Положение об архиве организации

Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

ПРИМЕР: Положение об архиве.

Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ.

«София» Директор ООО «София».

___________ А. А. Иванов ПОЛОЖЕНИЕ «10» января 2000 г.

10.01.2000 № 3.

г. Кемерово Об архиве.

• 1. Общие положения
• 1.1. Документы образующие Архивный Фонд РФ, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно хранятся на предприятии.
• 1.2. С целью своевременного приема от структурных подразделений документальных материалов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, а также надлежащей подготовки документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.
• 1.3. Архив является структурным подразделением предприятия.
• 1.5. Предприятие обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
• 2. Задачи и функции архива
• 2.1. Основными задачами архива предприятия являются:
• 2.1.1. Комплектование документов.
• 2.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов в течение всего срока их временного хранения.
• 2.1.3. Создание и поддерживание в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, стоящим на временном хранении.
• 2.2. Основными функциями архива предприятия являются:
• 2.2.1. Ведение списка источников комплектования.
• 2.2.2. Прием документов на временное хранение.
• 2.2.3. Учет документов, принятых на временное хранение.
• 2.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.
• 2.2.5. Осуществление информационно-справочного обслуживания пользователей.
• 2.2.6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение.
• 2.2.7. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования.
• 2.2.8. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.
• 2.2.9. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии.
• 3. Права архива
• 3.1. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования
• 3.2. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.
• 3.3. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.
• 4. Ответственность архива
• 4.1. Архив предприятии несет ответственность за:
• 4.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.
• 4.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документальных материалов.
• 4.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документальных материалов.
• 4.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

Зав. архивом _______________________ Е. И. Ершова.