Проектирование базы данных суши–бара «Бриз»

1. Характеристика Microsoft Access

1.1 Создание таблиц

1.2 Создание запросов

1.3 Создание форм

1.4 Создание отчетов

1.5 Страницы доступа к данным

1.6 Макросы

1.7 Модули

2. Создание базы данных суши — бара «Бриз»

2.1 Проектирование базы данных

2.2 Создание и описание базы данных

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В настоящее время ядро любой информационной системы составляет информационная база, преобладающей формой которой является база данных.

Базы данных представляют собой совместно используемый набор логически связанных данных, предназначенных для удовлетворения информационных потребностей, и предполагают использование специальных программно — языковых средств (систем управления базами данных — СУБД), а также специфического подхода к организации информационных систем.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые версии БД основанных на реляционной структуре. В них решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности и безопасности данных, а также санкционирования доступа. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных. Microsoft Access — это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей.

Цель моей работы: рассмотреть и проанализировать структуру Microsoft Aaccess и создать базу данных, которая должна будет структурировать необходимые для владельца кафе данные, а также рассчитать заработную плату работников суши — бара.

1. Характеристика Microsoft Access

Microsoft Ассеss является Системой Управления Базами Данных (СУБД). Все версии Microsoft Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление данных в виде таблиц, графиков, отчетов.

База данных в Access состоит из объектов нескольких типов. Перечислим основные типы этих объектов:

— Таблицы — в них хранится информация. Подобно бумажной таблице, в таблице базы данных имеются столбцы, называемые полями и строки, называемые записями. На пересечении строк и столбцов находятся значения полей.

— Запросы — объекты, напоминающие таблицы, поскольку также являются набором записей. Однако этот набор может формироваться на основе нескольких таблиц, включать в себя не все поля и не все записи. Правила отбора записей определяются запросом.

— Формы — инструмент для заполнения таблиц и их изменения. Формы позволяют сделать эти действия более наглядными и удобными. Заполнение форм напоминает заполнение бумажных бланков.

— Отчеты — инструмент, предназначенный для подготовки информации к печати.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

С базой данных могут одновременно работать несколько пользователей. Поэтому ее уже нельзя заблокировать для других, пока с ней работаете вы. Вместо этого каждое вносимое в базу данных изменение сразу же сохраняется в базе данных.

Для того чтобы создать базу данных необходимо запустить Microsoft Access. На экран выведется окно, в котором предлагается открыть существующую базу данных или создать новую. Чтобы создать базу данных, в этом окне следует выбрать опцию «Новая база данных». Как и в других программах пакета Microsoft Office, создать базу данных можно из шаблона. Для этого следует выбрать опцию «Запуск мастера». Окно базы данных имеет несколько закладок по типам объектов, входящих в базу данных — таблицы, запросы, формы и так далее.

1.1 Создание таблиц Для создания таблицы необходимо, находясь на закладке «Таблицы» этого окна, нажать на кнопку «Создать». Access предложит вам выбрать способ создания таблицы. Режим Таблицы и режим Конструктора связаны между собой: какой бы из них вы не выбрали, вы сможете переключаться между этими режимами. В режиме таблицы отображается ее содержимое, а в режиме конструктора — поля таблицы и их тип. Мастер таблиц предлагает воспользоваться готовыми заготовками для таблиц. Импорт таблиц позволяет превратить в таблицу Access таблицы, созданные в других СУБД или в Ехсеl. Наконец, режим связи с таблицами позволяет работать с таблицами, находящимися во внешних файлах, не импортируя их оттуда.

В режиме Конструктора указываются поля, входящие в таблицу и их тип. Кроме того, для каждого поля можно настроить множество свойств, таких как:

размер поля;

формат поля, который позволяет указать, в каком формате значение поля выводится на экран или на печать.

условие на значение поля, которое позволяет ограничить вводимые в поле данные.

можно указать, является ли это поле обязательным для заполнения.

Для каждого поля необходимо указать его тип, поскольку данные разных типов хранятся и обрабатываются по-разному.

Кроме того, можно указать ключевое поле. Ключевое поле необходимо, чтобы по нему всегда можно было отличить записи друг от друга (выражаясь научным языком, значение этого поля должно быть уникальным для каждой записи). Ключевые поля необходимо создавать практически в каждой таблице.

Поскольку значение ключевого поля для каждой записи должно быть уникальным, Ассеss при заполнении таблицы будет следить, чтобы в ней не оказалось двух записей с одинаковыми значениями ключевых полей. Ассеss предлагает использовать для ключевых полей специальный тип данных — «Счетчик». При использовании этого типа данных для ключевого поля Ассеss автоматически будет заполнять его уникальным числом.

Ввод и редактирование информации осуществляются в режиме таблицы. Если вы находитесь в одном из двух режимов — конструктора или таблицы — вы можете переключаться между ними с помощью кнопки «Вид».

Все таблицы в Microsoft Access необходимо связать между собой. Связывание таблиц в Access — потрясающе простая операция. Для этого необходимо лишь открыть окно «Схема данных» с помощью команды Сервис->Схема данных или кнопки «Схема данных» на панели инструментов. После этого воспользовавшись кнопкой «Добавить таблицу» вы добавляете в это окно интересующие вас с точки зрения связей таблицы (при первом открытии окна Access автоматически откроет окно для добавления таблиц). Осталось лишь связать таблицы, перетаскивая мышью связываемые поля из одной таблицы в другую.

1.2 Создание запросов База данных должна быть в состоянии отвечать на разнообразные вопросы о содержащейся в ее таблицах информации. Подобные вопросы к базе данных называются запросами. Запрос — это правило, по которому информация должна извлекаться из базы данных. При выполнении запроса по этим данным отбираются записи в одной или, чаще всего, в нескольких таблицах, после чего из них формируется ответ в табличном виде. Этот ответ, как и таблица, может быть просмотрен или изменен (при изменении записей в нем изменяются записи в таблицах, по которым он был создан). На основе запроса может быть создана форма, он может использоваться для подстановки.

Однако между запросами и таблицами существует принципиальная разница. Запрос — это динамический набор данных. Результат выполнения запроса не хранится в базе данных, в отличие от таблицы. Хранится лишь само правило отбора записей из таблиц.

Типы запросов:

Существуют различные виды запросов. Основные из них: запрос на выборку и запрос на изменение. Запрос на выборку действует именно так, как было описано выше — отбирает по определенным критериям (условия отбора) записи в таблицах. Запрос на изменение действует так же, но кроме отбора записей он может изменять записи в таблицах, создавать новые записи, создавать или удалять таблицы.

Для создания запроса следует в окне базы данных переключиться на закладку «Запросы» и нажать на кнопку «Создать». После этого Access попросит указать способ создания запроса. Лучше всего пользоваться режимом конструктора, поскольку этот режим позволит наиболее гибко настроить ваш запрос.

При создании запроса в режиме конструктора Access сначала выводит на экран окно, в котором просит указать таблицы, которые будут использоваться в запросе.

После того, как таблицы выбраны, можно приступать к указанию полей, включаемых в запрос. Для этого в верхней части окна изображены задействованные в запросе таблицы. Для того чтобы включить какое-либо поле в запрос просто перетащите его мышью на один из столбцов в нижней части окна. Поля в запросе будут располагаться в том же порядке, в котором вы расположите их в этих столбцах.

1.3 Создание форм Формы — это инструмент, предназначенный для удобного введения и редактирования записей таблицы, или нескольких таблиц. С помощью форм можно красиво оформить данные, применять цветовое выделение и заливку, на формах отображаются OLE-объекты, такие как рисунки. Кроме того, если хорошо продумать форму, то при необходимости на экране можно уместить одновременно несколько десятков записей. Наконец, формы можно сделать похожими на привычные бумажные бланки.

Создание форм:

Существует несколько способов создания таблиц:

Создать автоформу. В этом случае потребуется лишь указать таблицу, для которой вы создаете форму. Все остальное Access сделает самостоятельно. Однако, поскольку все делается автоматически, вы не сможете повлиять на вид формы или указать, какие поля следует включить в форму.

Воспользоваться мастером форм. Мастер форм выполнит за вас всю техническую работу, задав несколько вопросов. Если вы не планируете создавать очень сложную форму, мастер форм будет лучшим выходом. При использовании мастера Access ведет себя более интеллектуально, чем при использовании автоформу.

* Создать форму в режиме конструктора. Access не делает здесь для вас абсолютно ничего. Вам предлагается пустое окно формы, которое вы заполняете элементами управления, такими как поля ввода, кнопки и т. д. и связываете эти элементы управления с полями таблиц.

После того, как форма создана, вы также можете воспользоваться режимом конструктора.

Чтобы воспользоваться формой, нужно выбрать ее на закладке «Формы» окна базы данных и либо нажать кнопку «Открыть», либо дважды щелкнуть на имени формы. Кроме того, Access может открыть форму сразу после ее создания с помощью мастера (если вы не выбрали редактирование формы в режиме конструктора).

В открывшемся окне вы можете выбрать создание нового объекта (типы объектов ограничены списком) или открытие объекта из существующего файла.

1.4 Создание отчетов Отчеты — наиболее удобный инструмент для просмотра на экране или печати на бумаге готовой информации. Информация может быть представлена с различным уровнем детализации, использованием итоговых вычислений, рисунков и диаграмм.

Отчеты очень похожи на формы. Они составляются на основе таблицы или запроса, а если вы открыть отчет в режиме конструктора, то наверняка можно отметить сходство с формой. Однако предназначены отчеты для несколько других задач. Если формы используются в основном для ввода информации в базу данных, то отчеты выдают эту информацию в виде, максимально удобном для просмотра на экране или для печати на бумаге.

Как и формы, отчеты можно создавать различными способами: вы можете создать автоотчет, воспользоваться мастером отчетов или создать отчет самостоятельно в режиме конструктора. При создании отчетов, как и при создании форм, удобнее всего воспользоваться мастером отчетов, а при необходимости подкорректировать созданный отчет в режиме конструктора.

Для создания отчета, как и для создания других объектов, следует переключиться на закладку «Отчеты» окна базы данных и нажать кнопку «Создать». При этом, как и при создании формы, Access выведет на экран окно, в котором предложит указать способ создания отчета и таблицу или запрос, на основе которого он должен быть создан. Если вы выбрали создание отчета с помощью мастера, Access задаст несколько вопросов о создаваемом отчете, чтобы настроить его вид в соответствии с вашими желаниями.

Для исправления некоторых недостатков следует воспользоваться режимом конструктора. Перейти в режим конструктора из режима просмотра отчета можно с помощью той же кнопки «Вид» панели инструментов, которой пользуются для таблиц и запросов.

1.5 Страницы доступа к данным Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

1.6 Макросы Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

1.7 Модули Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс пользователя, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами пользователя, которые позволяют создавать приложения для решения задач, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке Microsoft Visual Basic for Applications. Для автоматизации процесса создания объектов Access используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктором. Он предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц доступа к данным используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Множество мастеров Access позволяет еще более автоматизировать процесс создания объектов, анализировать таблицы базы данных и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется Мастер, который поможет их выполнить (Мастер подстановок, запросов, Мастера по созданию форм и отчетов, диаграмм, Диспетчер кнопочных форм, Мастера баз данных и т. д.).

2. Создание базы данных суши — бара «БРИЗ»

2.1 Проектирование базы данных Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач.

В данном случае будет создана база данных небольшого суши — бар, включающая в себя, в основном, информацию о работниках этого предприятия, и ставящая целью упрощение посредством автоматизации работы управленческого персонала организации со всеми необходимыми данными, их модификацию и изменение, добавление информации, что позволит сократить количество времени, затрачиваемое на обработку этих данных, облегчить действия управляющего состава по контролю за персоналом, в любой момент получить структурированные сведения о чем-либо в качестве отчетов, т. е. тем самым повысить эффективность и качество работы сотрудников суши — бара.

Кроме того, с помощью данной базы можно производить расчет заработной платы работников по двум системам оплаты без особых усилий. Внедрение этой базы данных не требует специального обучения персонала по ее использованию, так как она достаточно проста в применении.

Далее нужно определить логическую структуру создаваемой базы данных. Информационно-логическая (концептуальная) модель отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных.

Нижеприведенная логическая структура рассматриваемой базы данных является отображением концептуальной модели, в которой представлен каждый информационный объект модели данных.

Схема 1. Концептуальная схема

2.2 Создание и описание базы данных

Создание базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание.

База данных суши — бара «Бриз» включает в себя 5 таблиц, которые были созданы в режиме конструктора.

Рис. 1. Перечень таблиц Таблица «Сотрудники» включает в себя следующие поля: Код Сотрудника (тип данных — числовой), Начальный период Работы (тип — дата/время) и поля, имеющие тип данных — текстовый: ФИО, Телефон, Должностная информация и Место Работы. Для двух последних полей с помощью Мастера подстановок был построен список значений на основе одноименных полей таблиц «Должность» и «Место работы» соответственно. Для поля Начальный период Работы выбран краткий формат даты.

Сотрудники (Код Сотрудника, ФИО, Тел, НачПерРаб, ДолжнИнф, МестоРаб).

Внешний ключ: КодСотр ссылается на таблицу «Показатели работы за месяц».

Рис.2а. Таблица «Сотрудники» в режиме Конструктора Рис. 2б. Таблица «Сотрудники»

Таблица «Должность» содержит поля: Должностное наименование (текстовый), Система Оплаты (числовой), Рабочий график (текстовый) и Ставка В Смену (числовой). Для построения подстановки для поля Система Оплаты был применен Мастер подстановок, список значений (Система Оплаты и Название) — на основе таблицы «Система оплаты». Для поля Ставка Сменная выбран денежный формат.

Должность (Должн Наим, СистОпл, РабГраф, СтавСм).

Внешние ключи: Должн ссылается на «Сотрудники», СистОпл ссылается на «Система оплаты».

Рис.3а. Таблица «Должность» в режиме Конструктора Рис.3б. Таблица «Должность»

Оставшиеся 3 таблицы имеют поля и ключи:

Показатели работы за месяц (Код Сотрудника, Месяц, Количество Смен, Сумма Заказа на сумму, Премия, Штраф).

Внешний ключ: КодСотр ссылается на «Сотрудники».

Место работы (Место Работы, Помещения, Количество Обслуженных Столов).

Внешний ключ: МестоРаб ссылается на «Сотрудники».

Расчет Зарплаты (Система Оплаты, Тим Зарплаты, Формула расчета).

Внешний ключ: СистОпл ссылается на «Должность».

Далее была создана схема данных, которая выглядит следующим образом:

Рис. 4. Схема данных В базе данных было создано 5 запросов, на основе которых, в основном, проектировались формы и отчеты, необходимые для наилучшего представления данных. Все запросы изначально создавались с помощью Конструктора построения запросов.

Рис. 5. Перечень запросов Запросы «Расчет зарплаты официантов» и «Зарплата сотрудников» сходны друг с другом и предназначены для расчета заработной платы персонала кафе. Они построены на основе четырех таблиц: «Система оплаты», «Должность», «Показатели работы» и «Сотрудники», из которых взяты некоторые поля. Непосредственный расчет производится с помощью формул, рассчитываемых в Построителе выражений.

Также в этих запросах была произведена выборка по должности с условием отбора «официант» и «<> официант» соответственно.

Рис. 6. Запрос «Зарплата сотрудников»

Рис. 7. Запрос «Расчет зарплаты официантов»

В создаваемой базе данных разработаны 11 форм, которые, как и запросы после применения Мастера форм редактировались при помощи Конструктора. Все формы были созданы на основе комбинаций таблиц и запросов.

Рис. 8. Перечень форм Существует три главные формы («Список», «Информация об официантах» и «Показатели работы за месяц»), открыв которые можно просмотреть данные, хранящиеся в подчиненных им формах.

Так, например, форма «Информация об официантах», предоставляющая все необходимые данные о работниках этой должности (создана на основе запроса «Список официантов»), включает в себя две подчиненные формы: внедренную форму «Данные о месте работы» (созданную на основе таблицы «Место работы»), через которую с помощью кнопки просматривается форма «Список официантов для одного рабочего места» (основа — таблица «Сотрудники»).

Рис. 9. Форма «Инфо об официантах»

В форме «Показатели работы за месяц» выводятся данные о количественных показателях работы персонала за месяц в основном в денежном измерении. Она создана на основе одноименной таблицы и включает в себя две подчиненные внедренные формы «Зарплата официантов» и «Зарплата сотрудников», в которых можно просмотреть данные о заработной плате персонала (основа — запросы «Зарплата официантов» и «Зарплата сотрудников»).

Рис. 10. Форма «Показатели работы за месяц»

В эти 11 форм входит и главная кнопочная форма, создававшаяся аналогично другим формам. С помощью нее можно просмотреть все остальные формы: как главные (имеет каждая свою кнопку для открытия), так и подчиненные, список кнопок для просмотра которых открывается с помощью одной кнопки «Если необходимо просмотреть подчиненные формы…», и форму для внесения новых сотрудников.

Главная кнопочная форма включает в себя также кнопку для изменения формы и кнопку для выхода из нее. Фоном главной кнопочной формы служит внедренный рисунок, для оформления внешнего вида формы были применены различные виды оформления шрифтов и цветовая палитра.

Рис. 11. Главная кнопочная форма Кроме этого, при помощи главной кнопочной формы просматриваются отчеты. В базе данных их семь, из которых четыре главных и три подчиненных. Отчеты создавались с помощью Мастера создания отчетов с последующей редакцией в Конструкторе.

Рис. 12. Перечень отчетов

microsoft access база данные Отчет «Зарплата официантов», созданный на основе одноименных запросов. Он несет в себе информацию о заработной плате официантов суши — бара за ноябрь. При создании отчетов были применены различные виды оформления для наибольшей наглядности представления информации (см. приложения).

Для предохранения информации созданной базы данных от несанкционированного доступа, изменения или удаления она защищена паролем, установленным с помощью меню Сервис — Защита. Пароль базы данных: 1719.

Заключение

В данной работе было произведено краткое описание теоретических основ проектирования и создания баз данных с помощью СУБД Microsoft, а также разработана база данных суши — бара «Бриз». Основные задачи, поставленные перед этой базой данных были достигнуты.

База данных предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач, устанавливаемых пользователями данной организации. Кроме того, база данных обеспечивает легкий способ ввода информации, генерацию сложных отчетов.

Также база данных решает задачу подсчета заработной платы сотрудников суши — бара, информация о которой представлена в виде отчетов.

Список используемой литературы

1. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. Самоучитель Microsoft Access 2002. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004

2.Бемер С., Фратер Г. Microsoft Access для пользователя. — М.: Микап, 2003.

3.Диго С. М., Базы данных: проектирование и использование: Учебник.-М.: Финансы и статистика, 2005.

4. Информатика. Базовый курс. /Под ред. Симонович С. В. и др. — СПб: Издательство «Питер», 2000

5.Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. — М.: Юнити, 2001.

6.Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. — М.: ЭКОМ, 2000.