объектах Access.

Таблицы, запросы, формы и отчеты используются в Access наиболее часто. С их помощью создаются базы данных с большими возможностями. Для создания же нетривиальных баз данных используются также страницы доступа, макросы и модули, которые значительно расширяют возможности Access. В заключение знакомства с базами данных Access мы приводим краткое описание этих объектов.

Страницы Чтобы информацию из баз данных можно было получать и работать с ней по внутренней сети или через Интернет, создаются страницы, известные также как страницы доступа к данным. Работа со страницей доступа к данным через Интернет во многом схожа с работой с самой таблицей или формой в Access пользователи могут работать с данными в таблицах, выполнять запросы и вводить данные в формы.

Хотя публикация информации из базы данных в Интернете кажется задачей довольно сложной, в Access есть мастер, который сделает за вас значительную часть работы по созданию страниц доступа к данным. Созданную в мастере страницу можно использовать в том виде, как она получилась, а можно внести в нее изменения в режиме конструктора.

Макросы Макросы позволяют Access реагировать на событие, например, нажатие кнопки, открытие формы или обновление записи. Макросы могут оказаться очень полезными, если с вашей базой данных будут работать люди, разбирающиеся в Access хуже вас. Например, для выполнения стандартных действий с базой данных открытия и закрытия форм или печати отчетов можно создать специальные кнопки или кнопочные формы. А чтобы гарантировать, что совершать некие действия все будут одинаково, можно сгруппировать несколько команд меню, которые будут выполняться при нажатии кнопки.

Модули Модули предоставляют более широкие возможности, чем макросы, и представляют собой программы на языке VBA (Microsoft Visual Basic for Applications). VBA язык программирования высокого уровня, разработанный корпорацией Майкрософт для создания приложений для Windows. Общий набор инструкций VBA используется со всеми программами пакета Office System, но у каждой программы есть собственный набор. В то время как с помощью макроса можно автоматизировать от четырех до шести десятков действий, VBA содержит сотни команд, и его можно бесконечно расширять, присоединяя дополнительные модули сторонних производителей. С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу, например открытие таблицы Excel и извлечение специфических данных.

Установочный компакт-диск с пакетом Office содержит несколько образцов баз данных, в которых иллюстрируются многие принципы создания и использования баз данных. Один из таких образцов база «Борей» используется в примерах во многих разделах интерактивной справки Access, поэтому ее стоит внимательно изучить. Ссылка на эту базу данных есть в меню справки Access в разделе Примеры баз данных.

Резюме.

• · Access входит в состав пакета Microsoft Office System, поэтому основные объекты интерфейса меню, панели инструментов, диалоговые окна функционируют в основном так же, как в других продуктах Office и приложениях Microsoft Windows.
• · База данных электронная форма организованного представления набора информации. Преимущество базы данных состоит в предоставляемых ею возможностях быстрого получения точных данных. В Access данные организованы в таблицы, состоящие из столбцов и строк, которые называются, соответственно, полями и записями. Базы данных Access реляционные, поэтому с несколькими таблицами базы данных можно работать как с одной областью хранения и извлекать информацию из разных таблиц в любом подходящем порядке и формате.
• · Таблица лишь один из объектов, с которыми можно работать в Access. Другие объекты это запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Таблицы ключевые объекты базы данных, и любой объект базы данных предназначен для взаимодействия с одной или несколькими таблицами.
• · Каждый объект Access можно просматривать как минимум в двух режимах. Например, данные таблицы просматривают в режиме таблицы, а способ их отображения задается в режиме конструктора.
• · Один из способов поиска информации в базе данных Access создание и выполнение запроса. Запросы позволяют находить требуемые данные, которые нужно просмотреть, изменить или каким-то образом проанализировать. Запросы можно просматривать в режиме таблицы и конструктора. Результаты выполнения запроса можно использовать в других объектах Access, например в формах и отчетах.
• · Формы делают процесс ввода, извлечения, отображения и печати данных таблиц более простым. Форма это, по сути, окно, в котором располагаются элементы управления, которые предоставляют пользователям сведения или, наоборот, принимают вводимые ими данные. Формы можно просматривать в режиме формы, в режиме таблицы и в режиме конструктора.
• · В отчетах данные таблиц представляются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия. Отчеты можно просматривать в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца.
• · Страницы доступа к данным, макросы и модули значительно расширяют возможности Access. Страницы доступа к данным позволяют просматривать информацию из баз данных и работать с ней по внутренней сети или через Интернет. Макросы используются для выполнения стандартных действий с базой данных и оформляются в виде кнопок в формах, что позволяет менее опытным пользователям работать с базой данных. Модули это приложения на языке Visual Basic for Applications (VBA). С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу.