Прохождение практики в отделе кадров студентов ЧГУ

Работа по оформлению личных дел студентов

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами. Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ. Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.

В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства о рождении детей.

После окончания университета личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании университета, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был утерян — то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или вырезку из газеты с объявлением об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании.

В перечень документов личного дела студента-дипломника к моменту передачи на хранение в архив университета входят:

• — заявление о приеме;
• — копия аттестата или диплома, заверенная в установленном порядке;
• — результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:
  • а) свидетельство о результатах ЕГЭ (копия ЕГЭ, заверенная в установленном порядке);
  • б) экзаменационные работы с экзаменационным листом;
  • в) лист собеседования;
• — договор об оплате обучения (для поступающих на платной основе);
• — контракт о целевой подготовке специалиста (для поступающих в рамках целевого приема);
• — медицинская справка установленного образца;
• — заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);
• — копия документов, подтверждающих право на льготный или на иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т. д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.);
• — при зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза помимо вышеуказанных документов:
• — академическая справка, выданная вузом, в котором обучался студент ранее;
• — лицензия и свидетельство об аккредитации вуза, в котором обучался студент ранее;
• — копия зачетной книжки, заверенная в установленном порядке;
• — выписка из приказа об отчислении из другого вуза, заверенная в установленном порядке;
• — индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);
• — выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т. п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);
• — подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);
• — копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);
• — копии новых договоров об оплате обучения для обучающихся на платной основе (в недельный срок с момента подписания);
• — протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания);
• — другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
• — личная карточка студента;
• — учебная карточка студента
• — выписка из приказа о допуске к ГЭК;
• — выписка из приказа о допуске к ГАК;
• — выписка из приказа о присвоении квалификации (степени) и отчислении;
• — копия документа об образовании, полученного в университете, и приложения к нему;
• — обходной лист;
• — студенческий билет и зачетная книжкаГаврилова И. А. Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н.Ульянова». С. 103.

После этого личное дело студента отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет[Электронный ресурс] URL: http://studynote.ru/studgid/pomosch/lichnoe_delo_studenta_oformlenie_formirovanie_vede (дата обращения: 10.07.2012).

Законченные делопроизводством дела по личному составу после окончания года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение. Дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

• · подшивку или переплет дела;
• · нумерация листов;
• · составление заверительной надписи;
• · составление внутренней описи документов;
• · оформление обложки.

Документы, сформированные в дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или с учетом возможности свободного чтения всех текстов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке все металлические скрепки удаляются.

Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу приклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата прошивается за одну сторону и нумеруется как один лист. Листы большого формата складываются. Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (ткани, медали и т. д.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

Если дело состоит из особо ценных документов, то в начале его помещается внутренняя опись, составленная по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Обложки дел по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке указываются:

• · полное наименование организации
• · индекс дела
• · заголовок
• · даты дела
• · количество листов
• · срок хранения
• · архивный шифр (после включения дела в сводную опись).

Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушьюГаврилова И. А. Там же. С. 72.

Все личные дела располагаются в алфавитном порядке и определенной последовательности. Они разбиваются на курсы, факультеты, специальности и формы обучения.

К каждому личному делу составляют описи документов дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел. приказ документ оформление университет Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел[Электронный ресурс] URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm (дата обращения: 09.07.2012).

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.