Понятие инвентарного объекта основных средств и документальное оформление операций с основными средствами

В соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарный объект основных средств — это объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Для оформления операций по учету основных средств применяются следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

• — ОС-1 «Акт приемки-передачи основных средств» (Приложение № 1), применяется при осуществлении следующих операций:
• — зачисление в состав основных средств отдельных объектов, поступивших в организацию путем приобретения за плату, строительства, получения безвозмездно, внесение учредителями в счет вкладов в уставной капитал, передачи в обмен на другое имущество, взятия в аренду с последующим выкупом и другими, не противоречащими законодательству способами:
• — ввод в эксплуатацию объектов, за исключением случаев когда законодательством предусмотрены особые случаи ввода объектов в эксплуатацию (например, при приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов применяется форма ОС-3 (Приложение № 2).
• — вводу в эксплуатацию оборудования после его монтажа и установки, арендованного имущества по договору лизинга и др.

Количество экземпляров данного документа, соответствует количеству сторон участвующих в сделке.

Акт составляется приемной комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя предприятия, подписывается членами комиссии и главным бухгалтером, утверждается руководителем организации или лицом на это уполномоченным и вместе с технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию. Акт остается в бухгалтерии организации, а техническая документация передается по месту нахождения объекта, либо в другое структурное подразделение, где внутренними правилами предусмотрено хранение этих документов.

При выбытии основных средств в результате продажи или передачи на сторону без посредника акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, сдающей основные средства, другой передается организации, их принимающей.

Акт подписывается уполномоченными лицами обеих организаций и подтверждается печатями.

Приемка законченных ремонтных работ капитального характера, а также работ по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации основных средств оформляется формой ОС-3.

Акт оформляется работником организации, уполномоченным на приемку основных средств, подписывается этим работником, а также представителем организации, производившей работы, главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В инвентарную карточку учета основных средств и технический паспорт соответствующего объекта должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Формы ОС-4 «Акт на списание основных средств» (Приложение № 3) и ОС-4а «Акт на списание автотранспортных средств» применяются для оформления полного или частичного списания основных средств.

Акты на списание основных средств, в том числе автотранспортных, составляются в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем организации, подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем организации.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию (при списании автотранспортных средств к акту прикладывается документ, подтверждающий снятие с учета в ГИБДД), второй — остается у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихcя в результате списания запчастей, материалов, металлолома.

Эти акты должны содержать определенные характеристики объекта — год изготовления или постройки, дату принятия к бухгалтерскому учету, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальную стоимость (для объектов, подвергшихся переоценки — восстановительную стоимость), сумму начисленной амортизации, пробег (для автотранспортных средств), количество проведенных ремонтов и их виды (текущий, капитальный, профилактический), причины выбытия с обоснованием нецелесообразности или невозможности использования, восстановления или реализации, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов. При списании основных средств, выбывшие вследствие аварий, к актам формы ОС-4 или ОС-4а прилагается копия акта об аварии, а также поясняются причины, вызвавшие аварию, и указываются меры, принятые для устранения аварийных ситуаций (мероприятия техники безопасности, ответственность виновных лиц и т. п.).

Акты составляются в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию, а второй — остается у материально ответственного лица и служит основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации объекта запасных частей, лома и т. п. Финансовый результат от ликвидации объекта определяется в актах в разделе «Расчет результатов списания объекта», где указываются все доходы и расходы по списанию, и выводится прибыль или убыток от данной операции. Акты утверждаются руководителем организации.

На каждый инвентарный объект или на группу однотипных объектов открывается инвентарная карточка ОС-6 (Приложение № 4). Бухгалтерия оформляет инвентарную карточку учета основных средств на основании данных акта ОС-1 «Акт приемки-передачи основных средств» и приложенной к нему документации.

Кроме того, в инвентарной карточке фиксируют все изменения, которые произошли с основным средством в процессе его эксплуатации.

В случае выявления дефектов оборудования оформляется «Акт о выявленных дефектах оборудования» форма ОС-16.

Акт заполняет работник подрядной организации, которому было передано основное средство на ответственное хранение и под руководством которого проводились ревизия, монтаж или испытание оборудования. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается у монтажной организации, второй — передается представителю предприятия. Если ревизию, монтаж или испытание оборудования производило структурное подразделение той же организации, которой это оборудование принадлежит, акт составляется в одном экземпляре. После составления акт подписывают представитель организации-заказчика, представитель организации-подрядчика и представитель организации-изготовителя (продавца).