Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

1.1 Информационные системы управления в образовании

1.2 Описание документооборота института и кафедры

1.3 Анализ технологии документооборота на основе диаграмм SADT (IDEF0)

1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА КАФЕДРЕ

2.1 Информационно-логическая модель предметной области на основе ER

2.2 Разработка базы данных на основе даталогического моделирования в среде MS Access

2.3 Функционально-структурная схема автоматизированной системы документооборота кафедры

2.4 Реализация программных модулей системы ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЯ

Актуальность темы

. Период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией образования, которое основано на новых технологиях: в процесс хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии.

Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Контрольные мероприятия министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией учебного заведения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации его кафедр.

Основную нагрузку по поддержке процессов кафедры, связанных с документооборотом, несут на себе методист кафедры и заведующий. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронной — виде компьютерного файла на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом, число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.

Несмотря на строгую классификацию, поиск документов представляет собой некоторые сложности. Причем, это касается и поиска электронных копий документов. Поиск же определенных разделов в документе представляет собой еще более трудоемкую задачу. Особенно усложняется анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Наиболее эффективным способом решения перечисленных проблем является разработка информационной системы, основанной на реляционной базе данных документов кафедры, которая автоматически поддерживает логические связи и целостность данных, что существенно снижает вероятность ошибок при анализе информации, содержащейся в документах и разработке новых документов на основе имеющейся информации.

В соответствии с темой дипломная работа изучает вопросы автоматизации процессов, связанных с документооборотом кафедры информатики нашего института, что обуславливает ее актуальность.

Степень разработанности темы. В настоящее время тема документооборота учебных заведений разработана в значительной степени. Однако, документооборот кафедры, как правило, входит в единую систему управления информацией всего учебного заведения (ИСУ ВУЗ) как один из его элементов. Очевидно, разработка подобных систем для решения автономных задач кафедры крупными организациями не считается целесообразной. В результате, небольшие учебные заведения с числом студентов 1 — 2 человек, остаются вообще без систем электронного документооборота кафедр и других подразделений. Это позволяет сделать вывод о том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и, соответственно имеет смысл продолжить исследования в этой области.

Целью данной работы является разработка информационной системы для автоматизации процесса документооборота кафедры информатики вуза.

Задачи работы. Для достижения обозначенной цели в рамках дипломной работы требуется решить ряд задач:

— раскрыть информационный и функциональный анализ предметной области;

— обосновать выбор проектных решений;

— разработать информационные модели для адекватного описания информационных объектов предметной области;

— разработать функционально-структурную схему проектируемой системы на основе выполненного функционального анализа;

— разработать структуру и проектирование базы данных;

— разработать программные модули информационной системы.

Объектом работы является процесс документооборота кафедры информатики института.

Предметом работы является автоматизированная информационная система для автоматизации документооборота кафедры информатики Нижнекамского муниципального института.

В ходе проведения исследований в рамках дипломной работы применялись различные информационные методы, в том числе, методы:

— структурного анализа и проектирования SADT, в частности IDEF0;

— информационного анализа на основе диаграмм «сущность-связь» (ER-диаграмм);

— функционального анализа, основанные на требованиях ГОСТ 19.701−90;

— даталогического проектирования реляционных моделей баз данных;

— моделирования и пр.

Эмпирические источники. Эмпирические источники информации для решения задач дипломной работы включают в себя данные преддипломной практики, а также опубликованные работы других авторов, на которые в тексте данной работы имеются ссылки.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения и выводы были представлены на заседании кафедры информатики Нижнекамского муниципального института и на межрегиональной студенческой научно-практической конференции «Актуальные проблемы современного российского общества и роль образования в их разрешении» (13 мая 2010 г., НМИ).

Научная и практическая ценность работы. Научная ценность работы состоит в результатах, полученных при проведении теоретических исследований на первом этапе работы, в том числе с использованием литературных источников. Практическая ценность работы заключается в разработке успешно функционирующей информационной системы для автоматизации документооборота кафедры информатики нашего института.

Положение, выносимое на защиту: при использовании информационной системы, процесс документооборота кафедры информатики института, станет более эффективным.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, которые подразделяются на параграфы, заключения, списка литературы и приложений. Работа изложена на 61 странице, включает 7 таблиц и 14 рисунков. Библиографический список состоит из 52 источников.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

1.1 Информационные системы управления в образовании

В условиях информатизации всех сфер жизни общества приоритетное значение имеет использование информационных и телекоммуникационных технологий в сфере образования. Информатизация образования имеет два направления: внедрение информационных технологий непосредственно в процесс обучения и информатизация системы управления образованием. В условиях модернизации системы образования, обновления содержания, методов и форм организации учебного процесса в число приоритетных направлений создания образовательной информационной среды входит совершенствование управления образованием на основе информационных технологий.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [19, с. 127].

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения состоят из следующих блоков:

1) ввод информации из внешних или внутренних источников;

2) обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

3) вывод информации для представления пользователям или передачи в другую систему;

4) обратная связь — это информация, переработанная людьми данного учебного учреждения для коррекции входной информации [21, с. 2].

Центральным ядром информационной системы управления, с помощью которого осуществляется ее автоматизация, является ЭВМ. Возможны два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом и органом управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения.

Во втором случае основная информация о состоянии управляемого объекта собирается автоматически машиной. ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект.

В автоматизированных системах управления выдаваемая выходная документация может быть представлена в виде:

— переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе;

— совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления [33, с. 4].

Информационная система управления определяется следующими свойствами:

1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

2) информационная система является динамичной и развивающейся;

3) при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

4) информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Внедрение информационных систем может способствовать:

— обеспечению достоверности информации;

— освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;

— совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в учреждении;

— замене бумажных носителей данных на электронные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

— получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д. [24, с. 87].

В отечественной системе образования первые информационные системы управления создавались еще в 60-е годы.

Можно выделить следующие уровни управленческой деятельности с использованием ЭВМ в системе образования:

1) управление обучением и развитием отдельного учащегося;

2) управление учебным процессом в рамках одного учебного заведения;

3) управление работой группы родственных учебных заведений;

4) управление учебными заведениями по территориальному принципу;

5) управление системой народного образования страны.

На первом уровне задачи управления совпадают в значительной мере с задачами обучения с помощью компьютеров [46, с. 3].

На втором уровне реальные успехи достигнуты, прежде всего, в вузах. С одной стороны, государственное высшее учебное заведение достаточно велико по контингенту учащихся и преподавателей и имеет достаточно большую материальную базу для того, чтобы использование компьютеров в управлении было экономически оправдано, с другой — в вузах, особенно технических, существуют достаточно профессионально подготовленные кадры для решения проблемы информатизации управления. При этом преследуются следующие цели:

— повышение качества подготовки специалистов за счет совершенствования управления со стороны ректората, деканатов, кафедр;

— повышение качества учебной, учебно-методической, научно-исследовательской деятельности на основе оперативной информации;

— повышение эффективности в разработке учебных планов и программ, составление расписания занятий, других видов аудиторной и внеаудиторной работы [2, с. 102].

Современный вуз представляет собой ту организацию, которая в силу свой направленности обязаны представлять собой островок будущего информационного общества. Внедрение современной информационно-управляющей системы позволяет обеспечить повышение качества управления вузом и гарантировать руководителям разных уровней своевременное получение и первичную обработку всех их касающихся информационных потоков. Результатом внедрения информационной системы управления вузом является повышение качества принимаемых решений, непосредственно влияющих на эффективность работы вуза.

Внедрение автоматизированной системы управления в деятельность образовательного учреждения позволяет решить следующие задачи:

— добиться прозрачности всех процессов управления образовательным учреждением;

— планировать учебную нагрузку преподавателей, контролировать ее выполнение и составлять расписание занятий;

— контролировать успеваемость, посещаемость занятий и оплату за обучение с момента поступления до выпуска обучаемого;

— повысить контроль качества оказания образовательных услуг студенту;

— автоматизировать документооборот с подготовкой всей необходимой учебной документации и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, участвующих в организации учебного процесса;

— реализовывать изучение отдельных учебных дисциплин или всего учебного плана с применением дистанционных технологий [20, с. 1].

Одной из таких автоматизированных систем управления является Программный комплекс «Интегрированная Система Управления ВУЗом» (ИСУ ВУЗ). Главными особенностями ИСУ ВУЗ являются:

1. Многофункциональность: решение всех основных задач по управлению учебным процессом в рамках единой информационной системы с возможностью быстрого доступа к необходимым данным для любого участника в соответствии с его индивидуальными правами;

2. Модульная структура, реализуемая подсистемами обеспечения, планирования и организации учебного процесса, а также информационно-аналитической подсистемой. Использование большого числа настраиваемых параметров позволяет гибко распределять функции подсистем среди рабочих мест организаторов учебного процесса и в целом адаптировать систему под особенности конкретного ВУЗа;

3. Интегрированность подсистем документооборота и контроля исполнительской деятельности, что позволяет автоматически формировать полный комплект документов по движению студентов и сотрудников, планированию и контролю учебного процесса, а также автоматически отслеживать выполнение принятых решений в соответствии с нормативными параметрами;

4. Открытость: возможность взаимодействия с другими автоматизированными системами (бухгалтерскими, охранными системами контроля доступа и т. д.);

5. Возможность предоставить студенту самостоятельную работу с учебным материалом и проведение самоконтроля полученных знаний с применением современных информационных технологий.

Программными подсистемами интегрированной системы управления вузом являются: подсистема обеспечения учебного процесса, планирования учебного процесса, организации учебного процесса, информационно-аналитическая система [20, с. 2].

Для успешной организации управленческой деятельности вуза необходимо уметь не только анализировать образовательный процесс, но и выявлять наиболее значимые проблемы, находить эффективные пути их решения. При этом необходимо оптимизировать управленческую деятельность вуза в связи с возрастающими требованиями к качеству образования и в условиях постоянно увеличивающегося объема управленческой информации.

1.2 Описание документооборота института и кафедры

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью) [4, с. 28].

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие подразделения, документы, направляемые или поступающие из подведомственных учреждений, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации [6, с. 98].

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Наряду с организацией документооборота входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [25, с. 207].

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации.

1. Организационно-правовая документация. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.

2. Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т. е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам [27, с. 478].

3. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, — инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

4. Отчетная документация. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий [37, с. 89].

Документооборот мы рассмотрели на примере Муниципального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижнекамский Муниципальный институт» (в дальнейшем, НМИ). НМИ является организацией, осуществляющей образовательную деятельность в области профессиональной подготовки и переподготовки населения г. Нижнекамска и Нижнекамского района Республики Татарстан на основании соответствующей лицензии [41, с. 1]. Организационная структура НМИ представлена рисунке 1.

В целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления в НМИ, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации разработано Положение по делопроизводству. Положение устанавливает единую систему делопроизводства в институте и его структурных подразделениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов [38, с. 4].

К структурным подразделениям, организующим документооборот НМИ относятся:

1. Ректорат (издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института);

2. Деканаты (издает приказы по студентам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, сдают документы в архив и т. д.);

3. Кафедры (получают документы, издают их, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т. д.);

4. Отдел кадров (хранит личные дела сотрудников и студентов, заполняет трудовые книжки, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т. д.);

5. Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т. д.).

На факультетах издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров института. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения, т. е. декан, ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему. В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т. д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Каждый семестр в институте проводится рейтинг-контроль, который проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий — экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг — контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии [3, с. 12].

При прохождении студентами практики на предприятии кафедра готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, подписывается, и ставиться печать, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив [24, с. 154].

документооборот образовательный проектный моделирование Рис. 1. Организационная структура Нижнекамского муниципального института Кафедра — основное учебно-научное подразделение института. Главной задачей кафедры является организация и осуществление на высоком уровне учебной, методической и научной работы, научных исследований по профилю кафедры, подготовки научно-педагогических кадров и повышения их квалификации. Кафедру возглавляет заведующий кафедрой, который непосредственно подчиняется ректору института.

Заведующий кафедрой имеет право участвовать в работе всех подразделений института, где обсуждаются вопросы деятельности кафедры; утверждает планы работы кафедры, индивидуальные планы работы преподавателей и сотрудников кафедры и другие документы; осуществляет распределение учебной нагрузки; представляет ректору института предложения по приему на работу, увольнению и перемещению работников кафедры, их моральному и материальному поощрению [50, с. 64].

Заведующий кафедрой несет личную ответственность за деятельность кафедры. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Кафедра должна иметь документацию, отражающую содержание и методику проведения учебного процесса. Кафедра:

— организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

— формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

— организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

— способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

— вносит на рассмотрение Ученого совета института предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

— осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом НМИ и действующим законодательством [41, с. 12].

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности кафедры требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел кафедры указано 17 наименований и 35 дополнительных папок. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения, например кафедра информатики — 25 и номера дела, например 25−01 — «Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие». Пример номенклатуры дел кафедры показан в приложении A.

1.3 Анализ технологии документооборота на основе диаграмм SADT (IDEF0)

При проектировании информационных систем во всем мире принято преимущественно использовать технологии структурного анализа и проектирования SADT. Применение этой технологии предусматривает построение семейных диаграмм IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2 и т. д. Анализ информационной системы документооборота проводится с помощью диаграммы IDEF0.

При создании новых систем IDEF0 можно использовать сначала для задания требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции. При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается [47, с. 163].

Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга [48, с. 84]. Диаграммы — основной компонент модели. Все функции и взаимодействия отображаются на диаграммах в виде прямоугольников (функции) и стрелок (взаимодействия).

Целью разрабатываемой модели является «Определить действия для качественного документооборота кафедры».

Диаграмма самого верхнего уровня называется А₀ модель «Документооборот кафедры» представлена на рисунке 2.

На данной диаграмме один блок «Документооборот кафедры» и 9 дуг, входящих в блок и исходящих из него. Расположение дуг относительно блока не случайно. Каждая сторона блока имеет вполне определенное назначение: левая сторона блока предназначена для входов (материал или информация, которые используются или преобразуются для получения результата), верхняя — для управления (правила, стратегии, стандарты); правая — для выходов (материал или информация, получаемые в результате выполнения процесса), нижняя — для механизмов (ресурсы, которые выполняют процесс). Такое обозначение отражает определенные принципы активности: входы преобразуются в выходы, управления ограничивают или предписывают условия выполнения, исполнители описывают, за счет чего выполняются преобразования [14, с. 378]. Так, в данном случае «Документы структурных подразделений института» посредством действий «Методиста кафедры» и «Технических средств» должны преобразоваться в «Планы, отчеты и протоколы заседаний», «Семестровые и 5-летние планы», «Документы по группам, сотрудникам». Управляющую роль здесь выполняет «Устав НМИ», «ГОС ВПО», «Требования к оформлению документов в НМИ».

Обобщающая диаграмма верхнего уровня является в своем роде уникальной, поскольку содержит один единственный блок. Все остальные диаграммы IDEF0 — модели обычно содержат от 3 до 6 блоков, при этом каждая такая диаграмма должна детализировать некоторый блок уже имеющейся в модели диаграммы [44, с. 112]. Диаграмма А0, детализирует блок «Документооборот кафедры» обобщающей диаграммы А-0 (рисунок 3).

На диаграмме А0 уже присутствуют 3 блока: «Получение документов», «Регистрация документов», «Текущая работа с документами» (рисунок 3). Блоки на IDEF0-диаграмме размещаются в порядке важности и пронумерованы в соответствии с порядком их доминирования. На диаграмме А0 — это номера А1, А2, А3.

Диаграмма А0 является диаграммой-потомком по отношению к диаграмме А-0, а диаграмма А-0, в свою очередь, является родительской диаграммой для А0. Для стыковки диаграммы-потомка с родительской диаграммой используются те же дуги входов, дуги выходов и дуги механизмов. Никаких других входов, выходов, дуг управления или механизмов на диаграмме А0, кроме тех, что присутствовали на А-0, появиться не может [34, с. 124].

Из диаграммы А0 видно как реализованы связи между блоками. По отношению к диаграмме А0 могут в дальнейшем появиться 3 диаграммы-потомка А1, А2, А3 каждая из которых будет детализировать блок с таким названием.

Исходя из цели модели, заданной на начальном этапе проектирования, проведем, детализацию блока «Текущая работа с документами» получим следующую диаграмму.

На рисунке 4, диаграмма А3 «Текущая работа с документами», детализирующая блок А3 диаграммы А0. На данной диаграмме 3 блока: «Добавление документа» — блок А3−1, «Просмотр и редактирование» — блок А3−2, «Печать документа» — блок А3−3. Таким образом, имеется одна дуга входа: — «Открытие БД»; три дуги управления: «Требования к БД», «ГОС ВПО, „Устав НМИ“»; одна дуга выхода: «Документы для кафедры» и две дуги механизмов: «Методист кафедры» и «Технические средства».

Анализ, проведенный с помощью диаграммы IDEF0, позволяет определить основные операции, которые имеют в документообороте кафедры. Это позволит на последующих этапах работы над автоматизированной системой определить основные функции, которые будет необходимо реализовать. Описание процессов проектирования на основе выполненного анализа приводится в главе 2.

1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

Автоматизированные системы в образовании в качестве составных элементов включают: техническое, информационное, программное, технологическое, организационное обеспечения.

Техническим обеспечением информационных систем называется комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

— компьютеры;

— устройства передачи данных и линии связи;

— оргтехника и устройства автоматизированного съема информации;

— устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации [9, с. 367].

Процесс автоматизации поставленной задачи требует выбора, необходимого технического обеспечения. Необходим компьютер для работы в основном с офисными приложениями (электронными таблицами, текстовым редактором, базами данных), то выбираем системный блок с процессором, производительность которого является достаточной, для решения поставленных задач.

При решении поставленной задачи необходимо постоянно выводить на печать, копировать и сканировать большое количество документов. Выбирая принтер, ксерокс и сканер надо учитывать, чтобы были высокая скорость печати, надежность и удобство эксплуатации при относительно низкой цене [42, с. 198].

Клавиатура, мышь и монитор необходимы для полноценной работы с системой и ее визуальными компонентами. Их технические характеристики не критичны.

Постановке задаче удовлетворяет компьютер со следующими характеристиками:

Таблица 1

Состав и основные характеристики ПЭВМ

Для связи с файловым сервером БД необходимо наличие сетевой платы. Наиболее распространенным типом сетевых плат является Ethernet. Количество локальных пользователей — как правило, не превышает двух десятков. Количество обращений к серверу происходит по мере необходимости пользователя. Объем передаваемой информации одному пользователю зависит от параметров запроса пользователя и может достигаться нескольких Мб. Сервисной программой на сервере передается по сети бинарный файл, полученный с контроллера, он достигает несколько Кб. С технологией файл-сервер реализуемой в создаваемой системе будет загрузка сети, при которой желательно использовать сетевые платы в 100 Мбит/с [51, с. 64].

В информационных системах одним из основных форм обеспечения является информационное обеспечение. Информационное обеспечение — это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учреждении, а также методологии построения баз данных [40, с. 364].

Основным способом реализации информационного обеспечения является подсистема управления базами данных. База данных (БД), в соответствии с определением — именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Система управления базами данных (СУБД) — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями [5, с. 597].

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

— однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

— организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

— организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

— обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации) [18, с. 496].

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

— информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;

— для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;

— для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

— должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

— в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа [15, с. 92].

Данные, сформированные в информационные массивы, образуют информационную базу данных, которая используется для решения поставленной задачи. Для эффективного доступа к базе, необходимо определить модель логической структуры базы данных.

Существует три модели логической структуры базы данных (по способу установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная. В проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка — полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению включает выбор операционной системы и системы управлениями базами данных для разработки и последующего функционирования автоматизированной системы документооборота.

Операционная система (ОС) — так называется первая и самая главная программа, благодаря которой становится возможным общение между компьютером и человеком [26, с. 32]. ОС принимает на себя сигналы-команды, которые посылают другие программы, и «переводит» их на понятный машине язык. ОС управляет всеми подключёнными к компьютеру устройствами, обеспечивая доступ к ним другим программам. Задача ОС — обеспечивать удобство работы с компьютером для человека-пользователя. Каждая ОС состоит из трех обязательных частей:

1) первая — ядро, командный интерпретатор, «переводчик» с программного языка на «железный», язык машинных кодов;

2) вторая — специализированные программы для управления различными устройствами, входящими в состав компьютера;

3) третья часть — удобная оболочка, с которой общается пользователь — интерфейс;

В качестве операционной системы была выбрана ОС — Windows XP.

Тогда система управления базами данных должна быть рассчитана для работы в выбранной операционной системе. В мире существует множество систем управления базами данных документооборота. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий [1, с. 19]. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. Примером таких систем является Евфрат-Документооборот.

Евфрат — для малых и средних учреждений (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат — это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности:

— показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;

— печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;

— совместная работа с другими приложениями — MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, Photoshop и т. д;

Новый подход к созданию документов:

— новый единый диалог создания и корректировки документов из различных источников;

— предварительный просмотр файлов перед внесением в систему;

— мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;

— слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;

— загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы [52, с. 4].

Для того чтобы сотрудники кафедры эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

— хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

— простота обращений пользователей к БД;

— возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

— поиск информации по различным группам признаков;

— возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

В виду того, что на кафедре вся документация ведется в текстовом редакторе Word и табличном редакторе Excel, для автоматизации работы и ведения учета документации была выбрана система управления базами данных Access. Выбор обосновывается несколькими факторами преимущества:

1. Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.;

2. Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word);

3. При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое;

4. Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети учреждения или в Internet, используя режим обработки данных «клиент-сервер» [39, с. 204].

Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных [35, с. 84].

Рассмотрим обоснование по технологическому обеспечению системы. Реализация технологического процесса включает работу по учету вводимой информации, а также ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Содержание операций приема и контроля поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляется следующая совокупность действий:

— контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

— отбор правильно заполненных документов;

— отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам.

Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае проверяется качество записи диска, реги-стрируются имя файла, объем, источник и время поступления [10, с. 497].

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

При машинной обработке информации предполагается несколько этапов:

— сбор, прием, контроль первичных документов и передача их на ввод (домашинный этап);

— ввод, вычисления и иная обработка первичных документов (машинный этап);

— вывод полученных данных на печать и последующая работа с ними (послемашинный этап) [12, с. 198].

Все перечисленные выше процессы обработки информации являются технологическими, поскольку предусматривают выполнение строго регламентированных операций по детально разработанной технологии [30, с. 5].

Организационное обеспечение системы включает непосредственных исполнителей, ответственных за правильное функционирование системы и администратора внутривузовской сети, а также их взаимодействие в рамках решения задачи автоматизации документооборота.

Выводы по 1 главе. На первом этапе исследования выявлено, что одним из приоритетных направлений в повышении эффективности управления образованием является создание интегрированной автоматизированной информационной системы, объединяющей органы управления и образовательные учреждения в единое информационное пространство. Наибольшее применение информационные системы в образовательных учреждениях находят при автоматизации следующих задач:

— управление учебным процессом (формирование учебных планов, построение расписания, мониторинг результатов обучения);

— финансовое планирование и бухгалтерский учет;

— документооборот (формирование приказов, контроль исполнения);

— подготовка оперативной и внешней отчетности.

На втором этапе исследования был проведен детальный анализ и характеристика предметной области — Нижнекамский Муниципальный институт и непосредственно подразделение кафедра. Это позволило определить характер документооборота для последующей его автоматизации.

Для успешного решения этой задачи на третьем этапе был проведен функционально-структурный анализ технологии документооборота на основе диаграмм SADT (IDEF0). Структурный анализ позволяет избежать ошибок при построении реальной системы и является фундаментом, от которого зависит качество и функционирование системы в дальнейшем.

На четвертом этапе был произведен выбор технологии проектирования технического, информационного, программного, технологического и организационного обеспечения.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА КАФЕДРЕ

2.1 Информационно-логическая модель предметной области на основе ER

Для построения базы данных необходимо разработать информационно-логическую модель предметной области. Эта модель позволит выявить основные структуры данных в предметной области и их логические связи. Основу разрабатываемой инфологической модели составляют структуры данных. На практике применяется иерархическая, сетевая и реляционные модели данных [17, с. 95].

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

— адекватное отображение (язык для представления инфологической модели должен обладать достаточными выразительными возможностями);

— непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели);

— легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных);

— гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании);

— понятность всем пользователям [31, с. 485].

Инфологическое моделирование выполняется чаще всего путем разработки ER-моделей. Эти модели требуют выделения из предметной области «сущностей» и установление связей между ними. Сущности выделяются не на уровне объектов, а на уровне классов объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Так как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов — характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности. Такие модели требуют графического изображения.