Теоретическое обоснование проблемы проектирование отдела, отвечающего за функционирование информационной системы предприятия

Информационные ресурсы предприятия и необходимость управления ими

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика [7, с.125].

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

• · оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления;
• · решение проблемы несовместимости типов данных;
• · создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;
• · организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;
• · разграничение доступа и обеспечение безопасности;
• · доставку информации конечному потребителю [6, с.185].

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды: финансовые потоки (Cash Flow), управленческие потоки (Control Flow), потоки работ (Work Flow), потоки документов (Document Flow), базирующиеся на потоках данных (Data Flow).

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансовые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании — сбой в работе этого механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого организации финансовых потоков, их защите и информационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру — уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, — то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот [12, с.115].

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спланировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании — процессно-процедурной области. Точно так же потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоянного согласования, увязки и конвертации. Тем не менее, автоматизированные системы управления производством (АСУП) и аналогичные системы управления технологическими процессами (АСУТП) уже четверть века успешно работают на многих промышленных предприятиях.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ [8, с.165].

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (рисунок 1.).

Рисунок 1 — Локальный информационный контур Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия [2, с.196].

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (рисунок 2.).

Рисунок 2 — Информационный контур и информационное поле предприятия Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия.

К такой информации следует относить:

• · приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном видах);
• · текущие и перспективные планы;
• · базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщиках, состоянии запасов, готовых продуктах;
• · первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;
• · данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
• · данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);
• · результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности и результаты внешнего аудита;
• · другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, сведения о повышении квалификации) [14, с.210].

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием (в первую очередь — его руководством!).

Например, информационные системы управления конкуренцией ориентированы, собственно, не на информационные технологии, а на формулу конкуренции (Competition Formula) -на входящие в нее ключевые факторы успеха и соответствующие им «информационные пучки» (узкие остронаправленные потоки информации с жесткой адресацией получателей, в которых собирается, обрабатывается и аккумулируется информация, важная для ключевого фактора успеха в определенном направлении).

Для понимания всего этого не нужно разбираться в информационных технологиях — достаточно понимания природы конкурентного преимущества, к которому стремится компания. А понимать это обязаны менеджеры, управляющие производством. Если в этом понимании есть провалы, то не помогут никакие электронные системы обработки данных. Чаще всего управленцам не хватает стратегического мышления в использовании информационных технологий, а вовсе не самих технологий.