Проектирование базы данных продовольственного магазина средствами MS Access

Министерство образования Республики Беларусь Белорусский национальный технический университет Факультет информационных технологий и робототехники Кафедра «Робототехнические системы»

Пояснительная записка к курсовой работе на тему:

«Проектирование базы данных продовольственного магазина средствами MS Access»

по дисциплине «Системы управления базами данных»

Исполнитель: Студент гр. 107 818 Жовнерчик Д.И.

Руководитель:

Ст. преподаватель кафедры РТС Дербан А.Н.

Минск 2011

ЗАДАНИЕ по курсовой работе Студенту гр.107 818 Жовнерчику Дмитрию Ивановичу

1. Тема работы: Проектирование базы данных продовольственного магазина средствами MS Access

2. Сроки сдачи студентом законченного проекта

3. Исходные данные к проекту: Необходимо создать базу данных, предназначенную для директора продовольственного магазина. База данных должна обеспечивать хранение сведений об имеющихся в нем товарах, о торговых базах и товарах, хранящихся на этих базах. Магазин осуществляет закупку товаров на разных базах, предпочитая при этом закупать одни виды товара на одних базах, а другие на других. Магазин имеет несколько отделов. Каждый товар в магазине продается, по крайней мере, в одном отделе. Каждый отдел имеет заведующего. Товары, имеющиеся в магазине и хранящиеся на базах, характеризуются ценой и количеством.

Директору могут потребоваться следующие сведения:

— Какие товары имеются в магазине (на базе)?

— Какие отсутствующие товары может заказать магазин на базе?

— Какие товары, и в каком количестве имеются в отделе магазина?

— Список заведующих отделами магазина?

— Суммарная стоимость товара в каждом отделе?

Необходимо предусмотреть возможность выдачи документа, представляющего собой заявку на закупку товара на базе, и создания ежемесячного отчета о работе магазина с подсчетом прибыли. Отчет, сгруппированный по отделам, должен содержать перечень товаров, закупленных в отчетный месяц на базах (количество, наименование товара), а также перечень проданных товаров.

4. Содержание расчетно-пояснительной записки:

1.Обследование предметной области

2.Проектирование источников информации

3.Перечень объектов, реализованных в базе данных

4.Перечень SQL-запросов

5.Разграничение прав доступа, администрирование

5. Консультанты по работе (с указанием разделов проекта):

По всем разделам консультировал Дербан Андрей Николаевич

6. Дата выдачи задания

7. Календарный график работы над проектом (с указанием трудоемкости отдельных этапов):

1. Сбор теоретической части

2. Разработка структуры базы данных

3. Создание таблиц, заполнение таблиц записями

4. Разработка запросов, форм, отчетов, макросов средствами MS Access

5. Работа в среде Mysql, разработка sql-запросов

6. Разграничение прав доступа в MS Access

7. Составление записки, разработка графической части Оглавление Введение

1. Обследование предметной области

1.1 Цель создания базы данных

1.2 Предполагаемые задачи и функции

1.3 Описание используемого программного обеспечения

2. Проектирование источников информации

2.1 Разработка структуры БД

2.2 Инфологическое проектирование

2.3 Структура таблиц

2.4 Реляционная схема базы данных

3. Перечень объектов, реализованных в базе данных

3.1 Формы

3.2 Отчёты

3.3 Макросы

4. Перечень SQL-запросов

4.1 Запрос, показывающий какие товары необходимо заказать магазину на базе

4.2 Запрос, показывающий какие товары присутствуют в отделах магазина

4.3 Запрос, показывающий заведующих отделов

4.4 Запрос, подсчитывающий суммарную стоимость товара в каждом отделе

5. Разграничение прав доступа, администрирование Заключение Литература

Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т. е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе будем использовать реляционную СУБД ACCESS, входящую в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, отчетов, средства организации работы с базами данных и защита информации — вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Данная база данных будет создана для облегчения работы с документами продовольственного магазина. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь. Будет предусмотрен тот факт, который позволит автоматизировать заполнение и передачу документов, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволит более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу продовольственного магазина.

1. Обследование предметной области

1.1 Цель создания базы данных

Целью создания базы данных является автоматизация деятельности продовольственного магазина, в частности автоматизация должна обеспечивать хранение сведений о закупленных товарах и их продажах, а также сотрудниках отделов, оперативное отслеживание остатков товаров на местах хранения, консолидация информации о поставках и продажах, составление необходимых отчетов.

1.2 Предполагаемые задачи и функции

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

— все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации;

— полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;

- значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации.

В информационной системе предполагается наличие следующих функций:

— ввод и редактирование информации о поставщиках и поставках товаров (поставки);

— ввод и редактирование данных о товарах;

— формирование на основе данных о поставках и продажах следующих отчетов:

— перечень товаров, закупленных в отчетный месяц на базах (количество, наименование);

- перечень проданных товаров;

1.3 Описание используемого программного обеспечения

база данное запрос администрирование доступ

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т. е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т. д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access — это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств, для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2003 используются следующие типы данных:

· текстовый — тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO — специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой — тип данных для хранения чисел;

· дата/время — тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный — тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик — специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический — для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок — тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) — целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) — целые числа от минус 32 768 до +32 767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) — целые числа от минус 2 147 483 648 до +2 147 483 647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) — числа от минус 3,410³⁸ до +3,410³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) — числа от минус 1,79 710³⁰⁸ до +1,79 710³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы, связаны между собой каким — либо определенным полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т. е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД — реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2003 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы — это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т. д.

Страницы — это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2003. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т. е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

2. Проектирование источников информации

2.1 Разработка структуры БД

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

— Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

— Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

— Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

— Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

— В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

— Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

2.2 Инфологическое проектирование

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования — обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности (любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных), связи между ними и их атрибуты (поименованная характеристика сущности, то есть его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей).

Ключ — минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь — ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных — это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Между двумя сущностям, например, А и В возможны четыре вида связей.

Первый тип — связь ОДИН-К-ОДНОМУ (1:1): в каждый момент времени каждому представителю (экземпляру) сущности, А соответствует 1 или 0 представителей сущности В:

Студент может не «заработать» стипендию, получить обычную или одну из повышенных стипендий.

Второй тип — связь ОДИН-КО-МНОГИМ (1:М): одному представителю сущности, А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности В.

Квартира может пустовать, в ней может жить один или несколько жильцов.

Так как между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях, то существует еще два типа связи МНОГИЕ-К-ОДНОМУ (М:1) и МНОГИЕ-КО-МНОГИМ (М:N). Но в нашей работе такие типы связи нам не следует употреблять.

На рисунке 2.2. изображена инфологическая модель базы данных продовольственного магазина.

Рис. 2.2 Инфологическая модель базы данных продовольственного магазина

2.3 Структура таблиц

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

— Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

— МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64 000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

— Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

— Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

— Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

— Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

— Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

На рисунке 2.3. можно увидеть таблицы для БД продовольственного магазина в режиме конструктора.

Рис. 2.3 Таблицы базы данных продовольственного магазина в режиме конструктора Далее на рисунке 2.3.1. приведены копии экранов таблиц с записями:

Рис. 2.3.1 Копии экранов таблиц с записями

2.4 Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных — это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных «связей» или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

На рисунке 2.4. изображена реляционная структура СУБД Access для информационной системы продовольственного магазина.

Рис. 2.4 Реляционная структура СУБД Access для информационной системы продовольственного магазина

3. Перечень объектов, реализованных в базе данных

3.1 Формы

Форма — это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В разработанной базе данных создано 10 форм. Некоторые из них созданы в режиме Конструктора, а какие-то при помощи Мастера форм. Но само просто и удобно создавать формы через Мастера форм, так как сначала создается форма, а затем она редактируется в Конструкторе форм. Причем Мастер форм может создавать и сложные формы, включающие в себя подчиненные формы.

В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы:

1) Форма «Поставки товаров» (рисунок 3.1.1) является всеобъемлющей, потому что при помощи ее можно сразу произвести добавление и изменение сразу в 4 таблицы (Поставщики, Поставка, Торговые базы, Сотрудники). Также она является главной по отношению к формам «Торговые базы подчиненная».

Рис. 3.1.1 Форма «Поставки товаров»

2) Форма «Торговая база подчиненная» (рисунок 3.1.2) является подчиненной по отношению к форме «Поставки товаров», с помощью которой можно внести информацию о поставляемых товарах.

Рис. 3.1.2 Форма «Торговые_базы1 подчиненная форма»

3) Кнопочная форма «База данных продуктового магазина» (рисунок 3.1.11) является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access — диспетчер кнопочных форм.

Рис. 3.1.11 Кнопочная форма «База данных продуктового магазина»

3.2 Отчёты

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет — это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета — формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы, возможно, внести, находясь в режиме конструктора. В данной базе были созданы следующие отчеты.

ь Отчет «Продажи по отделам» (рисунок 3.2.1), который предоставляет информацию об проданных товаров в магазине.

Рис. 3.2.1Отчет «Продажи по отделам «

ь Отчет «Товары закупленные по отделам"(рисунок 3.2.2), который предоставляет информацию о закупленных магазином товаров по отделам.

Рис. 3.2.2 Отчет «Товары закупленные по отделам «

ь Отчет «Сотрудники магазина"(рисунок 3.2.3), который предоставляет информацию о сотрудниках работающих в магазине.

Рис. 3.2.3 Отчет «Сотрудники магазина «

3.3 Макросы

Макросы — это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

· Отображение суммарной стоимости товаров по отделам;

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок и без особого труда использовать их в своей работе.

Далее перечисление копии экранов макроса (рисунок 3.3.1), макрокоманды (рисунок 3.3.2) и соответственно отработка этого макроса (рисунок 3.3.3).

Рис. 3.3.1 Копия экрана макроса Рис. 3.3.2 Копия экрана макрокоманд макроса1

Рис. 3.3.3 Копия экрана отработки макроса1

4. Перечень SQL-запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

4.1 Запрос, показывающий какие товары необходимо заказать магазину на базе

Структура синтаксиса запроса на SQL:

SELECT magazin.name_tovar, otdel.name_otdel, magazin. kol_vo, magazin. nalichie

FROM otdel INNER JOIN magazin ON otdel. kod_otdel = magazin. kot_otdel

GROUP BY magazin.name_tovar, otdel.name_otdel, magazin. kol_vo, magazin. nalichie,

magazin.kod_tovara

HAVING (((magazin.nalichie)=-1))

ORDER BY otdel.name_otdel;

Результат выполнения запроса:

4.2 Запрос, показывающий какие товары присутствуют в отделах магазина

Структура синтаксиса запроса на SQL:

SELECT magazin.name_tovar, otdel.name_otdel, magazin. kol_vo, magazin. nalichie

FROM otdel INNER JOIN magazin ON otdel. kod_otdel = magazin. kot_otdel

GROUP BY magazin.name_tovar, otdel.name_otdel, magazin. kol_vo, magazin. nalichie, magazin. kod_tovara

HAVING (((magazin.nalichie)=-1))

ORDER BY otdel.name_otdel;

Результат выполнения запроса:

4.3 Запрос, показывающий заведующих отделов

Структура синтаксиса запроса на SQL:

SELECT sotrudniki.name_otdel, doljnost. doljnost, sotrudniki. familia, sotrudniki. imja,

sotrudniki.щесруыемщ, doljnost. zarplata

FROM otdel INNER JOIN (doljnost INNER JOIN sotrudniki ON doljnost. kod_dol = sotrudniki. kod_doljnosti)

ON otdel. kod_otdel = sotrudniki. kod_otdel

GROUP BY sotrudniki.name_otdel, doljnost. doljnost, sotrudniki. familia, sotrudniki. imja,

sotrudniki.щесруыемщ, doljnost. zarplata

Having (((doljnost.doljnost)="менеджер"));

ORDER BY sotrudniki.name_otdel;

Результат выполнения запроса:

4.4 Запрос, подсчитывающий суммарную стоимость товара в каждом отделе

Структура синтаксиса запроса на SQL:

select a.name_otdel, sum (a.summa) as summa_otdel

from

(SELECT otdel.name_otdel, magazin.name_tovar, magazin. cena, magazin. kol_vo, (cena)*(kol_vo) AS summa

FROM otdel INNER JOIN magazin ON otdel. kod_otdel =magazin.kot_otdel

GROUP BY otdel.name_otdel, magazin.name_tovar, magazin. cena, magazin. kol_vo) a

group by a.name_otdel;

Результат выполнения запроса:

5. Разграничение прав доступа, администрирование

При создании приложения базы данных часто возникает необходимость разграничить права пользователей для работы с данными. Кроме этого, ограничение доступа к базе, выполняет, по сути, еще и функцию защиты данных от несанкционированного доступа. Ведь не зарегистрированному пользователю невозможно будет открыть базу даже для чтения.

СУБД MS Access обеспечивает базы данных защитой двумя самыми распространенными способами защиты: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять.

Установка пароля при открытии базы данных — самый распространенный способ защиты. После установки пароля, при открытии базы данных появляется диалоговое окно, предлагающее пользователю ввести пароль. Открыть базу данных смогут лишь те пользователи, которые введут правильный пароль. Этот способ достаточно надежен (MS Access шифрует пароль таким образом, что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей). Для базы данных, которой совместно пользуется небольшая группа пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

Наиболее гибким и распространенным способом защиты базы данных является защита данных на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают MS Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. MS Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»). Допускается также определение других групп. Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, ограничивающие возможность доступа к каждому объекту базы данных.

Следует отметить три главных преимущества защиты на уровне пользователей:

программа защищается как интеллектуальная собственность;

приложение защищается от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями программ или объектов, от которых зависит работа приложения;

защищаются конфиденциальные сведения в базе данных.

В данной курсовой работе были созданы две группы пользователей, которые наделены разными правами, то есть им присущи разные роли.

В первой группе «Admins» содержится пользователь «Admin», у которого есть все привилегии на корректировку, удаление, восстановление, администрирование базы данных.

Во второй группе Users содержится один пользователь («Директор).

Пользователь «Директор» имеет права на чтение таблиц, просмотр отчетов, просмотр данных таблиц через формы, запуска макросов и просмотр отображаемых результатов в случае отработки макрокоманд (надо учесть то, что могут не отрабатывается макросы, так как есть разные макрокоманды, которые открывают тот перечень объектов, которые разрешен данному пользователю). Ограничение прав пользователя «Директор»: запрещена работа с запросами; запрещено удалять, обновлять, вносить какие-либо корректировки в базу данных. Для пользователя «Директор» характерен просмотр и чтение объектов базы данных. Это объясняется тем, что для него важно функционирование и отображение необходимой информации в наглядном виде.

Заключение

В результате проведенной работы разработана база данных продовольственного магазина, структура и схема базы данных, разработаны формы для просмотра и ввода данных, созданы различные типы запросов и отчетов согласно заданию, созданы макросы. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу продовольственного магазина. Приобретены навыки по проектированию базы данных и созданию различных объектов базы данных в среде MS Access 2003.

1. Кауфельд Джон. Microsoft Office Access 2003 для «чайников». - М.: Диалектика, 2004. - 320 с.

2. Пасько В. Аccess 2000 для пользователя. - К.: BHV, 1999. - 384с.

3. Гончаров А. Ю. Аccess 2003 Самоучитель с примерами. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004 - 272 с.

4. Методическая литература по MS Access.