Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

Введение

Документационное обеспечение управления — есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие — это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно — технического прогресса.

Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.

Цель дипломной работы — комплексный анализ российской и отчасти международной нормативно-правовой базы современного делопроизводства, а также в изучении его научно-методического обеспечения и выработке предложений по дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленными целями в дипломной работе решаются следующие задачи:

— рассмотрение базовых нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводственную сферу (федеральные законы, постановления, указы, инструкции и международные документы);

— особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;

— выработка предложений, направленных на совершенствование отечественного делопроизводства, в свете новых требований, установленных современными российскими и международными нормативно-правовыми актами.

Научная новизна: в работе впервые осуществлена попытка выполнить комплексный обзор и анализ нормативно — правовой базы современного делопроизводства, на этой основе выработать рекомендации по ее совершенствованию.

Практическая ценность дипломной работы состоит в том, что материалы дипломной работы могут быть использованы в ходе учебных занятий со студентами, а также на занятиях с практическими работниками служб документационного обеспечения управления, при проведении бизнес-семинаров в филиале кафедры в торгово-промышленной плате Саратовской области. Выводы и предложения могут быть использованы в процессе подготовки и переподготовки документоведов в институте дополнительного профессионального образования СГСЭУ.

Источниковая база: нормативно-правовые акты нового времени (Федеральные Законы, Указы Президента РФ, послания и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения председателя Правительства РФ, регламенты, госты, доктрины, концепции, стратегии, правила, инструкции и международные документы), а также различные нормативные документы регионального и муниципального уровней.

Апробация работы. Автором исследования опубликовано 5 статей по проблематике работы в сборниках научных трудов, сделаны сообщения на заседаниях секций при проведении студенческой научной конференции «Студенческая весна 2006;2009» .

Структура дипломной работы: введение, четыре главы, заключение, список используемых источников и литературы, а также приложений.

Глава 1. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

1.1 Роль и значение современной законодательной и нормативноправовой базы для обеспечения процессов ДОУ Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно — правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, — это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим главным источником является закон — это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Нормативно-правовая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

— конституцию РФ;

— международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

— законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

— правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

— государственные стандарты на документацию;

— унифицированные системы документации;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

— нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

— нормативные документы по организации архивного хранения документов;

— законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

1.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

В первую очередь надо дать определение понятию документ — это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является — идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы необходимы для:

-осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;

-формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

-обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

-соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание — фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.

Структура — это внешний вид и расположение частей содержания.

Контекст — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

Управление документами — определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

— принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;

— распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

— установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;

— проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

— интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

— включение документов в систему управления документами;

— регистрацию;

— классификацию;

— доступ и защиту;

— хранение и обеспечение сохранности документов;

— использование документов, контроль их движения и использования;

— экспертизу ценности документов;

— отбор документов на хранение или уничтожение.

Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.

Правовой акт — официальные письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений

Нормативно правовой акт — письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.

Правовая норма — общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Устав — установленный государством свод правил, регулирующих:

— правовой статус государственного образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования;

— правовой статус международной организации — форма или составная часть международного договора;

— правовой статус конкретных юридических лиц — учредительный документ.

Федеральный закон — нормативно — правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ.

Федеральный конституционный закон — федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания.

Кодекс — «собрание законов», сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.

Подзаконный акт — правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон, принимается на основании и во исполнение законов.

Указ — собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить конституции и законам данного государства.

Постановление — правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.

Распоряжение — один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.

Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом в порядке осуществления единоначалия.

Правила — форма нормативно — правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления, какого — либо рода деятельности.

Инструкция — подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и в исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно — техническую деятельность.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа.

Указание — правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно — методического характера.

Регламент — правовой — акт. Определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти. Стандарт — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права — системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.

Глава 2. Особенности российской нормативно — правовой базы современного делопроизводства. Правовая основа делопроизводства

2.1 Федеральные Законы, регулирующие нормативно-правовую и методическую базу современного делопроизводства В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 декабря 2006 г. № 149-ФЗ (Приложение 1). Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

В новом законе введены понятия (не используемые ранее в федеральном законе от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»: «информационные технологии», «информационно-телекоммуникационная сеть», «обладатель информации», «электронное сообщение», «оператор информационной системы». Установлено, что обладатель информации — это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование.

Наибольшего внимания заслуживает статья 11 Закона «Документирование информации», фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Пункт 2 статьи 11 гласит: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Таким образом, постановка делопроизводства в органах местного самоуправления не должна противоречить постановке делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то есть должна быть аналогична ей.

В статье 17 Закона определена ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Закон имеет непосредственное отношение к деятельности служб документационного обеспечения управления всех уровней.

Однако область регулируемых законом отношений указана достаточно неопределенно, а в ряде случаев противоречиво. Согласно ч. 1 ст. 1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» он регулирует отношения, возникающие при:

— осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

— применение информационных технологий и средств их обеспечения (например, правоотношения по созданию информационных сетей);

— обеспечение защиты информации (например, связаны с правом на защиту личной жизни, защиты информации от несанкционированного доступа).

Первая область отношений, регулируемых данным законом в информационной сфере, определена ч. 4 ст. 29 Конституции Российской Федерации, где закреплено право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Вторая область отношений, регулируемых данным законом, ограничивается применением информационных технологий. Исходя из ст. 2 данного закона, где под информационными технологиями понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов, и ст. 12 закона, определяющей границы государственного регулирования в сфере применения информационных технологий, указанная область включает следующие отношения:

— поиск информации,

— сбор информации;

— хранение информации;

— обработка информации;

— получение информации;

— передача информации;

— предоставление информации (получение и передача);

— распространение информации (получение и передача);

— производство информации.

Развитие информационных систем (совокупности информации в базах данных и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств) для обеспечения информацией, в том числе:

— создание информационных систем,

— ввод в эксплуатацию информационных систем,

— эксплуатация информационных систем;

— обеспечение взаимодействия информационных систем;

— создание условий для эффективного использования информационно-телекоммуникационных сетей.

Третья область отношений, регулируемых данным законом в информационной сфере, связана с обеспечением защиты информации, что согласно ст. 16 этого же закона включает принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

— обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

— соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

— реализацию права на доступ к информации.

Сравнительно-правовой анализ данных положений в контексте других норм указанного закона позволяет сделать вывод о наличии в нем большого числа правовых коллизий.

Так, например, в одном случае если в ст. 1 и 12 закона указываются как самостоятельные информационные процессы — получение информации, передача информации и распространение информации, то в ст. 2 этого же закона распространение информации, так же как и предоставление информации, раскрывается через получение и передачу такой информации.

В другом случае если в ст. 2 закона доступ к информации раскрывается через получение и использование информации, то в ст. 8 доступ к информации определяется уже как ее поиск и получение. При этом использование информации согласно ст. 6 и 7 данного закона включает в себя уже и ее распространение.

Кроме того, следует иметь в виду, что данный федеральный закон в ряде случаев по своему содержанию избыточен по отношению к заявленной в первой статье закона области регулируемых отношений. Так, в ст. 4, 5, 6, 7 закона введено использование информации (без определения понятия и содержания этого термина и информационного процесса); в ст. 12 отношения дополняются обеспечением информацией (также без определения понятия); норма же ст. 6 закона делает перечень регулируемых отношений вообще открытым, поскольку предусматривает осуществление иных действий с информацией и разрешение таких действий.

Разрешение данных коллизий, пока не наработана практика, возможно и необходимо через внесение соответствующих поправок в указанный закон.

Кроме того, при определении области применения этого закона следует иметь в виду, что в ч. 2 ст. 1 закона указывается область отношений, на которую не распространяются нормы данного федерального закона. Отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации, исключены из предмета правового регулирования настоящим законом.

В указанном случае правовое регулирование таких отношений осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об интеллектуальной собственности. В соответствии с законодательством Российской Федерации результатами интеллектуальной деятельности и приравненными к ним средствами индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг, предприятий и информационных ресурсов, правам на которые предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), являются: произведения науки, литературы и искусства; программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ); базы данных; исполнение произведений; фонограммы и видеозаписи; сообщение в эфир или по кабелю радио или телевизионных передач (вещание организаций эфирного или кабельного вещания); изобретения; полезные модели; промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем; секреты производства (ноу-хау); фирменные наименования; товарные знаки и знаки обслуживания; наименования мест происхождения товаров; коммерческие обозначения.

В то же время при применении этого положения ст. 1 следует учитывать, что ее нормы в этой части входят в определенные противоречия как с нормами других статей настоящего закона, так и с нормами других законов.

Так, нормы, содержащиеся в п. 3 статьи 13 и в п. 7 статьи 14 данного закона, затрагивают отношения в сфере интеллектуальной собственности. В п. 3 ст. 13 настоящего закона выделены права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, которые подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных. В соответствии с Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах» (ст. 4) и Законом РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (ст. 1) базы данных относятся к объектам авторского права, и им предоставляется правовая охрана как сборникам. При этом правовая охрана распространяется на базы данных, представляющие собой результат творческого труда по подбору и организации данных. Базы данных охраняются независимо от того, являются ли данные, на которых они основаны или которые они включают, объектами авторского права. При этом авторское право на базы данных не связано с правом собственности на их материальный носитель. Любая передача прав на материальный носитель не влечет за собой передачи каких-либо прав на базы данных.

Кроме того, при определении области применения этого закона здесь также следует иметь в виду, что данный федеральный закон по своему содержанию вновь избыточен по отношению к заявленной во второй части первой статьи закона области исключаемых из предмета его регулирования отношений.

Так, из предмета регулирования отношений в информационной сфере настоящим законом в соответствии с другими его статьями исключены:

— отношения, связанные с организацией и деятельностью средств массовой информации (в этом случае согласно п. 2 ст. 4 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации);

— отношения, связанные с хранением и использованием включенной в состав архивных фондов документированной информации (в этом случае согласно п. 3 ст. 4 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Феде рации);

— отношения, связанные с защитой информации, составляющей государственную тайну (в этом случае согласно п. 3 ст. 9 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне).

Разрешение данных коллизий, так же как и в первом случае, возможно и необходимо через внесение соответствующих поправок в указанный закон.

Информационно — правовые нормы Конституции РФ определяют основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации. Основой правового регулирования информационных отношений являются ст. 23, 24, 29 и 44 Конституции РФ.

Законодательство, целиком посвященное вопросам информации и информатизации, определяется совокупностью системообразующих или рамочных законов, устанавливающих базовые отношения.

Другой базовый документ для делопроизводственных структур — Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ (Приложение 2). Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.

Почти полвека работа с этой категорией документов регламентировалась в стране Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. № 2534 УП «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан». В 1980 и затем в 1988 г. Указами Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. № 1662-Х и от 2 февраля 1988 г. № 8422-ХI в Указ 1968 г. были внесены изменения и дополнения, не изменившие его основных положений. Данный указ действовал в условиях социальной действительности. После 19 991 г. его выполнение, равно как и других советских законов перестало быть обязательным.

В постсоветский период несколько раз Дума Российской Федерации обращалась к проектам нового закона о рассмотрении обращений граждан, но то закон не получал одобрения в самой Думе, то не утверждался Советом Федерации или не проходил регистрацию и не подписывался президентом. В связи с длительностью подготовки общероссийского закона практически все субъекты Федерации издали свои законы о работе с обращениями населения. Так, в частности, впервые Московская городская дума 18 июня 1997 г. приняла Закон г. Москвы «Об обращениях граждан», который расширил виды обращений. В нем, кроме уже общепринятых видов документов (обращений, предложений, заявлений и жалоб), дано определение петиции, коллективного обращения, ходатайства. Все законы субъектов Федерации о работе с обращениями населения опирались на общегосударственный акт — Указ Президиума Верховного Совета СССР 1968 г. с изменениями 1980 и 1988 г.

Наконец, 2 мая 2006 г. Президентом подписан давно ожидавшийся новый Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» № 59-ФЗ.

Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства.

Как и в большинстве крупных законодательных актов, специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по видам документов.

В отличие от Указа Президиума Верховного Совета СССР в новом законе выделены статьи «Права гражданина при рассмотрении обращения» и «Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением» .

Как и ранее, все письменные обращения обязательно регистрируются, однако срок регистрации указан не в день поступления, а «в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу». Как и прежде, если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Сроки рассмотрения письменных обращений, как и в Типовом регламенте, установлены в течение 30 дней со дня регистрации и могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением подавшего обращение.

Закон закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме «в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования» .

В Законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» понятие «анонимные письма» отсутствует. Но именно им посвящается статья 11. В ней записано: «В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией» .

Далее в статье 11 рассматриваются виды обращений, не принимаемых к рассмотрению: обжалование судебных решений (статья 11, пункт 2); обращения, содержащие нецензурные выражения (статья 11, пункт 3); обращения, не поддающиеся прочтению (статья 11, пункт 4); многократные обращения по одному и тому же вопросу, ответ на который был уже дан (статья 11, пункт 5); обращения, ответ на которые связан с разглашением сведений, содержащих государственную тайну (статья 11, пункт 6).

В закон введена статья о возмещении причиненных убытков и взыскании расходов при рассмотрении обращения. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием, по решению суда. Но в случае, если в обращении были указаны заведомо ложные сведения, расходы, связанные с рассмотрением обращения, могут быть по решению суда взысканы с автора обращения.

Но не все наши законы совершенны, поэтому и в этом есть своя «ложка дегтя» .

Федеральный закон не регламентирует случаи, когда текст обращения читабелен, однако лишен смысла (логики), т. е. не поддается истолкованию.

Данный Федеральный закон предельно лаконичен. В нем не нашлось места для регламентации вопроса о рассмотрении коллективных обращений, петиций; отсутствует правило для органов власти в отношении подготовки обобщений по предложениям граждан.

Федеральный закон не содержит упоминания о том, когда обращение можно считать разрешенным и какими критериями следует при этом руководствоваться.

Нелишне было бы предусмотреть в Федеральном законе норму о надзоре за соблюдением законности при рассмотрении обращений граждан.

2006 год ознаменовался принятием и такого необходимого нормативного акта, каким явился Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (Приложение 3). В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.

Закон «О персональных данных» начинается с определения терминов «персональные данные» и «обработка персональных данных», однако их сопоставление с определениями из ст. 14 Трудового кодекса показывает, что они не совпадают. В Федеральном законе «О персональных данных» понятия раскрыты более детально и конкретизированы:

— персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

— обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Необходимо обратить внимание на определение в законе терминов «использование персональных данных», «уничтожение персональных данных» и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами.

Федеральный закон «О персональных данных» ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, «связанные с обработкой персональных данных… с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации». Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.

В законе также оговариваются случаи, когда персональные данные должны быть предоставлены в обязательном порядке. В частности, «в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства» .

По моему мнению закон имеет несколько недоработок. В частности, формулировка ст. 1 п.1 — пример того, как не надо писать законы: «Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных… с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации» .

Получилось нечто непонятное, допускающее самые разные интерпретации. Как на основе подобного текста ответить, например, на вопрос о том, подпадают ли под действие закона данные, записанные в свободной форме в деловой записной книжке? Если же такая записная книжка хранится в компьютере или в мобильном телефоне — считается ли это «использованием средств автоматизации» ?

Европейское законодательство в данной сфере (Директива Евросоюза 95/46/EC 1995 г.) в этом отношении более четкое:

Статья 2 «Определения»: «системой хранения персональных данных („системой хранения“) является любой структурированный набор персональных данных, доступ к которым может осуществляться в соответствии с определенными критериями, — вне зависимости от способа организации набора данных, будь то централизованный, децентрализованный или распределенный на функциональной или географической основе…» .

Статья 3 «Область применения»: «1. Настоящая Директива относится к обработке персональных данных при помощи автоматических средств (полностью или частично), а также к обработке средствами, отличными от автоматических, персональных данных, составляющих или предназначенных составлять часть систем хранения» .

В современной компьютерной терминологии под «структурированными данными» понимаются, в первую очередь, базы данных. В бумажном делопроизводстве к ним можно отнести картотеки и архивы персональных дел. Таким образом, европейские требования относятся к автоматической обработке персональных данных и к использованию (неважно, в автоматическом или ином режиме) содержащих персональные данные бумажных и электронных баз данных, картотек и т. п., имеющих механизм поиска, позволяющий легко выделить сведения о конкретном человеке.

Почему это нельзя было написать русским языком и в нашем законе, остается непонятным?

Следует обратить внимание и на различие в терминологии: «автоматическая обработка» — это одно, а обработка «с использованием средств автоматизации» — совсем другое понятие, гораздо более широкое и расплывчатое.

Ст. 1 п.2, предусматривает четыре исключения на отношения, действие закона на которые не распространяются. Два из этих пунктов, по моему мнению, требуют более детального уточнения:

" …2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:

1) организации хранения, комплектования, учета и использования, содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

2) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя…" .

Напомню два определения, закрепленные Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.:

— архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

— документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Получается, что если документу или базе данных установлен постоянный срок хранения и они включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, то на них действие данного закона не распространяется. Эта брешь позволяет государственным органам, ведущим хоть сколько-нибудь серьезные базы данных, избежать исполнения нового закона о персональных данных.

Вот пример того, как это можно сделать. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (часть 2 статьи 18) Правительством РФ утверждается перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности. Новый перечень этих ведомств и организаций был утвержден в конце 2006 года. Одновременно этим организациям было предписано заключить с Росархивом договор об условиях хранения документов. Если при заключении договора особо оговорить, что все документы, кроме оперативных, считаются документами, переданными на депозитарное хранение, то можно основную массу документов подвести под данное исключение.

Для других государственных организаций одним из вариантов может стать оперативное согласование описей дел с государственными архивами, что фактически и будет означать включение документов в состав Архивного Фонда РФ и опять-таки уход из «зоны действия» закона о персональных данных.

Директивы Евросоюза подобного исключения не содержат.

Непонятно также, почему из многочисленных государственных баз данных нашим законом исключение было сделано именно для Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Было бы логично тогда распространить исключение и на другие государственные реестры, также содержащие персональные данные (например, ЕГРЮЛ включает сведения об учредителях и первых лицах всех юридических лиц страны).

В гл. 3 ст.16 п. 1 говорится о том, что «запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы…». Данная норма является необходимой и своевременной. Но наши законодатели, формулируя ее, спутали два разных понятия: «автоматический» (т.е. идущий без участия человека) и «автоматизированный» (т.е. идущий с участием человека). В результате данная статья вместо того, чтобы устанавливать дополнительные ограничения в тех и только тех случаях, когда информационная система принимает какие-либо решения без участия человека (например, о начислении штрафа, о запрете выезда за пределы страны и т. д.).

Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы — Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98- ФЗ (Приложение 4).

Его появление ожидали почти шесть лет. Краткая история принятия закона позволит проследить формирование его основных целей и сфер действия, связанных с охраной коммерческой тайны, и соответственно с организацией и документационным обеспечением ее защиты.

Первый вариант закона был принят Госдумой 22 января 1999 года и Советом Федерации направлен Президенту Российской Федерации без рассмотрения на пленарном заседании. Однако Президент Российской Федерации 23 февраля отклонил Федеральный закон «О коммерческой тайне», наложив вето на введение его в действие, высказав ряд замечаний и возражений по тексту и концепции закона, отмечая, что вопросы, связанные с защитой информации, имеющей ограниченный доступ, в том числе коммерческой тайны, в достаточной степени урегулированы Гражданским кодексом ГК РФ (ст. 139, 727, 771 и 772) и другими законодательными актами Российской Федерации, ст. 139 ГК РФ устанавливает, что законодательно могут быть решены только вопросы определения перечня информации, которая не может составлять коммерческую тайну, а также вопросы защиты коммерческой тайны, в связи, с чем подход в рассматриваемом законе неправомерен.

Принятый 29 июля 2004 года Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определяет:

Коммерческая тайна-конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

— обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;

— предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.

Охрана конфиденциальности информации определена законом в трех видах в зависимости от характера отношений между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и другими участниками:

— в рамках трудовых отношений (ст.11);

— в рамках гражданско-правовых отношений (ст.12);

— при предоставлении информации государству (в рамках данного закона) (ст.13).

Комплекс мер в соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» (ст.10) включает в себя:

1) Определение перечня документированной информации, составляющей коммерческую тайну.

В данный перечень включается информация:

— научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация, определенная данным законом;

— определяемая самим обладателем коммерческой информации, которая имеет действительную или коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.

При составлении данного перечня необходимо исходить из трех основных принципов: законности, обоснованности и своевременности придания коммерческой информации конфиденциальности, т. е. отнесения ее к коммерческой тайне. Принцип законности заключается в соблюдении мер по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в соответствии со ст. 10 Федерального закона «Охрана конфиденциальности информации» и не отнесения информации к коммерческой тайне в соответствии со ст. 5 Федерального закона «Сведения которые не могут составлять коммерческую тайну»

Принцип обоснованности устанавливается путем экспертной оценки целесообразности придания конфиденциальности конкретной информации, исходя из вероятных последствий (экономических, финансовых, кризисных) этого акта и баланса экономической выгоды и безопасности организации (включая информационную безопасность).

Принцип своевременности заключается в установлении ограничения доступа и распространения коммерческой информации с момента ее получения, разработки или до разработки.

2) Ограничения доступа к информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.

В соответствии с законом доступ к информации определен как порядок ознакомления определенных лиц с информацией с согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, при условии сохранения ее конфиденциальности.

3) Определение порядка регулирования отношений использования информации, составляющей коммерческую тайну.

Даная мера предполагает регулирование отношений между:

— работодателем и работниками на основании трудовых договоров (ст.11);

— контрагентами на основании гражданско-правовых договоров (ст.12);

— органами государственной власти на основании данного Федерального закона (ст.13).

В любом случае вне зависимости от вида договоров в них необходимо указать объем и условия передачи информации, составляющей коммерческую тайну, включая условия принятия работником мер по охране ее конфиденциальности.

В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.

4) Нанесение на материальный носитель документированной информации (документы), составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» .

Гриф должен содержать сведения об обладателе данной информации. Для юридических лиц — это полное наименование и место нахождения. Для физических лиц — это фамилия, имя отчество и место проживания гражданина.

Обладатель коммерческой информации для внутреннего пользования может устанавливать дополнительные меры в соответствии с Федеральным законом. К таким мерам, по моему мнению, можно отнести установление конфиденциальности, коммерческой тайны и проставлять дополнительно на документах грифов, например: «Конфиденциально» и т. п. за исключением наименования грифов степени секретности, определяемых Федеральным законом «О государственной тайне» .