Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

• 1. закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• 2. закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• 3. служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• 4. является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• 5. становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее — Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности, качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное — определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу реквизитом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

• 1. дела со сроками хранения до 10 лет;
• 2. дела со сроками хранения свыше 10 лет;
• 3. дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно — «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.