Технология автоматизации учета готовой продукции

Одним из главных условий внедрения и усовершенствования системы является удачный подбор работников и их подготовка к работе в информационной системе. Подготовка персонала может проводиться силами разработчиков системы (лекции, семинары, практические занятия) или с помощью специальных курсов повышения квалификации. Во время такого обучения каждый работник имеет не только понять изменения в своих должностных обязанностях, но и научиться работе с компьютерной техникой. Такое обучение может предусматривать также овладение типичных, наиболее распространенных программных средств (например, Norton Commander, Windows).

Использование компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. К аппаратным средствам относятся устройства, из которых состоит персональный компьютер (ПК), средства связи и коммуникаций, с помощью которых в организации формируется локальная (ЛВС) или корпоративная (КВС) вычислительная сеть.

Цена приобретения программного продукта «1С: Бухгалтерия 8.2», составляет 60 тысяч рублей на 5 компьютеров.

Отдел бухгалтерии предприятия состоит из 10 человек, для них необходимо организовать 10 автоматизированных рабочих мест. Для этого необходимо приобрести два программных продукта «1С: Бухгалтерия 8.2» и восемь дополнительных многопользовательских лицензий. Стоимость приобретенных программных продуктов для фирмы составит:

С = 60 000*2=120 000.

Для работы в бухгалтерии предприятию необходимо приобрести аппаратные средства: персональный компьютер, средства связи, монитор, клавиатуру, мышь, принтер, сканер.

Чтобы произвести расчеты какую сумму необходимо выделить предприятию, для того чтобы обеспечить рабочие места, составим таблицу 1.

Таблица 1. Расчет стоимости аппаратных средств.

Итого для автоматизации рабочих мест 10 бухгалтеров нам необходимо 243 000+120000=363 000 рублей.

План счетов заполнен предопределенными счетами и субсчетами, и их удаление невозможно, однако пользователи могут добавлять новые счета и субсчета.

Рассмотрим план счетов: меню «Предприятие — План счетов — План счетов бухгалтерского учета» в окне «План счетов» предусмотрены код счета, наименование, признак забалансового учета, тип сальдо, признак учета в валюте, признак количественного учета и субконто (3 вида аналитики). Для быстрого поиска счета в плане счетов установим курсор в графу «Код» и наберем номер счета. Автоматически выберем нужный счет, и курсор выставляется на соответствующий номер.

Если по какому-либо счету предусмотрен валютный учет, в графе «Вал» устанавливается флажок. Аналогично задаются признаки забалансового и количественного учета. В колонке «Быстрый выбор» указан код счета без разделителей, что позволяет быстро выбрать нужный счет при вводе документов Выделение счета желтым цветом означает, что для данного счета или счета — группы установлен флажок «Закрепить использовать в проводках».

В форме плана счетов бухгалтерского учета можно увидеть подробное описание любого счета, выделив нужный счет. С помощью кнопки «Отчеты» в плане счетов можно построить разнообразные отчеты по выбранному счету и его субконто. По кнопке «Субконто» можно перейти к списку субконто выбранного счета.

Для ввода нового счета или субсчета предназначена кнопка «Добавить» на панели инструментов.

Для ввода начальных остатков используется группа документов «Ввод начальных остатков» (Меню «Предприятие — Ввод начальных остатков»). Организация ООО «Солнечный луч», откроем ссылку «Установить дату ввода начальных остатков» нажмем «Установить».

Остатки по балансовым счетам вводятся корреспонденциями со вспомогательным счетом 000, который используется только один раз для ввода начальных остатков. Дебетовые остатки вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 000. Кредитовые остатки заносятся по кредиту данного счета и дебету счета 000. При регистрации документов по вводу начальных остатков корреспонденция по счету 000 устанавливается автоматически. Остатки по счетам бухгалтерского и налогового учета вводятся раздельно по каждой организации.

Перед началом работы рекомендуется заполнить основные справочники. Откроем справочник «Номенклатура» (пункт меню «Предприятие — Товары (материалы, продукция, услуги) — Номенклатура»). В справочнике «Номенклатура» хранится информация о товарах, материалах, продукции и услуги, а также информация о таре, наборах товаров и комплектах.

Двойным щелчком мыши откроем группу «Продукция». Новый элемент в справочник добавляется с помощью кнопки «Добавить» или через пункт меню «Действия — Добавить».

В форме элемента справочника укажем краткое наименование — «Рожь». Это наименование для быстрого поиска, полное наименование «Рожь», единица измерение — центнер (ц). Кнопкой выбора откроем справочник «классификатор единиц измерения». Если нужное наименование в справочнике отсутствует, его можно добавить вручную или с использованием Общероссийского классификатора единиц измерения. На командной панели справочника нажмем кнопку «Подбор из ОКЕЙ». Открывается «Общероссийский классификатор единиц измерения» в разделе «Экономические единицы» классификатора находим наименование «центнер» и дважды щелкаем по нему мышью. Кнопкой «ОК» сохраним новый элемент справочника. Закроем «Общероссийский классификатор единиц измерения». Выберем наименование «Центнер» из справочника в форму элемента номенклатуры. На закладке «По умолчанию» укажем ставку НДС — 18%. Откроем для редактирования элемент справочника «Основная номенклатурная группа» и отредактируем его наименование (кнопка «Изменить текущий элемент»). В состав номенклатурной группы может входить неограниченное количество номенклатуры, но один элемент номенклатуры может входить только в одну номенклатурную группу. Сохраним эту номенклатурную группу (кнопка «ОК») и выберем ее в форму элемента справочника. В разделе «Информация для передачи в производство продукции» следует указать статью затрат, которая будет использоваться по умолчанию при оформлению документов «Требование-накладная» для позиции номенклатуры, являющейся продукцией. Сохраним этот элемент номенклатуры (кнопка «Ок»).

Закроем группу «Продукция», откроем группу «Услуги», добавим новый элемент справочника. Наименование — «Транспортные услуги». Установим флажок «Услуга». Реквизиты «Номер ГТД» и «Страна происхождения» при этом ставится неактивным, ставка НДС- 18%. Номенклатурная группа — «Услуги» (создаем новую группу). Очистим поле «Статья затрат» нажатием кнопки «Очистить» в конце строки. Сохраним данные (кнопка «Ок»), закроем группу «Услуги».

В справочнике «Типы цен номенклатуры» (пункт меню «Предприятие — Товары (продукция) — Тип цены номенклатуры») хранятся типы цен предприятия, которые используются для подстановки по умолчанию в документы покупателей. Один из типов цен в справочнике содержит данные не о ценах для покупателей, а значение плановой себестоимости номенклатуры. В программе поддерживается использование нескольких типов цен, что упрощает отражение операций поступления и реализации. Три типа цен в справочнике уже есть — были созданы автоматически при установке программы. Для всех типов цен флажок «Цены включают НДС» не устанавливаем.

Откроем пункт меню «Предприятие — Склады (места хранения)». В справочнике «Склады (места хранения)» может быть введено любое количество складов. Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно.

Для оформления операций, связанных с передачей готовой продукции на склад, в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» предусмотрен документ «Отчет производства за смену» (пункт меню «Производство — Отчет производства за смену» или одноименная ссылка на закладке «Производство»). Откроем новый документ рабочая дата — 22.09.2010. В шапке документа укажем склад оприходования, где будет храниться готовая продукция — «Основной склад». Подразделение затрат — «Производственный участок», флажок «списать материалы» снимем, так как передача материалов в производства была оформлена документом «Требование-накладная». В течение месяца продукция приходуется на склад по плановым ценам. В конце месяца рассчитывается фактическая стоимость выпущенной продукции регламентным документом «Закрытие месяца».

Заполнение табличной части может осуществляться вводом новой строки документа или способом множественного подбора. Нажмем кнопку («Добавить») на панели инструментов и в справочнике «Номенклатура» откроем группу продукция (создание и заполнение данного справочника описан выше). Кнопкой «Ок» записываем элемент справочника и выбираем его табличную часть документа. Количество указываем — 900ц., цена плановая 210 руб./ц. если плановую стоимость не указать, то в конце месяца, при расчете фактической стоимости продукции, она не будет сформирована. Проведем документ (кнопка («Провести»)) и откроем его печатную форму (кнопка «Печать»). Для документа предусмотрена одна печатная форма МХ-18. Закроем печатную форму и посмотрим сформированные проводки. Корреспонденция счетов зависит от выбранного в учетной полите способа учета выпуска готовой продукции (с использованием или без использования счета 40).

Далее следует зарегистрировать для готовой продукции отпускные цены. Откроем меню «Предприятие — Товары (готовая продукция) — Установка цен номенклатуры», добавим новый документ, запишем цены от 24.09.2010года, тип цен — «Отпускная», номенклатура — продукция «Рожь», цена 260 руб./ц и НДС 10%. Кнопкой «ОК» закроем и проведем документ.

Для реализации готовой продукции предназначен документ «Реализация товаров и услуг» (пункт меню «ПродажаРеализация товаров и услуг»). Откроем новый документ вид операции — «Продажа, комиссия» рабочая дата 24.09.2010, в шапке документа укажем контрагента покупатель ООО «Звездный дождь»; договор — «Основной договор»; склад — «Основной склад». При заполнении табличной части обратимся к справочнику «Номенклатура», группа «Продукция»: выберем наименование «Рожь» и установим его в форму документа. Укажем количество — 500ц. цена из записанного значения «Отпускная цена» справочника «Цены номенклатуры» -260 руб./ц. Рассчитывается сумма с НДС по накладной — 143 000 (НДС 10%-13 000). Проведем документ (кнопка («Провести»)), при этом формируются проводки. Закроем результат проведения и оформим документ «Счетфактура выданный» с помощью гиперссылки «Ввести счет — фактура». Сохраним и закроем документы (кнопка «ОК»).

Откроем «Оборотно-сальдовую ведомость по счету», меню «Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету», отчет показывает остатки и обороты по объектам аналитического учета (субконто).

Укажем счет, по которому будет формировать отчет, а также, период и организацию, в разделе «Настройка» задаются варианты раскрытия по субсчетам (флажок «По субсчетам») или по аналитике («По субконто»), а также варианты отбора.

Период — сентябрь 2010 г. по счету 43 «Готовая продукция» с разбивкой по субсчетам. В разделе «Группировка» установим флажок «По субсчетам», Субконто — «Контрагенты», «Договоры», в графе «Тип группировки» можно установить тип показателя («Без групп», «С группами», «Только группы»). В зависимости от типа отчета будет сформирован или в разрезе групп элементов, или в разрезе только грум справочника. В разделе «Отбор» можно отобрать только необходимую информацию. Нажмем кнопку «Сформировать отчет».