Теоретические основы разработки информационно-справочной системы

Обзор литературы по данной проблеме

Документы при хранении и отпуске товаров

Реализация товаров — основная деятельность торговой организации. В разных ситуациях при розничных и оптовых продажах оформляются различные товарные документы. Кроме того, тщательно должно быть документировано и хранение товаров. Это необходимо как для ведения бухгалтерского учета, так и для внутреннего контроля, отслеживания движения и остатков товаров на складе. О типовых формах документов и правилах их заполнения мы расскажем в статье.

Документальное оформление операций

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляют оправдательными документами. Причем такие документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Для торговых организаций такие альбомы утверждены, а значит, пользоваться нужно именно теми формами, которые там содержатся. Естественно, все они могут быть составлены как в бумажном, так и в электронном виде, и при необходимости распечатаны. Решение о том, какими первичными документами оформляются операции, обязательно отражают в приказе об учетной политике.

Хранение товаров

Для хранения товаров на складах торговой организации применяют несколько способов.

При сортовом способе товары различной сортности размещают отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. При этом способе необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно при партионном способе. Тогда в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. В таком случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату. Это бывает полезно, например, при хранении и учете импортных товаров. Тогда партией считается товар, поступивший по одной ГТД.

Партионно-сортовый метод. Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбирают по наименованиям и сортам и также размещают отдельно.

При использовании последнего метода — по наименованиям товары одного наименования хранят отдельно от товаров других наименований.

В любом случае товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Удобнее всего, когда метод хранения совпадает с аналитикой в бухгалтерском учете.

Реализация

В розничной торговой сети продажу товаров покупателям подтверждают выдачей чека ККМ (контрольно-кассовой машины) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста. Но накладные при этом часто не оформляют, так как они не нужны клиентам. Тем не менее, учесть надо не только выручку, но и проданные товары. Очень часто можно увидеть продавца, записывающего эту информацию в тетрадку или на листочек. Между тем проданные товары в рознице нужно списывать на основании товарного отчета или накладной, ведь без этого невозможно определить себестоимость реализованного товара.

В оптовой торговле товар покупателю отгружают по товарной накладной формы N ТОРГ-12, а для его оплаты выписывают счет. В товарной накладной делают отметку об отпуске и получении товара и ставят круглую печать торговой организации. Если предприятие крупное, то материально-ответственное лицо отпускает товар со склада на основании письма-требования или заказа — отборочного листа унифицированной формы N ТОРГ-8 (либо другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации).

Документооборот в опте

Как правило, для оптовых организаций применяется следующая схема учета товаров:

• 1) материально-ответственное лицо ведет журнал учета движения товаров на складе (форма N ТОРГ-18);
• 2) бухгалтер присваивает каждому наименованию поступившего товара номенклатурный номер и открывает на каждый поступивший товар карточку количественно-стоимостного учета (форма N ТОРГ-28). Эта карточка передается материально-ответственному лицу, которое записывает в карточке приход и расход товара. Если в магазин поступает новый товар с тем же наименованием и по той же покупной цене, то новую карточку не открывают, а записи ведут в прежней карточке;
• 3) в сроки, установленные руководителем и главным бухгалтером организации, материально-ответственное лицо сдает бухгалтеру сопроводительный реестр сдачи документов (форма N ТОРГ-31), к которому прилагает приходные и расходные документы;
• 4) бухгалтер обрабатывает поступившие документы (делает по ним бухгалтерские проводки) и выводит товарный остаток на балансовом счете 41 «Товары» по каждому месту хранения товаров и материально-ответственному лицу;
• 5) ежемесячно бухгалтер проводит сверку товарных остатков, которые числятся в карточках количественно-стоимостного учета, с товарным остатком в балансе.

Первичные документы

Форма N ТОРГ-8 «Заказ — отборочный лист»

Форму составляют на оптовых базах (складах) при отборе товара и тары. Она выполняет функцию заявки или заказа. Форму заполняет сотрудник оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передает для исполнения на склад. Она составлена таким образом, что позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров. В ней же можно рассчитывать торговую скидку по группам товаров. На основании данных этой формы заполняют товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т).

Форма N ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Накладную применяют для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Ее составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с материально-ответственного лица. Второй экземпляр передают покупателю. Он является основанием для оприходования этих ценностей.

Но обратите внимание, что товарная накладная не является основанием для перевозки груза транспортной компанией. Для этого все равно придется оформлять товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т. Очень часто приходится оформлять обе эти накладные.

Форма N ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»

Применяется при упаковке товара. Его выписывает в трех экземплярах работник организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т. п.). Ярлык подписывают материально-ответственные лица и упаковщик. Один экземпляр вкладывают вместе с товаром в ящик. Второй — с указанием массы каждого места — прилагают к счету-фактуре (если не составляется спецификация). Третий экземпляр ярлыка остается на складе.

Этот документ необходим для подтверждения количества товара в упаковке в случае приемки товара покупателем по числу мест или по количеству единиц в соответствии с маркировкой на таре. При расхождении с данными получателя товара продавец сможет либо доказать свою правоту, либо выявить лицо, ответственное за недостачу.

Форма N ТОРГ-10 «Спецификация»

Ее применяют в случаях, когда отфактурованную партию товара упаковывают в ящики, бочки и т. п. Спецификацию выписывает в двух экземплярах материально-ответственное лицо на складе (в кладовой). Один экземпляр прилагают к счету-фактуре, который направляют покупателю, второй — передают в бухгалтерию продавца.

В спецификации перечисляют каждое отдельное место с товаром и проставляют его массу. Массу тары проставляют отдельно. Тару, отпущенную с товаром по этой спецификации, указывают на оборотной стороне бланка.

Упакованный товар передают экспедитору, водителю, перевозчику по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

Форма N ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее

перемещение, передачу товаров, тары"

Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями торговой организации, в которых работают разные материально-ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производят на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации. Об этом распоряжении делается отметка в накладной по форме N ТОРГ-13, которой оформляют перемещение.

Внутреннее перемещение товара учитывают отдельной строкой в товарном отчете.

Накладную составляет в двух экземплярах материально-ответственное лицо структурного подразделения, сдающего товар. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания ТМЦ, а второй экземпляр — принимающему подразделению для их оприходования.

Заполненный документ подписывают материально-ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения ТМЦ. Подпись материально-ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную обязательно ставится штамп организации, который подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Документы материально-ответственного лица

Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о движении и наличии товара. Срок представления товарных отчетов (от 1 до 10 дней) устанавливают руководитель и главный бухгалтер торговой организации в зависимости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.).

Основанием для составления товарного отчета являются первичные приходные и расходные документы.

Если товары учитываются магазином по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. В таком случае материально-ответственные лица составляют товарный отчет по форме N ТОРГ-29 и, если нужно, отчет по таре (форма N ТОРГ-30).

В оптовой торговле учет товаров ведется по покупным ценам. Составление товарного отчета по форме N ТОРГ-29 в этом случае является довольно сложным, так как для получения товарного остатка в покупных ценах необходимо и расходную часть товарного отчета составлять в этих ценах.

Примечание. Учетные цены

Только организации розничной торговли вправе самостоятельно выбирать один из вариантов бухгалтерского учета приобретенных для перепродажи товаров: по стоимости их приобретения или по продажной цене. Об этом сказано в п. 13 ПБУ 5/01. Выбранный вариант учета фиксируют как элемент учетной политики магазина.

Каждый приходный документ записывают отдельно в хронологическом порядке. Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета определяют общую сумму расхода товаров и тары за отчетный период. Каждый расходный документ отражают отдельной строкой (выручка по чекам ККМ, выручка мелкорозничной торговли по приходным ордерам, возврат поставщику некачественного товара, перемещение товаров, отпуск мелким оптом и т. д.) в хронологическом порядке.

Материально-ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй экземпляр остается у материально-ответственного лица.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально-ответственных лиц, которые поступили на работу не с начала года, нумеруются с первого номера от даты начала работы и до конца года.

Товарный отчет подписывают материально-ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.

Форма N ТОРГ-30 «Отчет по таре»

Форму заполняют в магазинах, в которых используют многооборотную (в том числе возвратную) тару. В отчете показывают движение тары за отчетный период по наименованиям. Материально-ответственное лицо составляет отчет в двух экземплярах: один сдается в бухгалтерию вместе с товарным отчетом, второй с отметкой бухгалтера остается у материально-ответственного лица.

Форма N ТОРГ-18 «Журнал учета движения товаров на складе»

Журнал используют для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных его можно применять в виде отдельной ведомости.

Журнал ведет материально-ответственное лицо по наименованиям, сортам, количеству и цене товаров. Записи в журнал производят на основании приходно-расходных документов или накопительных регистров по учету отпуска товаров и тары за день (Товарный отчет, Отчет по таре).

Форма N ТОРГ-28 «Карточка количественно-стоимостного учета»

В торговых организациях, ведущих количественно-стоимостный учет товаров, для аналитического учета применяют карточки унифицированной формы N ТОРГ-28.

Карточку заводят на каждое наименование и сорт товара. При таком учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, можно учитывать на одной карточке.

Записи в карточке производят в количественном и стоимостном выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые представляются материально-ответственными лицами.

Форма N ТОРГ-31 «Сопроводительный реестр сдачи документов»

Форму используют для регистрации приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально-ответственного лица.