Бухгалтерский учет транспортных расходов в организации и его совершенствование

Учет расходов на ГСМ

Открытое акционерное общество транспортно-экспедиционная фирма «КАМАтранссервис» создано путем учреждения на основании решения о создании от 17 сентября 2007 года в соответствии с законодательством Российской Федерации. Свидетельство о государственной регистрации — 26 сентября 2007 года. Место нахождения общества: 423 800, РТ, г. Набережные Челны, Промышленно-коммунальная зона, Индустриальный проезд.

Основные виды деятельности:

• — Осуществление технологических, городских, пригородных, междугородных и международных перевозок грузов автомобильным транспортом, предоставление экспедиционных услуг;
• — Осуществление городских, пригородных и междугородных пассажирских перевозок;
• — Оказание сервисных услуг по техническому обслуживанию, текущему и капительному ремонту всех видов автотранспортной техники, ремонту узлов и агрегатов;
• — Сдача в аренду недвижимого имущества;
• — Выполнение обязанностей по мобилизационной подготовке и мобилизационному заданию, по вопросам гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и защиты сведений, составляющих государственную тайну, в соответствии с действующим законодательством и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии с п. 13.2 Устава Общества, функции Совета директоров осуществляет Общее собрание акционеров. Функции единоличного исполнительного органа акционерного общества осуществляет Нуруллин Ринат Минтагирович. Размер уставного капитала общества — 125 000 000 руб.

В настоящий момент единственным акционером ОАО ТЭФ «КАМАтранссервис» является ООО «Автотранспортное предприятие-1», входящее в Топливно-Энергетическую Ассоциацию «Ресурс-Холдинг» (ТЭА «Ресурс-Холдинг»).

ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» является генеральным перевозчиком ОАО «Генерирующая компания» (Набережно-Челнинская ТЭЦ, Нижнекамская ГЭС, Заинская ГРЭС), ОАО «Сетевая компания» по Закамской зоне (Альметьевские электрические сети, «Набережночелнинские электрические сети», «Елабужские электрические сети»), ОАО «Набережночелнинская теплосетевая компания», ЗАО «Агросила Групп» («Набережночелнинский Элеватор», агрофирмы), ООО «Челны-Бройлер», ОАО «КамАЗ», ЗАО «Заинский сахар», ООО «КЭСП» (Камэнергостройпром).

ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» имеет обособленные подразделения в городах: Елабуга, Нижнекамск, Заинск, Альметьевск, Бугульма.

В декабре 2009 года по договору купли-продажи ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» приобрело автотранспортные участки ООО «Энерготранс» в городах Нижнекамск, Елабуга: земельные участки с производственными корпусами, оборудованием, транспортом в количестве 199 ед.

Дальнейшая цель ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» заключается в расширении сферы транспортных услуг, увеличении количества заказчиков.

Главная задача предприятия — это качественное, бесперебойное оказание транспортно-экспедиционных услуг, услуг по ремонту и техобслуживанию транспорта.

В Приложении 1 представлена организационная структура ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» .

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами предприятий, которые используют автотранспорт в хозяйственной деятельности.

В ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с ПБУ 5/011. Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Многие организации открывают к субсчету «Топливо» отдельные субсчета для учета топлива на складе, топлива в баках автотранспорта, топлива по талонам, топливным картам и т. д. В ОАО «КАМАтранссервис» таких отдельных субсчетов нет.

В ОАО «КАМАтранссервис» ГСМ приобретается либо через поставщика, либо по топливным картам, или же за наличку.

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях (АЗС). Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания. По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-13 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются чеки, выдаваемые АЗС. Наличие чека с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Таблица 1 Хозяйственная операция по выдаче денежных средств в подотчет на приобретение ГСМ

Приобретение ГСМ по топливным картам. Топливная карта является техническим средством, подтверждающим право получения покупателем ГСМ на АЗС. У ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» есть договор с ООО «Автодорстрой» на заправку ГСМ по топливным картам. При поставке ГСМ по топливным картам поставщик продает ГСМ по номенклатуре, которая определяется в соответствии с договором, заключенным между поставщиком и покупателем. ГСМ передаются только после их предварительной оплаты покупателем и предъявления топливной карты.

Топливная карта предоставляет право покупателю получать ГСМ при условии, что их стоимость не превышает суммы денежных средств, полученной поставщиком от покупателя. На топливную карту нанесен соответствующий оплате код, который дает возможность получить на АЗС соответствующие коду ГСМ.

Поставка ГСМ производится посредством их выборки на АЗС поставщика держателем карты через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации владельца карты. Датой поставки считается дата выборки, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам.

Договором поставки могут быть предусмотрены два варианта перехода права собственности на ГСМ. Право собственности на топливо переходит к покупателю в момент:

• — заправки автотранспорта по топливным картам;
• — передачи ему топливных карт.

В первом случае суммы, перечисленные поставщику ГСМ за пластиковые карты, учитываются по дебету счета 50.

Например, ОАО «КАМАтранссервис» перечислило авансом ООО «Автодорстрой» ГСМ 2890,0 руб. на приобретение 100 л топлива. Право собственности на топливо переходит в момент фактической заправки автотранспорта.

По акту приемки-передачи получена топливная карта номинальной стоимостью 2600 руб. об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено 85 л топлива на сумму 2458,9 руб. (в том числе НДС — 375,09 руб.).

Таблица 2 Хозяйственные операции по приобретению ГСМ по топливным картам.

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, стоимость таких пластиковых карт отражается на счете 10.3 в момент их передачи.

Таблица 3 Хозяйственные операции по приобретению ГСМ по топливным картам.

Сумма НДС в данном случае принимается к вычету в момент получения пластиковых карт покупателем, то есть в момент перехода к нему права собственности на приобретенное топливо.

Списание горюче-смазочных материалов на расходы производится только в размере фактических расходов. Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для расчета количества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.

В ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» ведутся журналы учета показаний спидометра, составляются акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках. Учет в журнале ведется по маркам топлива.